Google Voice có thể phục vụ nhiều loại cuộc gọi rất khác nhau: một cuộc hẹn cá nhân, cuộc trao đổi với khách hàng hoặc cuộc trò chuyện được xử lý thay mặt đồng nghiệp. Trước khi thêm một tài khoản đăng nhập khác, hãy xác định bạn thực sự cần phân biệt điều gì.
Để quản lý nhiều tài khoản Google Voice, hãy dùng một phiên làm việc riêng trên máy tính cho mỗi tài khoản hiện có, xác nhận số Voice của tài khoản đó và tổ chức công việc xoay quanh tài khoản ấy. Khi nhiều người cần trả lời cuộc gọi đến cùng một số, các tính năng gọi điện dành cho doanh nghiệp của Google Voice có thể phù hợp hơn việc mở thêm một cửa sổ tài khoản.
WebCatalog giúp bạn dễ dàng truy cập các môi trường tài khoản trên máy tính. Việc chỉ định số, gói đăng ký, chuyển tiếp và định tuyến cuộc gọi vẫn do Google Voice đảm nhiệm.
Trước tiên, hãy chọn cách bố trí tài khoản và số điện thoại
Tài khoản Google xác định người dùng đang đăng nhập. Số Voice là số điện thoại được cung cấp hoặc chỉ định thông qua dịch vụ. Số điện thoại liên kết là số điện thoại hiện có có thể nhận các cuộc gọi được chuyển tiếp.
Hướng dẫn về số điện thoại liên kết của Google giải thích rằng tính năng chuyển tiếp sẽ chuyển các cuộc gọi đến số Voice của bạn sang các điện thoại đã liên kết. Việc liên kết điện thoại di động không tạo ra danh tính Google Voice thứ hai hay hộp thư đến riêng.
Hãy bắt đầu bằng cách bố trí phù hợp với công việc:
| Nhu cầu của bạn | Điểm khởi đầu phù hợp | Không gian làm việc trên máy tính hỗ trợ điều gì |
|---|---|---|
| Dễ dàng truy cập cả tài khoản Voice cá nhân và tài khoản do công ty cung cấp | Các tài khoản đã được cấp riêng biệt | Các phiên làm việc tách biệt và môi trường công việc dễ nhận biết |
| Trả lời cuộc gọi đến số Voice hiện có trên một điện thoại khác | Chuyển tiếp đến số điện thoại liên kết, nếu có hỗ trợ | Truy cập phần cài đặt và lịch sử của tài khoản |
| Để một nhóm xử lý cuộc gọi đến số doanh nghiệp dùng chung | Nhóm đổ chuông trên gói Workspace đủ điều kiện | Các công cụ và hồ sơ hỗ trợ công việc của nhóm |
| Giúp một lãnh đạo xử lý cuộc gọi | Ủy quyền cuộc gọi được cấp phép trên gói đủ điều kiện | Phiên làm việc của riêng bạn bên cạnh các công cụ theo dõi công việc đã thống nhất |
Đây là những cách thiết lập khác nhau. Việc mở thêm cửa sổ tài khoản không tạo ra nhóm đổ chuông, và việc chuyển tiếp một số điện thoại không đồng nghĩa với giao trách nhiệm xử lý cuộc trò chuyện cho người khác. Hãy quyết định cách các cuộc gọi cần hoạt động trước khi chọn nơi hiển thị chúng.
Chọn cách thiết lập phù hợp với gói đăng ký Voice thực tế
Không phải mọi tài khoản Google Voice cá nhân và doanh nghiệp đều cung cấp các tính năng giống nhau. Bảng so sánh gói đăng ký của Google phân biệt các gói dành cho một người dùng với các gói đăng ký được bổ sung vào Google Workspace.
Dịch vụ miễn phí dành cho người dùng cá nhân là một lựa chọn cho một người dùng. Google cũng cung cấp các gói đăng ký Starter độc lập và Standard độc lập cho các tài khoản Gmail cá nhân đủ điều kiện tại Hoa Kỳ. Vì vậy, chỉ nhìn vào tài khoản Gmail cá nhân dùng để đăng nhập thì không thể biết tài khoản đó đang sử dụng dịch vụ miễn phí hay gói trả phí.
