Amazon có thể gắn với một món quà sinh nhật gửi về nhà, thiết bị thay thế dùng cho công việc hoặc một đơn hàng cần xử lý trong hoạt động bán hàng. Những công việc này có thể nằm sau các menu tài khoản tương tự nhau, nhưng lại thuộc về những người, ngân sách và quy trình khác nhau.
Để quản lý tốt nhiều tài khoản Amazon, trước hết hãy tách biệt các hoạt động liên quan. Mua sắm cá nhân và mua hàng qua Amazon Business đòi hỏi bạn phải chọn rõ tài khoản trước khi thanh toán. Amazon Seller Central liên quan đến hoạt động bán hàng và có những quy định riêng về tài khoản bổ sung.
Amazon đã có sẵn các công cụ chuyển đổi tài khoản. WebCatalog bổ sung các hồ sơ có tên và một môi trường làm việc trên máy tính được tổ chức gọn gàng cho những người thường xuyên chuyển qua lại giữa các tài khoản và ứng dụng liên quan. Cách thiết lập hữu ích là cách giúp bạn biết rõ hành động tiếp theo: bạn đang dùng tài khoản của ai, đang làm gì trong đó và đơn hàng hoặc hồ sơ phát sinh cần được lưu ở đâu.
Xác định công việc trước khi chọn cách thiết lập tài khoản
Hãy bắt đầu từ công việc bạn cần hoàn thành, thay vì số lượng cửa sổ Amazon đang mở.
| Công việc | Bối cảnh tài khoản cần xác định | Quyết định đầu tiên |
|---|---|---|
| Mua đồ cho bản thân | Tài khoản mua sắm cá nhân của bạn | Xác nhận người nhận, địa chỉ và phương thức thanh toán. |
| Mua vật tư cho một tổ chức | Quyền truy cập Amazon Business mà bạn được cấp | Tuân theo quy trình mua hàng và phê duyệt của tổ chức. |
| Kiểm tra hoặc thay đổi hoạt động bán hàng | Tài khoản Seller Central được cấp quyền và thị trường tương ứng | Xác nhận quyền truy cập và doanh nghiệp bạn đang làm việc cho. |
Ví dụ, một điều phối viên văn phòng có thể mua vật tư máy in cho công ty và mua đồ gia dụng cho bản thân. Người đó cần phân tách rõ ràng các bối cảnh mua hàng. Một địa điểm văn phòng thứ hai có thể chỉ cần thêm địa chỉ giao hàng hoặc nhóm mua hàng trong cùng cơ cấu tài khoản doanh nghiệp.
Một người làm việc theo hợp đồng quản lý thông tin sản phẩm cho khách hàng lại có nhu cầu khác. Điểm xuất phát phù hợp là quyền truy cập mà khách hàng đã cấp cho hoạt động bán hàng của họ. Có thêm khách hàng hoặc công việc không đồng nghĩa với việc người đó nên tạo thêm tài khoản người bán.
Hãy ghi lại các bối cảnh hiện có bằng tên gọi dễ hiểu: “Mua sắm cá nhân”, “Mua hàng cho studio” hoặc “Hoạt động bán hàng Acme”. Những tên này về sau sẽ hữu ích hơn “Amazon 1” và “Amazon 2”.
Chọn công cụ chuyển đổi có sẵn của Amazon nếu chỉ thỉnh thoảng đổi tài khoản
Đối với tài khoản mua sắm thông thường, hướng dẫn Chuyển đổi tài khoản của Amazon giải thích cách chuyển giữa các tài khoản mà không phải liên tục đăng xuất rồi đăng nhập lại.
Trên trình duyệt:
- Mở menu Account & Lists (Tài khoản và danh sách) rồi chọn Switch Accounts (Chuyển đổi tài khoản).
- Chọn Add account (Thêm tài khoản) để thêm một tài khoản đăng nhập Amazon khác.
- Nhập thông tin đăng nhập và hoàn tất các bước hướng dẫn đăng nhập.
- Chọn tài khoản bạn muốn dùng trên trang chuyển đổi.
Ứng dụng Amazon Shopping trên thiết bị di động cũng hỗ trợ quản lý tài khoản qua Menu, Settings (Cài đặt) và Switch Accounts (Chuyển đổi tài khoản).
