Google Voice có thể phục vụ nhiều loại cuộc gọi rất khác nhau: một cuộc hẹn cá nhân, trao đổi với khách hàng hoặc cuộc trò chuyện được xử lý thay mặt đồng nghiệp. Trước khi thêm một lần đăng nhập khác, hãy xác định sự khác biệt nào bạn thực sự cần thể hiện.
Để quản lý nhiều tài khoản Google Voice, hãy chuyển đổi giữa chúng bằng trình đơn tài khoản của Google, hoặc tạo hồ sơ riêng cho từng tài khoản trong WebCatalog Desktop để cả hai luôn đăng nhập cùng lúc. Xác nhận số Voice của từng tài khoản và sắp xếp công việc theo tài khoản đó. Khi nhiều người cần trả lời cùng một số, các tính năng gọi dành cho doanh nghiệp của Google Voice có thể phù hợp hơn việc mở thêm một cửa sổ tài khoản.
WebCatalog Desktop giúp bạn dễ dàng truy cập các ngữ cảnh tài khoản trên máy tính. Việc gán số, gói thuê bao, chuyển tiếp cuộc gọi và cách định tuyến cuộc gọi vẫn do Google Voice đảm nhiệm.
Trước tiên, hãy chọn cách sắp xếp tài khoản và số điện thoại
Tài khoản Google xác định người dùng đang đăng nhập. Số Voice là số điện thoại được dịch vụ cung cấp hoặc gán. Số điện thoại được liên kết là số điện thoại hiện có có thể nhận cuộc gọi được chuyển tiếp.
Một Tài khoản Google cá nhân chỉ có một số Voice; Google thậm chí sẽ không chuyển một số thứ hai vào tài khoản đã có một số. Vì vậy, muốn có số cá nhân thứ hai thì cần có Tài khoản Google thứ hai, và khi đó bạn cần quản lý nhiều tài khoản.
Hướng dẫn liên kết số điện thoại của Google giải thích rằng tính năng chuyển tiếp sẽ gửi các cuộc gọi đến số Voice của bạn đến những điện thoại đã liên kết. Liên kết điện thoại di động không tạo danh tính Google Voice thứ hai hay hộp thư đến riêng.
Hãy bắt đầu với cách sắp xếp phù hợp với công việc:
| Nhu cầu | Phương án khởi đầu phù hợp | Không gian làm việc trên máy tính mang lại điều gì |
|---|---|---|
| Dễ dàng truy cập tài khoản Voice cá nhân và tài khoản do công ty cấp | Các tài khoản riêng biệt đã được cấp | Phiên đăng nhập riêng biệt và ngữ cảnh công việc dễ nhận biết |
| Trả lời số Voice hiện có trên một điện thoại khác | Chuyển tiếp đến số được liên kết, nếu có | Truy cập vào phần cài đặt và lịch sử của tài khoản |
| Cho phép một nhóm xử lý cuộc gọi đến số doanh nghiệp dùng chung | Nhóm đổ chuông đủ điều kiện trên Workspace | Các công cụ và hồ sơ nhóm liên quan |
| Hỗ trợ một giám đốc điều hành xử lý cuộc gọi | Ủy quyền xử lý cuộc gọi trên gói đủ điều kiện | Phiên làm việc của bạn bên cạnh các công cụ theo dõi công việc đã thống nhất |
Đây là những cách thiết kế khác nhau. Mở thêm cửa sổ tài khoản không tạo ra nhóm đổ chuông, còn chuyển tiếp số điện thoại không giao trách nhiệm xử lý cuộc trò chuyện cho người khác. Hãy quyết định cách cuộc gọi cần được xử lý trước khi chọn nơi hiển thị chúng.
Chọn cách thiết kế phù hợp với gói Google Voice thực tế
Tài khoản Google Voice cá nhân và doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có cùng tính năng. So sánh gói thuê bao của Google phân biệt các gói dành cho một người dùng với các gói thuê bao được thêm vào Google Workspace.
