Giao tiếp nội bộ mạnh mẽ giúp nhân viên luôn được cập nhật thông tin, thống nhất mục tiêu và gắn kết với nhau. Dù một công ty quản lý nhân viên văn phòng, đội ngũ làm việc từ xa, nhân viên tuyến đầu hay các địa điểm phân tán, phần mềm truyền thông nhân viên phù hợp có thể cải thiện mức độ gắn kết, giảm khoảng trống thông tin, hỗ trợ cộng tác và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
Các nền tảng giao tiếp nhân viên hiện đại vượt xa việc nhắn tin cơ bản. Chúng có thể bao gồm cập nhật công ty, trò chuyện nhóm, cơ sở tri thức, khảo sát, ghi chú cuộc họp, podcast riêng tư, đào tạo, quản lý công việc và phân tích mức độ gắn kết của nhân viên.
Dưới đây là một số giải pháp phần mềm truyền thông nhân viên tốt nhất nên cân nhắc: Otter, Connecteam, Workvivo, Podbean và WorkJam.
Otter
Phù hợp nhất cho: Các nhóm làm việc từ xa, tổ chức có nhiều cuộc họp, quản lý, đội ngũ bán hàng, nhà giáo dục và chuyên gia cần ghi chú họp bằng AI, chép lời theo thời gian thực, tóm tắt, các mục hành động và hồ sơ hội thoại có thể tìm kiếm.
Otter là một trợ lý họp AI và nền tảng chép lời giúp các nhóm ghi lại cuộc trò chuyện, tạo ghi chú cuộc họp, tóm tắt thảo luận và xác định các mục hành động. Nền tảng này hỗ trợ chép lời theo thời gian thực, trò chuyện trực tiếp, tóm tắt tự động, thông tin chi tiết và các mục hành động, khiến nó hữu ích cho những nhóm muốn giảm bỏ sót chi tiết và theo dõi sau cuộc họp tốt hơn.
Tính năng chính:
- Chép lời cuộc họp theo thời gian thực
- Tóm tắt cuộc họp bằng AI
- Trích xuất mục hành động
- Ghi chú cuộc họp có thể tìm kiếm
- Trò chuyện và cộng tác trong cuộc họp
- Tích hợp lịch và nền tảng họp video
- Truy cập trên di động và web
- Bản chép lời và ghi chú có thể chia sẻ
Ưu điểm:
- Giúp các nhóm tự động ghi lại chi tiết cuộc họp
- Hữu ích cho cộng tác từ xa và kết hợp
- Giảm việc ghi chép thủ công trong các cuộc họp
- Giúp nội dung trao đổi có thể tìm kiếm sau cuộc họp
- Giúp quản lý và nhóm theo dõi các mục hành động
- Phù hợp cho cuộc gọi bán hàng, phỏng vấn, họp nhóm và các buổi đào tạo
- Hoạt động tốt trong các quy trình họp phổ biến
Nhược điểm:
- Tập trung nhiều hơn vào giao tiếp trong cuộc họp hơn là gắn kết nhân viên trên diện rộng
- Không phải là một nền tảng intranet nhân viên đầy đủ hoặc nền tảng giao tiếp cho nhân viên tuyến đầu
- Chất lượng chép lời có thể khác nhau tùy theo độ rõ của âm thanh và giọng nói
- Cần truyền đạt rõ ràng các chính sách về quyền riêng tư và sự đồng thuận trước khi ghi âm cuộc họp
- Các nhóm vẫn có thể cần một công cụ khác cho thông báo, khảo sát và gắn kết toàn công ty
Connecteam
Phù hợp nhất cho: Các đội ngũ không làm việc tại bàn, doanh nghiệp nhỏ, công ty dịch vụ hiện trường, đội ngũ bán lẻ, đội ngũ y tế, công ty vệ sinh, đội ngũ khách sạn - nhà hàng và quản lý cần trò chuyện với nhân viên, cập nhật, khảo sát, cơ sở tri thức, danh bạ, bộ phận hỗ trợ, lập lịch, đào tạo và giao tiếp với lực lượng lao động di động.
Connecteam là ứng dụng quản lý và giao tiếp nhân viên tất cả trong một, được xây dựng đặc biệt cho các đội ngũ không làm việc tại bàn và đội ngũ di động. Trung tâm giao tiếp của ứng dụng bao gồm cập nhật, trò chuyện công việc, danh bạ nhân viên, cơ sở tri thức, khảo sát, sự kiện và công cụ hỗ trợ nội bộ. Connecteam giúp doanh nghiệp tiếp cận lực lượng lao động thông qua chat và bảng tin, cung cấp cho nhân viên quyền truy cập di động vào thông tin quan trọng và thu thập phản hồi thông qua khảo sát và thăm dò ý kiến.