Tài liệu về các gói độc lập rất quan trọng khi so sánh các tính năng dành cho doanh nghiệp: Standard độc lập có tính năng tổng đài tự động nhưng không có nhóm đổ chuông hoặc ủy quyền cuộc gọi. Các tính năng cộng tác đó có trong Voice Standard và Premier dưới dạng tiện ích bổ sung cho Workspace.
Với tài khoản do công ty quản lý, hãy xác nhận rằng người dùng đã được cấp dịch vụ Voice. Chỉ có địa chỉ email công việc không có nghĩa là dịch vụ Voice đã hoạt động hoặc đã có tính năng gọi điện cần thiết.
Vị trí địa lý cũng ảnh hưởng đến lựa chọn. Các gói dành cho một người dùng chỉ có tại Hoa Kỳ. Với tổ chức, khả năng cung cấp dịch vụ tùy thuộc vào quốc gia và việc dịch vụ điện thoại được cung cấp qua gói gọi điện của Google, Carrier Link hay SIP Link. Hãy tham khảo hướng dẫn về quốc gia và nhà cung cấp của Google trước khi lập kế hoạch triển khai tại nhiều địa điểm.
Bạn không cần thiết kế lại toàn bộ hệ thống điện thoại để sắp xếp hai tài khoản hiện có. Tuy nhiên, bạn cần biết mỗi tài khoản đang dùng dịch vụ nào trước khi kỳ vọng cả hai có cùng tính năng.
Sử dụng các công cụ quản lý tài khoản có sẵn của Google khi phù hợp
Google đã cung cấp tính năng đăng nhập và chuyển đổi giữa nhiều tài khoản. Trên máy tính, hãy dùng ảnh hồ sơ hoặc chữ cái đầu để thêm hoặc chọn tài khoản, sau đó xác nhận tài khoản nào đang hoạt động trong dịch vụ bạn mở.
Ứng dụng Voice dành cho thiết bị di động cũng có hướng dẫn chuyển đổi tài khoản trên Android và iPhone hoặc iPad. Bộ chọn tài khoản là lựa chọn hữu ích khi bạn chỉ thỉnh thoảng cần chuyển đổi môi trường làm việc.
Trên máy tính, Google Voice hoạt động qua giao diện web. Hướng dẫn gọi điện của Google liệt kê các trình duyệt được hỗ trợ, gồm Chrome, Edge, Firefox và Safari. Với cách thiết lập đơn giản, việc giữ Voice sẵn trong trình duyệt có thể đã đủ.
Các hồ sơ WebCatalog riêng biệt trở nên hữu ích khi tài khoản cá nhân và tài khoản công việc cần có những nơi truy cập cố định, được đặt tên rõ ràng, đặc biệt khi cuộc gọi dẫn đến việc xử lý tài liệu, lịch hẹn hoặc hồ sơ dự án. Bạn có thể quay lại đúng phiên làm việc mong muốn mà không phải chỉ dựa vào tài khoản Google tình cờ đang được chọn trong cửa sổ trình duyệt thông thường.
Tạo nơi truy cập dễ nhận biết trên máy tính cho từng tài khoản
Thêm Google Voice vào WebCatalog Desktop. Trong Profiles, chọn Add profile, đặt tên theo mục đích sử dụng của tài khoản rồi mở Voice bằng hồ sơ đó. Đăng nhập bằng Tài khoản Google bạn muốn sử dụng. Lặp lại quy trình với hồ sơ thứ hai cho tài khoản còn lại.
Tài liệu về hồ sơ của WebCatalog giải thích rằng cookie, phiên đăng nhập và dữ liệu duyệt web được giữ riêng biệt giữa các hồ sơ. Những tên hữu ích có thể là “Voice cá nhân” và “Công việc tư vấn”.
Trước khi tiếp tục, hãy kiểm tra email tài khoản và số Voice trong từng phiên. Lịch sử cuộc gọi trống hoặc màn hình đăng ký có thể cho thấy bạn đã chọn một Tài khoản Google khác với tài khoản có dịch vụ. Hãy xác minh đúng tài khoản trước khi tạo hoặc thay đổi số điện thoại.
