Gmail so với Zoho Mail

Địa chỉ Gmail miễn phí là lựa chọn tuyệt vời cho việc liên lạc cá nhân, nhưng doanh nghiệp thường cần địa chỉ email gắn với tên miền riêng.

Vì vậy, việc so sánh Gmail trong Google Workspace với Zoho Mail sẽ hữu ích hơn là chỉ so sánh Gmail miễn phí dành cho người dùng cá nhân.

Cả hai dịch vụ đều cung cấp email theo tên miền riêng, lịch, công cụ quản trị, khả năng truy cập trên thiết bị di động, các biện pháp kiểm soát bảo mật và bộ ứng dụng năng suất rộng hơn. Tuy nhiên, mỗi dịch vụ hướng đến những ưu tiên khác nhau.

Google Workspace mạnh hơn về cộng tác, tích hợp bên thứ ba, các công cụ năng suất quen thuộc và AI trên nhiều ứng dụng. Zoho Mail đặc biệt hấp dẫn với các doanh nghiệp nhỏ muốn có email chuyên nghiệp với chi phí phải chăng, khả năng quản trị linh hoạt và quyền truy cập vào hệ sinh thái ứng dụng doanh nghiệp Zoho rộng lớn hơn.

Tổng quan về Gmail và Zoho Mail

Tiêu chí	Gmail trong Google Workspace	Zoho Mail
Phù hợp nhất cho	Cộng tác và nâng cao năng suất	Email doanh nghiệp với chi phí phải chăng
Tên miền riêng	Có	Có
Tùy chọn tên miền riêng miễn phí	Không	Có tại một số trung tâm dữ liệu
Dung lượng ở gói cơ bản	30 GB dung lượng dùng chung cho mỗi người dùng trên gói Business Starter	5 GB hoặc 10 GB cho mỗi người dùng trên gói Mail Lite
Trợ lý AI	Gemini	Zia
Bộ ứng dụng văn phòng	Docs, Sheets và Slides	Writer, Sheet và Show
Họp và trò chuyện	Meet và Chat	Meeting và Cliq
Hệ sinh thái doanh nghiệp	Google Workspace và các tích hợp bên thứ ba	Zoho CRM, Desk, Books, Projects và nhiều ứng dụng khác
Ưu điểm chính	Hệ sinh thái cộng tác rộng lớn	Email doanh nghiệp tiết kiệm và linh hoạt

Google Workspace Business Starter hiện bao gồm email theo tên miền riêng, dung lượng lưu trữ dùng chung, Gemini trong Gmail, họp video và các tính năng quản trị. Zoho cung cấp Mail Lite, Mail Premium, các gói Workplace toàn diện hơn và một gói email theo tên miền riêng miễn phí có giới hạn tại một số trung tâm dữ liệu.

Email doanh nghiệp theo tên miền riêng

Cả hai nền tảng đều cho phép doanh nghiệp thay thế địa chỉ chung bằng một địa chỉ mang bản sắc chuyên nghiệp, chẳng hạn như:

name@yourcompany.com

Google Workspace cho phép sử dụng Gmail với tên miền của tổ chức, đồng thời bổ sung khả năng quản trị tập trung, lưu trữ, cộng tác, kiểm soát bảo mật và quyền truy cập vào các ứng dụng còn lại của Workspace.

Zoho Mail được thiết kế chuyên biệt cho dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp. Quản trị viên có thể tạo người dùng, nhóm, bí danh, bí danh tên miền, chính sách, quy tắc định tuyến và các thiết lập nhận diện thương hiệu. Các gói cao hơn bổ sung tính năng lưu giữ dữ liệu, eDiscovery, S/MIME, sao lưu, dung lượng lưu trữ dài hạn và các khả năng quản trị khác.

Với những công ty chủ yếu cần email chuyên nghiệp, Zoho có thể tiết kiệm chi phí hơn. Với những công ty còn cần cộng tác sâu rộng trên tài liệu, họp, lưu trữ dùng chung và tích hợp bên ngoài, Google Workspace thường mang lại nhiều giá trị hơn ngoài hộp thư.

Hệ sinh thái cộng tác

Google Workspace bao gồm một số công cụ cộng tác được sử dụng rộng rãi nhất:

• Google Drive
• Google Docs
• Google Sheets
• Google Slides
• Google Calendar
• Google Meet
• Google Chat
• Google Forms

Ưu điểm lớn nhất của nền tảng này là sự quen thuộc. Nhiều nhân viên, khách hàng, cộng tác viên và đối tác đã biết cách làm việc với tài liệu Google và đường liên kết Drive. Chỉnh sửa theo thời gian thực và chia sẻ qua trình duyệt là những yếu tố cốt lõi của trải nghiệm này.