Dịch vụ miễn phí dành cho người dùng cá nhân là một lựa chọn chỉ dành cho một người dùng. Google cũng cung cấp các gói thuê bao Starter độc lập và Standard độc lập cho những tài khoản Gmail cá nhân đủ điều kiện tại Hoa Kỳ. Vì vậy, chỉ riêng việc đăng nhập bằng Gmail cá nhân không cho biết tài khoản đang dùng dịch vụ miễn phí hay gói trả phí.
Tài liệu về gói độc lập rất quan trọng khi so sánh các tính năng doanh nghiệp: gói Standard độc lập có tổng đài tự động, nhưng không có nhóm đổ chuông hoặc ủy quyền xử lý cuộc gọi. Các tính năng cộng tác này có trong Voice Standard và Premier dưới dạng tiện ích bổ sung cho Workspace.
Đối với tài khoản do công ty quản lý, hãy xác nhận rằng Voice đã được cấp cho người dùng. Chỉ có địa chỉ email công việc không đồng nghĩa với việc bạn có dịch vụ Voice đang hoạt động hoặc tính năng gọi cần thiết.
Vị trí địa lý cũng ảnh hưởng đến lựa chọn. Các gói dành cho một người dùng chỉ có ở Hoa Kỳ. Đối với tổ chức, khả năng cung cấp dịch vụ tùy thuộc vào quốc gia và việc dịch vụ điện thoại được cung cấp qua gói gọi của Google, Carrier Link hay SIP Link. Hãy tham khảo hướng dẫn về quốc gia và nhà cung cấp của Google trước khi lên kế hoạch triển khai ở nhiều địa điểm.
Bạn không cần thiết kế lại toàn bộ hệ thống điện thoại chỉ để sắp xếp hai tài khoản hiện có. Tuy nhiên, trước khi kỳ vọng cả hai tài khoản có cùng tính năng, bạn cần biết mỗi tài khoản đang dùng dịch vụ nào.
Dùng các tùy chọn tài khoản tích hợp của Google khi phù hợp
Google đã hỗ trợ đăng nhập và chuyển đổi giữa nhiều tài khoản. Trên máy tính, hãy dùng ảnh hồ sơ hoặc chữ cái viết tắt để thêm hoặc chọn tài khoản, sau đó xác nhận tài khoản nào đang hoạt động trong dịch vụ bạn mở.
Ứng dụng Google Voice trên thiết bị di động cũng hướng dẫn cách chuyển đổi tài khoản trên Android và iPhone hoặc iPad. Bộ chọn tài khoản là lựa chọn hữu ích nếu bạn chỉ thỉnh thoảng cần chuyển đổi ngữ cảnh.
Trên máy tính, Google Voice hoạt động thông qua giao diện web. Hướng dẫn gọi điện của Google liệt kê các trình duyệt được hỗ trợ, gồm Chrome, Edge, Firefox và Safari. Với thiết lập đơn giản, chỉ cần truy cập Voice qua trình duyệt có thể là đủ.
Các hồ sơ WebCatalog Desktop riêng biệt sẽ hữu ích khi bạn cần một không gian riêng, có tên rõ ràng và nhất quán cho tài khoản cá nhân và tài khoản công việc, đặc biệt khi cuộc gọi dẫn đến tài liệu, lịch hẹn hoặc hồ sơ dự án. Bạn có thể quay lại đúng phiên đăng nhập mà không phải chỉ dựa vào việc tài khoản Google nào đang được chọn trong cửa sổ trình duyệt thông thường.
Tạo không gian riêng dễ nhận biết cho từng tài khoản trong WebCatalog Desktop
Thêm Google Voice vào WebCatalog Desktop. Trong Profiles (Hồ sơ), chọn Add profile (Thêm hồ sơ), đặt tên theo mục đích của tài khoản rồi mở Voice bằng hồ sơ đó. Đăng nhập bằng Tài khoản Google dự định dùng. Lặp lại với hồ sơ thứ hai cho tài khoản còn lại. Mỗi hồ sơ sẽ mở Voice trong cửa sổ máy tính riêng, có biểu tượng trên Dock hoặc thanh tác vụ, thay vì một thẻ trình duyệt mà bạn có thể vô tình đóng.
