Phần mềm quản lý tài nguyên được sử dụng để theo dõi, lên lịch và tối ưu hóa nguồn nhân lực và vật chất cần thiết để thực hiện dự án. Loại phần mềm này cho phép người dùng so sánh nguồn lực sẵn có với nhu cầu của dự án, giúp họ phân bổ nguồn lực hiệu quả để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách. Người quản lý dự án cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý tài nguyên để tạo lịch trình và lập kế hoạch cho nhiều nhiệm vụ và dự án cùng một lúc. Có hai loại phần mềm quản lý tài nguyên chính: giải pháp tốt nhất, chỉ tập trung vào quản lý tài nguyên và giải pháp tất cả trong một kết hợp các tính năng quản lý tài nguyên với các khả năng khác như quản lý dự án và danh mục đầu tư. Điều quan trọng là không nhầm lẫn phần mềm quản lý tài nguyên với các công cụ quản lý dự án. Trong khi phần mềm quản lý dự án thường bao gồm các tính năng phân bổ nguồn lực cơ bản thì phần mềm quản lý tài nguyên chuyên biệt hơn và không bao gồm các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng hoặc danh mục dự án. Khi được cung cấp dưới dạng giải pháp độc lập, phần mềm quản lý tài nguyên phải tích hợp với hệ thống quản lý dự án hoặc quản lý dự án và danh mục đầu tư để hoạt động hiệu quả.