Zoho Workplace cung cấp bộ ứng dụng tích hợp riêng:

• Zoho WorkDrive
• Zoho Writer
• Zoho Sheet
• Zoho Show
• Zoho Calendar
• Zoho Meeting
• Zoho Cliq
• Zoho ToDo
• Zoho Vault

Zoho cũng kết nối liền mạch với các sản phẩm như Zoho CRM, Projects, Desk, Books và những ứng dụng doanh nghiệp khác.

Google Workspace nhìn chung mạnh hơn về cộng tác rộng rãi với các bên bên ngoài. Zoho trở nên hấp dẫn hơn khi công ty đã vận hành hoạt động bán hàng, hỗ trợ, tài chính hoặc vận hành thông qua hệ sinh thái Zoho.

Gemini và Zia

Gemini trong Gmail có thể hỗ trợ soạn thư, tóm tắt cuộc hội thoại, điều chỉnh giọng văn, đề xuất câu trả lời và truy xuất thông tin liên quan. Với các gói đủ điều kiện, Gemini còn hoạt động trên những ứng dụng như Docs, Meet, Drive và toàn bộ môi trường Google Workspace rộng lớn hơn.

Zoho Mail tích hợp Zia, có thể tạo nội dung email, tóm tắt thư, cải thiện ngữ pháp và văn phong, đề xuất câu trả lời và hỗ trợ các thao tác liên quan nhằm nâng cao năng suất. Tùy theo khu vực và cấu hình của quản trị viên, Zoho có thể hoạt động với các nhà cung cấp AI khác nhau thông qua những tích hợp có sẵn và tùy chọn sử dụng khóa API riêng.

Gemini có lợi thế lớn hơn về khả năng hoạt động xuyên ứng dụng nhờ được tích hợp trên toàn bộ Google Workspace. Zia hữu ích cho các tổ chức muốn được AI hỗ trợ ngay trong Zoho Mail và muốn quản trị viên có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách cấu hình các nhà cung cấp AI.

Các công ty có yêu cầu nghiêm ngặt về quản trị dữ liệu nên xem xét kỹ cấu hình AI cụ thể, khả năng cung cấp theo khu vực, những tác động liên quan đến chia sẻ dữ liệu và giới hạn của gói trước khi bật một trong hai trợ lý.

Dung lượng lưu trữ và chi phí

Google Workspace Business Starter hiện cung cấp 30 GB dung lượng lưu trữ dùng chung cho mỗi người dùng. Các gói cao hơn tăng dung lượng lưu trữ và bổ sung tính năng cho cuộc họp có quy mô lớn hơn, bảo mật, quản trị và cộng tác.

Zoho Mail Lite cung cấp 5 GB hoặc 10 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng, tùy theo cấu hình được chọn. Mail Premium cung cấp 50 GB dung lượng lưu trữ thư cùng dung lượng bổ sung để lưu giữ dữ liệu. Giá cụ thể và khả năng cung cấp thay đổi theo khu vực.

Ở những nơi được cung cấp, gói miễn phí của Zoho hỗ trợ một tên miền cho tối đa năm người dùng, với 5 GB dung lượng lưu trữ thư cho mỗi người dùng. Gói này chỉ dùng trên web và không bao gồm IMAP, POP hoặc ActiveSync.

Zoho thường là lựa chọn tiết kiệm hơn khi yêu cầu chính là email theo tên miền riêng. Google Workspace có chi phí cao hơn vì được định vị là nền tảng cộng tác hoàn chỉnh, thay vì chỉ là dịch vụ lưu trữ email.

Câu hỏi mấu chốt là doanh nghiệp của bạn đang trả tiền cho một hộp thư hay cho cả một môi trường làm việc nâng cao năng suất.

Quản trị và bảo mật

Zoho Mail cung cấp các công cụ kiểm soát được thiết kế riêng cho tổ chức, bao gồm xác thực tên miền, chính sách người dùng, bí danh, nhóm, khả năng kiểm toán, lưu giữ dữ liệu, di chuyển dữ liệu, định tuyến và quản trị hộp thư.

Google Workspace cung cấp khả năng quản trị tập trung, quản lý tài khoản, kiểm soát xác thực, bảo vệ chống thư rác, các tùy chọn quản lý thiết bị đầu cuối và danh tính, cùng các tính năng bảo mật và tuân thủ bổ sung trên những gói cao hơn.

Cả hai nền tảng đều hỗ trợ các tiêu chuẩn bảo mật email phổ biến và công cụ kiểm soát dành cho doanh nghiệp. Lựa chọn phù hợp hơn tùy thuộc vào các tính năng tuân thủ mà tổ chức yêu cầu, nhu cầu di chuyển dữ liệu, hệ thống phần mềm và chuyên môn quản trị.