Tạo một không gian làm việc chứa Voice, lịch và các hồ sơ bạn dùng sau cuộc gọi. Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng. Hồ sơ tách biệt các phiên tài khoản; không gian sắp xếp các ứng dụng theo một mục đích.
Nếu cùng một số doanh nghiệp phục vụ nhiều dự án khách hàng, bạn có thể tái sử dụng hồ sơ đó trong các không gian dự án khác nhau. Đó vẫn là cùng một tài khoản Voice, với cùng lịch sử gốc. Hãy chọn gói WebCatalog hỗ trợ số lượng hồ sơ, ứng dụng và không gian trong cách thiết lập bạn dự định sử dụng.
Quy trình 1: Cuộc gọi cá nhân và công việc trong một ngày làm việc
Hãy hình dung một chuyên gia tư vấn sử dụng tài khoản Voice cá nhân hiện có và một tài khoản doanh nghiệp được cấp riêng. Mục tiêu là nhận biết bối cảnh của từng cuộc trò chuyện và giữ các công việc phát sinh ở đúng nơi.
Vào đầu ngày, hãy mở phiên làm việc bên cạnh lịch hẹn và ghi chú khách hàng hiện tại. Giữ phiên cá nhân trong một cửa sổ riêng khi cần. Tránh xem hai lịch sử cuộc gọi như một danh sách công việc chung: cuộc gọi nhỡ về lịch hẹn cá nhân và yêu cầu của khách hàng sẽ cần những bước xử lý tiếp theo khác nhau.
Để nhận cuộc gọi trên máy tính, phiên làm việc phải thực sự đang mở và sẵn sàng. Google nêu rõ rằng Voice phải được giữ mở để nhận cuộc gọi trên máy tính. Hãy kiểm tra micrô, loa đang chọn và các quyền thông báo liên quan, sau đó thực hiện cuộc gọi thử trước khi dùng cách thiết lập mới cho các cuộc hẹn.
Nếu bạn cũng dùng điện thoại liên kết, hãy kiểm tra cài đặt chuyển tiếp của chúng trong đúng tài khoản. Theo tài liệu của Google, một số điện thoại không thể được liên kết với một số Voice khác khi đã được liên kết ở nơi khác. Không nên lên kế hoạch dùng hai phiên trên máy tính để chuyển tiếp cả hai tài khoản đến cùng một số liên kết nếu chưa kiểm tra dịch vụ cho phép những gì.
Khi gọi lại một cuộc gọi nhỡ, trước tiên hãy mở lịch sử của tài khoản phù hợp. Xác nhận bối cảnh cuộc gọi, sau đó gọi lại và ghi nhận bước xử lý tiếp theo cùng với lịch hẹn hoặc công việc khách hàng liên quan.
Quy trình 2: Nhiều dự án khách hàng sử dụng một số doanh nghiệp
Có thêm khách hàng thứ hai không tự động đồng nghĩa với việc cần tài khoản Voice thứ hai. Nếu hoạt động tư vấn của bạn đã sử dụng một số doanh nghiệp, việc tổ chức cuộc gọi theo dự án có thể là cải tiến hữu ích hơn.
Tạo một không gian cho dự án thường xuyên có các cuộc trao đổi qua điện thoại. Thêm Voice bằng hồ sơ doanh nghiệp hiện có, cùng với bản tóm tắt dự án, lịch trình và nhật ký quyết định. Một không gian dự án khác có thể dùng lại hồ sơ đó nhưng hiển thị các công cụ hỗ trợ riêng.
Khi khách hàng gọi, hãy mở môi trường dự án liên quan và làm việc dựa trên bản tóm tắt hiện tại. Khi kết thúc, hãy ghi lại quyết định, người chịu trách nhiệm và bước tiếp theo. Ví dụ: “Xác nhận ngày bàn giao đã điều chỉnh với người bảo trợ dự án, sau đó gửi lịch trình cập nhật.” Ghi chú như vậy đủ để hành động mà không cần chép lại mọi phần của cuộc trò chuyện.
