Khi Google Chat được dùng cho cả trò chuyện cá nhân, dự án của công ty và công việc với khách hàng, việc sắp xếp bắt đầu từ việc xác định danh tính nào phù hợp với từng cuộc trò chuyện. Sau đó, bạn có thể bố trí cuộc trò chuyện, tài liệu và lịch của dự án sao cho dễ truy cập cùng nhau.
Không phải dự án nào cũng cần thêm một tài khoản Google. Bạn có thể dùng một tài khoản công việc để cộng tác với nhiều khách hàng, trong khi một khách hàng khác lại cung cấp danh tính do họ quản lý. Những tình huống đó đòi hỏi cách thiết lập khác nhau trên máy tính.
Google đã hỗ trợ chuyển đổi giữa các tài khoản đang đăng nhập. WebCatalog bổ sung các hồ sơ tách biệt và không gian theo dự án, giúp bạn dễ điều hướng hơn trong một ngày làm việc phức tạp. Mục tiêu là luôn xác định rõ tài khoản cần dùng, cuộc trò chuyện và các công cụ hỗ trợ mỗi khi bắt đầu làm việc.
Phân biệt vai trò của danh tính và dự án
“Tài khoản”, “tổ chức” và “không gian” mô tả những thành phần khác nhau trong quy trình làm việc với Google Chat. Phân biệt rõ các khái niệm này giúp việc thiết lập và khắc phục sự cố dễ dàng hơn.
| Thành phần thiết lập | Nội dung được kiểm soát hoặc sắp xếp | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Tài khoản Google | Danh tính bạn dùng để đăng nhập và tham gia | Tài khoản cá nhân hoặc tài khoản do công ty cấp |
| Tổ chức Google Workspace | Quyền truy cập và chính sách được quản lý cho người dùng của tổ chức | Các chế độ cài đặt Chat và cộng tác bên ngoài của công ty bạn |
| Không gian Google Chat | Khu vực trò chuyện có nhóm người tham gia riêng | Cuộc thảo luận về việc ra mắt sản phẩm với nhóm dự án |
| Hồ sơ WebCatalog | Dữ liệu đăng nhập và phiên làm việc trên trang web được tách biệt | Hồ sơ có tên “Công việc — Acme” |
| Không gian trong WebCatalog | Cửa sổ trên máy tính tập hợp các ứng dụng và hồ sơ | Không gian làm việc cho đợt ra mắt, gồm Chat, Drive và bản tóm tắt dự án |
Google có tài liệu hướng dẫn truy cập Chat thông qua tài khoản Google hoặc tổ chức Workspace của bạn. Cả tài khoản Google cá nhân lẫn tài khoản Workspace trả phí đều có thể tạo không gian Chat, dù các tính năng có khác nhau; hãy xem bảng so sánh tài khoản của Google.
Điều đó có nghĩa là bạn nên tạo hồ sơ trên máy tính dựa trên các danh tính đăng nhập thực tế, rồi sắp xếp không gian làm việc của dự án theo công việc. Việc tạo một không gian trong WebCatalog không tạo ra không gian Google Chat, không mời cộng tác viên và cũng không thay đổi quyền của tổ chức.
Bắt đầu với các lựa chọn hiện có của Google trên máy tính
Bạn không cần ứng dụng mới chỉ để thêm thông tin đăng nhập Google thứ hai. Hướng dẫn đăng nhập nhiều tài khoản của Google giải thích cách thêm tài khoản và chuyển đổi giữa chúng mà không cần đăng xuất. Trong một dịch vụ Google có hỗ trợ, hãy dùng trình đơn tài khoản để thêm hoặc chọn tài khoản bạn cần.
Bạn có thể truy cập Chat tại chat.google.com và bên trong Gmail. Google cũng cung cấp ứng dụng Chat độc lập, được cài đặt dưới dạng ứng dụng web tiến bộ thông qua Chrome. Chrome phải đang mở để ứng dụng đó hoạt động, và các thiết bị được quản lý có thể yêu cầu quyền cài đặt.
