Çevrimiçi faks yazılımı, kullanıcıların gelişmiş güvenlikle dijital olarak faks gönderip almasına olanak tanır. Bu platformlar, faksları doğrudan yazılım aracılığıyla, e-posta yoluyla veya bir mobil uygulama aracılığıyla ileterek bilgisayarı etkili bir şekilde sanal bir faks makinesine dönüştürebilir. İşletmeler çevrimiçi faks yazılımını kullanarak kağıt, mürekkep ve fiziksel faks makineleriyle ilgili maliyetleri ortadan kaldırabilir. Bu platformlar aynı zamanda güvenli belge depolama ve hiçbir şey yazdırmaya gerek kalmadan faksları dijital olarak imzalama ve düzenleme olanağı da sunar. Ayrıca faks hatlarının meşgul olması gibi yaygın sorunları da ortadan kaldırırlar. Bir işletmenin zaten bir faks numarası varsa, bu numara sorunsuz bir şekilde çevrimiçi faks çözümüne aktarılabilir. Çevrimiçi faks yazılımı, faks gönderme ve alma dahil olmak üzere geleneksel bir faks makinesinin tüm temel işlevlerini çoğaltır. Ancak bunu e-posta yazılımıyla karıştırmamak önemlidir. Her ikisi de elektronik iletişimi içerse de, çevrimiçi faks yazılımı, genellikle PDF formatındaki belgeleri bir faks numarası aracılığıyla doğrudan alıcının gelen kutusuna gönderir. Bunun aksine, e-posta yazılımı mesajları doğrudan bir e-posta gelen kutusuna gönderir. Çevrimiçi faks, e-postayla karşılaştırıldığında daha yüksek düzeyde güvenlik sağlaması nedeniyle imzalı veya gizli belgelerin iletimi için sıklıkla tercih edilir.