Tài liệu về hồ sơ của WebCatalog giải thích rằng cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web được tách biệt giữa các hồ sơ. Những tên hữu ích có thể là “Voice cá nhân” và “Công việc tư vấn”.
Trước khi tiếp tục, hãy kiểm tra email tài khoản và số Voice trong từng phiên. Lịch sử cuộc gọi trống hoặc màn hình đăng ký có thể có nghĩa là bạn đã chọn một Tài khoản Google khác với tài khoản có dịch vụ. Hãy làm rõ danh tính tài khoản trước khi tạo hoặc thay đổi số điện thoại.
Tạo một không gian công việc gồm Voice, lịch và hồ sơ bạn dùng sau các cuộc gọi. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Hồ sơ tách biệt các phiên tài khoản; không gian sắp xếp ứng dụng theo mục đích sử dụng.
Nếu cùng một số doanh nghiệp phục vụ nhiều dự án khách hàng, bạn có thể dùng lại hồ sơ đó trong các không gian dự án khác nhau. Dù vậy, đó vẫn là cùng một tài khoản Voice với cùng lịch sử cuộc gọi.
Quy trình 1: Cuộc gọi cá nhân và công việc trong ngày làm việc
Hãy hình dung một chuyên gia tư vấn đang dùng tài khoản Voice cá nhân hiện có và một tài khoản doanh nghiệp được cấp riêng. Mục tiêu là nhận biết ngữ cảnh của từng cuộc trò chuyện và lưu công việc phát sinh vào đúng nơi.
Đầu ngày, hãy mở phiên làm việc cạnh lịch hẹn và ghi chú khách hàng hiện tại. Giữ phiên cá nhân trong cửa sổ riêng khi cần dùng. Đừng xem hai lịch sử cuộc gọi như một danh sách việc cần làm duy nhất: cuộc gọi nhỡ về cuộc hẹn cá nhân và yêu cầu của khách hàng cần các bước tiếp theo khác nhau.
Để nhận cuộc gọi đến trên máy tính, phiên làm việc phải thực sự sẵn sàng. Google cho biết Voice phải luôn mở để nhận cuộc gọi trên máy tính. Hãy kiểm tra micrô, loa và các quyền thông báo liên quan, sau đó thực hiện một cuộc gọi thử trước khi dựa vào thiết lập mới cho các cuộc hẹn.
Nếu bạn cũng dùng điện thoại đã liên kết, hãy xem lại cài đặt chuyển tiếp trong đúng tài khoản. Google nêu rõ rằng một số điện thoại không thể được liên kết với một số Voice khác nếu số đó đã liên kết ở nơi khác. Đừng mặc định hai phiên máy tính có thể chuyển tiếp cả hai tài khoản đến cùng một số điện thoại đã liên kết mà chưa kiểm tra những gì dịch vụ cho phép.
Khi gọi lại cho một cuộc gọi nhỡ, trước tiên hãy mở lịch sử của tài khoản phù hợp. Xác nhận ngữ cảnh cuộc gọi, sau đó gọi lại và ghi lại bước tiếp theo cùng với thông tin cuộc hẹn hoặc công việc khách hàng liên quan.
Quy trình 2: Nhiều dự án khách hàng dùng chung một số doanh nghiệp
Có thêm khách hàng thứ hai không đồng nghĩa với việc bạn cần thêm tài khoản Voice. Nếu công ty tư vấn của bạn đã dùng một số doanh nghiệp, sắp xếp cuộc gọi theo dự án có thể là cải tiến hữu ích hơn.
