Các cuộc trò chuyện trên Zoho Cliq có thể vượt qua ranh giới công ty. Bạn có thể làm việc trong tổ chức của nhà tuyển dụng, cộng tác với nhà cung cấp và sử dụng một tài khoản riêng do khách hàng cấp cho một nhiệm vụ khác. Mỗi mối quan hệ có thể yêu cầu một kiểu quyền truy cập khác nhau.
Bước đầu tiên để quản lý nhiều tài khoản Zoho Cliq là lập sơ đồ các mối quan hệ đó. Các thông tin đăng nhập riêng biệt cần có các phiên đăng nhập riêng biệt. Một kênh bên ngoài, lời mời dành cho khách hoặc Network có thể cho phép bạn cộng tác bằng tài khoản hiện đang sử dụng. Tạo một hồ sơ máy tính để bàn khác không quyết định tổ chức của bạn cho phép hình thức nào.
Sau khi xác định rõ mô hình truy cập, ứng dụng máy tính để bàn của Cliq có thể lưu tối đa mười thông tin đăng nhập riêng biệt, mỗi tài khoản mở trong một cửa sổ riêng. Nếu muốn nhóm từng tài khoản với các ứng dụng web khác mà mối quan hệ đó sử dụng, WebCatalog Desktop có thể lưu các tài khoản trong những hồ sơ riêng biệt.
Phân biệt vấn đề đăng nhập với vấn đề tổ chức
“Có nhiều tổ chức” có thể mô tả một số tình huống khác nhau. Một nhân viên có thêm thông tin đăng nhập do công ty khác cấp sẽ gặp vấn đề khác với một đối tác được mời tham gia cuộc trò chuyện chung.
Tài liệu của Zoho về Cliq với CRM Plus nêu rõ sự phân biệt này: người dùng thuộc về một tổ chức chính và có thể tham gia các tổ chức khác với tư cách người dùng bên ngoài. Tài liệu hướng dẫn cách chuyển đổi giữa những ngữ cảnh này, với quyền truy cập khác với tư cách thành viên nội bộ.
Gần đây hơn, các tùy chọn kiểm soát người dùng khách của Cliq đã bổ sung quyền truy cập vào các kênh và danh bạ được liên kết trong một tổ chức khác. Việc tham gia phụ thuộc vào lời mời và các chính sách liên quan của tổ chức.
Điều đó có nghĩa là cùng một địa chỉ email xuất hiện trong công việc của nhiều công ty không nhất thiết đồng nghĩa với việc có hai tài khoản Cliq độc lập. Hãy xác định xem bạn đang dùng một thông tin đăng nhập riêng, tư cách thành viên bên ngoài hay một lời mời cộng tác cụ thể. Không nên mặc định rằng các quy tắc dành cho nhiều tổ chức trong những sản phẩm Zoho khác cũng áp dụng nguyên vẹn cho Cliq.
Lập sơ đồ quyền truy cập trước khi thêm tài khoản trên máy tính để bàn
Tạo một bản ghi ngắn về công việc bạn cần thực hiện. Với mỗi nơi cần truy cập, hãy xác định thông tin đăng nhập, loại quyền truy cập, quản trị viên phụ trách và tài liệu hỗ trợ.
