Lúc 9 giờ sáng, một thương hiệu cần bài đăng về sản phẩm mới, một thương hiệu khác có câu hỏi về lớp học tối nay, còn thương hiệu thứ ba đang chờ duyệt chú thích. Bạn mở Instagram, tìm hình ảnh phù hợp rồi chợt dừng lại: đây là tài khoản nào?
Để quản lý tốt nhiều tài khoản Instagram, bạn cần một cách đáng tin cậy để chuyển đổi giữa thông tin đăng nhập, nội dung, cuộc trò chuyện và các quyết định của từng thương hiệu. Chuyển tài khoản nhanh hơn sẽ giúp ích. Một quy trình làm việc nhất quán sẽ giúp bạn hoàn thành công việc sau khi chuyển đổi.
Hãy hình dung một người quản lý phụ trách một tiệm bánh, một phòng tập và một cửa hàng trực tuyến. Quy trình dưới đây mô tả một ngày làm việc điển hình với ba thương hiệu đó. Bạn có thể áp dụng cách làm tương tự cho hai tài khoản, với ít cửa sổ hơn và thời gian rà soát ngắn hơn.
9:00 sáng: Chọn thương hiệu trước khi chọn công việc
Bắt đầu bằng một kế hoạch ngắn cho mỗi tài khoản. Với tiệm bánh, ưu tiên hôm nay có thể là giới thiệu thực đơn cuối tuần. Với phòng tập, đó có thể là thu hút đủ người đăng ký một lớp học. Với cửa hàng, đó có thể là trả lời các câu hỏi về giao hàng trước khi chuẩn bị ra mắt sản phẩm.
Ghi tên người dùng Instagram chính xác bên cạnh từng ưu tiên. Tên thương hiệu và ảnh đại diện có thể trông giống nhau, nhất là khi bạn quản lý nhiều chi nhánh của cùng một doanh nghiệp. Tên người dùng cho bạn một thông tin cụ thể để kiểm tra.
Instagram đã cung cấp các tùy chọn thêm và chuyển đổi giữa các tài khoản. Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng cần chuyển tài khoản Instagram trên máy tính, tùy chọn chuyển đổi tích hợp sẵn có thể phù hợp với cách làm việc của bạn. Hãy kiểm tra tên người dùng đang hoạt động sau khi chuyển và hoàn tất mọi bước kiểm tra đăng nhập mà Instagram yêu cầu.
Nếu thường xuyên chuyển đổi giữa các thương hiệu và những công cụ khác của họ, hãy tạo cho mỗi thương hiệu một hồ sơ WebCatalog riêng. Các hồ sơ giữ các phiên đăng nhập tách biệt; hướng dẫn chính thức về hồ sơ mô tả cách thiết lập này:
- Mở WebCatalog Desktop và vào Profiles (Hồ sơ).
- Chọn Add profile (Thêm hồ sơ) và đặt tên thương hiệu dễ nhận biết.
- Mở Instagram bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản được cấp quyền sử dụng.
- Lặp lại với thương hiệu tiếp theo, rồi kiểm tra tên người dùng trong từng phiên.
Sử dụng nhất quán những tên như “Tiệm bánh — Instagram” và “Phòng tập — Instagram” trong thiết lập của bạn. Khi mở lại cùng một hồ sơ ở nơi khác, bạn vẫn sử dụng phiên của hồ sơ đó. Hãy tạo hồ sơ khác khi cần thông tin đăng nhập khác.
Với ví dụ ba thương hiệu, hãy chọn một gói WebCatalog hỗ trợ số lượng hồ sơ, ứng dụng và không gian bạn cần.
Tuân theo cách cấp quyền truy cập của chủ sở hữu. Nếu bạn được cấp quyền qua Meta Business Suite, hãy sử dụng phương thức được ủy quyền đó; việc tạo hồ sơ WebCatalog không cấp quyền truy cập trực tiếp vào thông tin đăng nhập Instagram của thương hiệu.
9:15 sáng: Đưa bản yêu cầu vào cùng không gian làm việc
Bây giờ, hãy mở thực đơn đã được duyệt, lịch nội dung và tài khoản Instagram của tiệm bánh. Bạn cần có thể trả lời ba câu hỏi mà không phải lục tìm trong tệp của khách hàng khác: Chúng ta đang quảng bá điều gì? Những gì đã được duyệt? Khách hàng nên làm gì tiếp theo?
