個人信箱、工作電子郵件地址，以及副業專案帳戶，都可以在同一台電腦上使用。挑戰在於，當你回覆郵件、開啟文件或查看會議邀請時，如何讓每個帳戶都能輕鬆辨識。
你可以透過 Google 的帳戶切換功能、獨立的瀏覽器設定檔，或 WebCatalog 這類桌面工作空間來管理多個 Gmail 帳戶。Google 本身就支援不必登出即可切換已登入的帳戶。WebCatalog 則提供另一種整理工作的方法：專屬的應用程式入口、獨立設定檔，以及用來集中相關工具的空間。
以下將說明如何選擇適合的配置，並讓它在你一整天的工作中發揮作用。
選擇整理 Gmail 帳戶的方式
先從最讓你感到不便的工作著手。
| 你的主要需求 | 實用的起點 |
|---|---|
| 偶爾查看第二個收件匣 | Google 的帳戶切換功能 |
| 在多個網站上區分工作與個人瀏覽活動 | 瀏覽器設定檔 |
| 將 Gmail 帳戶與各專案使用的應用程式放在一起，方便存取 | WebCatalog Desktop |
| 將收到的郵件整合到同一個收件匣 | 另外設定郵件整合流程 |
方便存取帳戶與整合郵件，是兩種不同的需求。以下配置會讓每個 Gmail 收件匣保留在各自的帳戶中，適合需要區分身分、客戶對話與日常作業流程的情況。
使用 Google 帳戶切換功能，建立簡單配置
如果只是偶爾切換帳戶，可以先使用 Gmail 內建的帳戶選單：
- 在電腦上登入 Gmail。
- 選取右上角的個人資料相片或姓名縮寫。
- 選擇 新增帳戶，並完成第二個帳戶的登入程序。
- 每當你想切換到其他帳戶時，開啟同一個選單即可選取。
這些步驟依據 Google 的多帳戶使用說明。
如果你的收件匣數量不多，而且能快速辨識每個電子郵件地址，這種方式就很適合。在撰寫新郵件之前，養成確認目前使用地址的習慣。
Google 也說明，最先登入的帳戶通常會成為預設帳戶。當無法確定要使用哪個帳戶時，部分 Google 服務可能會套用該帳戶的設定。如果某個連結將你帶到非預期的 Google 帳戶，請先確認目前使用的身分，再進行任何變更。
使用瀏覽器設定檔，進行更全面的區隔
如果某個電子郵件帳戶對應的是一整套瀏覽環境，瀏覽器設定檔就很實用。例如，你可能希望將工作用的書籤、已儲存的密碼及瀏覽紀錄，與個人環境分開。
在 Chrome 中，開啟瀏覽器的設定檔選單，選取 新增 Chrome 設定檔，並選擇容易辨識的名稱與外觀。在該設定檔中登入對應的 Gmail 帳戶，再為另一個身分重複上述步驟。Google 提供了建立及切換 Chrome 設定檔的相關說明。
請選擇能描述用途的名稱，例如「個人」和「工作室」。當你同時開啟多個視窗時，「設定檔 2」這樣的名稱幫助不大。
如果你想要獨立的瀏覽環境，瀏覽器設定檔是合理的選擇。如果你每天都需要反覆開啟相同的應用程式與帳戶，WebCatalog 則能提供更直接的配置方式。
使用 WebCatalog 管理多個 Gmail 帳戶
WebCatalog 的 Gmail 桌面應用程式讓 Gmail 擁有獨立視窗，並可固定在 Dock 或工作列上。你仍然使用 Gmail 的網頁介面，同時可以自行決定如何將各個帳戶融入桌面工作流程。
最實用的配置方式，是從命名清楚的設定檔開始，等到需要更進一步的整理架構時再擴充。
1. 將 Gmail 加入桌面
下載 WebCatalog Desktop、完成安裝，並登入你的 WebCatalog 帳戶。在應用程式目錄中找到 Gmail，將它新增為桌面應用程式。
開啟 Gmail，確認進入的是你預期的服務。WebCatalog 帳戶用來管理你的 WebCatalog 配置；你仍須另外登入想使用的 Google 帳戶。
2. 為每個 Google 身分建立設定檔
在 WebCatalog 中，前往 設定檔，選取 新增設定檔，並輸入能清楚描述用途的名稱。使用該設定檔開啟 Gmail，然後依照 Google 的提示完成登入。
為其他帳戶重複上述步驟。例如，建立「個人」、「工作」及「客戶 A」。請選擇能涵蓋預計使用的應用程式、設定檔及空間數量的 WebCatalog 方案。WebCatalog 的設定檔說明也介紹了如何在不同桌面應用程式中共用同一個設定檔。
