Airtable 是一個彈性的關聯式資料平台，可用來打造自訂工作流程和輕量級應用程式。Smartsheet 則將熟悉的試算表模式，應用於結構化的專案與工作管理。
Airtable 和 Smartsheet 都以列和欄為基礎，但功能遠超傳統試算表。兩者都能管理專案、透過表單收集資料、自動化重複性工作、建立儀表板，並讓不同團隊以結構化檢視方式存取同一份資訊。
Airtable 通常更像是無程式碼資料庫和應用程式建置工具；Smartsheet 則更像是以試算表體驗為核心的企業工作管理平台。哪個選擇更適合，取決於你的工作流程主要是以資料為導向，還是以專案為導向。
快速比較
| Airtable | Smartsheet | |
|---|---|---|
| 最適合用途 | 彈性資料庫和自訂商務應用程式 | 結構化專案與專案組合管理 |
| 核心模式 | 關聯式資料庫、資料表、紀錄和連結欄位 | 工作表、列、欄、專案和專案組合 |
| 檢視方式 | 格狀、看板、行事曆、圖庫、時間軸和介面 | 格狀、甘特圖、卡片、行事曆、儀表板和報表 |
| 資料關聯 | 強大的連結紀錄模式 | 跨工作表參照和專案關聯 |
| 自動化 | 觸發式自動化和整合功能 | 工作流程自動化、提醒、核准和更新 |
| 使用者體驗 | 視覺化，類似應用程式 | 試算表和專案管理使用者熟悉的介面 |
| 典型優勢 | 建立自訂營運系統 | 大規模管理時程、資源和執行工作 |
什麼是 Airtable？
Airtable 是一個雲端平台，結合試算表的易用性與關聯式資料庫功能。團隊可以透過連結紀錄串連不同資料表、建立多種檢視方式、打造介面、自動化操作，並將結構化資料轉化為自訂營運應用程式。
什麼是 Smartsheet？
Smartsheet 是一個以類似試算表的格狀介面為核心的工作管理平台。它為管理結構化工作的團隊提供專案時程、甘特圖、相依性、表單、核准、儀表板、報表、資源管理和自動化功能。
1. 資料庫思維還是專案思維
當底層資訊和工作流程同樣重要時，Airtable 最能發揮優勢。企業可以透過連結紀錄串連客戶、行銷活動、素材、產品、需求和專案，而不必在不同工作表中重複儲存相同資訊。
當起點是一份計畫時，Smartsheet 最能發揮優勢。列代表任務或工作項目，欄則記錄負責人和日期；甘特圖檢視、相依性、基準、提醒和報表能協助團隊推動專案直至完成。
2. 建立介面和應用程式
Airtable 可以透過格狀、行事曆、圖庫、看板、時間軸和自訂介面呈現相同資料。行銷團隊、高階主管和營運專員都能使用各自不同的介面，無須建立多份資料庫副本。
Smartsheet 提供儀表板、報表、表單和依角色設計的檢視方式，但整體體驗仍更偏向工作管理，而非應用程式開發。對已熟悉試算表和專案時程的使用者來說，Smartsheet 特別實用。
3. 自動化和流程控管
兩項服務都能在紀錄變更、提交表單、日期到期或需要核准時觸發操作。Airtable 的自動化功能能自然搭配其關聯式資料，並可連結外部服務，以支援自訂營運流程。
Smartsheet 的自動化功能是為組織工作流程所設計，包含提醒、核准要求、更新要求、指派、狀態變更和警示。它有助於標準化專案和業務流程在人員之間的流轉方式。
4. 在組織內擴大規模
Airtable 無須傳統軟體開發就能支援複雜系統，但大型部署需要仔細規劃資料架構、權限和負責人。若資料庫架構不佳，後續可能會難以維護。
專案管理辦公室和企業團隊經常採用 Smartsheet，以管理時程、掌握資源、製作專案組合報表、落實治理並建立可重複的執行流程。它的結構或許較不具彈性，但更容易配合既有的專案管理實務。
該選哪一個？
以下情況適合選擇 Airtable：
- 需要關聯式資料，而不是彼此獨立的試算表
- 想打造自訂介面和輕量級內部應用程式
- 需要管理內容、素材、CRM 紀錄、庫存或營運資料
- 重視能靈活配合各種特殊工作流程
以下情況適合選擇 Smartsheet：
- 需要管理時程、相依性、資源和專案組合
- 想使用商務使用者熟悉的類似試算表介面
- 需要核准、報表、儀表板和可重複的流程
- 在正式的專案管理或企業工作環境中運作
透過 WebCatalog 同時使用
WebCatalog Desktop 可在 macOS、Windows 和 Linux 上以專屬視窗執行 Airtable 和 Smartsheet。Profiles 可協助顧問和代理商分別登入多個客戶帳戶，而 Spaces 則可將各個資料庫或專案組合，與相關的電子郵件、聊天、檔案和報表工具分組管理。
團隊可以使用 Airtable 管理內容或素材資料庫，並使用 Smartsheet 制定正式的交付計畫。WebCatalog 讓兩套系統都能輕鬆存取，又不會混淆不同客戶的工作階段，也不會增加瀏覽器分頁的雜亂程度。
最終結論
Airtable 是更適合用於彈性資料庫和無程式碼營運的平台；Smartsheet 則是更適合用於結構化專案與專案組合管理的平台。若工作流程從關聯資料開始，請選 Airtable；若從時程、職責和執行工作開始，則請選 Smartsheet。
讓你選用的應用程式保持井然有序、方便存取：下載 WebCatalog Desktop。
