Airtable là một nền tảng dữ liệu quan hệ linh hoạt, dùng để xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh và ứng dụng gọn nhẹ. Smartsheet áp dụng mô hình bảng tính quen thuộc vào việc quản lý dự án và công việc có cấu trúc.
Airtable và Smartsheet đều bắt đầu với hàng và cột, rồi mở rộng vượt xa một bảng tính thông thường. Cả hai đều có thể quản lý dự án, thu thập dữ liệu qua biểu mẫu, tự động hóa công việc lặp lại, tạo bảng điều khiển và cung cấp cho các nhóm khác nhau những chế độ xem có cấu trúc về cùng một nguồn thông tin.
Airtable thường mang lại cảm giác giống một cơ sở dữ liệu không cần lập trình và công cụ xây dựng ứng dụng hơn. Smartsheet thường giống một nền tảng quản lý công việc doanh nghiệp được xây dựng xoay quanh trải nghiệm bảng tính hơn. Lựa chọn phù hợp hơn tùy thuộc vào việc quy trình của bạn chủ yếu dựa trên dữ liệu hay dựa trên dự án.
Tổng quan
| Airtable | Smartsheet | |
|---|---|---|
| Phù hợp nhất cho | Cơ sở dữ liệu linh hoạt và ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh | Quản lý dự án và danh mục dự án có cấu trúc |
| Mô hình cốt lõi | Base quan hệ, bảng, bản ghi và trường được liên kết | Trang tính, hàng, cột, dự án và danh mục dự án |
| Chế độ xem | Lưới, Kanban, lịch, thư viện, dòng thời gian và giao diện | Lưới, Gantt, thẻ, lịch, bảng điều khiển và báo cáo |
| Mối quan hệ dữ liệu | Mô hình bản ghi được liên kết mạnh mẽ | Tham chiếu chéo giữa các trang tính và mối quan hệ dự án |
| Tự động hóa | Tự động hóa dựa trên trình kích hoạt và tích hợp | Tự động hóa quy trình, cảnh báo, phê duyệt và cập nhật |
| Trải nghiệm người dùng | Trực quan và giống ứng dụng | Quen thuộc với người dùng bảng tính và quản lý dự án |
| Thế mạnh điển hình | Xây dựng hệ thống vận hành tùy chỉnh | Quản lý lịch trình, nguồn lực và triển khai ở quy mô lớn |
Airtable là gì?
Airtable là một nền tảng đám mây kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với các tính năng cơ sở dữ liệu quan hệ. Các nhóm có thể liên kết bản ghi giữa nhiều bảng, tạo nhiều chế độ xem, thiết kế giao diện, tự động hóa hành động và biến dữ liệu có cấu trúc thành các ứng dụng vận hành tùy chỉnh.
Smartsheet là gì?
Smartsheet là một nền tảng quản lý công việc được xây dựng quanh dạng lưới giống bảng tính. Nền tảng này bổ sung lịch trình dự án, biểu đồ Gantt, mối quan hệ phụ thuộc, biểu mẫu, quy trình phê duyệt, bảng điều khiển, báo cáo, quản lý nguồn lực và tự động hóa cho các nhóm quản lý công việc có cấu trúc.
1. Tư duy cơ sở dữ liệu hay tư duy dự án
Airtable phát huy thế mạnh nhất khi thông tin nền tảng cũng quan trọng không kém quy trình làm việc. Một công ty có thể liên kết khách hàng, chiến dịch, tài sản, sản phẩm, yêu cầu và dự án thông qua các bản ghi được liên kết, thay vì lưu trữ lặp đi lặp lại cùng một thông tin trong các trang tính riêng biệt.
Smartsheet phát huy thế mạnh nhất khi điểm khởi đầu là một kế hoạch. Các hàng đại diện cho nhiệm vụ hoặc hạng mục công việc, các cột ghi lại người phụ trách và ngày tháng, còn chế độ xem Gantt, mối quan hệ phụ thuộc, đường cơ sở, cảnh báo và báo cáo giúp các nhóm đưa dự án đến đích.
2. Tạo giao diện và ứng dụng
Airtable có thể trình bày cùng một dữ liệu qua dạng lưới, lịch, thư viện, bảng, dòng thời gian và giao diện tùy chỉnh. Nhóm tiếp thị, lãnh đạo và chuyên viên vận hành có thể xem những giao diện khác nhau mà không cần tạo các bản sao riêng của cơ sở dữ liệu.