Đây là lựa chọn thiết thực nếu bạn chỉ thỉnh thoảng mua đồ cho công việc và phần lớn thời gian sử dụng tài khoản cá nhân. Sau khi chuyển đổi, hãy kiểm tra tài khoản đang hoạt động trước khi tiếp tục. Chỉ dựa vào địa chỉ giao hàng thì không thể xác định tài khoản một cách đáng tin cậy nếu đôi lúc bạn nhận đồ cá nhân tại văn phòng hoặc nhận thiết bị làm việc tại nhà.
Nếu thường xuyên có các phiên mua hàng, hãy cân nhắc xem việc mở một bối cảnh tài khoản có tên rõ ràng có giúp bạn dễ nhớ bước kiểm tra ban đầu đó hơn không.
Mua hàng cho doanh nghiệp bằng tài khoản mà tổ chức cung cấp
Trang chuyển đổi tài khoản Business hiện tại của Amazon mô tả một cách thiết lập giúp tách biệt hoạt động mua sắm cá nhân và mua hàng cho doanh nghiệp trong khi vẫn dùng chung thông tin đăng nhập. Hiện Amazon chỉ áp dụng cách thiết lập cụ thể này cho các tài khoản Business sử dụng tên miền email miễn phí, chẳng hạn địa chỉ từ một nhà cung cấp email công cộng.
Nếu bạn dùng địa chỉ email theo tên miền công ty hoặc thông tin đăng nhập do tổ chức quản lý, hãy làm theo hướng dẫn truy cập của tổ chức và kiểm tra những tùy chọn chuyển đổi có sẵn trong cấu hình của bạn. Đừng mặc định rằng mọi tài khoản Business đều có cùng một nút chuyển đổi giữa cá nhân và doanh nghiệp.
Tổ chức cũng có thể cấp quyền truy cập riêng cho nhiều người mua trong cùng một tài khoản doanh nghiệp. Các công cụ quản lý nhóm của Amazon hỗ trợ người dùng, nhóm, vai trò và cài đặt mua hàng. Với nhân viên, việc yêu cầu đúng quyền truy cập có thể giải quyết vấn đề gọn gàng hơn so với mở thêm tài khoản mua hàng.
Trước đơn hàng tiếp theo, hãy xác định ai là người mua, giao dịch phục vụ bộ phận hoặc dự án nào và ai cần hồ sơ đơn hàng sau đó. Một studio thiết kế nhỏ có thể dùng chung một cơ cấu tài khoản doanh nghiệp cho nhiều nhóm dự án, trong khi mỗi người mua tuân theo quy trình phê duyệt phù hợp.
Cấu trúc đó nên định hướng cách bạn thiết lập môi trường làm việc trên máy tính. Hãy phản ánh đúng các danh tính và trách nhiệm mà bạn thực sự có, rồi bổ sung cách truy cập thuận tiện cho chúng.
Sử dụng hồ sơ WebCatalog cho công việc tài khoản lặp lại thường xuyên
Nếu Amazon là một phần trong công việc thường ngày, hồ sơ WebCatalog cho phép bạn tách biệt các phiên đăng nhập tài khoản và dữ liệu duyệt web. Mỗi hồ sơ có thể có một tên dễ nhận biết, tạo cho bạn một điểm bắt đầu rõ ràng khi mua sắm cá nhân hoặc thực hiện công việc doanh nghiệp được cấp quyền.
Làm theo hướng dẫn thiết lập hồ sơ:
- Mở WebCatalog Desktop và vào Profiles (Hồ sơ).
- Chọn Add profile (Thêm hồ sơ) và đặt tên theo mục đích sử dụng tài khoản.
- Mở ứng dụng Amazon phù hợp bằng hồ sơ đó rồi đăng nhập.
- Tạo một hồ sơ khác cho thông tin đăng nhập riêng biệt mà bạn thường dùng.
Sau khi thiết lập, hãy kiểm tra tài khoản bên trong Amazon. Nếu cùng một thông tin đăng nhập cho phép truy cập nhiều bối cảnh mua hàng, hãy chọn đúng bối cảnh mong muốn tại đó. Nhãn hồ sơ giúp bạn điều hướng; tài khoản đang hoạt động trên Amazon mới quyết định bạn đang làm việc ở đâu.
Bạn cũng có thể dùng lại hồ sơ WebCatalog trên nhiều ứng dụng. Hãy dùng chung hồ sơ khi các ứng dụng thuộc cùng một danh tính và quy trình làm việc, chẳng hạn ứng dụng mua hàng cho doanh nghiệp và các công cụ làm việc liên quan. Dùng hồ sơ khác cho một danh tính riêng biệt.
