您可以透過 Google 帳戶切換器、不同的瀏覽器設定檔，或 WebCatalog Desktop 等桌面應用程式管理多個 Gmail 帳戶。Google 本身已支援在不登出的情況下切換已登入的帳戶。WebCatalog Desktop 則提供另一種整理方式：讓 Gmail 在獨立視窗中開啟，並為每個帳戶建立不同的設定檔，讓每個收件匣都維持登入狀態。
個人收件匣、工作信箱和副業專案帳戶都可以在同一台電腦上使用。重點是，無論您正在回覆郵件、開啟文件，或查看會議邀請，都能輕鬆辨認各個帳戶。以下說明如何選擇合適的設定方式，並讓它融入您的日常工作。
選擇整理 Gmail 帳戶的方式
先從最讓您感到不便的工作情境開始。
| 您的主要需求 | 實用的起點 |
|---|---|
| 偶爾查看第二個收件匣 | Google 帳戶切換器 |
| 在許多網站上區隔工作與個人瀏覽 | 瀏覽器設定檔 |
| 在同一處存取 Gmail 及各專案所用的應用程式 | WebCatalog Desktop |
| 將收到的郵件集中到一個收件匣 | Gmail 郵件轉寄或獨立的電子郵件用戶端 |
讓帳戶容易存取，和將郵件集中在一起，是兩種不同的需求。如果您想使用單一收件匣，Gmail 可以自動將收到的郵件轉寄至另一個地址。以下的設定方式會讓每個 Gmail 收件匣保留在各自的帳戶中，適合需要區隔不同身分、客戶對話和日常工作流程的情況。
使用 Google 帳戶切換器，簡單管理帳戶
如果只是偶爾切換帳戶，可以先使用 Gmail 內建的帳戶選單：
- 在電腦上登入 Gmail。
- 選取右上角的個人資料相片或首字母。
- 選擇 新增帳戶，並完成第二個帳戶的登入程序。
- 想切換到其他帳戶時，再開啟同一個選單。
以上步驟依據 Google 的多帳戶使用說明。
如果您只有少數幾個收件匣，而且能迅速辨認各個地址，這種方式就很實用。養成撰寫新郵件前先確認目前使用的地址的習慣。
Google 也說明，最先登入的帳戶通常會成為預設帳戶。如果無法判斷您要使用哪個帳戶，某些 Google 服務可能會套用該帳戶的設定。如果連結帶您前往非預期的 Google 帳戶，請先確認目前使用的身分，再進行任何變更。
使用瀏覽器設定檔，進一步區隔環境
如果某個電子郵件帳戶對應的是整個瀏覽環境，瀏覽器設定檔就很實用。您可能希望工作用的書籤、儲存的密碼和瀏覽記錄與個人環境分開。
在 Chrome 中，開啟瀏覽器的設定檔選單，選取 新增 Chrome 設定檔，並選擇容易辨認的名稱和外觀。在該設定檔中登入相應的 Gmail 帳戶。其他身分也依此建立設定檔。Google 說明了如何建立及切換 Chrome 設定檔。
請使用能說明用途的名稱，例如「個人」和「工作室」。「設定檔 2」這類名稱，在同時開啟多個視窗時幫不上什麼忙。
如果您想將不同的瀏覽環境分開，瀏覽器設定檔是合理的選擇。如果您每天都要反覆開啟相同的應用程式和帳戶，WebCatalog Desktop 則能提供更直接的整理方式。
使用 WebCatalog Desktop 管理多個 Gmail 帳戶
WebCatalog Desktop 的 Gmail 應用程式會讓 Gmail 在獨立視窗中開啟，並顯示在 Dock 或工作列中。您仍然使用 Gmail 網頁介面，同時可以自行安排各個帳戶如何融入桌面工作流程。
最實用的設定方式是先建立名稱清楚的設定檔，等需要更多分類時再逐步擴充。
1. 將 Gmail 加入桌面
下載 WebCatalog Desktop 並完成安裝。在目錄中找到 Gmail，將它新增為桌面應用程式。
2. 為每個 Google 身分建立設定檔
在 WebCatalog Desktop 中，前往 設定檔，選取 新增設定檔，並輸入描述性名稱。使用該設定檔開啟 Gmail，並依照 Google 的提示完成登入。
