Outlook so với Zoho Mail

Microsoft Outlook và Zoho Mail đều là những nền tảng email doanh nghiệp đáng tin cậy, nhưng phục vụ các loại hình tổ chức khác nhau.

Outlook là lựa chọn tự nhiên cho các công ty hoạt động dựa trên Microsoft 365, Exchange, Teams, OneDrive, Word và Excel. Zoho Mail tập trung vào dịch vụ email theo tên miền riêng với chi phí phải chăng, đồng thời kết nối chặt chẽ với hệ sinh thái rộng lớn hơn gồm các công cụ CRM, tài chính, hỗ trợ, quản lý dự án và cộng tác của Zoho.

Outlook mang đến môi trường năng suất doanh nghiệp lâu đời và toàn diện hơn. Zoho Mail có giá trị tốt hơn đối với các doanh nghiệp chủ yếu cần email chuyên nghiệp hoặc đã sử dụng các ứng dụng Zoho.

So sánh nhanh Outlook và Zoho Mail

Danh mục	Microsoft Outlook	Zoho Mail
Phù hợp nhất với	Các tổ chức sử dụng Microsoft 365	Doanh nghiệp nhỏ và người dùng Zoho
Email theo tên miền riêng	Các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp	Miễn phí tại một số trung tâm dữ liệu và có các gói trả phí
Hộp thư cá nhân miễn phí	Có	Gói miễn phí dành cho doanh nghiệp tại một số khu vực
Tổ chức thư	Thư mục, danh mục, quy tắc, Hộp thư ưu tiên	Thư mục, thẻ, bộ lọc, Streams và thư dùng chung
Lịch	Outlook Calendar và tính năng lên lịch của Exchange	Zoho Calendar và đặt chỗ tài nguyên
Trợ lý AI	Copilot	Zia
Hệ sinh thái văn phòng	Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive	Writer, Sheet, Show, Cliq, WorkDrive, Meeting
Ưu điểm chính	Cộng tác cấp doanh nghiệp	Email doanh nghiệp với chi phí phải chăng

Email doanh nghiệp và tên miền riêng

Cả hai dịch vụ đều hỗ trợ địa chỉ email chuyên nghiệp như name@company.com, nhưng cách cung cấp dịch vụ email theo tên miền riêng của chúng khác nhau.

Microsoft cung cấp email doanh nghiệp thông qua các gói Microsoft 365 và Exchange. Tùy theo gói đăng ký, các gói này kết hợp Outlook với công cụ quản trị, kiểm soát danh tính, lịch, danh bạ, OneDrive, Teams và các ứng dụng Office.

Zoho Mail linh hoạt hơn đối với các tổ chức muốn có email mà không cần mua một bộ ứng dụng văn phòng quy mô lớn. Gói Forever Free có mặt tại một số trung tâm dữ liệu, hỗ trợ một tên miền cho tối đa năm người dùng với 5 GB cho mỗi người dùng, nhưng không bao gồm IMAP, POP và ActiveSync. Các gói trả phí cung cấp hộp thư dung lượng lớn hơn, hỗ trợ ứng dụng email bên ngoài, lưu trữ theo chính sách và nhiều tính năng quản trị hơn.

Đối với một công ty nhỏ chủ yếu cần hộp thư chuyên nghiệp, Zoho có thể tiết kiệm chi phí đáng kể. Nếu công ty cũng cần ứng dụng Office trên máy tính, cuộc họp Teams, SharePoint và quản lý danh tính doanh nghiệp, Outlook mang đến một gói giải pháp toàn diện hơn.

Hệ sinh thái năng suất

Outlook được tích hợp chặt chẽ với:

• Microsoft Word
• Excel
• PowerPoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Microsoft To Do

Đây là lợi thế lớn đối với các tổ chức thường xuyên trao đổi tài liệu Office, quản lý tệp dùng chung, họp thường xuyên và dựa vào tài khoản Microsoft để cấp quyền truy cập cho nhân viên.

Zoho Mail tích hợp với:

• Zoho CRM
• Zoho Projects
• Zoho Desk
• Zoho Books
• WorkDrive
• Writer, Sheet và Show
• Zoho Cliq và Meeting

Hệ sinh thái của Zoho đặc biệt hấp dẫn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn sử dụng dịch vụ bán hàng, hỗ trợ, kế toán, quản lý dự án và email từ cùng một nhà cung cấp.

