Các cuộc trò chuyện trên Zoho Cliq có thể vượt ra ngoài phạm vi một công ty. Bạn có thể làm việc trong tổ chức của công ty mình, cộng tác với một nhà cung cấp và sử dụng một tài khoản riêng do khách hàng cấp cho một nhiệm vụ khác. Mỗi mối quan hệ có thể yêu cầu một hình thức truy cập khác nhau.
Bước đầu tiên để quản lý nhiều tài khoản Zoho Cliq là lập sơ đồ các mối quan hệ đó. Các thông tin đăng nhập riêng cần có các phiên riêng. Kênh bên ngoài, lời mời dành cho khách hoặc Network có thể cho phép bạn cộng tác thông qua tài khoản đang sử dụng. Việc tạo thêm một hồ sơ trên máy tính không quyết định hình thức nào được tổ chức của bạn cho phép.
Khi đã xác định rõ mô hình truy cập, bạn có thể chọn các tính năng quản lý tài khoản tích hợp của Cliq hoặc sắp xếp những tài khoản đó cùng các ứng dụng làm việc liên quan trong WebCatalog.
Tách biệt vấn đề đăng nhập với vấn đề tổ chức
“Nhiều tổ chức” có thể mô tả nhiều tình huống khác nhau. Một nhân viên có thêm thông tin đăng nhập do công ty khác cấp sẽ gặp vấn đề khác với một đối tác được mời tham gia cuộc trò chuyện chung.
Tài liệu của Zoho về Cliq khi sử dụng cùng CRM Plus nêu rõ sự khác biệt này: người dùng thuộc về một tổ chức chính và có thể tham gia các tổ chức khác với tư cách người dùng bên ngoài. Tài liệu hướng dẫn cách chuyển đổi giữa những ngữ cảnh đó, với quyền truy cập khác với tư cách thành viên nội bộ.
Gần đây hơn, các tính năng quản lý người dùng khách của Cliq đã bổ sung quyền truy cập vào các kênh và liên hệ được chỉ định trong một tổ chức khác. Khả năng tham gia phụ thuộc vào lời mời và các chính sách liên quan của tổ chức.
Điều đó có nghĩa là cùng một địa chỉ email xuất hiện trong công việc của nhiều công ty không nhất thiết tương ứng với hai tài khoản Cliq độc lập. Hãy xác định xem bạn đang sử dụng thông tin đăng nhập riêng, tư cách thành viên bên ngoài hay một lời mời cộng tác cụ thể. Không nên mặc định rằng các quy tắc về nhiều tổ chức trong những sản phẩm Zoho khác sẽ được áp dụng nguyên trạng cho Cliq.
Lập sơ đồ quyền truy cập trước khi thêm tài khoản trên máy tính
Tạo một bản ghi ngắn về công việc bạn cần thực hiện. Với mỗi nơi cần truy cập, hãy xác định thông tin đăng nhập, loại quyền truy cập, quản trị viên phụ trách và tài liệu hỗ trợ.
| Mối quan hệ công việc | Quyền truy cập cần xác nhận | Cách bố trí đề xuất trên máy tính |
|---|---|---|
| Nhân viên tại công ty chính của bạn | Tài khoản nội bộ và các kênh được chỉ định | Một hồ sơ công ty và không gian làm việc |
| Khách hàng cấp cho bạn thông tin đăng nhập riêng được ủy quyền | Tổ chức và quyền truy cập kênh của tài khoản đó | Một hồ sơ riêng mang tên khách hàng |
| Nhà cung cấp đã sử dụng Cliq | Kênh bên ngoài hoặc hình thức cộng tác khác được cho phép | Tài khoản hiện có của bạn đặt cạnh các công cụ dự án của nhà cung cấp |
| Nhà thầu tham gia một nhiệm vụ có phạm vi giới hạn | Quyền truy cập dành cho khách vào những cuộc trò chuyện cần thiết, nếu được hỗ trợ | Ngữ cảnh khách được cấp quyền và bản mô tả dự án |
| Cộng đồng đối tác lâu dài | Tư cách thành viên trong một Cliq Network | Network liên quan đặt cạnh các tài nguyên dành cho đối tác |
Hãy coi sơ đồ này là bản mô tả quyền truy cập thực tế. Một không gian có tên “Khách hàng North” chỉ hữu ích nếu tài khoản bên trong có thể truy cập các cuộc trò chuyện mong muốn.
