Một khách hàng yêu cầu bạn cập nhật bài đăng ra mắt. Một khách hàng khác cần bạn trả lời khách hàng của họ. Khách hàng thứ ba muốn xem kết quả tháng này trước cuộc họp. Cả ba công việc đều diễn ra trên Facebook, nhưng mỗi công việc lại phụ thuộc vào một bản tóm tắt, quy trình phê duyệt và bộ tài sản doanh nghiệp khác nhau.
Để quản lý hiệu quả nhiều Trang Facebook, trước tiên hãy dùng tài khoản của chính bạn được cấp quyền truy cập, sau đó xây dựng quy trình làm việc có thể lặp lại cho từng khách hàng. Sử dụng các công cụ của Meta để đăng nội dung và quản lý Trang, đồng thời sắp xếp tài liệu và ứng dụng hỗ trợ ở một vị trí nhất quán trên máy tính.
Nếu bạn cần thêm một tài khoản cá nhân để đăng nhập thay vì thêm Trang, Facebook tự xử lý các thao tác cơ bản: trình chuyển đổi tài khoản lưu tối đa 10 tài khoản trong cùng một trình duyệt trên máy tính và cho phép bạn chuyển đổi mà không cần đăng xuất. Trước đây, Facebook cho phép tạo các trang cá nhân bổ sung trong cùng một tài khoản; hiện không thể tạo trang mới, nhưng các trang đã có vẫn hoạt động.
WebCatalog Desktop hữu ích khi bạn muốn mở các tài khoản và khách hàng đó cạnh nhau. Ứng dụng chạy Facebook trong một cửa sổ máy tính chuyên dụng, giữ nhiều tài khoản đăng nhập cùng lúc và dùng các không gian để gom công việc của từng khách hàng lại với nhau.
Bắt đầu với tài khoản và cấu trúc Trang phù hợp
Mọi người thường tìm kiếm “quản lý nhiều tài khoản Facebook” trong khi thực ra họ cần quản lý Trang của nhiều khách hàng. Trước khi thiết lập thêm tài khoản đăng nhập, hãy xác định những quyền truy cập bạn đã có.
| Bạn đang quản lý | Ý nghĩa đối với công việc của khách hàng |
|---|---|
| Tài khoản Facebook của bạn | Danh tính bạn dùng để đăng nhập và nhận quyền truy cập vào các Trang. |
| Trang Facebook | Sự hiện diện công khai của khách hàng, với nội dung, tin nhắn và đối tượng riêng. |
| Danh mục doanh nghiệp | Nơi trong bộ công cụ doanh nghiệp của Meta để sắp xếp tài sản doanh nghiệp và quyền của chúng. |
| Tài khoản quảng cáo | Một tài sản quảng cáo cần được xác định riêng khi hợp đồng bao gồm các chiến dịch trả phí. |
Nếu tài khoản Facebook của bạn đã được cấp quyền truy cập vào một số Trang của khách hàng, hãy tiếp tục sử dụng quyền đó. Bạn không cần một tài khoản cá nhân riêng chỉ vì đã thêm khách hàng khác vào danh sách của mình.
Meta phân biệt giữa quyền truy cập Facebook và quyền truy cập theo nhiệm vụ. Quyền truy cập Facebook cho phép một người chuyển sang sử dụng danh tính của Trang. Quyền truy cập theo nhiệm vụ hỗ trợ các công việc được giao thông qua những công cụ như Meta Business Suite. Nếu Trang thuộc một danh mục doanh nghiệp, hãy kiểm tra cả các quyền chi phối tài sản doanh nghiệp đó.
Hãy ghi rõ sự khác biệt này trong ghi chú làm quen khách hàng. “Tôi có thể đăng nhập Facebook” và “Tôi có thể thực hiện công việc đã thỏa thuận trên Trang của khách hàng này” là hai cột mốc khác nhau.
Làm quen với khách hàng: thiết lập quyền truy cập và bản tóm tắt rõ ràng
Với mỗi khách hàng mới, hãy tạo một hồ sơ ngắn ghi lại URL chính xác của Trang, người liên hệ phía khách hàng quản lý quyền truy cập, các dịch vụ bạn cung cấp và người phê duyệt nội dung. Nếu danh mục doanh nghiệp và tài khoản quảng cáo có liên quan đến hợp đồng, hãy ghi cả thông tin nhận dạng của những tài sản đó.
