Một nhà cung cấp gửi báo giá cập nhật qua Zalo. Một khách hàng hỏi liệu ngày giao hàng đã được xác nhận chưa. Nhóm gia đình bạn đang bàn kế hoạch cuối tuần. Khi những cuộc trò chuyện này nằm ở các tài khoản khác nhau, tìm đúng cuộc trò chuyện mới chỉ là một phần công việc. Bạn còn cần đúng tài liệu, quyết định mới nhất và bước tiếp theo rõ ràng.
Để quản lý nhiều tài khoản Zalo trên máy tính, hãy dành cho mỗi tài khoản hiện có một hồ sơ đăng nhập riêng và một nơi làm việc dễ nhận biết. WebCatalog có thể giữ các phiên đăng nhập đó tách biệt, đồng thời đặt tài khoản công việc cùng với tài liệu, lịch và các công cụ theo dõi của bạn.
Kết quả hữu ích là một quy trình có thể lặp lại, từ tin nhắn đến công việc hoàn tất. Hướng dẫn này sử dụng một ví dụ thực tế: một điều phối viên dự án làm việc với nhà cung cấp Việt Nam, đồng thời giữ các cuộc trò chuyện cá nhân trong một tài khoản khác.
Tạo một nơi sử dụng cố định cho mỗi tài khoản Zalo
Trước tiên, hãy xác định những cuộc trò chuyện nào thực sự thuộc về các danh tính khác nhau. Tài khoản cá nhân và tài khoản công việc đang sử dụng có thể cần các phiên đăng nhập riêng. Nhiều khách hàng cùng trao đổi với một danh tính công việc vẫn có thể nằm trong tài khoản đó; một dự án mới không đồng nghĩa với việc phải có thêm tài khoản đăng nhập.
Zalo đã cung cấp ứng dụng cho Windows và Mac, ứng dụng di động và phiên bản web. Sử dụng ứng dụng gốc cho một tài khoản và một phiên trình duyệt riêng cho tài khoản khác là một cách bố trí có thể áp dụng. WebCatalog hữu ích khi bạn muốn có các hồ sơ được đặt tên và tập hợp những ứng dụng web phục vụ các cuộc trò chuyện trong một môi trường máy tính có tổ chức.
Để sử dụng hai tài khoản Zalo trên PC, hãy bắt đầu với những tài khoản bạn đang dùng và có thể xác thực. Trong WebCatalog Desktop:
- Mở Profiles, chọn Add profile và đặt tên hồ sơ đầu tiên là “Zalo Công việc”.
- Mở Zalo bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản công việc bạn muốn dùng.
- Thêm một hồ sơ khác có tên “Zalo Cá nhân”.
- Mở Zalo bằng hồ sơ Cá nhân và đăng nhập vào tài khoản còn lại.
- Kiểm tra danh tính tài khoản và các cuộc trò chuyện dự kiến trong từng cửa sổ trước khi trả lời.
Tài liệu về hồ sơ của WebCatalog giải thích rằng hồ sơ giữ cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web tách biệt. Mở một cửa sổ khác bằng cùng hồ sơ sẽ sử dụng lại phiên đăng nhập đó; hãy chọn hồ sơ còn lại khi bạn cần tài khoản kia.
Đối với xác thực bằng mã QR, hướng dẫn đăng nhập chính thức của Zalo yêu cầu hiển thị mã trên máy tính, dùng Zalo trên điện thoại để quét mã, xem lại thông tin đăng nhập rồi xác nhận. Hãy bảo đảm điện thoại đang sử dụng đúng tài khoản dành cho hồ sơ trên máy tính đó. Đặt tên hồ sơ là “Công việc” không thể thay đổi tài khoản đã phê duyệt lần đăng nhập.
Khi truy cập trực tiếp dịch vụ, hãy sử dụng Zalo Web, địa chỉ trò chuyện trên web được Zalo Help xác định. Nếu sau đó Zalo yêu cầu xác thực lại, hãy hoàn tất quy trình đăng nhập thông thường trong hồ sơ phù hợp.
