當 Google Chat 同時涵蓋私人對話、公司專案和客戶工作時，整理的第一步是釐清每段對話應使用哪個身分。接著，你就能將專案的即時通訊、文件和日曆安排在一起，方便隨時存取。
一個專案不一定需要另一個 Google 帳戶。你可能使用同一個工作帳戶與多個客戶合作，而另一位客戶則提供由其管理的身分。這些情況需要不同的桌面配置。
Google 本身已支援切換已登入的帳戶。WebCatalog 則進一步提供獨立設定檔和以專案為核心的空間，讓你在繁忙複雜的工作日中更容易找到所需內容。目標是讓你每次開始工作時，都能清楚辨識應使用的帳戶、對話和輔助工具。
讓身分與專案各司其職
「帳戶」、「機構」和「空間」描述的是 Google Chat 工作流程中的不同部分。將它們區分清楚，能讓設定和疑難排解都更容易。
| 設定項目 | 控制或整理的內容 | 實際範例 |
|---|---|---|
| Google 帳戶 | 用來登入及參與對話的身分 | 你的個人帳戶或公司配發的帳戶 |
| Google Workspace 機構 | 為使用者管理存取權與政策 | 公司對 Chat 與外部協作的設定 |
| Google Chat 空間 | 有特定參與者的對話區域 | 與專案團隊討論產品上市的空間 |
| WebCatalog 設定檔 | 獨立的網站登入與工作階段資料 | 名為「工作 — Acme」的設定檔 |
| WebCatalog 中的空間 | 將應用程式與設定檔集中在一起的桌面視窗 | 包含 Chat、Drive 和專案簡介的產品上市工作空間 |
Google 說明了如何透過你的 Google 帳戶或 Workspace 機構使用 Chat。個人 Google 帳戶與付費 Workspace 帳戶都能建立 Chat 空間，但提供的功能有所不同；詳情請參閱 Google 的帳戶比較。
這表示你應依實際的登入身分建立桌面設定檔，再依工作內容安排專案工作空間。在 WebCatalog 中建立空間，不會建立 Google Chat 空間、邀請協作者，也不會變更機構權限。
從 Google 現有的桌面選項開始
你不需要為了新增第二個 Google 登入帳戶而安裝新的應用程式。Google 的多帳戶登入指南說明了如何在不登出的情況下新增及切換帳戶。在支援此功能的 Google 服務中，使用帳戶選單即可新增或選取所需帳戶。
你可以透過 chat.google.com 或在 Gmail 中使用 Chat。Google 也提供獨立 Chat 應用程式，可透過 Chrome 以漸進式網頁應用程式的形式安裝。這個應用程式必須在 Chrome 開啟時才能運作，而受管理的裝置可能需要取得安裝許可。
如果帳戶切換功能與你現有的瀏覽器整理方式符合工作習慣，這些選項可能就已足夠。無論採用哪種方式，都要確認哪個帳戶有權存取你想開啟的對話。
當你希望有明確、可重複使用的帳戶環境，並為每個專案的其他工具安排桌面配置時，WebCatalog 就能派上用場。你可以將個人身分與工作分開，再於獲得授權的地方重複使用工作身分。以下三種協作模式將說明如何做出這些選擇。
私人對話：建立固定、好找的位置
你的個人帳戶可能用於家庭計畫、志工團體，以及幾位偏好使用 Chat 的朋友。為這些對話安排一個容易辨識的位置，就不必先穿過公司的專案清單才能找到它們。
在 WebCatalog 中，將設定檔命名為「個人」，或使用其他能清楚辨識該 Google 登入帳戶的標籤。使用這個設定檔開啟 Chat，並登入預定的個人帳戶。標籤應反映身分，而不是「週末旅行」之類的臨時活動。活動會改變，但這個帳戶可能還會用上好幾年。
在 Google Chat 中，使用內建的對話整理功能，安排你最常聯絡的人與群組。Google 將固定及取消固定空間或對話列為個人與付費 Workspace 使用者皆可使用的功能。
假設你的志工團體有一段活動對話和一份規劃文件，你可以在 Chat 中固定該對話，並將文件應用程式放在 WebCatalog 中相關空間的旁邊。開啟或分享文件前，請確認個人帳戶具備所需的存取權。
此時，帳戶界線與專案界線各有不同用途。設定檔會將登入環境分開，空間則集中活動所需的內容。兩者都無法取代對話的成員設定或文件的共用控制項。
工作專案：在團隊工作中重複使用正確身分
公司配發的帳戶通常應放在名稱清楚的工作設定檔中，例如「工作 — Acme」。使用該身分參與機構已啟用並邀請你加入的 Chat 對話。
如果該帳戶無法使用 Chat，請洽詢 Workspace 管理員。Google 的登入說明指出，公司和學校機構必須為使用者設定 Chat。在另一個桌面應用程式中開啟同一身分，並不能啟用機構尚未開放的服務。
確認可以存取後，再依各個持續進行的專案所需資訊來整理。以產品上市為例，可能包括：
- 上市團隊做出決策的 Google Chat 空間。
