Một khách hàng yêu cầu bạn cập nhật bài đăng ra mắt. Một khách hàng khác cần trả lời người mua. Khách hàng thứ ba muốn xem kết quả của tháng này trước cuộc họp. Cả ba công việc đều diễn ra trên Facebook, nhưng mỗi việc lại phụ thuộc vào một bản yêu cầu, quy trình phê duyệt và tập hợp tài sản doanh nghiệp khác nhau.
Để quản lý nhiều Trang Facebook hiệu quả, hãy bắt đầu bằng quyền truy cập được cấp cho tài khoản của chính bạn, sau đó xây dựng một quy trình có thể lặp lại cho từng khách hàng. Sử dụng các công cụ của Meta để đăng nội dung và quản lý Trang, đồng thời sắp xếp các tài liệu và ứng dụng hỗ trợ vào một vị trí nhất quán trên máy tính.
WebCatalog Desktop giúp bạn tổ chức công việc như vậy. Bạn có thể mở Facebook trong một cửa sổ riêng trên máy tính và sử dụng các không gian để tập hợp công việc của từng khách hàng. Cách thiết lập này hiệu quả nhất khi phản ánh đúng cách đơn vị của bạn phục vụ khách hàng, từ tiếp nhận ban đầu đến bàn giao.
Bắt đầu với cấu trúc tài khoản và Trang phù hợp
Mọi người thường tìm kiếm “quản lý nhiều tài khoản Facebook” trong khi thực chất họ cần quản lý Trang của nhiều khách hàng. Trước khi thiết lập thêm thông tin đăng nhập, hãy xác định những gì bạn đã có quyền truy cập.
| Đối tượng bạn đang quản lý | Ý nghĩa đối với công việc của khách hàng |
|---|---|
| Tài khoản Facebook của bạn | Danh tính bạn dùng để đăng nhập và nhận quyền truy cập các Trang. |
| Trang Facebook | Sự hiện diện công khai của khách hàng, với nội dung, tin nhắn và đối tượng riêng. |
| Danh mục doanh nghiệp | Nơi trong các công cụ kinh doanh của Meta để sắp xếp tài sản doanh nghiệp và các quyền liên quan. |
| Tài khoản quảng cáo | Tài sản quảng cáo cần được xác định riêng khi hợp đồng có bao gồm các chiến dịch trả phí. |
Nếu tài khoản Facebook của bạn đã được cấp quyền truy cập các Trang của nhiều khách hàng, hãy tiếp tục sử dụng quyền đó. Bạn không cần một tài khoản cá nhân riêng chỉ vì vừa có thêm khách hàng mới.
Meta phân biệt giữa quyền truy cập Facebook và quyền truy cập theo nhiệm vụ. Quyền truy cập Facebook cho phép một người chuyển sang sử dụng Trang. Quyền truy cập theo nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện công việc được giao thông qua các công cụ như Meta Business Suite. Khi một Trang thuộc danh mục doanh nghiệp, bạn cũng cần kiểm tra các quyền chi phối tài sản doanh nghiệp đó.
Hãy ghi rõ sự khác biệt này trong ghi chú tiếp nhận khách hàng. “Tôi có thể đăng nhập Facebook” và “Tôi có thể thực hiện công việc theo hợp đồng trên Trang của khách hàng này” là hai cột mốc khác nhau.
Tiếp nhận khách hàng: thiết lập quyền truy cập và bản yêu cầu rõ ràng
Với mỗi khách hàng mới, hãy tạo một hồ sơ ngắn ghi lại URL chính xác của Trang, người liên hệ phía khách hàng phụ trách quản lý quyền truy cập, các dịch vụ bạn cung cấp và người phê duyệt nội dung. Thêm mã định danh của danh mục doanh nghiệp và tài khoản quảng cáo liên quan nếu các tài sản đó nằm trong phạm vi hợp tác.
Hồ sơ này giúp tránh một nguyên nhân gây nhầm lẫn thường gặp: tên doanh nghiệp tương tự nhau. Một chuỗi nhà hàng có thể có Trang doanh nghiệp chung, Trang chi nhánh địa phương và Trang của một địa điểm cũ. Hãy thống nhất chính xác tài sản cần quản lý trước khi bắt đầu chuẩn bị nội dung.
Cấp quyền phù hợp với công việc
Yêu cầu quản trị viên phía khách hàng cấp những quyền đối với Trang hoặc tài sản doanh nghiệp mà công việc của bạn cần. Công việc đăng bài, quản lý hộp thư và quảng cáo có thể bao gồm các nhiệm vụ khác nhau. Sử dụng các tùy chọn kiểm soát quyền truy cập của Meta để phản ánh đúng phạm vi đó.
