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公共记录管理软件可以帮助政府机构存储，组织和数字化公共记录，以支持公民的信息自由（FOI）请求。共同记录包括土地文件，结婚许可证，出生和死亡证明以及法律合同。这些解决方案会自动化工作流程，以将请求记录到适当部门，而不管请求是如何提交的，并管理付款处理。它们还通过编辑文档来防止披露机密细节来确保敏感信息的隐私和安全性。通常，这些平台为公民提供一个面向公共的门户网站，以搜索记录和提交请求，并能够跟踪其从提交到完成的请求状态。 在内部，这些系统为政府机构提供了与企业信息归档软件相似的功能。自2020年以来，美国的联邦机构必须以电子方式管理所有记录，从而使许多政府机构必不可少。这些工具允许代理商以数字方式上传和存储记录，并具有索引功能以快速检索以响应请求。他们还维护审核步道，以跟踪谁访问了记录以及何时访问记录。大多数系统都包括报告和分析功能，以监视性能指标并确定记录请求中的趋势。