Không gian trong WebCatalog tập hợp các ứng dụng và hồ sơ vào một cửa sổ dành cho một khách hàng hoặc dự án. Không gian của tiệm bánh có thể chứa hồ sơ Instagram, tài liệu lập kế hoạch và công cụ thiết kế. Phòng tập có thể có không gian riêng với tài khoản và tài liệu tham khảo về việc đặt chỗ.
Chọn hồ sơ phù hợp cho từng ứng dụng bạn thêm vào. Không gian giúp sắp xếp công việc; hồ sơ quyết định ứng dụng sử dụng phiên đăng nhập nào. Di chuyển cùng một hồ sơ giữa các không gian không tạo ra các tài khoản riêng biệt.
Giữ thiết lập đủ gọn để dễ xem nhanh. Bạn có lẽ chỉ cần bản yêu cầu hôm nay, tư liệu đã được duyệt, tài khoản và nguồn thông tin khách hàng. Không cần đặt kho lưu trữ của mọi chiến dịch bên cạnh bài đăng bạn đang hoàn thiện.
Trước khi viết, hãy xác định rõ mục tiêu kinh doanh. Thông báo của tiệm bánh có thể kêu gọi mọi người đặt trước. Bài đăng của phòng tập có thể hướng họ đến một lớp học cụ thể. Bài ra mắt của cửa hàng có thể dẫn đến một bộ sưu tập sản phẩm. Quyết định này giúp phần chú thích và việc đánh giá hiệu quả sau này hữu ích hơn.
10:00 sáng: Chuẩn bị bài đăng hoàn chỉnh trước khi chuyển thương hiệu
Hoàn tất bộ nội dung đăng bài của tiệm bánh trước khi soạn chú thích cho phòng tập. Lưu hình ảnh hoặc video đã được duyệt, nội dung cuối cùng, thẻ, đích đến và thời gian dự kiến cùng nhau trong tài liệu lập kế hoạch của thương hiệu.
Sử dụng tên tệp xác định được cả thương hiệu lẫn chiến dịch. “Tiệm bánh — thực đơn cuối tuần — đã duyệt” dễ nhận ra trong hộp thoại tải lên hơn “final-v3”. Trạng thái phê duyệt cũng nên được ghi trong công cụ lập kế hoạch, vì chỉ riêng tên tệp không thể cho bạn biết liệu sau đó có ai yêu cầu chỉnh sửa hay không.
Rà soát bài đăng từ góc nhìn của khách hàng. Họ có biết đang có sản phẩm hoặc dịch vụ gì, khi nào có và cần làm gì không? Hình ảnh có thể hiện đúng sản phẩm được nhắc đến trong chú thích không? Ưu đãi có khớp với thực đơn hoặc trang đặt chỗ hiện tại không?
Nếu cùng một chiến dịch được triển khai tại nhiều chi nhánh, hãy chủ động điều chỉnh các thông tin địa phương. Kiểm tra lại giờ mở cửa, đường dẫn đặt chỗ, cách thức nhận hàng và mọi mức giá riêng của từng chi nhánh. Chính ở những tài khoản tương tự nhau, một chú thích được sao chép rất dễ mang thông tin của hôm qua hoặc của chi nhánh khác vào bài đăng hôm nay.
Sau đó, quyết định cách đăng:
- Đăng ngay: Sử dụng Instagram khi trình chỉnh sửa hiện có cung cấp các chức năng mà bài đăng cần và nội dung đã được duyệt.
- Lên lịch đăng sau: Sử dụng công cụ lên lịch phụ trách lịch nội dung của thương hiệu đó. Meta Business Suite hỗ trợ lên lịch nội dung Facebook và Instagram, như được trình bày trong khóa đào tạo chính thức về đăng nội dung của Meta.
- Hoàn tất trên điện thoại: Nếu định dạng cần một tính năng có trong ứng dụng Instagram trên điện thoại, hãy bàn giao rõ ràng tư liệu, chú thích và tài khoản dự định đăng.
WebCatalog cung cấp không gian làm việc trên máy tính bao quanh các công cụ này. Khả năng lên lịch và đăng bài đến từ Instagram, Meta Business Suite hoặc dịch vụ đăng bài mà bạn sử dụng.