| Mối quan hệ công việc | Quyền truy cập cần xác nhận | Cách bố trí trên máy tính để bàn gợi ý |
|---|---|---|
| Nhân viên trong công ty chính của bạn | Tài khoản nội bộ và các kênh được chỉ định | Một hồ sơ công ty và không gian làm việc |
| Khách hàng cấp cho bạn một thông tin đăng nhập riêng được ủy quyền | Tổ chức của tài khoản đó và quyền truy cập kênh | Một hồ sơ riêng đặt tên theo khách hàng |
| Nhà cung cấp đã sử dụng Cliq | Kênh bên ngoài hoặc hình thức cộng tác được phép khác | Tài khoản hiện có của bạn, đặt cạnh các công cụ dự án của nhà cung cấp |
| Nhà thầu tham gia một nhiệm vụ có giới hạn | Quyền truy cập khách vào các cuộc trò chuyện cần thiết, nếu được hỗ trợ | Ngữ cảnh khách được ủy quyền và bản tóm tắt dự án |
| Cộng đồng đối tác lâu dài | Tư cách thành viên trong Cliq Network | Network liên quan, đặt cạnh các tài nguyên của đối tác |
Hãy xem sơ đồ là mô tả quyền truy cập thực tế. Một không gian có tên “Client North” chỉ hữu ích nếu tài khoản bên trong có thể truy cập những cuộc trò chuyện cần thiết.
Ví dụ, hãy ghi “đăng nhập công ty, kênh bên ngoài của nhà cung cấp, người phụ trách mua sắm” thay vì “tài khoản nhà cung cấp” nếu bạn không có thông tin đăng nhập riêng của nhà cung cấp. Nhãn rõ ràng giúp tránh tạo hồ sơ trùng lặp để giải quyết một vấn đề thuộc về cấu hình quyền truy cập.
Tìm hiểu các tùy chọn có sẵn trong ứng dụng
Ứng dụng Cliq trên máy tính để bàn hỗ trợ nhiều tài khoản đăng nhập
Ứng dụng Zoho Cliq dành cho máy tính để bàn vốn đã hỗ trợ nhiều tài khoản. Zoho hướng dẫn chọn Accounts → Add account để thêm thông tin đăng nhập, với tối đa mười tài khoản. Khi chọn một tài khoản từ menu Accounts, một cửa sổ Cliq mới sẽ mở cho tài khoản đó.
Nếu phần lớn công việc của bạn diễn ra trong Cliq, đây là lựa chọn trực tiếp. Bạn có thể dùng menu tài khoản của ứng dụng để truy cập các thông tin đăng nhập công ty riêng biệt mà mình đã có. WebCatalog Desktop hữu ích hơn khi mỗi tài khoản là một phần trong quy trình làm việc rộng hơn, bao gồm hồ sơ dự án, tài liệu, lịch và các ứng dụng web khác.
Kênh bên ngoài kết nối các tổ chức xoay quanh một cuộc trò chuyện
Kênh bên ngoài cho phép mọi người từ các tổ chức khác nhau cùng cộng tác. Các chính sách cần thiết và lời mời sẽ quyết định quyền truy cập. Zoho cũng hỗ trợ cộng tác qua kênh bên ngoài giữa các trung tâm dữ liệu được chỉ định, trong khi tin nhắn trực tiếp giữa các trung tâm dữ liệu có những hạn chế khác.
Việc tạo kênh bên ngoài phụ thuộc vào gói dịch vụ: gói Free không thể tạo kênh này; trên các gói trả phí, người được phép tạo kênh sẽ tùy thuộc vào phiên bản và quyền của quản trị viên. Hãy kiểm tra cấu hình của tổ chức chủ quản trước khi chọn phương án này cho mối quan hệ với nhà cung cấp.
Quyền truy cập khách và Network phục vụ những mối quan hệ khác nhau
Tính năng khách được cập nhật của Zoho cho phép cộng tác viên được mời tham gia các kênh hiện có. Tính năng này có thể phù hợp với một nhà thầu hỗ trợ một chiến dịch cụ thể. Cliq Network cung cấp một môi trường riêng cho hoạt động cộng tác bên ngoài rộng hơn, chẳng hạn như cộng đồng đối tác lâu dài.
Trước khi đề xuất quy trình mới hơn này, hãy kiểm tra tài liệu hiện hành về khách: Zoho hiện cho biết Guest Users 2.0 không được hỗ trợ trong Zoho One và không hỗ trợ tin nhắn trực tiếp giữa các trung tâm dữ liệu. Phương án khả dụng cần dựa trên phiên bản và cấu hình thực tế của tổ chức.