為其他帳戶重複以上步驟。例如，建立「個人」、「工作」和「客戶 A」等設定檔。WebCatalog 的設定檔說明也介紹如何在不同桌面應用程式中重複使用設定檔。
若要清楚區隔，請在每個設定檔中使用一個 Google 身分。這樣一來，設定檔名稱就能可靠地提示您要開啟哪個收件匣。
3. 為每個帳戶指定明確用途
新增設定檔前，先決定要將哪些內容放在其中。實用的配置方式如下：
| 設定檔 | 用途 |
|---|---|
| 個人 | 家庭訊息、約會行程和個人訂閱 |
| 工作 | 內部對話和主要的工作收件匣 |
| 客戶 A | 與該客戶相關的訊息和資源 |
避免為每項臨時任務建立新設定檔。只有在需要使用不同帳戶，或工作上需要長期區隔時，才新增設定檔。
設定檔會將工作階段和瀏覽資料分開。如此一來，您可以返回不同帳戶，而不必只為了切換帳戶而登出。若 Google 的安全檢查或您所在組織的政策有要求，仍可能需要重新驗證。
4. 將相關的 Google 應用程式放在一起
電子郵件往往會帶出其他工作：查看雲端硬碟文件、檢查日曆，或更新專案看板。讓 Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 日曆沿用相關的 Google 設定檔，以便在這些應用程式中使用正確的身分。
接著，將工具整理到一個空間中。每個空間都會在獨立視窗中開啟，並可集合某位客戶或某個專案所需的應用程式和設定檔。
例如，客戶空間可以包含該客戶的 Gmail 設定檔、雲端硬碟、日曆和專案管理應用程式。開始處理該帳戶時，相關工具就會集中在固定的位置。
先為您最常處理的工作建立一個空間。等您確認哪些區隔有助於整理工作後，再新增其他空間。
讓收件匣更容易管理
更完善的桌面配置能讓帳戶存取更方便，而在 Gmail 中養成幾個好習慣，則能讓郵件本身更容易處理。
使用一致的標籤系統
Gmail 標籤可讓您將郵件分類。您可以考慮在工作收件匣中使用少量且一致的標籤，例如「待處理」、「等待回覆」和「參考資料」。
切換帳戶後，使用相同的分類用語會更容易接續工作。設定檔名稱用來識別帳戶，標籤則用來表示郵件狀態。如此一來，系統中的每個部分都有明確用途。
為每個帳戶設定適當的簽名
檢查各個收件匣的 Gmail 簽名設定。Gmail 支援為新郵件和回覆設定預設簽名。
請使用符合該地址的聯絡資訊和公司資料。明顯不同的簽名能在撰寫郵件時提供另一個辨識線索，不過確認寄件地址仍是重要步驟。
決定哪些收件匣需要通知
在 Gmail 桌面通知設定中，您可以選擇是否接收新郵件、重要郵件的通知，或不接收通知。
一個合理的起點是，為時效性高的工作開啟通知，並在預定時間查看不那麼急迫的帳戶。如果通知沒有出現，請檢查 Gmail 設定和電腦上的權限設定。
常見問題
我可以同時保持登入兩個 Gmail 帳戶嗎？
可以。Google 支援同時登入多個帳戶。瀏覽器設定檔和 WebCatalog Desktop 設定檔則提供其他方式，讓您整理不同的帳戶環境。
WebCatalog Desktop 會將所有 Gmail 郵件合併到同一個收件匣嗎？
不會。這種設定方式讓您存取不同的 Gmail 帳戶，但不會將郵件合併到共用收件匣。如果您想集中閱讀郵件，請使用 Gmail 郵件轉寄或電子郵件用戶端。
Gmail、雲端硬碟和日曆應該使用相同的 WebCatalog Desktop 設定檔嗎？
如果這些應用程式都應使用相同的 Google 身分，請使用相同的設定檔。若要使用其他身分，例如個人帳戶或另一個客戶登入帳戶，請建立不同的設定檔。
為每個 Gmail 帳戶安排明確的位置
如果您只是偶爾查看收件匣，Google 帳戶切換器或許就足以滿足需求。如果多個帳戶都是日常工作的一部分，桌面配置則能讓各帳戶的用途和位置更清楚。
開始使用 WebCatalog Desktop，新增 Gmail，並為您最常使用的帳戶建立設定檔。先圍繞主要工作流程建立一個空間，再加入日曆、文件和其他能協助您完成郵件相關工作的應用程式。