Tính năng chính:
- Cập nhật và thông báo toàn công ty
- Trò chuyện 1:1, theo nhóm và toàn công ty
- Danh bạ nhân viên
- Cơ sở tri thức
- Khảo sát và thăm dò trực tiếp
- Trình quản lý sự kiện
- Bộ phận hỗ trợ nội bộ
- Ghi nhận và khen thưởng nhân viên
- Đào tạo và onboarding
- Lập lịch và theo dõi thời gian
Ưu điểm:
- Rất phù hợp với nhân viên không làm việc tại bàn và nhân viên di động
- Kết hợp giao tiếp, vận hành, đào tạo và lập lịch trong một ứng dụng
- Giúp quản lý dễ dàng gửi thông báo và cập nhật
- Trò chuyện công việc giúp tách biệt giao tiếp cá nhân và công việc
- Cơ sở tri thức cho phép nhân viên truy cập di động vào chính sách và tài nguyên
- Khảo sát và thăm dò giúp thu thập phản hồi của nhân viên
- Mang lại giá trị tốt cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Nhược điểm:
- Có thể thiên về vận hành hơn là tập trung vào văn hóa đối với các đội ngũ văn phòng doanh nghiệp
- Các quy trình nâng cao có thể cần thiết lập và đào tạo đội ngũ
- Hiệu quả tốt nhất phụ thuộc vào việc nhân viên sử dụng ứng dụng một cách nhất quán
- Doanh nghiệp lớn hơn có thể cần tích hợp sâu hơn hoặc tùy chỉnh nhiều hơn
- Các doanh nghiệp chỉ cần chat đơn giản có thể không sử dụng hết toàn bộ nền tảng
Workvivo
Phù hợp nhất cho: Các công ty quy mô vừa, doanh nghiệp lớn, môi trường làm việc kết hợp, đội ngũ nhân sự, đội ngũ truyền thông nội bộ và các tổ chức muốn có nền tảng trải nghiệm nhân viên cho tin tức công ty, gắn kết, ghi nhận, văn hóa, chiến dịch và xây dựng cộng đồng.
Workvivo của Zoom là một nền tảng trải nghiệm nhân viên được thiết kế để cải thiện giao tiếp nội bộ, mức độ gắn kết và sự kết nối. Nó giúp các tổ chức triển khai những hoạt động truyền thông mà nhân viên thực sự chú ý, lập kế hoạch và đo lường các chiến dịch, đồng thời xây dựng văn hóa công ty xuyên suốt các địa điểm và ca làm việc. Zoom mô tả Workvivo là một nền tảng trải nghiệm nhân viên giúp đơn giản hóa giao tiếp nội bộ và trao tiếng nói cho nhân viên.
Tính năng chính:
- Tin tức và cập nhật công ty
- Các chiến dịch truyền thông nội bộ
- Công cụ gắn kết nhân viên
- Ghi nhận và lời khen ngợi
- Không gian cộng đồng
- Lắng nghe và phản hồi từ nhân viên
- Phân tích và đo lường chiến dịch
- Truy cập di động
- Giao tiếp với lực lượng lao động đa ngôn ngữ
- Kết nối với hệ sinh thái Zoom
Ưu điểm:
- Nền tảng mạnh về gắn kết nhân viên và văn hóa doanh nghiệp
- Phù hợp với đội ngũ nhân sự và truyền thông nội bộ
- Giúp tập trung hóa tin tức và chiến dịch công ty
- Các tính năng ghi nhận có thể hỗ trợ tinh thần và cảm giác thuộc về
- Hữu ích cho lực lượng lao động kết hợp và phân tán
- Tập trung vào trải nghiệm nhân viên vượt xa nhắn tin cơ bản
- Được hỗ trợ bởi hệ sinh thái nơi làm việc của Zoom
Nhược điểm
- Có thể nhiều hơn mức cần thiết đối với doanh nghiệp nhỏ
- Giá cả và triển khai có thể hướng đến doanh nghiệp lớn
- Ít tập trung vào quản lý công việc và lập lịch hơn so với các nền tảng dành cho lực lượng lao động tuyến đầu
- Cần có kế hoạch nội dung để giữ nhân viên gắn kết
- Các công ty có thể cần quản lý thay đổi để thúc đẩy việc áp dụng
Podbean
Phù hợp nhất cho: Doanh nghiệp lớn, đội ngũ nhân sự, đội ngũ đào tạo, đội ngũ lãnh đạo, đội ngũ truyền thông nội bộ và các tổ chức muốn có podcast riêng tư, cập nhật âm thanh/video, thông điệp từ ban điều hành, nội dung đào tạo nhân viên và hoạt động kể chuyện nội bộ an toàn.
Podbean là một nền tảng lưu trữ podcast, đồng thời cung cấp giải pháp podcast riêng tư cấp doanh nghiệp cho truyền thông nội bộ và đào tạo. Podbean Pro được định vị là một nền tảng mạng podcast doanh nghiệp an toàn cho podcast riêng tư, đào tạo, truyền thông nội bộ và tiếp thị podcast có thương hiệu. Giải pháp podcast riêng tư của nó giúp các công ty chia sẻ nội dung âm thanh và video một cách an toàn với nhân viên hoặc thành viên.