Những lựa chọn có sẵn trong ứng dụng này có thể giúp bạn không cần thêm tài khoản. Hãy dùng thông tin đăng nhập riêng khi công việc thực sự đòi hỏi, còn khi mối quan hệ là sự tham gia từ bên ngoài, hãy dùng tính năng cộng tác phù hợp.
Sắp xếp cấu hình đã được phê duyệt trong WebCatalog Desktop
Khi đã có sơ đồ quyền truy cập, hãy cấu hình môi trường máy tính để bàn theo sơ đồ đó. WebCatalog Desktop cho phép bạn mở Cliq trong một cửa sổ riêng và sắp xếp ứng dụng này cùng các ứng dụng web khác.
Đối với hai thông tin đăng nhập riêng biệt, hãy làm theo hướng dẫn thiết lập hồ sơ:
- Mở WebCatalog Desktop, vào Profiles và chọn Add profile.
- Đặt tên hồ sơ đầu tiên theo tài khoản sẽ sử dụng, chẳng hạn “Company Operations”.
- Mở Cliq bằng hồ sơ đó và đăng nhập theo quy trình thông thường của tổ chức.
- Tạo hồ sơ thứ hai, chẳng hạn “Client North”, rồi đăng nhập tài khoản riêng do khách hàng cấp trong hồ sơ đó.
- Xác nhận tài khoản và tổ chức trong cả hai phiên đăng nhập trước khi thêm các điểm đến khác.
Các hồ sơ giữ riêng cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web. Chúng không cung cấp lời mời, cấp giấy phép hay thay đổi quyền truy cập được cấp bên trong Cliq.
Tiếp theo, hãy tạo một không gian cho mỗi ngữ cảnh công việc. Không gian công ty có thể bao gồm Cliq, công cụ theo dõi hoạt động và sổ tay nội bộ. Không gian khách hàng có thể chứa phiên Cliq của khách hàng, kế hoạch dự án và tài liệu đánh giá.
Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Dùng lại cùng một hồ sơ trong nhiều không gian đồng nghĩa với việc dùng lại cùng một thông tin đăng nhập; tên không gian khác nhau không tạo ra danh tính tài khoản khác. Việc dùng lại này phù hợp khi một tài khoản thực sự được phép tham gia nhiều cuộc trò chuyện dự án.
Cập nhật sơ đồ quyền truy cập khi công việc thay đổi
Cập nhật sơ đồ khi bắt đầu nhiệm vụ cho khách hàng, khi nhà thầu hoàn tất công việc hoặc khi trách nhiệm được chuyển cho đồng nghiệp khác. Việc xóa quyền truy cập của ai đó ở cấp tổ chức hoặc quyền khách phải được thực hiện trong Cliq, thông qua tổ chức quản lý tư cách thành viên đó; xóa hồ sơ chỉ xóa phiên cục bộ.
Khi dự án kết thúc, hãy xóa các ứng dụng và không gian liên quan khỏi máy tính để bàn để những gì bạn thấy phản ánh đúng công việc vẫn đang diễn ra.
Bố trí rõ ràng tổ chức tiếp theo trên máy tính để bàn
Bắt đầu với một thông tin đăng nhập công ty và một mối quan hệ bên ngoài. Xác định mối quan hệ đó cần tài khoản riêng, lời mời khách, kênh bên ngoài hay Network. Ghi lại câu trả lời trước khi cấu hình máy tính để bàn.
Sau đó, tải WebCatalog Desktop, tạo hồ sơ cho các thông tin đăng nhập riêng biệt và sắp xếp không gian theo công việc phát sinh từ từng mối quan hệ. Cấu trúc tài khoản của bạn sẽ phù hợp với quyền truy cập mà các tổ chức cấp, đồng thời giúp bạn dễ tìm các cuộc trò chuyện và công cụ ở cùng một nơi hơn.