Tập hợp các công cụ làm việc quanh cuộc trò chuyện
Cửa sổ tài khoản là một điểm khởi đầu hữu ích. Một môi trường làm việc còn cần nơi để kiểm tra thông tin và ghi lại quyết định.
Tạo một không gian trong WebCatalog có tên “Dự án Nhà cung cấp”. Thêm Zalo sử dụng hồ sơ Công việc, ứng dụng tài liệu, công cụ theo dõi đơn hàng và lịch dùng để quản lý các cam kết giao hàng. Một không gian tập hợp các ứng dụng và dấu trang phục vụ một mục đích trong cửa sổ riêng.
Hãy phân biệt rõ vai trò: hồ sơ chọn phiên đăng nhập; không gian tập hợp các công cụ. Bạn có thể sử dụng lại cùng một hồ sơ công việc trong nhiều không gian dự án khi các dự án dùng chung một danh tính Zalo. Chỉ riêng việc tạo không gian khác không tạo ra tài khoản khác hoặc giới hạn tài khoản đó cho một khách hàng cụ thể.
Hãy bắt đầu với một không gian công việc và một cửa sổ Zalo cá nhân riêng. Chọn gói WebCatalog hỗ trợ các ứng dụng, hồ sơ và không gian trong cách bố trí của bạn. Chỉ thêm một công cụ khi nó giúp bạn hoàn thành công việc, chẳng hạn như kiểm tra báo giá hoặc xác nhận cuộc họp.
Xử lý một yêu cầu từ cuộc trò chuyện đến bước tiếp theo đã được xác nhận
Hãy tưởng tượng bạn đang điều phối việc in ấn tài liệu cho một sự kiện của khách hàng. Nhà cung cấp gửi báo giá điều chỉnh qua tài khoản Zalo công việc của bạn. Khách hàng cần câu trả lời về số lượng, thiết kế và việc giao hàng.
Quy trình dưới đây giúp gắn cuộc trò chuyện với quyết định mà nó hỗ trợ.
Xác định đúng cuộc trò chuyện trước khi diễn giải yêu cầu
Mở hồ sơ Công việc và xác nhận người gửi, dự án cùng tin nhắn mới nhất. Tên tương tự, biểu tượng nhóm giống nhau hoặc một cuộc trò chuyện cũ có thể khiến bạn dễ hiểu nhầm một cuộc trò chuyện trông quen thuộc.
Đọc đủ ngữ cảnh để hiểu điều gì đã thay đổi. “Có thể tiến hành chưa?” có thể đang nói đến số lượng, mức giá điều chỉnh hoặc thiết kế cuối cùng. Trả lời trước khi xác định rõ quyết định cần đưa ra có thể khiến hai bên phải trao đổi thêm một lượt nữa.
Trong ví dụ này, báo giá điều chỉnh của nhà cung cấp áp dụng một quy cách giấy khác. Việc hữu ích đầu tiên là đối chiếu thay đổi đó với bản yêu cầu đã được phê duyệt. Giữ cả cuộc trò chuyện và bản yêu cầu trong tầm nhìn khi đối chiếu.
Tài khoản cá nhân của bạn vẫn có thể mở trong cửa sổ riêng. Khi quay lại từ cửa sổ đó, hãy kiểm tra lại danh tính công việc và cuộc trò chuyện trước khi gửi câu trả lời về dự án. Các nhãn giúp bạn điều hướng; tài khoản và người nhận hiển thị bên trong Zalo mới xác nhận nơi tin nhắn sẽ được gửi đến.
Kiểm tra tệp làm căn cứ cho câu trả lời
Mở báo giá và tìm ngày hoặc phiên bản của tài liệu. Đối chiếu các chi tiết liên quan với hồ sơ dự án: số lượng, quy cách, số tiền đã được duyệt và ngày giao hàng được yêu cầu. Tin nhắn mới hơn không nhất thiết chứa tài liệu cuối cùng đã được phê duyệt.
