Phần mềm hiệu đính sẽ xem xét nội dung bằng văn bản để xác định và sửa lỗi đồng thời đưa ra các đề xuất cải tiến. Không giống như các công cụ kiểm tra ngữ pháp truyền thống, nhiều công cụ trong số này có từ điển đồng nghĩa theo ngữ cảnh, gợi ý diễn đạt lại câu và hướng dẫn văn phong có thể tùy chỉnh. Phần mềm hiệu đính rất linh hoạt, có thể áp dụng cho nhiều vai trò, bộ phận và ngành khác nhau, đồng thời rất hữu ích để đánh giá nhiều loại tài liệu bằng văn bản, từ email đến bài đăng trên blog và nội dung trang web. Trong khi một số phần mềm tạo tài liệu bao gồm các tính năng hiệu đính cơ bản như kiểm tra ngữ pháp và chính tả, các công cụ hiệu đính độc lập thường cung cấp các tính năng nâng cao hơn. Những công cụ này thường hoạt động độc lập với các nền tảng tạo tài liệu hoặc trình xử lý văn bản cụ thể. Ngoài ra, một số phần mềm hiệu đính có thể bao gồm các tính năng như phát hiện đạo văn hoặc hỗ trợ viết do AI cung cấp.