Hồ sơ này giúp tránh một nguồn gây nhầm lẫn thường gặp: tên doanh nghiệp tương tự nhau. Một tập đoàn nhà hàng có thể có Trang công ty, Trang chi nhánh địa phương và Trang của một địa điểm cũ. Hãy thống nhất chính xác tài sản nào cần dùng trước khi bắt đầu chuẩn bị nội dung.
Cấp quyền phù hợp với công việc
Yêu cầu quản trị viên phía khách hàng cấp quyền cho Trang hoặc tài sản doanh nghiệp tương ứng với công việc bạn cần làm. Việc đăng nội dung, quản lý hộp thư đến và chạy quảng cáo có thể đòi hỏi các quyền khác nhau. Hãy dùng các công cụ kiểm soát quyền truy cập của Meta để thể hiện đúng phạm vi đó.
Với các Trang được quản lý trực tiếp qua Facebook, người có toàn quyền kiểm soát có thể cấp, chỉnh sửa hoặc xóa quyền truy cập Trang. Với các Trang do danh mục doanh nghiệp quản lý, hãy phối hợp với quản trị viên phía khách hàng thông qua hệ thống phân quyền của danh mục. Khóa đào tạo về danh mục doanh nghiệp của Meta trình bày mối quan hệ giữa tài khoản và quyền truy cập.
Hãy để mỗi thành viên trong nhóm sử dụng quyền truy cập đã được phê duyệt riêng của họ. Khách hàng cần có khả năng biết ai đang làm việc trên tài khoản và thay đổi quyền đó khi nhiệm vụ thay đổi.
Xác minh nhiệm vụ thực tế
Trước hạn chót nội dung đầu tiên, hãy mở Trang hoặc công cụ doanh nghiệp của khách hàng bằng tài khoản bạn sẽ dùng để làm việc. Kiểm tra xem bạn có thể truy cập các chức năng được nêu trong bản tóm tắt hay không: chuẩn bị nội dung, quản lý tin nhắn, xem thông tin chi tiết hoặc quảng cáo, tùy trường hợp.
Nếu Trang không xuất hiện trong trình chuyển đổi hồ sơ của Facebook, hãy kiểm tra loại quyền bạn được cấp. Người có quyền truy cập theo nhiệm vụ có thể cần làm việc trong Meta Business Suite. Tạo thêm một cửa sổ máy tính sẽ không bổ sung quyền Meta còn thiếu.
Hoàn tất quy trình làm quen bằng cách thống nhất cách phê duyệt. Ghi lại nơi gửi phản hồi, ai là người phê duyệt cuối cùng và cách thông báo cho bạn về những thay đổi khẩn cấp. Những quyết định này sẽ giúp bạn sắp xếp máy tính một cách hữu ích.
Thiết lập không gian làm việc: tạo một nơi quen thuộc cho công việc của từng khách hàng
Công việc Facebook của một đại lý không chỉ giới hạn ở Trang. Bạn có thể cần bản tóm tắt chiến dịch trong Google Drive, tài khoản Instagram của khách hàng, một công cụ thiết kế và lịch nội dung. Phải mở lại cả bộ công cụ này mỗi khi làm một nhiệm vụ sẽ khiến bạn mất thời gian chuẩn bị không cần thiết.
Không gian trong WebCatalog Desktop cho phép bạn nhóm ứng dụng, tài khoản và dấu trang theo từng khách hàng. Ví dụ, một không gian có tên “Northline Studio” có thể chứa Facebook, Meta Business Suite, các công cụ tài liệu của khách hàng và dấu trang dẫn đến bản tóm tắt hiện tại cùng các tài sản đã được phê duyệt.
Hãy xây dựng không gian dựa trên nhiệm vụ tiếp theo bạn dự kiến thực hiện. Nếu khách hàng chỉ thuê bạn quản lý cộng đồng, hãy đặt hộp thư đến và hướng dẫn trả lời ở vị trí ưu tiên. Nếu hợp đồng tập trung vào các đợt ra mắt hàng tháng, hãy để lịch chiến dịch và tệp sáng tạo ở nơi dễ truy cập.
Để tạo thiết lập cơ bản:
- Cài đặt WebCatalog Desktop và thêm Facebook từ danh mục ứng dụng.
- Thêm các công cụ web khác mà bạn sử dụng. Với Meta Business Suite, bạn có thể thêm trang web
https://business.facebook.comdưới dạng ứng dụng máy tính. - Tạo một không gian bằng tên doanh nghiệp dễ nhận biết của khách hàng.
- Thêm các ứng dụng và dấu trang liên quan, sau đó mở Trang và bản tóm tắt để xác nhận thiết lập hữu ích.
Hướng dẫn bắt đầu của WebCatalog giải thích cách thêm ứng dụng và trang web.