Nếu báo giá điều chỉnh thay đổi một nội dung quan trọng, hãy nêu rõ điểm khác biệt. Ví dụ: “Báo giá điều chỉnh sử dụng loại giấy có định lượng cao hơn. Vui lòng xác nhận liệu điều này có ảnh hưởng đến ngày giao hàng hay không trước khi chúng tôi phê duyệt.”
Lưu báo giá điều chỉnh vào thư mục dự án với tên tệp thể hiện dự án và phiên bản, đồng thời đánh dấu là đang chờ xem xét cho đến khi việc phê duyệt được xác nhận. Đây là bước lưu trữ bạn cần chủ động thực hiện. Đặt ứng dụng lưu trữ cạnh Zalo giúp thao tác này thuận tiện hơn; WebCatalog không tự động sao chép tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện vào thư mục dự án của bạn.
Trước khi gửi lại một tệp, hãy kiểm tra cả người nhận lẫn tệp đính kèm. Mở nhiều tài khoản có thể giúp truy cập thuận tiện, nhưng bạn vẫn nên dành một chút chú ý để kiểm tra đích gửi cuối cùng.
Biến câu trả lời thành một cam kết có thể theo dõi
Sau khi nhà cung cấp xác nhận các chi tiết, hãy xác định cuộc trò chuyện hiện yêu cầu bạn làm gì. Lời hứa gửi thiết kế vào ngày mai cần có người phụ trách và thời hạn. Lịch giao hàng đã được xác nhận cần được cập nhật vào tiến độ dự án.
Sử dụng một bản ghi ngắn như sau trong công cụ theo dõi hiện có của bạn:
| Hạng mục | Ví dụ ghi chép |
|---|---|
| Yêu cầu | Phê duyệt quy cách in điều chỉnh |
| Căn cứ | Báo giá điều chỉnh đã được lưu trong thư mục dự án |
| Quyết định | Đã phê duyệt quy cách; vẫn đang chờ xác nhận giao hàng |
| Hành động tiếp theo | Điều phối viên xác nhận việc giao hàng với nhà cung cấp |
| Hạn hoàn thành | Trước buổi rà soát dự án tiếp theo với khách hàng |
Đây là các ghi chú dự án mẫu, không phải những trường mà WebCatalog thêm vào Zalo. Mục đích của chúng là giúp bạn vẫn hiểu rõ công việc sau khi cuộc trò chuyện đã trôi xuống dưới trong danh sách chat.
Khi trả lời, hãy nêu phần đã được xác nhận và chỉ rõ nội dung vẫn đang chờ xử lý. “Thiết kế đã được phê duyệt; tôi sẽ xác nhận ngày giao hàng sau khi nhà cung cấp phản hồi” mang lại cho khách hàng thông tin cập nhật hữu ích hơn một lời xác nhận chung chung.
Chuẩn bị nội dung bàn giao mà người khác có thể sử dụng
Nếu một đồng nghiệp cần tiếp tục dự án, hãy chia sẻ tài liệu đã được phê duyệt và bản ghi quyết định qua các công cụ làm việc thông thường của bạn. Nêu rõ trạng thái mới nhất, hành động tiếp theo và ai là người cần phản hồi.
Nội dung bàn giao nên giúp họ hiểu công việc mà không phải lần lại lịch sử trò chuyện cá nhân của bạn. Nếu doanh nghiệp cần nhiều nhân viên cùng trả lời một cuộc trò chuyện với khách hàng, đó là một nhu cầu nhắn tin theo nhóm cần được giải quyết trực tiếp.
Khi cả nhóm cần trả lời khách hàng, hãy sử dụng vai trò trong Zalo Official Account
Zalo Official Account, hay Zalo OA, có mục đích khác với việc mở đồng thời hai tài khoản Zalo cá nhân. Dịch vụ này cung cấp cho tổ chức một kênh hiện diện hướng đến khách hàng, đồng thời cho phép nhân viên truy cập các công cụ quản lý.