Ví dụ, hãy ghi “tài khoản công ty, kênh bên ngoài với nhà cung cấp, người phụ trách mua sắm” thay vì “tài khoản nhà cung cấp” khi không có thông tin đăng nhập riêng cho nhà cung cấp. Nhãn rõ ràng giúp bạn tránh tạo hồ sơ trùng lặp để giải quyết một vấn đề vốn thuộc về cấu hình quyền truy cập.
Hiểu các tùy chọn tích hợp sẵn có
Ứng dụng Cliq trên máy tính hỗ trợ đăng nhập nhiều tài khoản
Ứng dụng Zoho Cliq chính thức trên máy tính đã hỗ trợ nhiều tài khoản. Theo tài liệu của Zoho, bạn có thể dùng Accounts → Add account để thêm thông tin đăng nhập, với tối đa mười tài khoản. Khi chọn một tài khoản từ menu Accounts, một cửa sổ Cliq mới sẽ mở cho tài khoản đó.
Nếu phần lớn công việc của bạn diễn ra trong Cliq, đây là một lựa chọn trực tiếp. Bạn có thể sử dụng menu tài khoản của ứng dụng để truy cập các tài khoản công ty riêng mà mình đã có. WebCatalog sẽ hữu ích hơn khi mỗi tài khoản là một phần của quy trình làm việc rộng hơn, bao gồm hồ sơ dự án, tài liệu, lịch và các ứng dụng web khác.
Kênh bên ngoài kết nối các tổ chức qua một cuộc trò chuyện
Một kênh bên ngoài cho phép những người thuộc các tổ chức khác nhau cộng tác với nhau. Các chính sách bắt buộc và lời mời sẽ quyết định quyền truy cập. Zoho cũng hỗ trợ cộng tác qua kênh bên ngoài giữa một số trung tâm dữ liệu nhất định, trong khi nhắn tin trực tiếp giữa các trung tâm dữ liệu có những giới hạn khác.
Khả năng tạo kênh bên ngoài phụ thuộc vào gói dịch vụ: gói Free không thể tạo loại kênh này, còn ai có thể tạo trên các gói trả phí thì phụ thuộc vào phiên bản và quyền do quản trị viên thiết lập. Hãy kiểm tra cấu hình của tổ chức chủ trì trước khi chọn hình thức này cho mối quan hệ với nhà cung cấp.
Quyền truy cập dành cho khách và Networks phục vụ các mối quan hệ khác nhau
Tính năng khách được cập nhật của Zoho cho phép cộng tác viên được mời tham gia các kênh hiện có. Tính năng này có thể phù hợp với nhà thầu hỗ trợ một chiến dịch cụ thể. Một Cliq Network cung cấp môi trường chuyên biệt cho hoạt động cộng tác bên ngoài có phạm vi rộng hơn, chẳng hạn như một cộng đồng đối tác lâu dài.
Hãy kiểm tra tài liệu hiện hành về người dùng khách trước khi đề xuất quy trình mới hơn này: hiện Zoho cho biết Guest Users 2.0 không được hỗ trợ trong Zoho One, và tính năng này không hỗ trợ tin nhắn trực tiếp giữa các trung tâm dữ liệu. Hình thức khả dụng cần được xác định dựa trên phiên bản và cấu hình thực tế của tổ chức.
Những lựa chọn tích hợp này có thể giúp bạn không cần thêm tài khoản. Hãy sử dụng thông tin đăng nhập riêng khi công việc thực sự yêu cầu, và dùng tính năng cộng tác phù hợp khi mối quan hệ là sự tham gia từ bên ngoài.
Sắp xếp cấu hình đã được phê duyệt trong WebCatalog
Khi sơ đồ quyền truy cập đã sẵn sàng, hãy cấu hình môi trường làm việc trên máy tính theo sơ đồ đó. WebCatalog Desktop cho phép bạn mở Cliq trong một cửa sổ chuyên dụng và sắp xếp nó cùng các ứng dụng web khác.