Với các Trang được quản lý trực tiếp qua Facebook, người có toàn quyền kiểm soát có thể cấp, chỉnh sửa hoặc gỡ quyền truy cập Trang. Với các Trang thuộc quyền quản lý của danh mục doanh nghiệp, hãy phối hợp với quản trị viên phía khách hàng thông qua hệ thống phân quyền của danh mục. Khóa đào tạo về danh mục doanh nghiệp của Meta giải thích mối quan hệ giữa tài khoản và quyền truy cập.
Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm sử dụng quyền truy cập đã được phê duyệt của riêng mình. Khách hàng cần có khả năng xác định ai đang phụ trách tài khoản và thay đổi quyền truy cập khi nhiệm vụ thay đổi.
Xác minh khả năng thực hiện công việc được giao
Trước thời hạn nội dung đầu tiên, hãy mở Trang hoặc các công cụ kinh doanh của khách hàng bằng tài khoản bạn sẽ dùng để làm việc. Kiểm tra xem bạn có truy cập được các chức năng trong bản yêu cầu hay không: chuẩn bị nội dung, tin nhắn, thông tin chi tiết hoặc quảng cáo, tùy công việc.
Nếu Trang không xuất hiện trong trình chuyển đổi trang cá nhân của Facebook, hãy kiểm tra loại quyền truy cập bạn đã nhận. Người có quyền truy cập theo nhiệm vụ có thể cần làm việc trong Meta Business Suite. Việc tạo thêm một cửa sổ trên máy tính sẽ không bổ sung quyền Meta còn thiếu.
Hoàn tất quá trình tiếp nhận khách hàng bằng một quy trình phê duyệt đã được thống nhất. Ghi lại nơi tiếp nhận phản hồi, người phê duyệt cuối cùng và cách gửi cho bạn những thay đổi khẩn cấp. Những quyết định này tạo cơ sở thiết thực để bạn tổ chức không gian làm việc trên máy tính.
Thiết lập không gian làm việc: tạo nơi làm việc quen thuộc cho từng khách hàng
Công việc Facebook của một đơn vị dịch vụ không chỉ giới hạn trong Trang. Bạn có thể cần bản yêu cầu chiến dịch trên Google Drive, tài khoản Instagram của khách hàng, công cụ thiết kế và lịch nội dung. Mở lại toàn bộ những công cụ đó cho mỗi nhiệm vụ sẽ làm phát sinh thời gian chuẩn bị không cần thiết.
Không gian trong WebCatalog cho phép bạn nhóm ứng dụng, tài khoản và dấu trang theo khách hàng. Ví dụ, một không gian mang tên “Northline Studio” có thể chứa Facebook, Meta Business Suite, các công cụ tài liệu của khách hàng và dấu trang dẫn đến bản yêu cầu hiện tại cùng các tư liệu đã được duyệt.
Xây dựng không gian xoay quanh nhiệm vụ tiếp theo mà bạn dự kiến thực hiện. Nếu khách hàng chỉ thuê bạn quản lý cộng đồng, hãy ưu tiên hộp thư và hướng dẫn trả lời. Nếu công việc tập trung vào các đợt ra mắt hằng tháng, hãy đặt lịch chiến dịch và tệp thiết kế ở nơi dễ truy cập.
Để tạo thiết lập cơ bản:
- Cài đặt WebCatalog Desktop và thêm Facebook từ danh mục ứng dụng.
- Thêm các công cụ web khác mà bạn sử dụng. Với Meta Business Suite, bạn có thể thêm trang web
https://business.facebook.comdưới dạng ứng dụng trên máy tính. - Tạo một không gian bằng tên doanh nghiệp dễ nhận biết của khách hàng.
- Thêm các ứng dụng và dấu trang liên quan, sau đó mở Trang và bản yêu cầu để xác nhận cách thiết lập này hữu ích.
Hướng dẫn bắt đầu của WebCatalog giải thích cách thêm ứng dụng và trang web. Chọn gói dịch vụ hỗ trợ số lượng ứng dụng và không gian mà danh sách khách hàng của bạn cần.
Sử dụng hồ sơ khi cần tách biệt phiên đăng nhập
Hồ sơ WebCatalog tách biệt cookie và các phiên đăng nhập. Sử dụng chúng cho những tài khoản riêng biệt mà bạn được phép vận hành, chẳng hạn tài khoản Google của đơn vị bạn và tài khoản Google do khách hàng cấp.