Những lựa chọn này có thể đã đủ nếu trình chuyển đổi tài khoản và cách sắp xếp trình duyệt hiện tại phù hợp với cách bạn làm việc. Dù dùng cách nào, hãy kiểm tra tài khoản nào có quyền truy cập cuộc trò chuyện bạn muốn mở.
WebCatalog trở nên hữu ích khi bạn muốn có các ngữ cảnh tài khoản rõ ràng, có thể tái sử dụng, cùng cách bố trí trên máy tính cho những thành phần còn lại của từng dự án. Bạn có thể tách danh tính cá nhân khỏi công việc, rồi tái sử dụng danh tính công việc ở mọi nơi danh tính đó được cấp quyền. Ba mô hình cộng tác sau đây cho thấy cách đưa ra những lựa chọn đó.
Trò chuyện cá nhân: tạo một nơi quen thuộc, dễ tìm
Tài khoản cá nhân của bạn có thể được dùng cho kế hoạch gia đình, một nhóm tình nguyện và vài người bạn thích dùng Chat. Hãy dành cho những cuộc trò chuyện đó một vị trí dễ nhận biết để có thể tìm thấy chúng mà không phải đi qua danh sách dự án của công ty trước.
Trong WebCatalog, hãy đặt tên hồ sơ là Cá nhân hoặc dùng nhãn khác xác định rõ tài khoản Google đăng nhập. Mở Chat bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản cá nhân cần dùng. Hãy đặt nhãn theo danh tính thay vì một hoạt động tạm thời như “Chuyến đi cuối tuần”. Hoạt động sẽ thay đổi; tài khoản có thể vẫn hữu ích trong nhiều năm.
Trong Google Chat, hãy dùng các tính năng sắp xếp cuộc trò chuyện có sẵn cho những người và nhóm bạn thường xuyên liên hệ nhất. Google liệt kê tính năng ghim và bỏ ghim không gian hoặc cuộc trò chuyện trong số các tính năng dành cho người dùng cá nhân và Workspace trả phí.
Giả sử nhóm tình nguyện của bạn có một cuộc trò chuyện về sự kiện và một tài liệu lập kế hoạch. Bạn có thể ghim cuộc trò chuyện trong Chat và đặt ứng dụng tài liệu bên cạnh trong một không gian phù hợp của WebCatalog. Trước khi mở hoặc chia sẻ tài liệu, hãy xác minh rằng tài khoản cá nhân có quyền truy cập như mong muốn.
Lúc này, ranh giới tài khoản và ranh giới dự án phục vụ những mục đích khác nhau. Hồ sơ giữ ngữ cảnh đăng nhập tách biệt. Không gian tập hợp những thứ bạn cần cho sự kiện. Cả hai đều không thay thế chế độ cài đặt thành viên của cuộc trò chuyện hay các tùy chọn kiểm soát chia sẻ của tài liệu.
Dự án công việc: tái sử dụng đúng danh tính trong các công việc của nhóm
Tài khoản do công ty cấp thường nên nằm trong một hồ sơ công việc có tên rõ ràng, chẳng hạn Công việc — Acme. Hãy dùng danh tính đó cho những cuộc trò chuyện Chat mà tổ chức đã bật và mời bạn tham gia.
Nếu tài khoản không dùng được Chat, hãy trao đổi với quản trị viên Workspace. Hướng dẫn đăng nhập của Google lưu ý rằng các tổ chức công ty và trường học cần thiết lập Chat cho người dùng của mình. Mở cùng danh tính đó trong một ứng dụng máy tính khác sẽ không kích hoạt được dịch vụ chưa được tổ chức cho phép sử dụng.
Khi đã truy cập được, hãy sắp xếp các dự án thường xuyên theo thông tin mà mỗi dự án cần. Với một đợt ra mắt sản phẩm, đó có thể là:
- Không gian Google Chat nơi nhóm phụ trách ra mắt đưa ra quyết định.
- Thư mục Drive chứa các tài nguyên sáng tạo đã được phê duyệt.
- Tài liệu chứa danh sách kiểm tra phát hành.
- Lịch dùng để xác nhận các ngày đánh giá.