Với hai thông tin đăng nhập riêng biệt, hãy làm theo hướng dẫn thiết lập hồ sơ của WebCatalog:
- Mở Profiles và chọn Add profile.
- Đặt tên hồ sơ đầu tiên theo tài khoản sẽ sử dụng trong đó, chẳng hạn “Vận hành công ty”.
- Mở Cliq bằng hồ sơ đó và đăng nhập theo quy trình thông thường của tổ chức.
- Tạo hồ sơ thứ hai, chẳng hạn “Khách hàng North”, rồi đăng nhập vào tài khoản riêng do khách hàng cấp trong hồ sơ đó.
- Xác nhận tài khoản và tổ chức trong cả hai phiên trước khi thêm các nơi truy cập khác.
Hồ sơ giữ cookie, phiên và dữ liệu duyệt web tách biệt. Hồ sơ không cung cấp lời mời, cấp giấy phép hay thay đổi quyền truy cập được cấp bên trong Cliq.
Tiếp theo, tạo một không gian cho mỗi ngữ cảnh làm việc. Không gian công ty có thể bao gồm Cliq, công cụ theo dõi vận hành và sổ tay nội bộ. Không gian khách hàng có thể chứa phiên Cliq của khách hàng, kế hoạch dự án và tài liệu rà soát.
Mỗi không gian mở trong cửa sổ riêng. Việc sử dụng cùng một hồ sơ WebCatalog trong nhiều không gian sẽ sử dụng lại cùng thông tin đăng nhập; tên không gian khác không tạo ra danh tính tài khoản khác. Cách sử dụng lại này phù hợp khi một tài khoản tham gia hợp lệ vào nhiều cuộc trò chuyện dự án.
Chọn một gói WebCatalog phù hợp với số lượng ứng dụng, hồ sơ và không gian bạn cần. Hãy đếm riêng số thông tin đăng nhập khác nhau với số dự án: năm dự án sử dụng một tài khoản không đồng nghĩa với việc cần năm hồ sơ.
Ví dụ: người quản lý triển khai làm việc với ba mối quan hệ
Hãy hình dung một người quản lý triển khai đang điều phối việc ra mắt sản phẩm nội bộ, triển khai cho khách hàng và bàn giao từ nhà cung cấp. Các dự án có chung một người phụ trách, nhưng không dùng chung mọi tài khoản hay tài liệu.
Ra mắt nội bộ: đặt cuộc trò chuyện của nhóm cạnh kế hoạch
Sử dụng tài khoản công ty cho việc ra mắt nội bộ. Đặt phiên Cliq đó cạnh danh sách kiểm tra phát hành và nhật ký quyết định trong không gian “Ra mắt sản phẩm”.
Khi một thành viên trong nhóm hỏi liệu một cột mốc đã sẵn sàng hay chưa, kế hoạch có sẵn ngay trong cùng ngữ cảnh làm việc. Ghi lại quyết định ở nơi nhóm dự án mong đợi, sau đó trả lời trong kênh phù hợp. Lợi ích là bạn có thể chuyển từ thảo luận sang hồ sơ làm cơ sở cho thảo luận đó dễ dàng hơn.
Việc này không đòi hỏi tài khoản Cliq mới chỉ vì hoạt động ra mắt có không gian riêng. Tài khoản công ty cũng có thể được sử dụng lại trong không gian vận hành nếu cả hai ngữ cảnh đều thuộc cùng một danh tính.
Triển khai cho khách hàng: giữ riêng tài khoản do khách hàng cấp
Giả sử khách hàng cung cấp một tài khoản cho tổ chức của họ. Gán thông tin đăng nhập đó cho hồ sơ Khách hàng North và sử dụng cùng các công cụ dự án của khách hàng.
Trước buổi rà soát đầu tiên, hãy xác nhận quyền truy cập vào kênh triển khai và tài liệu sẽ được thảo luận. Nếu cuộc trò chuyện mở được nhưng tệp dự án thì không, hãy xác định dịch vụ lưu trữ tệp yêu cầu tài khoản nào. Một phiên Cliq hoạt động không chứng minh rằng mọi ứng dụng hỗ trợ đều sử dụng cùng thông tin đăng nhập.