Không gian giúp tổ chức công việc; hồ sơ được chọn quyết định phiên đăng nhập. Bạn có thể dùng lại hồ sơ Facebook đã được cấp quyền trong các không gian khách hàng nếu tài khoản đó có quyền truy cập Trang của họ. Trong trường hợp này, không cần tạo một hồ sơ riêng cho mỗi Trang.
Ngoài ra, hãy kiểm tra Trang đang được chọn trong Facebook hoặc Meta Business Suite khi bạn vào một không gian. Nhãn khách hàng chỉ hỗ trợ điều hướng. Nó không giới hạn dịch vụ bên trong vào một Trang cụ thể, nhất là khi nhiều không gian dùng chung một phiên đăng nhập.
Đăng nội dung: hoàn tất từng chu kỳ nội dung của một khách hàng
Khi quyền truy cập và không gian làm việc đã sẵn sàng, hãy xác định một chu kỳ nội dung mà bất kỳ ai phụ trách tài khoản cũng có thể làm theo. Trình tự thực tế gồm: bản yêu cầu, bản nháp, phê duyệt, lên lịch và kiểm tra nội dung đã đăng.
Bắt đầu một phiên làm việc bằng cách mở không gian của khách hàng và kiểm tra tên Trang. Đọc bản yêu cầu hiện tại trước khi chỉnh sửa một chú thích cũ. Chiến dịch có thể đã thay đổi ưu đãi, URL đích hoặc đối tượng kể từ bài đăng trước.
Trong lịch làm việc, hãy giữ nhất quán một số trường thông tin giữa các khách hàng:
- Trang và chiến dịch mà bài đăng thuộc về.
- Nội dung chữ đã được duyệt và vị trí lưu tư liệu cuối cùng.
- Ngày, giờ và múi giờ dự kiến đăng.
- Người duyệt và trạng thái phê duyệt.
- Liên kết bài đăng sau khi xác nhận đã đăng thành công.
Những trường này đặc biệt hữu ích khi khách hàng có nhiều địa điểm. “Ra mắt vào thứ Sáu” có thể được hiểu theo nhiều cách; một Trang cụ thể, ngày cụ thể và tệp đã được duyệt sẽ tạo thành nhiệm vụ rõ ràng cho người đăng.
Meta Business Suite cung cấp các công cụ để lên lịch bài viết, tin và xử lý tin nhắn khách hàng. Sử dụng những tính năng đó cho nội dung và tài khoản đủ điều kiện. Đặt thêm các công cụ phê duyệt hoặc đăng bài chuyên dụng mà nhóm bạn cần bên cạnh chúng trong không gian của khách hàng.
Trước khi lên lịch, hãy kiểm tra đích đăng đã chọn, bản xem trước tư liệu, chú thích, liên kết và thời gian. Khi bài đăng được xuất bản, hãy kiểm tra xem bài có xuất hiện trên đúng Trang không rồi thêm liên kết vào lịch. Liên kết đó sẽ là nguồn tham chiếu hữu ích khi khách hàng yêu cầu chỉnh sửa hoặc đánh giá hiệu quả.
WebCatalog giúp bạn quay lại các công cụ liên quan dễ dàng hơn. Việc lên lịch và đăng bài vẫn diễn ra trong Meta Business Suite hoặc dịch vụ đăng bài mà bạn chọn.
Quản lý cộng đồng: giữ đúng bối cảnh của khách hàng trong mọi câu trả lời
Tin nhắn gửi đến các khách hàng khác nhau có thể trông giống nhau đến mức dễ nhầm lẫn. “Cái này còn không?” có thể nói về việc đặt phòng, một sản phẩm hoặc buổi tư vấn. Câu trả lời hữu ích phụ thuộc vào doanh nghiệp, dịch vụ hoặc sản phẩm của họ và thông tin mà người hỏi đã cung cấp.
Đặt một hướng dẫn trả lời ngắn cho từng khách hàng bên cạnh các công cụ nhắn tin. Bao gồm những thông tin bạn có thể xác nhận ngay, những câu hỏi cần ý kiến của khách hàng và người liên hệ phụ trách xử lý các vấn đề được chuyển lên.
Ví dụ, một khách hàng bán lẻ có thể cho phép bạn trả lời về giờ mở cửa và các lựa chọn nhận hàng, nhưng yêu cầu nhân viên kiểm tra những câu hỏi về hàng tồn kho. Một khách hàng cung cấp dịch vụ chuyên môn có thể muốn chuyển mọi câu hỏi về giá cho đội ngũ bán hàng. Hãy xây dựng hướng dẫn dựa trên thỏa thuận thực tế với khách hàng.