Outlook phổ biến rộng rãi hơn và tương thích tốt hơn với môi trường doanh nghiệp lớn. Zoho mang đến trải nghiệm thống nhất hơn cho các công ty đã hoạt động trong hệ sinh thái Zoho.

Sắp xếp hộp thư đến và cộng tác

Outlook sử dụng thư mục, quy tắc, danh mục, cờ, tìm kiếm và Hộp thư ưu tiên. Dịch vụ này cũng hỗ trợ hộp thư dùng chung, quyền truy cập ủy quyền, trao đổi nhóm và các tính năng Exchange phổ biến trong những tổ chức lớn.

Zoho Mail cung cấp thư mục, thẻ, bộ lọc, thư mục dùng chung, quyền ủy quyền và Streams. Streams biến email thành các cuộc thảo luận cộng tác hơn, cho phép thành viên nhóm bình luận và phối hợp ngay trong email mà không cần tạo các chuỗi trả lời nội bộ dài dòng.

Đối với hoạt động email doanh nghiệp theo cách truyền thống, Outlook quen thuộc và hoàn thiện hơn. Với các nhóm nhỏ muốn thảo luận nội bộ về email theo phong cách mạng xã hội, tính năng Streams của Zoho có thể tạo nên khác biệt đáng kể.

Lịch và lên lịch

Outlook Calendar là một trong những ưu điểm nổi bật nhất của Outlook. Các tổ chức sử dụng Microsoft 365 có thể quản lý lịch dùng chung, cuộc họp định kỳ, thời gian rảnh để lên lịch, phòng họp, tài nguyên và danh bạ công ty.

Zoho Calendar hỗ trợ lịch dùng chung và lịch nhóm, lên lịch cuộc hẹn, đồng bộ hóa với dịch vụ bên ngoài và đặt chỗ tài nguyên. Đây là giải pháp đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt khi sử dụng cùng Zoho Meeting và Cliq.

Outlook vẫn là lựa chọn mạnh hơn cho nhu cầu lên lịch phức tạp của doanh nghiệp. Zoho cung cấp các chức năng thiết yếu mà hầu hết tổ chức nhỏ cần với chi phí khởi điểm thấp hơn.

Copilot và Zia

Copilot trong Outlook có thể giúp những người dùng đủ điều kiện soạn email, tóm tắt chuỗi thư, điều chỉnh giọng văn, xác định thông tin quan trọng và làm việc với dữ liệu được kết nối với Microsoft 365.

Zia trong Zoho Mail có thể hỗ trợ tạo nội dung email, tóm tắt thư, cải thiện ngữ pháp, điều chỉnh phong cách viết và chuyển thông tin hữu ích thành công việc hoặc ghi chú. Tính năng khả dụng tùy thuộc vào gói, khu vực và cài đặt của quản trị viên.

Ưu điểm của Copilot là khả năng kết nối với tài liệu, cuộc họp và dữ liệu tổ chức trong Microsoft. Ưu điểm của Zia là tích hợp tự nhiên vào bộ ứng dụng doanh nghiệp rộng lớn hơn của Zoho.

Quản trị, bảo mật và tuân thủ

Microsoft 365 cung cấp khả năng quản lý người dùng tập trung, kiểm soát danh tính và quyền truy cập, bảo vệ chống thư rác và phần mềm độc hại, lưu trữ theo chính sách, chức năng kiểm tra và các tính năng tuân thủ bổ sung ở những gói cao hơn.

Zoho Mail cung cấp quản trị tên miền, bí danh, nhóm, chính sách email, SPF, DKIM, DMARC, công cụ di chuyển dữ liệu, tính năng kiểm tra và các tùy chọn bảo mật. Mail Premium bổ sung những chức năng như lưu trữ theo chính sách, eDiscovery, sao lưu, gắn thương hiệu riêng và S/MIME.

Cả hai đều đáp ứng được nhu cầu sử dụng nghiêm túc trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp lớn và đội ngũ CNTT tập trung vào Microsoft thường sẽ ưu tiên Outlook. Zoho có thể dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí hơn với các tổ chức không cần toàn bộ sự phức tạp của Microsoft 365.

