Програмне забезпечення для факсів онлайн дозволяє користувачам надсилати й отримувати факси в цифровому вигляді з підвищеним рівнем безпеки. Ці платформи можуть передавати факси безпосередньо через програмне забезпечення, електронною поштою або через мобільний додаток, фактично перетворюючи комп’ютер на віртуальний факс. Використовуючи програмне забезпечення для онлайн-факсу, підприємства можуть усунути витрати, пов’язані з папером, чорнилом і фізичними факсами. Ці платформи також пропонують безпечне зберігання документів і можливість цифрового підпису та редагування факсів без необхідності друку. Крім того, вони усувають типові проблеми, такі як зайняті лінії факсу. Якщо компанія вже має номер факсу, його можна легко перенести в онлайн-рішення факсу. Програмне забезпечення онлайн-факсу повторює всі основні функції традиційного факсу, включаючи надсилання та отримання факсів. Однак важливо не плутати його з програмним забезпеченням електронної пошти. Хоча обидва передбачають електронний зв’язок, програмне забезпечення онлайн-факсу надсилає документи, зазвичай у форматі PDF, безпосередньо до папки «Вхідні» одержувача за номером факсу. Навпаки, програмне забезпечення для електронної пошти надсилає повідомлення прямо в скриньку електронної пошти. Онлайн-факс часто надають перевагу для передачі підписаних або конфіденційних документів через вищий рівень безпеки порівняно з електронною поштою.