Smartsheet cung cấp bảng điều khiển, báo cáo, biểu mẫu và chế độ xem theo vai trò, nhưng trải nghiệm của nền tảng này vẫn gần với quản lý công việc hơn là phát triển ứng dụng. Nền tảng đặc biệt hiệu quả khi người dùng đã quen với bảng tính và lịch trình dự án.
3. Tự động hóa và kiểm soát quy trình
Cả hai dịch vụ đều có thể kích hoạt hành động khi bản ghi thay đổi, biểu mẫu được gửi, đến ngày đã định hoặc cần phê duyệt. Tính năng tự động hóa của Airtable hoạt động tự nhiên với dữ liệu quan hệ của nền tảng và có thể kết nối với các dịch vụ bên ngoài để hỗ trợ những quy trình vận hành tùy chỉnh.
Tính năng tự động hóa của Smartsheet được thiết kế xoay quanh quy trình làm việc trong tổ chức: lời nhắc, yêu cầu phê duyệt, yêu cầu cập nhật, phân công, thay đổi trạng thái và cảnh báo. Tính năng này hữu ích để chuẩn hóa cách dự án và quy trình kinh doanh được chuyển giao giữa mọi người.
4. Mở rộng quy mô trong tổ chức
Airtable có thể hỗ trợ các hệ thống phức tạp mà không cần phát triển phần mềm theo cách truyền thống, nhưng khi triển khai ở quy mô lớn, cần chú trọng đến kiến trúc dữ liệu, quyền hạn và quyền sở hữu. Một base có cấu trúc kém có thể trở nên khó bảo trì.
Smartsheet thường được các văn phòng quản lý dự án và nhóm doanh nghiệp áp dụng khi họ cần lịch trình, khả năng quan sát nguồn lực, báo cáo danh mục dự án, quản trị và triển khai có thể lặp lại. Cấu trúc của nền tảng có thể kém linh hoạt hơn, nhưng thường phù hợp tự nhiên hơn với các phương pháp quản lý dự án đã được thiết lập.
Bạn nên chọn nền tảng nào?
Airtable phù hợp hơn nếu bạn:
- Cần dữ liệu quan hệ thay vì các bảng tính rời rạc
- Muốn xây dựng giao diện tùy chỉnh và ứng dụng nội bộ gọn nhẹ
- Quản lý nội dung, tài sản, bản ghi CRM, hàng tồn kho hoặc dữ liệu vận hành
- Đề cao tính linh hoạt trong nhiều quy trình làm việc đặc thù
Smartsheet phù hợp hơn nếu bạn:
- Quản lý lịch trình, mối quan hệ phụ thuộc, nguồn lực và danh mục dự án
- Muốn có giao diện giống bảng tính mà người dùng doanh nghiệp dễ nhận biết
- Cần quy trình phê duyệt, báo cáo, bảng điều khiển và quy trình có thể lặp lại
- Hoạt động trong môi trường quản lý dự án chính thức hoặc môi trường làm việc doanh nghiệp
Sử dụng cả hai với WebCatalog
WebCatalog Desktop có thể chạy Airtable và Smartsheet trong các cửa sổ riêng trên macOS, Windows và Linux. Hồ sơ giúp chuyên gia tư vấn và công ty dịch vụ đăng nhập riêng biệt vào nhiều tài khoản khách hàng, trong khi Spaces có thể nhóm từng cơ sở dữ liệu hoặc danh mục dự án cùng với các công cụ email, trò chuyện, tệp và báo cáo liên quan.
Một nhóm có thể dùng Airtable cho cơ sở dữ liệu nội dung hoặc tài sản, đồng thời dùng Smartsheet cho kế hoạch triển khai chính thức. WebCatalog giúp bạn dễ dàng truy cập cả hai hệ thống mà không trộn lẫn các phiên làm việc với khách hàng hoặc làm trình duyệt thêm lộn xộn bởi quá nhiều tab.
Kết luận
Airtable là nền tảng cơ sở dữ liệu linh hoạt và vận hành không cần lập trình phù hợp hơn. Smartsheet là nền tảng quản lý dự án và danh mục dự án có cấu trúc phù hợp hơn. Hãy chọn Airtable khi quy trình bắt đầu từ dữ liệu được kết nối; chọn Smartsheet khi quy trình bắt đầu từ lịch trình, trách nhiệm và việc triển khai.
Sắp xếp các ứng dụng bạn chọn để dễ truy cập và sử dụng: tải WebCatalog Desktop.