Bạn có thể nhóm các ứng dụng và hồ sơ liên quan trong một không gian có tên Ra mắt sản phẩm trong WebCatalog. Một không gian khác, Vận hành nhóm, có thể chứa các công cụ phục vụ công việc nội bộ thường ngày.
Cả hai đều có thể dùng cùng một hồ sơ công việc nếu cùng tài khoản Google đó được cấp quyền cho cả hai dự án. Bạn không cần tài khoản Google mới hay ngữ cảnh đăng nhập tách biệt cho mỗi cửa sổ dự án. Tái sử dụng hồ sơ đồng nghĩa với việc tái sử dụng dữ liệu phiên của hồ sơ đó, nên các cửa sổ không phải là những danh tính riêng biệt.
Một không gian trong WebCatalog cũng không khóa Chat vào một cuộc trò chuyện dự án cụ thể. Trước khi đăng cập nhật về đợt ra mắt, hãy chọn đúng không gian Google Chat và kiểm tra những người tham gia. Không gian làm việc trên máy tính giúp bạn truy cập công việc; cuộc trò chuyện Google Chat quyết định ai nhận được tin nhắn.
Hãy lưu các quyết định của dự án trong cuộc trò chuyện mà nhóm dự kiến sẽ tìm thấy chúng. Nếu một tin nhắn trực tiếp giải quyết vấn đề ảnh hưởng đến cả nhóm, hãy thêm phần tóm tắt phù hợp vào cuộc thảo luận dự án. Nhờ đó, không gian làm việc sẽ hữu ích cho người tiếp theo cần đến quyết định ấy, chứ không chỉ người đang gửi tin nhắn.
Cộng tác với khách hàng: sắp xếp theo danh tính mà khách hàng thực sự đã mời
Với quyền truy cập dành cho khách hàng, bạn cần xác định rõ trước khi tạo thêm hồ sơ. Hãy hỏi khách hàng muốn bạn dùng địa chỉ email hoặc danh tính được quản lý nào.
Có nhiều cách thiết lập. Khách hàng có thể mời tài khoản Google công việc hoặc cá nhân hiện có của bạn tham gia với tư cách người ngoài tổ chức. Họ cũng có thể cấp cho bạn tài khoản trong tổ chức Workspace của riêng họ. Hiện Google còn có tài liệu về một hình thức mời khách được phê duyệt dành cho người chưa có tài khoản Google; lời mời này tạo một tài khoản khách do tổ chức gửi lời mời quản lý. Các hình thức có thể dùng và những hạn chế được giải thích trong hướng dẫn về người dùng bên ngoài và khách của Google.
Hãy thiết lập trên máy tính sao cho phù hợp với cách cộng tác đó:
| Cách cộng tác với khách hàng | Lựa chọn hồ sơ hợp lý |
|---|---|
| Khách hàng mời tài khoản công việc hiện có của bạn | Tái sử dụng hồ sơ của tài khoản đó |
| Khách hàng cung cấp tài khoản Workspace riêng | Tạo hồ sơ có nhãn ghi rõ khách hàng và danh tính |
| Khách hàng dùng lời mời khách được phê duyệt | Hoàn tất lời mời, xác minh quyền truy cập Chat và sắp xếp danh tính được tạo một cách rõ ràng |
Nếu tài khoản công việc hiện có của bạn tham gia ba dự án khách hàng, việc tạo ba không gian dự án có thể hữu ích. Nhưng không nhất thiết phải có ba tài khoản Google mới. Ngược lại, việc đặt danh tính do khách hàng cấp trong cùng cửa sổ dự án với tài khoản công ty của bạn không khiến các danh tính đó có thể thay thế cho nhau.
Khả năng cộng tác bên ngoài còn phụ thuộc vào các tổ chức liên quan. Tài liệu về các biện pháp kiểm soát Chat bên ngoài của Google mô tả các chế độ cài đặt của quản trị viên, giới hạn về miền đáng tin cậy và các tùy chọn cho không gian bên ngoài tùy theo phiên bản. Nếu lời mời không thành công, hãy xác nhận danh tính được mời và nhờ khách hàng kiểm tra các chế độ cài đặt quyền truy cập liên quan.
