Các công cụ trích xuất dữ liệu được thiết kế để truy xuất dữ liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và không cấu trúc từ nhiều nguồn khác nhau để lưu trữ hoặc chuyển đổi thêm. Các doanh nghiệp sử dụng những công cụ này để xác định và trích xuất dữ liệu có giá trị cho mục đích kinh doanh thông minh, tăng cường phân tích các thông tin phi cấu trúc khác. Những công cụ này cho phép các công ty khai thác tiềm năng của dữ liệu phi cấu trúc có thể không được sử dụng. Phần mềm trích xuất dữ liệu hoạt động hiệu quả cùng với các công cụ chuẩn bị dữ liệu và chất lượng dữ liệu, giúp làm sạch và sắp xếp dữ liệu sau trích xuất. Việc kết hợp các giải pháp trích xuất dữ liệu với phần mềm tích hợp dữ liệu cũng có thể mang lại lợi ích cao vì nó cho phép doanh nghiệp tổng hợp nhiều loại và nguồn dữ liệu ở một vị trí tập trung. Mặc dù các nền tảng trích xuất dữ liệu có những điểm tương đồng với phần mềm OCR (Nhận dạng ký tự quang học), nhưng điểm khác biệt chính nằm ở ứng dụng của chúng. OCR thường được sử dụng để trích xuất văn bản từ tài liệu, chẳng hạn như quét hình ảnh hoặc xử lý tệp PDF, trong khi các công cụ xử lý tài liệu thông minh (IDP) tập trung vào các tác vụ phức tạp hơn, như trích xuất dữ liệu từ nhiều định dạng tài liệu khác nhau ngoài khả năng OCR cơ bản.