Không gian tập hợp các ứng dụng và hồ sơ phục vụ một quy trình làm việc trong một cửa sổ riêng. Bạn có thể sắp xếp ứng dụng mua hàng cùng với các công cụ email và lập kế hoạch dùng để xác nhận yêu cầu. Hồ sơ tách biệt các phiên đăng nhập, còn không gian tổ chức các công cụ đó.
Gói Basic của WebCatalog bao gồm hai ứng dụng máy tính, hai hồ sơ và một không gian. Nếu cách tổ chức của bạn mở rộng sang nhiều ứng dụng, danh tính hoặc không gian hơn, hãy chọn gói đáp ứng được nhu cầu đó. Bắt đầu với một công việc bạn thực hiện đủ thường xuyên để đánh giá lợi ích.
Xây dựng quy trình mua hàng từ yêu cầu đến biên nhận
Hãy hình dung một quản lý vận hành đang đặt mua thiết bị cho một studio. Cũng trong tuần đó, họ cần mua một món quà cá nhân. Cả hai giao dịch đều cần xem sản phẩm và kiểm tra ngày giao hàng, nhưng có người nhận, phương án thanh toán và hồ sơ khác nhau.
Hãy tổ chức việc mua hàng cho công việc thành một chuỗi bước ngắn mà bạn có thể lặp lại.
Chuẩn bị yêu cầu trước khi tạo giỏ hàng
Mở bối cảnh doanh nghiệp và xem lại những gì nhóm thực sự yêu cầu. Ghi rõ thông số sản phẩm, số lượng, ngày cần có, địa điểm giao hàng và mọi yêu cầu phê duyệt.
Với thiết bị, hãy ghi cả những chi tiết mà nếu bỏ sót sẽ khiến món hàng không dùng được: loại đầu nối, kích thước, khả năng tương thích hoặc quy cách đóng gói cần thiết. Một yêu cầu rõ ràng giúp bạn không phải dùng giỏ hàng thay cho bản mô tả nhu cầu mua sắm.
Đặt yêu cầu ở vị trí dễ truy cập cạnh ứng dụng mua hàng. Đối chiếu thông tin sản phẩm với yêu cầu đó và ghi lại các câu hỏi khi so sánh lựa chọn. Nếu người yêu cầu chưa nêu rõ một tiêu chí quan trọng, hãy làm rõ trước khi quyết định chọn sản phẩm.
Xác nhận bối cảnh mua hàng trước khi thanh toán
Hãy tạm dừng ở thời điểm việc tìm hiểu chuyển thành đặt hàng. Kiểm tra tài khoản đang hoạt động, người nhận, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, số lượng và tổng tiền cuối cùng. Tuân theo mọi quy trình phê duyệt mà tổ chức yêu cầu.
Điều này đặc biệt hữu ích khi các giao dịch cá nhân và công việc diễn ra gần nhau. Hồ sơ có tên rõ ràng là tín hiệu nhắc nhở từ đầu; việc kiểm tra chi tiết đơn hàng giúp phát hiện những sai sót mà một nhãn tên không thể ngăn chặn.
Nếu tiếp theo bạn cần mua đồ cá nhân, hãy hoàn tất công việc doanh nghiệp rồi chuyển sang bối cảnh cá nhân trước khi chuẩn bị giao dịch tiếp theo. Hoàn thành một giao dịch cùng hồ sơ của nó sẽ tạo điểm bắt đầu rõ ràng hơn cho công việc thứ hai.
Hoàn tất hồ sơ khi thông tin đơn hàng vẫn còn mới
Sau khi đặt một đơn hàng đã được phê duyệt, hãy ghi lại mã tham chiếu đơn hàng và lưu biên nhận hoặc hồ sơ mua hàng hiện có vào nơi nhóm bạn sử dụng. Ghi chú những điều người yêu cầu cần biết, chẳng hạn đơn hàng được chia thành nhiều đợt giao hoặc một món hàng vẫn đang chờ quyết định.
Khi cần kiểm tra giao hàng hoặc trả hàng sau này, hãy bắt đầu từ mã tham chiếu đơn hàng ban đầu và bối cảnh tài khoản. Cách này giúp bạn tìm lại thông tin đáng tin cậy hơn so với cố nhớ mình đã dùng tab Amazon nào vài ngày trước.
WebCatalog giúp các ứng dụng liên quan đến chuỗi công việc này luôn ở trong tầm truy cập. Các quyết định mua hàng, phê duyệt và hồ sơ đơn hàng vẫn thuộc về quy trình kinh doanh thực tế của bạn.