Với dự án chung, hãy dùng hình thức cộng tác mà khách hàng đã phê duyệt. Nếu đó là không gian Google Chat được bật cho cộng tác bên ngoài, hãy giữ cuộc trò chuyện dự án ở đó. Hồ sơ WebCatalog có thể duy trì ngữ cảnh đăng nhập; nó không thể cấp tư cách thành viên không gian hay vượt qua chính sách trò chuyện bên ngoài của tổ chức.
Bạn cũng nên kiểm tra riêng các tài liệu được liên kết. Hướng dẫn về quyền truy cập bên ngoài của Google phân biệt quyền truy cập Chat với quyền truy cập tệp Drive và các nhiệm vụ. Trước buổi đánh giá, hãy mở tài liệu thực tế bằng tài khoản cần dùng và xác nhận rằng bạn có thể truy cập. Một cuộc trò chuyện hoạt động bình thường không có nghĩa là mọi vấn đề về quyền truy cập tệp đều đã được giải quyết.
Chuyển sơ đồ cộng tác thành cấu hình WebCatalog
Trước tiên, hãy thiết lập lớp tài khoản. Hướng dẫn về hồ sơ của WebCatalog mô tả cách tạo hồ sơ và dùng hồ sơ đó để mở ứng dụng:
- Thêm Google Chat từ danh mục ứng dụng WebCatalog.
- Mở Profiles (Hồ sơ), chọn Add profile (Thêm hồ sơ) và đặt tên dễ nhận biết cho danh tính.
- Mở Chat bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản tương ứng.
- Kiểm tra một cuộc trò chuyện hoặc không gian mà tài khoản đó phải có quyền truy cập.
Lặp lại với những danh tính riêng biệt mà bạn thực sự sử dụng. Mở thêm cửa sổ bằng cùng một hồ sơ không tạo sự tách biệt cho tài khoản thứ hai; cửa sổ đó vẫn dùng chung ngữ cảnh phiên.
Tiếp theo, hãy sắp xếp các không gian trong WebCatalog theo công việc đang diễn ra. Không gian của một khách hàng có thể chứa Chat, các công cụ tài liệu của khách hàng và công cụ theo dõi dự án. Hãy tái sử dụng hồ sơ hiện có khi vẫn dùng cùng một tài khoản đăng nhập. Khi nhiều ứng dụng Google dùng chung một danh tính, hồ sơ tương ứng có thể lưu ngữ cảnh đăng nhập dùng chung đó; hãy kiểm tra tài khoản khi mở từng ứng dụng.
Trước khi mở rộng cách bố trí này, hãy đối chiếu các ứng dụng, hồ sơ và không gian cần thiết với các gói WebCatalog hiện tại. Số lượng không gian làm việc dự án và số lượng danh tính tài khoản là hai yếu tố riêng biệt cần cân nhắc khi lập kế hoạch.
Giúp mỗi lần bàn giao dự án đều dễ theo dõi
Hãy kiểm tra nhanh đối tượng và quyền truy cập trước khi gửi cập nhật: Tôi đang dùng tài khoản nào, ai có mặt trong cuộc trò chuyện này và họ có mở được tài liệu liên kết không? Cách này giúp phát hiện những điểm không khớp về tài khoản và quyền truy cập mà chỉ một màn hình làm việc gọn gàng không thể giải quyết.
Hãy cung cấp đủ ngữ cảnh để bản cập nhật hữu ích: nêu rõ quyết định, liên kết đến tài liệu hiện hành và cho biết bước tiếp theo. Điều này đặc biệt hữu ích khi khách hàng tham gia thông qua một tổ chức khác hoặc danh tính khách được mời.
Trong lần đánh giá dự án tiếp theo, hãy tạo một không gian làm việc Google Chat trong WebCatalog xoay quanh cuộc trò chuyện thực tế, các công cụ tài liệu và chương trình làm việc. Dùng không gian đó cho một lần bàn giao trọn vẹn, rồi giữ lại cách bố trí giúp bạn dễ nhận biết đúng danh tính và dự án nhất.