Theo hướng dẫn bắt đầu sử dụng Official Account của Zalo, nhân viên đăng nhập vào OA Manager bằng tài khoản Zalo cá nhân và chọn OA mà họ được phép quản lý. Quản trị viên có thể mời nhân viên qua Quản lý → Quản lý admin, chọn các quyền phù hợp và gửi lời mời để người đó chấp nhận.
Nếu quản lý Zalo Official Account cho nhiều tổ chức bằng cùng một tài khoản đăng nhập được cấp quyền, hãy chọn đúng OA bên trong OA Manager. Bạn không cần một tài khoản cá nhân hoặc hồ sơ WebCatalog khác cho từng OA. Không gian dành cho khách hàng có thể tập hợp các liên kết và tài liệu phù hợp, còn OA được chọn sẽ xác định doanh nghiệp mà bạn đang làm việc.
Đối với dịch vụ khách hàng có nhiều người cùng phụ trách, Zalo cũng cung cấp tài liệu về phân công hội thoại và lọc theo nhân viên. Các chức năng này phụ thuộc vào gói OA và quyền của nhân viên. Hãy sử dụng chúng để xác định ai phụ trách khách hàng khi cấu hình của bạn có hỗ trợ.
Tính năng phân công hội thoại do Zalo OA cung cấp. WebCatalog tổ chức việc truy cập dịch vụ cùng với các ứng dụng làm việc khác. Hãy chọn các tính năng OA khi bạn cần nhiều người cùng phụ trách khách hàng; chọn hồ sơ riêng khi bạn cần các danh tính đăng nhập riêng biệt.
Kiểm tra những chi tiết ảnh hưởng đến công việc hằng ngày
Trước khi chuyển quy trình thường ngày sang cách bố trí mới trên máy tính, hãy thử xử lý trọn vẹn một cuộc trò chuyện điển hình. Bạn có thể mở tin nhắn cần thiết, kiểm tra tài liệu trong đó, gửi đúng câu trả lời và ghi lại việc cần theo dõi tiếp không? Nếu cuộc gọi là một phần của quy trình đó, hãy kiểm tra trong đúng môi trường bạn định sử dụng. Ứng dụng gốc và phiên bản web của Zalo có thể có những khả năng khác nhau.
Xem lại thông báo trong từng tài khoản và phần cài đặt trên máy tính. Tài khoản công việc nên thu hút sự chú ý của bạn đến những cuộc trò chuyện bạn chịu trách nhiệm, còn thông báo cá nhân có thể được điều chỉnh theo giờ làm việc bạn mong muốn. Hãy xác nhận rằng các thông báo dự kiến thực sự xuất hiện trước khi dựa vào cách bố trí này để trả lời những việc cần phản hồi kịp thời.
Kiểm tra riêng lịch sử trò chuyện và các tệp quan trọng. Zalo cung cấp hướng dẫn sao lưu và khôi phục khi đổi điện thoại, và những nội dung có thể truy cập sau khi đổi thiết bị hoặc phiên đăng nhập phụ thuộc vào quy trình riêng của Zalo. Hồ sơ WebCatalog không phải là bản sao lưu lịch sử tin nhắn Zalo của bạn. Hãy lưu các hồ sơ dự án thiết yếu ở nơi mà nhóm đã lựa chọn.
Bắt đầu với cuộc trò chuyện thực tế tiếp theo của bạn
Chọn một tài khoản công việc, một tài khoản cá nhân và một dự án thường xuyên phát sinh tin nhắn Zalo. Thêm Zalo vào WebCatalog, tạo hồ sơ có tên cho từng tài khoản đăng nhập và đặt phiên công việc bên cạnh các tài liệu cùng công cụ theo dõi cần thiết cho dự án đó.
Sau đó, dùng yêu cầu tiếp theo nhận được để thực hiện toàn bộ quy trình: xác nhận tài khoản và cuộc trò chuyện, kiểm tra thông tin làm căn cứ, gửi câu trả lời rõ ràng và ghi lại hành động tiếp theo. Đó là một cách thiết thực để quản lý tài khoản Zalo công việc và cá nhân, đồng thời giữ cho công việc đằng sau mỗi tin nhắn luôn có tổ chức.