Dung lượng lưu trữ và giá cả

Tài khoản Outlook miễn phí có 15 GB dung lượng hộp thư, nhưng email doanh nghiệp theo tên miền riêng yêu cầu gói Microsoft trả phí. Chi phí đăng ký Microsoft 365 khác nhau đáng kể tùy việc gói có bao gồm ứng dụng Office trên máy tính, Teams, Copilot và các tính năng bảo mật nâng cao hay không.

Zoho Mail Lite cung cấp 5 GB hoặc 10 GB dung lượng email cho mỗi người dùng, trong khi Mail Premium cung cấp 50 GB dung lượng hộp thư cùng dung lượng lưu trữ theo chính sách. Giá thay đổi theo khu vực, nhưng nhìn chung Zoho định giá các gói chỉ có email thấp hơn các bộ ứng dụng năng suất toàn diện.

Điểm khác biệt quan trọng nhất không chỉ nằm ở giá hằng tháng:

• Giá Outlook bao gồm quyền truy cập vào nền tảng Microsoft rộng lớn hơn.
• Zoho cho phép doanh nghiệp chủ yếu trả phí cho email hoặc bổ sung bộ Zoho Workplace khi cần.

Nên chọn dịch vụ email doanh nghiệp nào?

Chọn Microsoft Outlook nếu công ty của bạn:

• Sử dụng Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams hoặc SharePoint.
• Cần lịch dùng chung nâng cao và quản lý phòng họp.
• Dựa vào Exchange hoặc hạ tầng danh tính Microsoft.
• Làm việc với nhiều tổ chức bên ngoài sử dụng Microsoft 365.
• Muốn Copilot kết nối với tài liệu và cuộc họp của công ty.
• Cần các tùy chọn quản trị và tuân thủ cấp doanh nghiệp đã được hoàn thiện.

Chọn Zoho Mail nếu công ty của bạn:

• Chủ yếu cần email theo tên miền riêng với chi phí phải chăng.
• Đã sử dụng Zoho CRM, Books, Desk hoặc Projects.
• Muốn dùng gói chỉ có email thay vì một bộ công cụ năng suất quy mô lớn.
• Cần tối đa năm người dùng email theo tên miền riêng miễn phí tại khu vực được hỗ trợ.
• Đánh giá cao Streams và khả năng cộng tác ngay trong email.
• Muốn có các gói linh hoạt cho nhóm nhỏ hoặc vừa.

Sử dụng Outlook và Zoho Mail cùng nhau với WebCatalog

Các công ty dịch vụ, tập đoàn sở hữu nhiều công ty con và doanh nghiệp có nhiều thương hiệu thường sử dụng cả hai dịch vụ. Một công ty có thể hoạt động trên Microsoft 365, trong khi khách hàng, công ty con hoặc thương hiệu thứ hai sử dụng Zoho.

Với WebCatalog Desktop, Microsoft Outlook và Zoho Mail có thể chạy dưới dạng các ứng dụng máy tính riêng biệt. Hồ sơ giữ thông tin đăng nhập của từng công ty trong một phiên riêng, giúp giảm nguy cơ gửi email từ nhầm tài khoản.

Bạn có thể tạo Không gian như sau:

Không gian công ty nội bộ

• Outlook
• Teams
• OneDrive
• SharePoint

Không gian khách hàng hoặc thương hiệu

• Zoho Mail
• Zoho CRM
• Zoho Projects
• Zoho Books

Mỗi Không gian mở trong một môi trường làm việc riêng, giúp bạn dễ dàng tách biệt các tổ chức, tài khoản và công cụ.

Kết luận

Outlook là lựa chọn toàn diện hơn cho các công ty đầu tư sâu vào Microsoft 365. Sự kết hợp giữa email, lịch, ứng dụng Office, Teams, danh tính và quản trị doanh nghiệp của Outlook rất khó có đối thủ.

Zoho Mail là lựa chọn có giá trị tốt hơn đối với các tổ chức chủ yếu cần email an toàn theo tên miền riêng, đặc biệt khi họ đã sử dụng các sản phẩm Zoho khác.

Chọn Outlook để cộng tác trên quy mô lớn trong hệ sinh thái Microsoft. Chọn Zoho Mail để có dịch vụ email doanh nghiệp tập trung, tiết kiệm chi phí. Dùng WebCatalog khi công việc của bạn trải rộng trên cả hai hệ sinh thái.