Một nhà cung cấp gửi báo giá cập nhật qua Zalo. Khách hàng hỏi liệu ngày giao hàng đã được xác nhận chưa. Nhóm gia đình của bạn đang bàn kế hoạch cuối tuần. Khi các cuộc trò chuyện này thuộc về những tài khoản khác nhau, tìm đúng đoạn chat mới chỉ là một phần công việc. Bạn còn cần đúng tài liệu, quyết định mới nhất và bước tiếp theo rõ ràng.
Trên điện thoại, trình chuyển đổi tài khoản tích hợp của Zalo có thể đã đủ dùng. Trên máy tính, Zalo PC và Zalo Web mỗi ứng dụng chỉ duy trì một tài khoản đăng nhập, nên muốn dùng hai tài khoản thì thường bạn sẽ đăng nhập một tài khoản trên ứng dụng máy tính và tài khoản còn lại trong trình duyệt. Để mở nhiều tài khoản cùng lúc, mỗi tài khoản trong một cửa sổ riêng, hãy tạo một hồ sơ riêng cho từng tài khoản trong WebCatalog Desktop và đặt cửa sổ tài khoản công việc cạnh tài liệu, lịch và công cụ theo dõi của bạn.
Hướng dẫn này dựa trên một ví dụ thực tế: một điều phối viên dự án làm việc với nhà cung cấp Việt Nam, đồng thời giữ các cuộc trò chuyện cá nhân trong một tài khoản khác.
Tạo một không gian riêng ổn định cho mỗi tài khoản Zalo
Trước tiên, hãy xác định những cuộc trò chuyện nào thực sự cần gắn với các danh tính khác nhau. Tài khoản cá nhân và tài khoản công việc đã sử dụng lâu năm có thể cần các phiên đăng nhập riêng. Nhiều khách hàng trò chuyện với cùng một danh tính công việc có thể tiếp tục dùng chung tài khoản đó; dự án mới không đồng nghĩa với việc phải đăng nhập một tài khoản khác.
Zalo đã có ứng dụng cho Windows và Mac, ứng dụng di động và phiên bản web. Các phiên bản gần đây của ứng dụng di động cho phép bạn thêm tài khoản thứ hai và chuyển đổi giữa các tài khoản trong phần cài đặt ứng dụng (Chuyển tài khoản), rất tiện nếu bạn chỉ kiểm tra từng tài khoản một. Trên máy tính, cách dùng Zalo PC cho một tài khoản và Zalo Web trong trình duyệt cho tài khoản khác là phương án tích hợp sẵn. WebCatalog Desktop hữu ích khi bạn muốn mở cả hai tài khoản trong các cửa sổ riêng, có biểu tượng trên Dock hoặc thanh tác vụ, đặt tên theo mục đích và để cạnh các ứng dụng web phục vụ công việc.
Để dùng hai tài khoản Zalo trên PC hoặc Mac, hãy bắt đầu với những tài khoản bạn đang dùng và có thể xác thực. Cài đặt WebCatalog Desktop, thêm Zalo từ danh mục ứng dụng, rồi thực hiện các bước sau:
- Mở Profiles, chọn Add profile và đặt tên hồ sơ đầu tiên là “Zalo Work”.
- Mở Zalo bằng hồ sơ đó rồi đăng nhập tài khoản công việc dự định dùng.
- Thêm một hồ sơ khác có tên “Zalo Personal”.
- Mở Zalo bằng hồ sơ Personal rồi đăng nhập tài khoản còn lại.
- Trước khi trả lời, hãy kiểm tra danh tính tài khoản và các cuộc trò chuyện dự kiến trong từng cửa sổ.
Tài liệu về hồ sơ của WebCatalog giải thích rằng các hồ sơ giữ cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web riêng biệt. Mở một cửa sổ khác bằng cùng hồ sơ sẽ dùng lại phiên đó; khi cần tài khoản còn lại, hãy chọn hồ sơ tương ứng.
Đối với xác thực bằng mã QR, hướng dẫn đăng nhập chính thức của Zalo cho biết bạn cần hiển thị mã trên máy tính, quét mã bằng Zalo trên điện thoại, xem lại thông tin đăng nhập rồi xác nhận. Hãy đảm bảo điện thoại đang dùng đúng tài khoản dành cho hồ sơ máy tính đó. Đặt tên hồ sơ là “Work” không làm thay đổi tài khoản đã phê duyệt đăng nhập.
Khi truy cập trực tiếp dịch vụ, hãy dùng Zalo Web, địa chỉ trò chuyện trên web được Zalo Help xác nhận. Nếu sau này Zalo yêu cầu bạn xác thực lại, hãy đăng nhập theo quy trình thông thường trong hồ sơ phù hợp.