Việc tái sử dụng hồ sơ không chia lịch sử Voice theo dự án, không tạo hộp thư thoại riêng cho từng dự án và không thay đổi số được dùng để gọi điện. Hãy duy trì sự phân biệt giữa các dự án trong những hồ sơ bạn đang sử dụng. WebCatalog giúp sắp xếp các công cụ thuận tiện; nó không tự động phân loại người gọi.
Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy đối chiếu các cuộc gọi nhỡ và thư thoại từ tài khoản doanh nghiệp với những hồ sơ dự án đó. Ghi nhận việc cần theo dõi tại nơi bạn quản lý công việc để khi mở lại dự án vào ngày mai, bạn biết điều gì vẫn cần xử lý.
Quy trình 3: Xử lý cuộc gọi thay mặt đồng nghiệp
Trợ lý điều hành có nhu cầu khác với người duy trì hai tài khoản đăng nhập cá nhân. Trợ lý cần được cấp quyền xử lý cuộc gọi của người khác trong khi vẫn sử dụng danh tính công việc của chính mình.
Trên các gói Workspace Voice đủ điều kiện, hãy dùng tính năng ủy quyền cuộc gọi. Quản trị viên có thể cấp cho người được ủy quyền quyền thực hiện cuộc gọi, nhận cuộc gọi và truy cập thư thoại thay mặt người ủy quyền. Các quyền được cấp quyết định phạm vi công việc có thể đảm nhiệm.
Hãy thống nhất cách bàn giao thực tế trước khi bắt đầu hỗ trợ: cuộc gọi nào cần chuyển máy, cuộc gọi nào có thể xử lý trực tiếp và cách ghi nhận yêu cầu gọi lại. Giữ phiên Voice của riêng bạn bên cạnh lịch được cấp quyền truy cập và hồ sơ theo dõi công việc trong không gian “Hỗ trợ lãnh đạo”.
Khi cuộc gọi đến cần xử lý thêm, hãy ghi lại ai cần phản hồi và họ cần biết bối cảnh gì. Không gian làm việc hỗ trợ quy trình đó mà không yêu cầu hồ sơ thứ hai đăng nhập vào tài khoản của lãnh đạo. Quyền ủy quyền do Google Voice cấp, không phải WebCatalog.
Nếu cần một nhóm cùng trả lời cuộc gọi, hãy cân nhắc nhóm đổ chuông. Google hỗ trợ các lựa chọn định tuyến, giờ làm việc và cách xử lý cuộc gọi không được trả lời trên các gói đủ điều kiện. Tài liệu của Google cũng lưu ý rằng cuộc gọi đến nhóm đổ chuông không được chuyển tiếp đến số di động liên kết của thành viên, vì vậy hãy kiểm tra các thiết bị thực sự dùng để trả lời khi thiết kế phương án trực điện thoại.
Nhiều cửa sổ tài khoản đang mở không thể thay thế các quy tắc định tuyến đó. Hãy sử dụng tính năng Voice phù hợp, sau đó sắp xếp công việc hỗ trợ của từng người xoay quanh tính năng ấy.
Xây dựng không gian làm việc xoay quanh cuộc gọi tiếp theo
Hãy bắt đầu với các tài khoản và số điện thoại đã được cấp cho bạn. Xác định xem cải tiến tiếp theo cần là tách riêng phiên cá nhân/công việc, bổ sung bối cảnh dự án rõ ràng hơn hay thiết lập ủy quyền hoặc nhóm đổ chuông được hỗ trợ.
Sau đó, mở Google Voice trong WebCatalog. Tạo hồ sơ riêng cho các tài khoản khác nhau, đặt tài khoản làm việc bên cạnh các công cụ giúp biến cuộc gọi thành quyết định và kiểm tra thiết lập nhận cuộc gọi trước cuộc trò chuyện đã lên lịch tiếp theo. Kết quả là một nơi rõ ràng hơn để xử lý cuộc gọi và công việc tiếp theo, mà không nhầm lẫn giữa việc tổ chức tài khoản với cấu hình hệ thống điện thoại.