Ngay trước khi xác nhận, hãy kiểm tra đồng thời tài khoản đích, tư liệu, chú thích cuối cùng và thời gian. Trong Meta Business Suite, hãy xác nhận tài sản doanh nghiệp và đích đăng bài đã chọn, ngay cả khi bạn mở công cụ từ không gian riêng của thương hiệu. Tài khoản Meta của bạn có thể có quyền truy cập nhiều thương hiệu.
Sau khi đăng, hãy mở bài đăng đã xuất bản và kiểm tra lại. Sau khi lên lịch, hãy xác minh rằng mục đó xuất hiện trong lịch của công cụ đăng bài với đúng tài khoản và thời gian dự kiến. Ghi lại trạng thái sau cùng trước khi chuyển sang phòng tập. “Chú thích đã duyệt”, “đã lên lịch” và “đã đăng” là những giai đoạn công việc khác nhau.
11:30 sáng: Dành một lượt riêng cho tin nhắn và bình luận
Công việc tương tác với cộng đồng cần một bộ tài liệu tham khảo khác với công việc sản xuất nội dung. Mở thông tin lớp học mới nhất của phòng tập trước khi trả lời câu hỏi đặt chỗ, và mở hướng dẫn giao hàng của cửa hàng trước khi trao đổi về đơn hàng.
Xử lý các cuộc trò chuyện của từng thương hiệu theo từng đợt. Bắt đầu bằng những tin nhắn ảnh hưởng đến việc sắp diễn ra: một lớp học tối nay, một lượt nhận hàng hôm nay hoặc một khách hàng đang chờ thông tin cập nhật đã được hẹn. Sau đó mới xử lý các câu hỏi và bình luận thông thường.
Với mỗi phản hồi, hãy kiểm tra danh tính tài khoản và lịch sử trò chuyện. Một khách hàng quay lại có thể đã nhận được câu trả lời từ đồng nghiệp. Đọc chuỗi trao đổi giúp bạn tiếp nối cuộc trò chuyện mà không đưa ra lời hứa mâu thuẫn.
Đặt các mẫu phản hồi có thể tái sử dụng bên cạnh tài khoản của từng thương hiệu, với những thông tin đã được nhóm phê duyệt. Hãy coi chúng là điểm khởi đầu. Cập nhật tên, sản phẩm, ngày tháng và câu hỏi thực tế trước khi gửi. Một phản hồi thân thiện của tiệm bánh và một thông báo giao hàng rõ ràng cần mang giọng điệu phù hợp với doanh nghiệp mà chúng đại diện.
Nếu câu trả lời cần quyết định của người khác, hãy ghi lại câu hỏi, người chịu trách nhiệm và lần cập nhật tiếp theo đã hẹn trong công cụ làm việc của nhóm. Chỉ để một cuộc trò chuyện ở trạng thái chưa đọc là cách bàn giao thiếu hiệu quả, vì người khác có thể mở nó mà không biết lý do chưa được xử lý xong.
Với các nhóm sử dụng Meta Business Suite, các công cụ Hộp thư hỗ trợ giao tiếp với khách hàng cùng những công việc kinh doanh khác. Hãy thống nhất nhóm làm việc từ hộp thư nào và ai phụ trách từng thương hiệu. WebCatalog giúp bạn dễ dàng truy cập các công cụ đã chọn; nó không hợp nhất các hộp thư Instagram riêng biệt hay phân công cuộc trò chuyện cho đồng nghiệp.
Kết thúc lượt xử lý bằng cách kiểm tra những việc còn tồn đọng. Bạn cần xác định được hành động tiếp theo cho mọi cuộc trò chuyện vẫn cần chú ý.
2:00 chiều: Quay lại đúng tài khoản sau khi bị gián đoạn
Một cuộc gọi của khách hàng hoặc một thay đổi thiết kế khẩn cấp có thể làm gián đoạn buổi sáng được sắp xếp hoàn hảo. Khi quay lại, hãy bắt đầu từ bản ghi kế hoạch của thương hiệu thay vì mặc định rằng tài khoản đang mở vẫn là tài khoản bạn cần.
