Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cho phép các tổ chức và chuyên gia nhân sự xử lý hiệu quả và bảo mật tất cả các trường hợp và yêu cầu do nhân viên gửi. Các giải pháp này cung cấp các tính năng cho phép các tổ chức tạo quy trình làm việc nhân sự tùy chỉnh, số hóa các biểu mẫu giấy tờ, tạo báo cáo và cung cấp bảng thông tin cùng nhiều khả năng khác. Mặc dù một số chức năng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự trùng lặp với phần mềm cung cấp dịch vụ nhân sự, nhưng nó cũng bao gồm các tính năng cụ thể để quản lý các trường hợp rất nhạy cảm liên quan đến quan hệ nhân viên, chẳng hạn như bạo lực tại nơi làm việc, phân biệt đối xử, quấy rối, trả thù và khiếu nại. Nhiều hệ thống trong số này còn cung cấp khả năng tố cáo ẩn danh để bảo vệ nhân viên khỏi bị trả thù. Ngoài ra, chúng thường bao gồm các công cụ tích hợp ứng dụng (API) để kết nối với các giải pháp kinh doanh khác nhau, như CRM và phần mềm nhân sự cốt lõi.