Sử dụng không gian khách hàng như một lời nhắc về nhiệm vụ đang thực hiện. Khi chia sẻ tệp, hãy kiểm tra đối tượng dự kiến được xem và cuộc trò chuyện đích. Mục đích là giúp quy trình rà soát thông thường dễ thực hiện, với các tài liệu liên quan đã có sẵn.
Bàn giao từ nhà cung cấp: sử dụng lại danh tính công ty khi phù hợp
Đối với nhà cung cấp, một kênh bên ngoài đã được phê duyệt có thể là đủ. Giữ nguyên tài khoản công ty và thêm tài liệu bàn giao của nhà cung cấp vào một không gian dự án riêng.
Sơ đồ quyền truy cập cần cho thấy cuộc trò chuyện này vẫn sử dụng tài khoản Vận hành công ty. Sự phân biệt đó rất quan trọng khi bạn quay lại sau một lần gián đoạn: bạn là nhân viên đang cộng tác với bên ngoài, chứ không phải người đăng nhập vào tổ chức nội bộ của nhà cung cấp.
Nếu nhà cung cấp không thể tham gia, hãy nhờ các quản trị viên phụ trách kiểm tra lời mời và chính sách cộng tác. Việc tạo một hồ sơ WebCatalog mới sẽ không thay đổi quyền phía máy chủ đang kiểm soát khả năng tham gia.
Duy trì tính hữu ích của sơ đồ quyền truy cập khi công việc thay đổi
Cập nhật sơ đồ khi một nhiệm vụ với khách hàng bắt đầu, một nhà thầu hoàn thành công việc hoặc trách nhiệm được chuyển cho đồng nghiệp khác. Những câu hỏi hữu ích rất cụ thể: đang dùng thông tin đăng nhập nào, những cuộc trò chuyện nào vẫn cần thiết và ai có thể thay đổi quyền truy cập đó?
Khi một người rời đi, quản trị viên có thể cần thu hồi quyền truy cập tổ chức hoặc quyền dành cho khách. Xóa lối tắt trên máy tính là một việc dọn dẹp riêng biệt. Hãy hoàn tất thay đổi ở cấp dịch vụ thông qua tổ chức quản lý tư cách thành viên, sau đó dọn dẹp không gian làm việc cho phù hợp.
Đồng thời, hãy rà soát các ứng dụng liên quan đến cuộc trò chuyện. Một dự án có thể đã kết thúc nhưng bản mô tả cũ, lịch hoặc tài khoản tài liệu vẫn xuất hiện hằng ngày. Loại bỏ những nơi truy cập không còn phục vụ công việc đang diễn ra để không gian tiếp tục phản ánh đúng mục đích của nó.
Nếu thông báo gây mất tập trung, hãy xác định cuộc trò chuyện nào cần phản hồi trong từng khoảng thời gian làm việc. Sử dụng các tính năng kiểm soát thông báo có sẵn trong môi trường Cliq tương ứng và kiểm tra kết quả trước khi dựa vào chúng. Việc giữ cho nhiều tài khoản có thể truy cập không có nghĩa là mọi tài khoản đều phải nhận được mức độ chú ý như nhau suốt cả ngày.
Dành một vị trí rõ ràng trên máy tính cho tổ chức tiếp theo
Bắt đầu với một tài khoản công ty và một mối quan hệ bên ngoài. Xác định xem mối quan hệ đó cần tài khoản riêng, lời mời dành cho khách, kênh bên ngoài hay Network. Ghi lại câu trả lời trước khi cấu hình môi trường trên máy tính.
Sau đó, thêm Zoho Cliq vào WebCatalog, tạo hồ sơ cho các thông tin đăng nhập riêng biệt và tập hợp các không gian theo công việc phát sinh từ mỗi mối quan hệ. Cấu trúc tài khoản của bạn sẽ luôn phù hợp với quyền truy cập do các tổ chức cung cấp, đồng thời các cuộc trò chuyện và công cụ cũng dễ được tìm thấy cùng nhau hơn.