Đặt các công cụ hỗ trợ cạnh cuộc trò chuyện
Một cửa sổ tài khoản là điểm khởi đầu hữu ích. Nhưng để có đủ ngữ cảnh làm việc, bạn cũng cần nơi kiểm tra thông tin và ghi lại quyết định.
Tạo một không gian có tên “Supplier Projects” trong WebCatalog Desktop. Thêm Zalo bằng hồ sơ Work, ứng dụng tài liệu, công cụ theo dõi đơn hàng và lịch dùng để ghi nhận các cam kết giao hàng. Không gian sẽ nhóm các ứng dụng và dấu trang phục vụ một mục đích vào một cửa sổ riêng.
Hãy phân biệt rõ vai trò: hồ sơ xác định phiên đăng nhập, còn không gian nhóm các công cụ. Bạn có thể dùng lại cùng một hồ sơ công việc trong nhiều không gian dự án nếu các dự án dùng chung một danh tính Zalo. Bản thân một không gian khác không tạo ra tài khoản khác hoặc giới hạn tài khoản đó vào một khách hàng cụ thể.
Hãy bắt đầu với một không gian công việc và một cửa sổ Zalo cá nhân riêng. Chỉ thêm công cụ khi nó giúp bạn hoàn thành một nhiệm vụ, chẳng hạn kiểm tra báo giá hoặc xác nhận cuộc họp.
Khi nhóm cùng xử lý phản hồi của khách hàng, hãy dùng vai trò Zalo Official Account
Zalo Official Account, hay Zalo OA, giải quyết một vấn đề khác với việc mở hai tài khoản cá nhân cùng lúc. Dịch vụ này cung cấp cho doanh nghiệp một tài khoản hướng đến khách hàng để nhiều nhân viên cùng quản lý. Theo hướng dẫn bắt đầu với Official Account của Zalo, nhân viên đăng nhập vào OA Manager bằng tài khoản Zalo cá nhân của mình, còn quản trị viên mời họ qua Quản lý → Quản lý admin và cấp các quyền cần thiết.
Nếu quản lý nhiều OA, hãy chọn OA phù hợp ngay trong OA Manager; bạn không cần tạo hồ sơ riêng cho từng OA. Zalo OA cũng hỗ trợ phân công hội thoại, tùy gói OA và quyền của nhân viên. Hãy chọn vai trò OA khi cần nhiều người cùng phụ trách khách hàng; chọn hồ sơ riêng khi cần các danh tính đăng nhập riêng biệt.
Kiểm tra những chi tiết ảnh hưởng đến công việc hằng ngày
Trước khi chuyển quy trình làm việc sang cách sắp xếp mới trên máy tính, hãy thử xử lý trọn vẹn một cuộc trò chuyện tiêu biểu. Bạn có mở được tin nhắn cần thiết, xem tài liệu đính kèm, gửi đúng phản hồi và ghi lại việc cần theo dõi không? Nếu quy trình đó có dùng cuộc gọi, hãy thử ngay trong môi trường bạn dự định sử dụng. Trải nghiệm Zalo trên ứng dụng gốc và trên web có thể có những tính năng khác nhau.
Kiểm tra thông báo trong từng tài khoản và cài đặt trên máy tính. Tài khoản công việc nên làm nổi bật những cuộc trò chuyện bạn chịu trách nhiệm xử lý, còn thông báo cá nhân có thể theo khung giờ làm việc bạn muốn. Hãy xác nhận thông báo dự kiến có hiển thị trước khi dựa vào cách sắp xếp này để trả lời những việc cần xử lý gấp.
Kiểm tra riêng lịch sử và tệp quan trọng. Zalo có hướng dẫn sao lưu và khôi phục khi đổi điện thoại; các quy trình riêng của Zalo quyết định nội dung nào còn khả dụng sau khi đổi thiết bị hoặc phiên đăng nhập. Hồ sơ WebCatalog không phải là bản sao lưu lịch sử tin nhắn Zalo. Hãy lưu hồ sơ dự án quan trọng ở nơi nhóm bạn đã thống nhất sử dụng.
Bắt đầu từ cuộc trò chuyện thực tế tiếp theo
Chọn một tài khoản công việc, một tài khoản cá nhân và một dự án thường xuyên phát sinh tin nhắn Zalo. Tải WebCatalog Desktop, đặt tên hồ sơ cho từng tài khoản Zalo rồi đặt phiên làm việc cạnh tài liệu và công cụ theo dõi cần cho dự án đó.
