Програмне забезпечення для сканування документів призначене для заміни традиційних фізичних сканерів. Ці платформи пропонують можливість отримувати документи та завантажувати їх безпосередньо в систему. Після завантаження документи можна зберігати в різних форматах, включаючи .PDF, .JPEG і .TIFF. Щойно створені файли можна надсилати електронною поштою як вкладені файли або безпосередньо з самої платформи. Рішення для сканування документів часто включають функції для зберігання та керування раніше відсканованими документами. Хоча програмне забезпечення для сканування документів може використовувати майже будь-яке підприємство, найчастіше воно використовується в корпоративних офісах, підтримуючи роботу кількох команд в організації. Наприклад, продавець може використовувати його, щоб надіслати контракт клієнту, а представник відділу кадрів може надіслати лист із пропозицією новому найму. Ці рішення спрощують процес сканування та допомагають зменшити витрати, пов’язані з надмірним використанням паперу. Програмне забезпечення для сканування документів зазвичай інтегрується з програмним забезпеченням для захоплення документів, щоб забезпечити безпечне зберігання та керування документами.