Tính năng chính:
- Lưu trữ podcast riêng tư
- Hỗ trợ podcast âm thanh và video
- Phân phối nội dung nội bộ an toàn
- Mạng podcast doanh nghiệp
- Kênh đào tạo và truyền thông nội bộ
- Kiểm soát quyền truy cập của nhân viên
- Phân tích người nghe
- Tùy chọn podcast có thương hiệu
- Trải nghiệm nghe trên di động
- Quản lý nhiều kênh podcast
Ưu điểm:
- Lựa chọn độc đáo cho giao tiếp nội bộ ưu tiên âm thanh
- Phù hợp cho thông điệp từ lãnh đạo, đào tạo, cập nhật văn hóa và nội dung dài
- Giúp nhân viên tiếp nhận cập nhật khi đang di chuyển hoặc làm việc xa bàn làm việc
- Podcast riêng tư hỗ trợ phân phối nội bộ an toàn
- Hữu ích cho các công ty có lực lượng lao động phân tán hoặc tuyến đầu
- Phân tích giúp các nhóm hiểu mức độ tương tác của người nghe
- Rất phù hợp với các tổ chức đang xây dựng chương trình nội dung nội bộ
Nhược điểm:
- Không phải là nền tảng giao tiếp nhân viên tổng quát
- Không thay thế được các công cụ chat, intranet hoặc quản lý công việc
- Để đạt hiệu quả tốt nhất cần sản xuất podcast đều đặn và có kế hoạch nội dung
- Ít phù hợp hơn cho giao tiếp khẩn cấp theo thời gian thực
- Nhân viên có thể cần được khuyến khích để làm quen với giao tiếp dựa trên âm thanh
WorkJam
Phù hợp nhất cho: Các tổ chức tuyến đầu quy mô lớn, chuỗi bán lẻ, doanh nghiệp khách sạn - nhà hàng, công ty logistics, đội ngũ sản xuất, đội ngũ y tế và doanh nghiệp cần giao tiếp, quản lý công việc, đào tạo, lập lịch, tuân thủ và điều phối lực lượng lao động trong một nền tảng ưu tiên di động.
WorkJam là một nền tảng điều phối lực lượng lao động tuyến đầu được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý và gắn kết nhân viên không làm việc tại bàn ở quy mô lớn. Nền tảng này kết hợp giao tiếp có mục tiêu, phân công công việc chính xác, đào tạo và lập lịch linh hoạt trong cùng một nơi. WorkJam đặc biệt hữu ích cho các công ty mà nhân viên tuyến đầu có thể cảm thấy tách rời khỏi tổ chức lớn hơn.
Tính năng chính:
- Giao tiếp với nhân viên tuyến đầu
- Thông báo nhắm mục tiêu
- Quản lý công việc
- Đào tạo và học tập
- Lập lịch linh hoạt
- Quản lý ca làm việc
- Tự phục vụ cho nhân viên
- Điều phối lực lượng lao động
- Giao tiếp đa địa điểm
- Ứng dụng nhân viên ưu tiên di động
Ưu điểm:
- Rất phù hợp cho lực lượng lao động tuyến đầu và không làm việc tại bàn quy mô lớn
- Kết hợp giao tiếp, công việc, đào tạo và lập lịch
- Giúp chuẩn hóa hoạt động trên nhiều địa điểm
- Giao tiếp nhắm mục tiêu giúp tăng mức độ liên quan của thông điệp
- Thiết kế ưu tiên di động hỗ trợ nhân viên không có bàn làm việc
- Hữu ích cho bán lẻ, khách sạn - nhà hàng, logistics, y tế và sản xuất
- Mở rộng tốt cho doanh nghiệp nhiều địa điểm
Nhược điểm
- Có thể quá nâng cao đối với các nhóm nhỏ
- Việc triển khai có thể cần lập kế hoạch giữa nhân sự, vận hành và CNTT
- Tập trung vào doanh nghiệp lớn hơn là các ứng dụng giao tiếp gọn nhẹ
- Mức giá có thể không phù hợp với doanh nghiệp rất nhỏ
- Các nhóm cần áp dụng nhất quán để nhận được toàn bộ giá trị
Kết luận
Phần mềm truyền thông nhân viên có thể giúp doanh nghiệp giữ cho các nhóm luôn được cập nhật thông tin, kết nối và gắn kết. Nền tảng tốt nhất phụ thuộc vào loại lực lượng lao động, phong cách giao tiếp và nhu cầu vận hành của bạn.
Đối với các nhóm có nhiều cuộc họp, Otter hữu ích cho ghi chú AI và theo dõi sau họp. Đối với các đội ngũ không làm việc tại bàn và doanh nghiệp nhỏ và vừa, Connecteam cung cấp công cụ giao tiếp di động và quản lý lực lượng lao động mạnh mẽ. Đối với văn hóa và gắn kết nhân viên, Workvivo là một nền tảng trải nghiệm nhân viên nổi bật. Đối với giao tiếp nội bộ ưu tiên âm thanh, Podbean cung cấp giải pháp podcast riêng tư an toàn. Đối với các doanh nghiệp tuyến đầu quy mô lớn, WorkJam mang đến giao tiếp, công việc, đào tạo và lập lịch trong một giải pháp ưu tiên di động.