Trong một phiên xử lý hộp thư, hãy xác nhận đúng Trang, xem lại lịch sử trò chuyện, trả lời trong phạm vi có thể và ghi lại những việc cần theo dõi. Chỉ định rõ người phụ trách các câu hỏi chưa được giải quyết. Nếu một đồng nghiệp tiếp quản, họ cần thấy được người hỏi đang cần gì và bạn đã hứa những gì.
Gom các lượt kiểm tra thường lệ theo từng khách hàng, đồng thời xác định rõ kênh chuyển xử lý cho các vấn đề khẩn cấp. Điều này giúp bạn tập trung mà không khiến quy trình trả lời phụ thuộc vào người tình cờ thấy thông báo đầu tiên.
Báo cáo: gắn kết quả của từng Trang với bản yêu cầu
Báo cáo hằng tháng sẽ hữu ích hơn khi trả lời được vấn đề mà khách hàng thuê bạn giải quyết. Một đơn vị tổ chức sự kiện địa phương có thể quan tâm đến các câu hỏi về việc tham dự. Một nhà bán lẻ có thể quan tâm đến mức độ chú ý dành cho bộ sưu tập mới. Một doanh nghiệp đang xây dựng độ nhận diện có thể muốn hiểu những chủ đề nào thu hút đối tượng của mình.
Meta cung cấp thông tin chi tiết về Trang và nội dung thông qua các công cụ kinh doanh. Khi xem xét dữ liệu, hãy giữ nhất quán kỳ báo cáo, Trang và bối cảnh chiến dịch. Tách riêng kết quả trả phí và tự nhiên ở những nơi công cụ báo cáo có phân biệt, đồng thời giải thích hoạt động nào đã tạo ra từng kết quả.
Lưu liên kết báo cáo trong không gian của khách hàng, bên cạnh bản yêu cầu của tháng tiếp theo. Sau đó chuyển các quan sát thành quyết định nội dung cụ thể: khai thác lại một chủ đề hữu ích, làm rõ một ưu đãi, thử định dạng khác hoặc sửa câu trả lời khiến người hỏi khó hiểu.
Mục tiêu là đưa ra quyết định mà khách hàng có thể hiểu và nhóm có thể áp dụng vào chu kỳ nội dung tiếp theo.
Bàn giao: kết thúc hợp tác cẩn thận như khi bắt đầu
Khi một thành viên thay đổi vai trò hoặc hợp tác với khách hàng kết thúc, hãy rà soát hồ sơ tài khoản bạn đã tạo trong quá trình tiếp nhận. Xác nhận ai sẽ xử lý các bài đăng đã lên lịch, tin nhắn còn tồn đọng và thời hạn báo cáo tiếp theo.
Bàn giao các tư liệu đã được duyệt và lịch nội dung tại vị trí đã thống nhất. Xác định nội dung đã lên lịch nào cần giữ nguyên, chỉnh sửa hoặc hủy. Yêu cầu quản trị viên phía khách hàng cập nhật các quyền liên quan đến Trang hoặc doanh nghiệp bằng các tùy chọn kiểm soát quyền truy cập của Meta.
Cuối cùng, xóa các lối tắt của khách hàng mà bạn không còn cần và rà soát mọi hồ sơ WebCatalog dành riêng cho họ. Xóa hồ sơ cục bộ sẽ xóa dữ liệu duyệt web và các phiên đăng nhập cục bộ của hồ sơ đó; việc thay đổi quyền vẫn phải thực hiện trong Meta và các dịch vụ liên quan khác. Nếu hồ sơ phục vụ những khách hàng khác vẫn đang hợp tác, hãy giữ lại và chỉ xóa các mục không gian làm việc không còn sử dụng.
Xây dựng không gian làm việc cho khách hàng tiếp theo trong WebCatalog
Quản lý Trang Facebook cho nhiều khách hàng sẽ dễ dàng hơn khi mỗi mối hợp tác đều có Trang được xác định rõ, quyền truy cập đã được phê duyệt, bản yêu cầu công việc và tập hợp công cụ quen thuộc. Cùng một quy trình có thể hỗ trợ hai khách hàng đầu tiên của bạn hoặc danh sách khách hàng lớn hơn.
Tải WebCatalog Desktop và bắt đầu với một khách hàng đang hợp tác. Đưa Facebook, các công cụ đăng bài, bản yêu cầu hiện tại và hướng dẫn trả lời vào một không gian. Sử dụng không gian làm việc đó cho trọn một chu kỳ nội dung, sau đó điều chỉnh cách sắp xếp theo nhu cầu của khách hàng tiếp theo.
