Khi Google Chat được dùng cho các cuộc trò chuyện cá nhân, dự án của công ty và công việc với khách hàng, có hai cách thiết thực để giữ các tài khoản tách biệt. Trình chuyển đổi tài khoản của Google cho phép bạn chuyển giữa các tài khoản đã đăng nhập trong Chat, Gmail hoặc ứng dụng Chat độc lập. WebCatalog Desktop dành cho mỗi danh tính Google một hồ sơ riêng, nhờ đó bạn có thể đăng nhập nhiều tài khoản cùng lúc. Dù chọn cách nào, trước tiên hãy xác định danh tính nào phù hợp với từng cuộc trò chuyện.
Một dự án không nhất thiết phải có thêm một tài khoản Google. Bạn có thể dùng một tài khoản công việc cho nhiều dự án với khách hàng, trong khi một khách hàng khác cấp cho bạn danh tính riêng do họ quản lý. Hai tình huống này cần những cách thiết lập trên máy tính khác nhau.
WebCatalog Desktop bổ sung hồ sơ riêng biệt và không gian dành cho dự án, giúp bạn điều hướng ngày làm việc bận rộn dễ dàng hơn. Mục tiêu là luôn phân biệt rõ tài khoản, cuộc trò chuyện và công cụ hỗ trợ cần dùng mỗi khi bắt đầu làm việc.
Phân định vai trò cho danh tính và dự án
“ Tài khoản”, “tổ chức” và “không gian” mô tả những phần khác nhau trong quy trình làm việc với Google Chat. Phân biệt rõ chúng sẽ giúp việc thiết lập và khắc phục sự cố dễ dàng hơn.
| Thành phần thiết lập | Nội dung được kiểm soát hoặc sắp xếp | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Tài khoản Google | Danh tính bạn dùng để đăng nhập và tham gia | Tài khoản cá nhân hoặc tài khoản do công ty cấp |
| Tổ chức Google Workspace | Quyền truy cập được quản lý và chính sách áp dụng cho người dùng | Cài đặt Chat và cộng tác bên ngoài của công ty bạn |
| Không gian Google Chat | Khu vực trò chuyện với những người tham gia riêng | Thảo luận ra mắt sản phẩm cùng nhóm dự án |
| Hồ sơ WebCatalog Desktop | Dữ liệu đăng nhập và phiên truy cập website được tách biệt | Hồ sơ có tên “Công việc — Acme” |
| Không gian trong WebCatalog Desktop | Cửa sổ máy tính để nhóm ứng dụng và hồ sơ | Không gian làm việc cho đợt ra mắt, gồm Chat, Drive và bản tóm tắt dự án |
Google hướng dẫn cách truy cập Chat thông qua tài khoản Google hoặc tổ chức Workspace của bạn. Cả tài khoản Google cá nhân và tài khoản Workspace trả phí đều có thể tạo không gian Chat, dù bộ tính năng khác nhau; xem bảng so sánh tài khoản của Google.
Điều đó có nghĩa là bạn nên tạo hồ sơ máy tính dựa trên danh tính đăng nhập thực tế, rồi sắp xếp không gian làm việc dự án theo công việc. Tạo không gian trong WebCatalog Desktop không tạo không gian Google Chat, không mời cộng tác viên và cũng không thay đổi quyền của tổ chức.
Bắt đầu với các tùy chọn sẵn có trên máy tính của Google
Bạn không cần ứng dụng mới chỉ để thêm một tài khoản Google thứ hai. Hướng dẫn đăng nhập nhiều tài khoản của Google giải thích cách thêm tài khoản và chuyển đổi giữa chúng mà không cần đăng xuất. Trong một dịch vụ Google được hỗ trợ, hãy dùng trình đơn tài khoản để thêm hoặc chọn tài khoản cần dùng.
Bạn có thể dùng Chat tại chat.google.com và trong Gmail. Google cũng cung cấp ứng dụng Chat độc lập, được cài dưới dạng ứng dụng web tiến bộ thông qua Chrome. Chrome phải mở thì ứng dụng mới hoạt động; nếu dùng tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể cần nhờ quản trị viên hỗ trợ cài đặt.
Những tùy chọn này có thể đã đủ nếu trình chuyển đổi tài khoản và cách sắp xếp trình duyệt hiện tại phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Dù chọn cách nào, hãy kiểm tra tài khoản nào có quyền truy cập vào cuộc trò chuyện bạn muốn mở.
WebCatalog Desktop hữu ích khi bạn muốn có các ngữ cảnh tài khoản rõ ràng, có thể dùng lại và một cách sắp xếp trên máy tính cho những phần còn lại của từng dự án. Bạn có thể tách danh tính cá nhân khỏi công việc, rồi dùng lại danh tính công việc ở bất cứ nơi nào được cấp quyền. Ba kiểu cộng tác sau đây sẽ cho thấy cách đưa ra lựa chọn phù hợp.