Dùng hồ sơ khi cần tách riêng các phiên đăng nhập
Hồ sơ giữ cookie và phiên đăng nhập riêng biệt, nhờ đó bạn có thể đăng nhập cùng lúc vào nhiều tài khoản Facebook hoặc Google. Hãy dùng chúng cho các tài khoản riêng biệt mà bạn được phép vận hành, chẳng hạn như tài khoản Facebook của bạn và tài khoản Google do khách hàng cấp. Để thêm hồ sơ, hãy làm theo hướng dẫn về hồ sơ:
- Mở WebCatalog Desktop và vào Hồ sơ.
- Chọn Thêm hồ sơ, rồi đặt tên, chẳng hạn “Agency” hoặc “Northline Studio”.
- Mở Facebook (hoặc ứng dụng khác) bằng hồ sơ đó và đăng nhập vào tài khoản tương ứng.
Không gian dùng để sắp xếp công việc; hồ sơ được chọn quyết định phiên đăng nhập. Bạn có thể dùng lại hồ sơ Facebook được cấp quyền của mình trong các không gian khách hàng nếu một tài khoản đó có quyền truy cập vào Trang của họ. Trong trường hợp này, không cần tạo hồ sơ riêng cho từng Trang.
Khi vào một không gian, hãy kiểm tra Trang đang được chọn trong Facebook hoặc Meta Business Suite. Nhãn khách hàng chỉ hỗ trợ điều hướng. Nó không khóa dịch vụ nền tảng vào một Trang cụ thể, nhất là khi nhiều không gian dùng chung một phiên đăng nhập.
Đăng nội dung, quản lý cộng đồng và báo cáo
Hãy áp dụng cùng một chu trình nội dung cho mỗi khách hàng: bản tóm tắt, bản nháp, phê duyệt, lên lịch và kiểm tra bài đăng đã xuất hiện trên đúng Trang hay chưa. Lưu Trang, nội dung và tài sản đã được phê duyệt, thời gian đăng cùng múi giờ, người phê duyệt và liên kết đến bài đăng trực tiếp chung trong lịch của khách hàng. Meta Business Suite cung cấp các công cụ để lên lịch bài đăng và tin, cũng như xử lý tin nhắn khách hàng; việc lên lịch và đăng nội dung vẫn diễn ra ở đó, không phải trong WebCatalog Desktop.
Với tin nhắn, hãy để một hướng dẫn trả lời ngắn của từng khách hàng bên cạnh hộp thư đến: bạn có thể tự trả lời những gì, việc gì cần hỏi ý kiến khách hàng và ai xử lý các trường hợp cần chuyển cấp. Xác nhận danh tính của Trang trước khi trả lời và chỉ định rõ người phụ trách cho mọi câu hỏi chưa được giải quyết.
Khi báo cáo, hãy xem thông tin chi tiết của từng Trang theo từng kỳ báo cáo, đối chiếu với mục tiêu trong bản tóm tắt của khách hàng và lưu liên kết báo cáo trong không gian của khách hàng, cạnh kế hoạch cho tháng tiếp theo.
Bàn giao: kết thúc hợp đồng cẩn thận như khi bắt đầu
Khi thành viên trong nhóm đổi vai trò hoặc hợp đồng kết thúc, hãy bàn giao lịch, tài sản đã được phê duyệt và mọi bài đăng đã lên lịch, đồng thời yêu cầu quản trị viên phía khách hàng cập nhật quyền của Trang hoặc doanh nghiệp trong Meta. Sau đó, xóa không gian của khách hàng và xem lại các hồ sơ chuyên dụng. Xóa hồ sơ sẽ xóa dữ liệu duyệt web và phiên đăng nhập được lưu cục bộ; thao tác này không thay đổi quyền trong Meta hay xóa tài khoản trực tuyến.
Tạo không gian làm việc cho khách hàng tiếp theo trong WebCatalog Desktop
Quản lý Trang Facebook cho nhiều khách hàng sẽ dễ dàng hơn khi mỗi hợp đồng đều có Trang được xác định rõ, quyền truy cập phù hợp, bản tóm tắt công việc hữu ích và bộ công cụ quen thuộc.
Tải WebCatalog Desktop và bắt đầu với một khách hàng hiện tại. Đưa Facebook, các công cụ đăng nội dung, bản tóm tắt hiện tại và hướng dẫn trả lời vào cùng một không gian. Dùng không gian đó cho trọn một chu trình nội dung, rồi điều chỉnh cách sắp xếp theo nhu cầu của khách hàng tiếp theo.