若要明確區隔帳戶，請在每個設定檔中只使用一個 Google 身分。如此一來，設定檔名稱就能可靠地提示你即將開啟哪個收件匣。
3. 為每個帳戶指定明確用途
新增另一個設定檔之前，先決定哪些內容應該放在其中。實用的配置可能如下：
| 設定檔 | 用途 |
|---|---|
| 個人 | 家庭訊息、預約及個人訂閱內容 |
| 工作 | 內部對話與主要工作信箱 |
| 客戶 A | 與該客戶相關的郵件及資源 |
避免為每個臨時任務都建立新設定檔。當你需要使用不同帳戶，或需要長期區隔工作內容時，再新增設定檔。
WebCatalog 設定檔會將工作階段與瀏覽資料分開保存，讓你不必只為了切換帳戶而登出，就能回到不同帳戶。當 Google 的安全檢查或你所屬機構的政策有要求時，仍可能需要重新驗證身分。
4. 將相關的 Google 應用程式放在一起
電子郵件往往會帶出另一項工作，例如檢閱雲端硬碟文件、查看日曆，或更新專案看板。讓 Gmail、Google 雲端硬碟與 Google 日曆共用對應的 Google 設定檔，就能在這些應用程式中使用預期的身分。
接著，將這些工具整理到 WebCatalog 空間中。每個空間都會在獨立視窗中開啟，並可集中某個客戶或專案所需的應用程式與設定檔。
例如，客戶空間可以包含該客戶的 Gmail 設定檔、雲端硬碟、日曆及專案管理應用程式。當你開始處理該客戶的工作時，相關工具都有固定的位置。
先為最常處理的工作建立一個空間。等你確定哪些區隔有助於維持條理後，再新增更多空間。
讓收件匣更容易管理
更好的桌面配置能解決存取問題。搭配 Gmail 內的幾個使用習慣，就能更輕鬆地處理郵件本身。
使用一致的標籤系統
Gmail 標籤可讓你將郵件分類整理。你可以考慮在各個工作信箱中使用少量且一致的標籤，例如「待處理」、「等待中」及「參考資料」。
使用相同的用語，能讓你在切換帳戶後更容易接續工作。用設定檔名稱辨識帳戶身分，用標籤表示郵件狀態，讓系統中的每個部分各司其職。
為每個帳戶設定正確的簽名
檢查各個收件匣的 Gmail 簽名設定。Gmail 支援分別設定新郵件與回覆郵件的預設簽名。
請使用與該電子郵件地址相符的聯絡資訊與公司資料。具有辨識度的簽名能在撰寫郵件時提供另一個視覺提示，但確認寄件者地址仍是重要步驟。
決定哪些收件匣可以打斷你
在 Gmail 的桌面通知設定中，你可以選擇接收新郵件通知、重要郵件通知，或不接收郵件通知。
合理的起點是：允許時效性較高的工作發出通知，其他較不緊急的帳戶則在預定時間查看。如果通知沒有出現，請同時檢查 Gmail 設定與電腦上的權限。
按照規劃好的順序查看帳戶
試著建立一個簡短流程：先查看緊急的工作郵件，接著處理正在進行的客戶對話，再於自己選定的時間查看個人郵件。
目標是不要讓最近開啟的收件匣，決定你下一步要做什麼。對於無法簡單回覆就完成的待辦事項，請另外使用工作清單追蹤。
常見問題
我可以同時保持登入兩個 Gmail 帳戶嗎？
可以。Google 支援同時登入多個帳戶。瀏覽器設定檔與 WebCatalog 設定檔則提供額外的方式，協助你整理彼此獨立的帳戶使用環境。
WebCatalog 會將所有 Gmail 郵件整合到同一個收件匣嗎？
此配置讓你能存取各自獨立的 Gmail 帳戶，不會將郵件合併到共用收件匣。如果你想以整合方式閱讀郵件，請另外選擇郵件整合流程。
Gmail、雲端硬碟與日曆應該使用同一個 WebCatalog 設定檔嗎？
如果這些應用程式應使用相同的 Google 身分，就使用同一個設定檔。若要使用其他身分，例如個人帳戶或另一個客戶的登入帳戶，則建立不同的設定檔。
讓每個 Gmail 帳戶都有明確的位置
如果只是偶爾查看收件匣，Google 的帳戶切換功能或許就能滿足需求。當多個帳戶成為日常工作的一部分時，桌面配置能讓各個帳戶的用途與位置更加清楚。
開始使用 WebCatalog Desktop，加入 Gmail，並為最常使用的帳戶建立設定檔。圍繞主要工作流程建立一個空間，再加入日曆、文件及其他應用程式，協助你完成每封電子郵件背後的工作。