Trò chuyện cá nhân: tạo một không gian quen thuộc, dễ tìm
Đặt tên hồ sơ cho tài khoản Google cá nhân là Cá nhân, hoặc chọn tên khác giúp nhận diện tài khoản đăng nhập thay vì một hoạt động tạm thời như “Chuyến đi cuối tuần”. Mở Chat bằng hồ sơ đó và đăng nhập tài khoản cá nhân.
Trong Chat, hãy ghim các không gian và cuộc trò chuyện mà bạn thường xuyên quay lại; Google liệt kê tính năng ghim trong số những tính năng có ở cả tài khoản cá nhân và Workspace trả phí. Hồ sơ giúp tách riêng thông tin đăng nhập, còn cài đặt thành viên riêng trong Chat vẫn quyết định ai có thể xem từng tin nhắn.
Dự án công việc: dùng lại đúng danh tính trong các công việc của nhóm
Tài khoản do công ty cấp thường nên nằm trong hồ sơ công việc có tên rõ ràng, chẳng hạn Công việc — Acme. Dùng danh tính đó cho những cuộc trò chuyện Chat mà tổ chức đã bật và mời bạn tham gia.
Nếu tài khoản không dùng được Chat, hãy hỏi quản trị viên Workspace. Hướng dẫn đăng nhập của Google lưu ý rằng các tổ chức cơ quan và trường học cần thiết lập Chat cho người dùng. Mở cùng một danh tính trong một ứng dụng máy tính khác sẽ không bật được dịch vụ mà tổ chức chưa cung cấp.
Sau khi truy cập được, hãy sắp xếp các dự án thường xuyên theo thông tin cần dùng cho từng dự án. Với một đợt ra mắt sản phẩm, chẳng hạn, bạn có thể cần:
- Không gian Google Chat nơi nhóm ra mắt đưa ra quyết định.
- Thư mục Drive chứa các nội dung sáng tạo đã được duyệt.
- Tài liệu có danh sách kiểm tra phát hành.
- Lịch dùng để xác nhận ngày đánh giá.
Bạn có thể nhóm các ứng dụng và hồ sơ liên quan trong một không gian của WebCatalog Desktop có tên Ra mắt sản phẩm. Một không gian khác, Vận hành nhóm, có thể chứa các công cụ phục vụ công việc nội bộ thường ngày.
Cả hai không gian đều có thể dùng cùng một hồ sơ công việc nếu cùng một tài khoản Google được cấp quyền cho cả hai dự án. Bạn không cần tạo tài khoản Google mới hay một thông tin đăng nhập riêng biệt cho mỗi cửa sổ dự án. Dùng lại hồ sơ cũng đồng nghĩa dùng lại dữ liệu phiên, vì vậy các cửa sổ không phải là những danh tính riêng biệt.
Không gian trong WebCatalog Desktop cũng không khóa Chat vào một cuộc trò chuyện dự án cụ thể. Trước khi đăng thông tin cập nhật về đợt ra mắt, hãy chọn đúng không gian Google Chat và kiểm tra những người tham gia. Không gian làm việc trên máy tính giúp bạn mở đúng công việc; cuộc trò chuyện Google Chat quyết định ai nhận được tin nhắn.
Hãy lưu các quyết định của dự án trong cuộc trò chuyện mà nhóm mong đợi sẽ tìm thấy chúng. Nếu một tin nhắn trực tiếp giải quyết vấn đề ảnh hưởng đến cả nhóm, hãy bổ sung phần tóm tắt phù hợp vào cuộc thảo luận dự án. Nhờ vậy, không gian làm việc sẽ hữu ích với người tiếp theo cần biết quyết định đó, chứ không chỉ với người đang gửi tin nhắn.
Cộng tác với khách hàng: sắp xếp theo danh tính mà khách hàng thực sự mời
Trước khi tạo hồ sơ khác, hãy xác định rõ quyền truy cập của khách hàng. Hỏi xem họ muốn bạn dùng địa chỉ email hoặc danh tính được quản lý nào.
Có một số cách thiết lập. Khách hàng có thể mời tài khoản Google công việc hoặc cá nhân hiện có của bạn với tư cách người tham gia bên ngoài. Họ có thể cấp cho bạn một tài khoản trong tổ chức Workspace của riêng họ. Google cũng hướng dẫn cách tham gia với tư cách khách dành cho người không có tài khoản Workspace: lời mời sẽ tạo một tài khoản khách do tổ chức gửi lời mời quản lý. Các cách tham gia và hạn chế được giải thích trong hướng dẫn về người dùng bên ngoài và khách của Google.