Mở hồ sơ tương ứng, kiểm tra tên người dùng và đọc trạng thái được ghi gần nhất. Nếu bài đăng của tiệm bánh đã được lên lịch, hãy kiểm tra mục đã lên lịch đó trước khi tạo nội dung mới. Nếu chú thích của phòng tập đang chờ duyệt, hãy tiếp tục từ tài liệu đã được duyệt thay vì một bản sao cũ trong chuỗi tin nhắn.
Các cửa sổ riêng trên máy tính tạo vị trí dễ nhận biết cho từng bối cảnh làm việc. Chúng không thay thế bước kiểm tra này. Bạn vẫn có thể mở nhầm thương hiệu, chọn một đích đến khác trong công cụ đăng bài hoặc dán văn bản dành cho tài khoản khác.
Khi Instagram yêu cầu xác thực lại, hãy hoàn tất quy trình xác minh thông thường. Hồ sơ đã lưu duy trì một phiên riêng, nhưng Instagram vẫn có thể yêu cầu đăng nhập hoặc thực hiện các bước kiểm tra tài khoản khác. WebCatalog không bỏ qua những yêu cầu đó hay thay đổi quy tắc của nền tảng.
4:30 chiều: Để lại bản bàn giao mà người tiếp theo có thể thực hiện
Để quản lý nhiều tài khoản Instagram cho doanh nghiệp, phải có người có thể tiếp nhận công việc khi bạn không có mặt. Kết thúc ngày làm việc của mỗi thương hiệu bằng một bản ghi ngắn về công việc đã hoàn thành, các quyết định đang chờ và những cuộc trò chuyện cần xử lý kịp thời.
Một bản bàn giao hữu ích có thể viết như sau:
Phòng tập: Bài đăng về lớp học ngày mai đã được lên lịch; chú thích đã duyệt nằm trong lịch nội dung. Hai câu hỏi về đặt chỗ cần lễ tân xác nhận. Hãy hỏi lễ tân trước khi trả lời. Quản lý ca tối phụ trách lượt kiểm tra hộp thư tiếp theo.
Thêm liên kết đến bài đăng, mục kế hoạch hoặc cuộc trò chuyện thực tế nếu công cụ của bạn hỗ trợ. Giữ thông tin khách hàng trong hệ thống được phép sử dụng thay vì sao chép vào tài liệu bàn giao chung.
Thiết lập quyền truy cập của đồng nghiệp thông qua các quyền tài khoản hoặc doanh nghiệp được Meta hỗ trợ. Hướng dẫn về danh mục kinh doanh của Meta đề cập đến việc quản lý tài khoản và quyền. Hãy nhờ chủ sở hữu cấp quyền truy cập cần thiết cho công việc và xác minh rằng đồng nghiệp có thể thực hiện các tác vụ cần thiết bằng thông tin đăng nhập được cấp quyền của chính họ.
Hồ sơ WebCatalog là một môi trường làm việc cục bộ, không phải quyền thay mặt khách hàng thực hiện công việc. Khi trách nhiệm thay đổi, hãy rà soát quyền truy cập Meta bên dưới cũng như thiết lập trên máy tính.
Cuối cùng, ghi lại một nhận xét cho ngày mai: một câu hỏi khách hàng thường xuyên đặt ra, một ưu đãi chưa rõ ràng hoặc một bài đăng đáng xem lại. Lấy số liệu hiệu quả từ báo cáo có sẵn của Instagram hoặc các công cụ báo cáo kinh doanh của bạn. WebCatalog giúp sắp xếp quyền truy cập vào những công cụ đó; nó không tính toán số liệu phân tích Instagram tổng hợp.
Bắt đầu với hai tài khoản bạn dùng nhiều nhất
Xây dựng quy trình xoay quanh công việc thực tế: chọn thương hiệu, kiểm tra tên người dùng, hoàn thành tác vụ và ghi lại kết quả. Chỉ thêm ứng dụng khi chúng giúp bạn hoàn thành những bước đó.
Thiết lập Instagram trong WebCatalog, tạo hồ sơ riêng cho hai tài khoản bạn dùng nhiều nhất và đặt từng tài khoản bên cạnh các tài liệu lập kế hoạch liên quan. Thực hiện phiên đăng bài và xử lý hộp thư tiếp theo từ thiết lập đó. Bạn sẽ có một nơi rõ ràng để quay lại khi thương hiệu tiếp theo cần bạn chú ý.