Một công ty nhỏ muốn có email tên miền đơn giản có thể thấy Zoho là lựa chọn hợp lý hơn. Một nhóm lớn hơn đã sử dụng Google Drive, Meet và tài liệu cộng tác có thể hưởng lợi nhiều hơn khi duy trì danh tính, email, lưu trữ và cộng tác trong Google Workspace.

Tích hợp với CRM và hoạt động doanh nghiệp

Zoho có lợi thế đáng kể đối với các công ty đã sử dụng Zoho CRM, Desk, Books, Projects, Campaigns hoặc những ứng dụng Zoho khác. Email có thể trở thành một phần của hệ thống vận hành rộng hơn thay vì là một kênh liên lạc riêng biệt.

Google Workspace có hệ sinh thái tích hợp bên thứ ba khổng lồ và hoạt động với nhiều nền tảng CRM, quản lý dự án, tự động hóa và kinh doanh hàng đầu. Tuy nhiên, những tích hợp đó thường đến từ các nhà cung cấp bên ngoài thay vì một nhà cung cấp thống nhất.

Zoho hấp dẫn khi công ty muốn sử dụng một nhà cung cấp cho phần lớn phần mềm kinh doanh của mình. Google hấp dẫn khi công ty coi trọng mức độ phổ biến, khả năng cộng tác với bên ngoài và sự tự do kết nối nhiều công cụ bên thứ ba.

Doanh nghiệp của bạn nên chọn nền tảng nào?

Chọn Gmail trong Google Workspace nếu công ty của bạn:

• Cộng tác nhiều trên Docs, Sheets và Drive.
• Thường xuyên làm việc với khách hàng và đối tác bên ngoài.
• Sử dụng Google Meet và Calendar.
• Cần hệ sinh thái tích hợp lớn.
• Muốn sử dụng Gemini trên nhiều ứng dụng năng suất.
• Coi trọng sự quen thuộc và khả năng giúp nhân viên dễ dàng làm quen.
• Mong muốn email nằm trong một nền tảng cộng tác rộng hơn.

Chọn Zoho Mail nếu công ty của bạn:

• Chủ yếu cần email doanh nghiệp theo tên miền riêng.
• Muốn giữ chi phí trên mỗi người dùng ở mức thấp.
• Đã sử dụng Zoho CRM, Desk, Books hoặc Projects.
• Cần khả năng quản lý bí danh, nhóm, định tuyến và quản trị thư linh hoạt.
• Đủ điều kiện sử dụng gói tên miền riêng miễn phí theo khu vực của Zoho.
• Ưa chuộng bộ ứng dụng tập trung cho doanh nghiệp với các lựa chọn gói linh hoạt.

Quản lý Gmail và Zoho Mail bằng WebCatalog

Một công ty có thể sử dụng Google Workspace trong nội bộ, đồng thời duy trì các tài khoản Zoho cho thương hiệu, phòng ban, khách hàng hoặc doanh nghiệp được mua lại khác.

Với WebCatalog Desktop, bạn có thể chạy Gmail và Zoho Mail dưới dạng các ứng dụng máy tính chuyên biệt. Hồ sơ cho phép mỗi tài khoản duy trì đăng nhập trong một phiên riêng, giảm việc phải đăng nhập nhiều lần và nguy cơ gửi thư từ nhầm tài khoản đại diện cho công ty.

Các công ty dịch vụ cũng có thể tạo một không gian riêng cho từng khách hàng:

Không gian khách hàng A

• Google Workspace Gmail
• Google Drive
• Slack
• Google Analytics

Không gian khách hàng B

• Zoho Mail
• Zoho CRM
• Zoho Projects
• Zoho Books

Mỗi không gian mở trong một cửa sổ riêng và tập hợp các ứng dụng, tài khoản cùng quy trình làm việc của một tổ chức ở cùng một nơi. Cách này thiết thực hơn việc đặt hộp thư của mọi khách hàng trong cùng một hồ sơ trình duyệt hoặc nhóm thẻ.

Kết luận

Gmail trong Google Workspace là lựa chọn mạnh hơn cho các tổ chức cần email hoạt động như một phần của môi trường cộng tác rộng lớn. Các công cụ tài liệu, họp, lưu trữ, tích hợp và khả năng của Gemini giúp nền tảng này đạt hiệu quả cao khi các nhóm làm việc từ nhiều địa điểm.

Zoho Mail là lựa chọn đáng tiền hơn cho những doanh nghiệp chủ yếu tìm kiếm email chuyên nghiệp theo tên miền riêng, đặc biệt khi họ đã sử dụng các sản phẩm Zoho khác hoặc đủ điều kiện dùng gói miễn phí có giới hạn.

Chọn Google Workspace để cộng tác rộng rãi. Chọn Zoho Mail để có email doanh nghiệp tập trung vào nhu cầu cốt lõi và tiết kiệm chi phí. Sử dụng WebCatalog khi công việc đòi hỏi bạn phải quản lý cả hai.