Điều chỉnh thiết lập trên máy tính theo cách thức đó:
| Cách khách hàng cấp quyền | Lựa chọn hồ sơ phù hợp |
|---|---|
| Khách hàng mời tài khoản công việc hiện có của bạn | Dùng lại hồ sơ dành cho tài khoản đó |
| Khách hàng cấp một tài khoản Workspace riêng | Tạo hồ sơ có tên khách hàng và danh tính tương ứng |
| Khách hàng dùng lời mời dành cho khách đã được phê duyệt | Hoàn tất lời mời, xác nhận quyền truy cập Chat và sắp xếp danh tính được tạo một cách rõ ràng |
Nếu tài khoản công việc hiện có của bạn tham gia ba dự án khách hàng, ba không gian dự án có thể hữu ích. Nhưng không nhất thiết phải tạo thêm ba tài khoản Google. Ngược lại, đặt danh tính do khách hàng cấp vào cùng cửa sổ dự án với tài khoản công ty không khiến hai danh tính đó có thể thay thế cho nhau.
Cộng tác bên ngoài cũng phụ thuộc vào các tổ chức liên quan. Các chế độ kiểm soát Chat bên ngoài của Google mô tả cài đặt quản trị viên, giới hạn miền đáng tin cậy và các tùy chọn cho không gian bên ngoài tùy theo phiên bản. Nếu lời mời không hoạt động, hãy xác nhận danh tính được mời và nhờ khách hàng kiểm tra các cài đặt quyền truy cập liên quan.
Với dự án chung, hãy dùng phương thức cộng tác mà khách hàng đã phê duyệt. Nếu đó là không gian Google Chat được bật tính năng cộng tác bên ngoài, hãy trao đổi về dự án trong không gian đó. Hồ sơ WebCatalog Desktop có thể lưu giữ ngữ cảnh đăng nhập; hồ sơ không thể cấp tư cách thành viên không gian hoặc ghi đè chính sách Chat bên ngoài của tổ chức.
Hãy kiểm tra riêng cả các tài liệu được liên kết. Các chế độ kiểm soát Chat bên ngoài của Google phân biệt quyền truy cập Chat với quyền truy cập vào tệp Drive hoặc nhiệm vụ được chia sẻ. Trước buổi đánh giá, hãy mở tài liệu thực tế bằng tài khoản dự định dùng và xác nhận rằng bạn truy cập được. Cuộc trò chuyện hoạt động bình thường không đồng nghĩa mọi vấn đề về quyền truy cập tệp đã được giải quyết.
Chuyển sơ đồ cộng tác thành thiết lập WebCatalog Desktop
Trước tiên, hãy thiết lập lớp tài khoản. Hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog mô tả cách tạo hồ sơ và mở ứng dụng bằng hồ sơ đó:
- Thêm Google Chat vào WebCatalog Desktop.
- Mở Hồ sơ, chọn Thêm hồ sơ và đặt tên dễ nhận biết cho danh tính.
- Mở Chat bằng hồ sơ đó rồi đăng nhập vào tài khoản tương ứng.
- Xác nhận một cuộc trò chuyện hoặc không gian mà tài khoản đó cần truy cập được.
Lặp lại các bước này cho những danh tính riêng biệt mà bạn thực sự dùng. Mỗi hồ sơ sẽ mở Chat thành ứng dụng máy tính riêng, với cửa sổ và biểu tượng riêng trên Dock hoặc thanh tác vụ. Mở một cửa sổ khác bằng cùng hồ sơ không tách riêng tài khoản thứ hai; cửa sổ đó dùng chung ngữ cảnh phiên.
Tiếp theo, sắp xếp các không gian theo công việc đang diễn ra. Không gian dành cho khách hàng có thể chứa Chat, các công cụ tài liệu của khách hàng và trình theo dõi dự án. Dùng lại hồ sơ hiện có khi thông tin đăng nhập dự định dùng vẫn như cũ. Khi nhiều ứng dụng Google dùng chung một danh tính, hồ sơ tương ứng có thể lưu ngữ cảnh đăng nhập đó; hãy kiểm tra tài khoản khi mở từng ứng dụng.
Trước khi gửi thông tin cập nhật, hãy kiểm tra nhanh nơi nhận: Tôi đang dùng tài khoản nào, ai có mặt trong cuộc trò chuyện này và họ có mở được tài liệu liên kết không? Câu hỏi này giúp phát hiện những sai lệch về tài khoản và quyền truy cập mà chỉ sắp xếp màn hình gọn gàng thì không thể giải quyết.
Tải WebCatalog Desktop để đăng nhập các tài khoản Google Chat cá nhân, công việc và khách hàng cùng lúc.