Đưa ra quyết định về Seller Central dựa trên quy định của Amazon
Hoạt động bán hàng đòi hỏi quyết định riêng về tài khoản. Bộ quy tắc ứng xử dành cho người bán của Amazon nhìn chung cho phép một tài khoản Seller Central cho mỗi khu vực bán hàng. Việc có thêm tài khoản phải xuất phát từ nhu cầu kinh doanh chính đáng và tất cả tài khoản phải luôn duy trì trạng thái tuân thủ tốt. Amazon có thể vô hiệu hóa các tài khoản bán hàng liên quan khi một tài khoản không còn ở trạng thái tuân thủ tốt.
Điều kiện đó cần được xem xét trước khi bạn thiết lập môi trường làm việc trên máy tính cho nhiều tài khoản bán hàng. Một hồ sơ tạo ra phiên duyệt web riêng biệt; nó không cấp quyền vận hành thêm một tài khoản bán hàng khác.
Nếu công việc của bạn là hỗ trợ một người bán hiện có, hãy dùng quyền truy cập mà doanh nghiệp đó cấp. Amazon cung cấp quyền người dùng Seller Central để quản lý quyền truy cập của nhóm. Hãy làm việc với chủ tài khoản để được cấp những quyền cần thiết cho trách nhiệm của bạn.
Với hoạt động được cấp quyền, một tên hồ sơ hữu ích nên bao gồm doanh nghiệp và mục đích, chẳng hạn “Hoạt động bán hàng Acme”. Trước khi thay đổi thông tin sản phẩm, phản hồi một vấn đề vận hành hoặc tải báo cáo xuống, hãy xác nhận tài khoản bán hàng và thị trường được hiển thị trong Amazon.
Giữ ghi chú công việc của từng doanh nghiệp rõ ràng về hành động đã thực hiện, ngày thực hiện và sản phẩm hoặc đơn hàng liên quan. Điều đó giúp bạn dễ dàng cùng chủ tài khoản rà soát công việc và tiếp tục nhiệm vụ tiếp theo. WebCatalog hỗ trợ tổ chức môi trường quanh phiên làm việc; Amazon vẫn quyết định điều kiện sử dụng tài khoản, quyền truy cập và các công cụ có sẵn.
Xử lý điểm không khớp ngay tại nơi nó xuất hiện
Đơn hàng không thấy, giỏ hàng lạ và tùy chọn doanh nghiệp bị thiếu có thể xuất phát từ những nguyên nhân khác nhau. Trước tiên, hãy kiểm tra tài khoản đang hiển thị, rồi đối chiếu với bối cảnh đã ghi lại cho công việc.
Nếu có vẻ như một đơn hàng bị thiếu, hãy dùng xác nhận ban đầu hoặc mã tham chiếu đơn hàng để xác định nơi đơn hàng được đặt. Nếu giỏ hàng trông lạ, hãy xác nhận tài khoản mua hàng đang hoạt động trước khi thêm hoặc xóa bất kỳ thứ gì. Nếu không thấy tùy chọn Business mà bạn mong đợi, hãy kiểm tra vai trò được chỉ định và cấu hình của tổ chức.
Với Seller Central, hãy phân biệt lỗi điều hướng với vấn đề về quyền truy cập. Xác minh doanh nghiệp và thị trường đang được chọn, rồi hỏi chủ tài khoản về quyền bạn cần. Thêm hồ sơ sẽ không giải quyết được tình trạng thiếu quyền.
Đảm bảo tên hồ sơ luôn khớp với những tài khoản thực sự có trong đó. Khi trách nhiệm thay đổi, hãy cập nhật các nhãn tổ chức để môi trường làm việc trên máy tính vẫn là chỉ dẫn hữu ích cho công việc hiện tại.
Tạo điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho mỗi giao dịch mua hàng
Chọn một công việc mua hàng lặp lại thường xuyên và thiết lập bối cảnh tài khoản cho công việc đó trong WebCatalog Desktop. Đặt yêu cầu, ứng dụng mua hàng và nơi lưu hồ sơ ở vị trí dễ truy cập, rồi theo dõi một đơn hàng cho đến khi hoàn tất bàn giao.
Một cách tổ chức hữu ích giúp bạn xác định người mua trước khi thanh toán và tìm đúng hồ sơ sau đó. Hãy xây dựng cách làm xoay quanh kết quả đó, sử dụng công cụ chuyển đổi có sẵn của Amazon khi phù hợp và các hồ sơ có tên khi công việc lặp lại thường xuyên sẽ được hưởng lợi từ cách tổ chức rõ ràng hơn.