Tạo một không gian cho dự án thường xuyên có các cuộc trao đổi qua điện thoại. Thêm Voice bằng hồ sơ doanh nghiệp hiện có, cùng với bản tóm tắt dự án, lịch trình và nhật ký quyết định. Một không gian dự án khác có thể dùng lại hồ sơ đó nhưng hiển thị các công cụ hỗ trợ riêng.
Dùng lại hồ sơ không chia lịch sử Voice theo dự án, không tạo hộp thư thoại riêng cho từng dự án và cũng không thay đổi số dùng để gọi. Hãy duy trì sự phân biệt giữa các dự án trong hồ sơ công việc bạn đang sử dụng. WebCatalog Desktop giúp sắp xếp các công cụ thuận tiện hơn; ứng dụng không tự động phân loại người gọi.
Quy trình 3: Xử lý cuộc gọi thay mặt đồng nghiệp
Trợ lý giám đốc điều hành có nhu cầu khác với người duy trì hai tài khoản đăng nhập cá nhân. Trợ lý cần được phép xử lý cuộc gọi của người khác trong khi vẫn sử dụng danh tính công việc của chính mình.
Trên các gói Workspace Voice đủ điều kiện, hãy dùng tính năng ủy quyền xử lý cuộc gọi. Quản trị viên có thể cấp quyền cho người được ủy quyền gọi đi, nhận cuộc gọi và truy cập thư thoại thay mặt người ủy quyền. Các quyền được cấp sẽ quyết định phạm vi trách nhiệm có thể thực hiện.
Trước khi bắt đầu hỗ trợ, hãy thống nhất cách bàn giao trên thực tế: cuộc gọi nào cần chuyển tiếp, cuộc gọi nào có thể tự xử lý và cách ghi lại yêu cầu gọi lại. Giữ phiên Voice của riêng bạn bên cạnh lịch được cấp quyền và hồ sơ theo dõi trong không gian “Hỗ trợ điều hành”.
Khi cuộc gọi đến cần được xử lý thêm, hãy ghi lại ai cần phản hồi và họ cần biết những thông tin gì. Không gian làm việc hỗ trợ quy trình đó mà không yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản của giám đốc điều hành bằng một hồ sơ thứ hai. Tính năng ủy quyền do Google Voice cấp, không phải WebCatalog Desktop.
Đối với việc trả lời cuộc gọi theo nhóm, hãy cân nhắc dùng nhóm đổ chuông. Trên các gói đủ điều kiện, Google hỗ trợ lựa chọn định tuyến, giờ làm việc và cách xử lý cuộc gọi không được trả lời. Tài liệu của Google cũng lưu ý rằng cuộc gọi đến nhóm đổ chuông không được chuyển tiếp đến số di động đã liên kết của thành viên, vì vậy hãy kiểm tra thiết bị nhận cuộc gọi thực tế khi thiết kế phương án hỗ trợ.
Một loạt cửa sổ tài khoản đang mở không thể thay thế các quy tắc định tuyến đó. Hãy dùng tính năng Voice phù hợp, sau đó sắp xếp công việc hỗ trợ của từng người xoay quanh tính năng ấy.
Sắp xếp không gian làm việc xoay quanh cuộc gọi tiếp theo
Bắt đầu với các tài khoản và số điện thoại hiện được cấp cho bạn. Xác định cải tiến tiếp theo nên là phiên đăng nhập cá nhân/công việc riêng biệt, ngữ cảnh dự án tốt hơn hay phương án ủy quyền hoặc nhóm đổ chuông được hỗ trợ.
Sau đó, hãy tải WebCatalog Desktop. Tạo hồ sơ riêng cho các tài khoản khác nhau, đặt tài khoản đang làm việc cạnh những công cụ giúp biến cuộc gọi thành quyết định, rồi kiểm tra thiết lập nhận cuộc gọi trước cuộc trò chuyện theo lịch tiếp theo. Kết quả là bạn có một nơi rõ ràng hơn để xử lý cuộc gọi và các việc cần theo dõi sau đó, mà không nhầm lẫn giữa việc sắp xếp tài khoản với cấu hình hệ thống điện thoại.