- 存放已核准創意素材的 Drive 資料夾。
- 包含發布檢查清單的文件。
- 用來確認審查日期的日曆。
你可以在 WebCatalog 中建立名為「產品上市」的空間，將相關應用程式和設定檔集中在一起。另一個名為「團隊營運」的空間，則可放置日常內部工作所需的工具。
如果同一個 Google 帳戶已獲授權參與這兩個專案，兩個空間就能使用相同的工作設定檔。你不需要為每個專案視窗建立新的 Google 帳戶或獨立登入環境。重複使用設定檔也會共用其工作階段資料，因此這些視窗並不是不同的身分。
WebCatalog 中的空間也不會將 Chat 鎖定在特定的專案對話。發布上市進度更新前，請先選取正確的 Google Chat 空間，並確認參與者。桌面工作空間協助你找到工作內容；Google Chat 對話則決定誰會收到訊息。
請將專案決策留在團隊預期能找到它們的對話中。如果透過私訊解決了會影響整個群組的問題，請在專案討論中補上適當摘要。如此一來，工作空間不只對目前傳送訊息的人有用，也能幫助下一位需要查找決策的人。
客戶協作：整理客戶實際邀請的身分
在建立另一個設定檔前，應先明確確認客戶的存取安排。請詢問客戶希望你使用哪個電子郵件地址或受管理身分。
可能有幾種不同安排。客戶可能邀請你現有的工作或個人 Google 帳戶，以外部參與者身分加入；也可能在自己的 Workspace 機構中配發帳戶給你。Google 現在也提供經核准的訪客邀請方式，適用於沒有現有 Google 帳戶的人；接受邀請後，系統會建立由邀請機構管理的訪客帳戶。可用方式及限制詳見 Google 的外部使用者與訪客指南。
讓桌面配置配合實際安排：
| 客戶安排 | 合理的設定檔選擇 |
|---|---|
| 客戶邀請你現有的工作帳戶 | 重複使用該帳戶的設定檔 |
| 客戶提供獨立的 Workspace 帳戶 | 建立標有客戶名稱與身分的設定檔 |
| 客戶使用經核准的訪客邀請 | 完成邀請流程、確認 Chat 存取權，並清楚整理所建立的身分 |
如果你現有的工作帳戶加入了三個客戶專案，建立三個專案空間可能很有幫助，但並不代表一定需要三個新的 Google 帳戶。反過來說，將客戶配發的身分與公司帳戶放在同一個專案視窗中，也不會讓這些身分可以互換使用。
外部協作也取決於相關機構的設定。Google 的外部 Chat 控制項說明了管理員設定、信任網域限制，以及依版本而異的外部空間選項。如果邀請失敗，請確認受邀身分，並請客戶檢查相關存取設定。
對於共同專案，請使用客戶核准的協作方式。如果是已啟用外部協作的 Google Chat 空間，就將專案對話保留在該處。WebCatalog 設定檔能保留登入環境，但無法授予空間成員資格，也不能覆寫機構的外部即時通訊政策。
也請另外檢查連結的文件。Google 的外部存取說明將 Chat 存取權與 Drive 檔案及工作的存取權分開處理。審查前，請使用預定帳戶開啟實際文件，確認能夠存取。對話運作正常，本身並不代表所有檔案權限問題都已解決。
將協作關係轉化為 WebCatalog 配置
先建立帳戶層級的配置。WebCatalog 的設定檔說明介紹了如何建立設定檔，並使用該設定檔開啟應用程式：
- 從 WebCatalog 應用程式目錄新增 Google Chat。
- 開啟「Profiles」（設定檔），選取「Add profile」（新增設定檔），並為該身分取一個容易辨識的名稱。
- 使用該設定檔開啟 Chat，並登入對應帳戶。
- 確認該帳戶能夠存取原本應可存取的對話或空間。
針對你實際使用的不同身分，重複上述步驟。使用相同設定檔開啟另一個視窗，不會為第二個帳戶建立獨立環境；它仍會使用相同的工作階段環境。
接著，依持續進行的工作來安排 WebCatalog 中的空間。客戶空間可以包含 Chat、客戶的文件工具和專案追蹤工具。如果預定的登入帳戶相同，就重複使用現有設定檔。當多個 Google 應用程式使用同一身分時，對應設定檔可以保留共用的登入環境；開啟每個應用程式時，仍應確認帳戶。
擴充配置之前，請將所需的應用程式、設定檔及空間數量，與目前的 WebCatalog 方案進行比較。專案工作空間的數量與帳戶身分的數量，是兩項不同的規劃決策。
讓每次專案交接都清楚易懂
傳送更新前，先快速確認訊息的傳送對象與存取權：我正在使用哪個帳戶？這段對話中有哪些人？他們能開啟連結的資料嗎？ 這能找出僅靠整齊的桌面無法解決的帳戶與存取權不符問題。
為更新提供足夠的背景資訊，讓內容真正有用：說明決策、附上目前文件的連結，並交代下一步。當客戶透過不同機構或受邀訪客身分參與時，這點尤其有幫助。
下次進行專案審查時，請依實際使用的對話、文件工具和議程，建立一個 WebCatalog 中的 Google Chat 工作空間。用它完成一次完整交接，再保留最容易辨識正確身分與專案的配置。
