Cách bạn quản lý nhiều tài khoản Zoho Mail phụ thuộc vào mục đích sử dụng của chúng. Nếu tất cả địa chỉ đều thuộc cùng một tổ chức, bí danh hoặc địa chỉ nhóm có thể thay thế tài khoản thứ hai. Nếu bạn thực sự có các tài khoản riêng biệt, ứng dụng Android của Zoho và ứng dụng máy tính Trident dành cho Windows có thể thêm nhiều tài khoản. Trên trình duyệt web, trung tâm trợ giúp của Zoho không hướng dẫn cách đăng nhập đồng thời hai tài khoản Zoho song song, vì vậy bạn sẽ cần một hồ sơ trình duyệt riêng hoặc WebCatalog Desktop nếu muốn mỗi tài khoản có cửa sổ riêng bên cạnh các ứng dụng bạn dùng cùng tài khoản đó.
Kiểm tra xem bạn có cần tài khoản thứ hai không
Nhiều người có “nhiều tài khoản Zoho Mail” thực ra chỉ có một công việc và nhiều địa chỉ: địa chỉ cá nhân cùng với sales@ hoặc support@ của cùng công ty. Zoho Mail cho phép một hộp thư có nhiều bí danh email và địa chỉ nhóm, và bạn có thể chọn địa chỉ gửi khi soạn thư. Quản trị viên thiết lập những địa chỉ này cho người dùng trong tổ chức thông qua Zoho Mail Admin Console. Một lần đăng nhập, một hộp thư đến, không cần chuyển đổi.
Trang này cũng giải thích rằng bạn có thể thêm các tài khoản bên ngoài vào Zoho Mail dưới dạng tài khoản POP và gửi thư từ chúng ngay trong hộp thư Zoho, rất hữu ích nếu địa chỉ thứ hai dùng dịch vụ của nhà cung cấp khác.
Tài khoản Zoho riêng là lựa chọn phù hợp khi các địa chỉ thuộc về những tổ chức khác nhau, những người khác nhau hoặc có yêu cầu bảo mật khác nhau, chẳng hạn hộp thư của công ty bạn và hộp thư của khách hàng tạo riêng cho bạn.
Thêm tài khoản trong các ứng dụng của Zoho
Zoho hỗ trợ nhiều tài khoản trong một số ứng dụng:
- Android: Trong ứng dụng Zoho Mail, nhấn biểu tượng menu ở góc trên bên trái, nhấn biểu tượng Settings, sau đó chọn + Add Account rồi đăng nhập. Hướng dẫn Android của Zoho có thông tin chi tiết.
- Windows: Trong Trident, ứng dụng máy tính của Zoho dành cho Mail và Calendar, mở menu chính, chọn Settings → Accounts → Add Account rồi đăng nhập. Tài khoản đầu tiên sẽ trở thành tài khoản chính, các tài khoản còn lại được thêm làm tài khoản phụ. Trident chỉ dành cho người dùng trả phí Zoho Mail, Zoho Workplace và Zoho One.
- Bất kỳ ứng dụng email nào: Apple Mail, Outlook và Thunderbird có thể quản lý nhiều tài khoản Zoho qua IMAP. Bật quyền truy cập IMAP cho từng tài khoản trong Zoho Mail, tại Settings → Mail Accounts. Tính năng này không khả dụng với các tài khoản mới tạo trong gói miễn phí của Zoho; nếu bật xác thực hai yếu tố, bạn có thể cần mật khẩu dành riêng cho ứng dụng.
Ứng dụng email rất phù hợp để đọc và gửi thư, nhưng bạn sẽ không còn dùng được phần còn lại của giao diện web Zoho Mail, chẳng hạn như khả năng tích hợp với các ứng dụng Zoho khác.
Dùng hồ sơ trình duyệt riêng trên web
Nếu thỉnh thoảng bạn mới kiểm tra tài khoản thứ hai, hãy tạo hồ sơ thứ hai trong Chrome, Edge hoặc Firefox, mở Zoho Mail ở hồ sơ đó rồi đăng nhập bằng tài khoản còn lại. Mỗi hồ sơ có cookie riêng, vì vậy cả hai tài khoản đều duy trì trạng thái đăng nhập. Đây là lựa chọn ổn nếu chỉ dùng đôi khi; nếu có nhiều tài khoản, bạn sẽ phải xoay xở với các cửa sổ trình duyệt trông giống hệt nhau.
Giữ mỗi tài khoản Zoho trong một cửa sổ riêng với WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop (macOS, Windows và Linux) biến phiên bản web của Zoho Mail thành ứng dụng máy tính với cửa sổ và biểu tượng Dock hoặc thanh tác vụ riêng. Hồ sơ giữ cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web tách biệt, để mỗi tài khoản Zoho luôn đăng nhập cùng lúc.
- Mở WebCatalog Desktop và vào Profiles.
- Chọn Add profile và đặt tên hồ sơ theo tài khoản, chẳng hạn “Northwind” hoặc “Khách hàng: Acme”.
- Mở Zoho Mail bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản Zoho tương ứng.
- Lặp lại với từng tài khoản Zoho bạn sử dụng.
Một hồ sơ không bị giới hạn ở một ứng dụng. Nếu công việc tại Northwind cũng diễn ra trên Zoho CRM và Zoho Cliq, hãy mở các ứng dụng này bằng cùng hồ sơ Northwind để chúng dùng chung thông tin đăng nhập của tài khoản đó. Hướng dẫn tạo và quản lý hồ sơ giải thích cách đổi tên và xóa hồ sơ.
Để giữ các công cụ của từng khách hàng cùng một chỗ, hãy sắp xếp chúng trong spaces: một space Northwind chứa Zoho Mail, CRM và Cliq, cùng một space Acme chứa các ứng dụng của khách hàng đó. Spaces dùng để sắp xếp; hồ sơ mới là thứ giúp tách biệt thông tin đăng nhập.
WebCatalog Desktop không gộp các tài khoản vào một hộp thư đến. Mỗi tài khoản vẫn nằm trong cửa sổ riêng — đúng như mục đích khi bạn muốn biết chính xác mình đang gửi thư với tư cách tổ chức nào.
Câu hỏi thường gặp
Điều gì xảy ra với thư của tôi nếu tôi xóa một hồ sơ?
Không có gì xảy ra ở phía Zoho. Xóa hồ sơ chỉ loại bỏ dữ liệu cục bộ và các phiên đăng nhập của hồ sơ đó khỏi máy tính; tài khoản Zoho và thư trong đó vẫn nguyên vẹn, và bạn có thể đăng nhập lại sau.
Kết luận
Hãy dùng bí danh cho các địa chỉ bổ sung trong cùng một tổ chức, dùng ứng dụng riêng của Zoho khi phù hợp, và dùng các hồ sơ riêng khi cần duy trì đăng nhập đồng thời vào nhiều tài khoản Zoho. Tải WebCatalog Desktop để mỗi tài khoản có cửa sổ riêng.
