เครื่องมือการจัดเตรียมและการกำกับดูแลผู้ใช้เป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เพื่อจัดการการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังแอปพลิเคชันไอที เครื่องมือเหล่านี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่ใช้โปรแกรม Identity Governance and Administration (IGA) ซึ่งช่วยให้รักษาบันทึกข้อมูลผู้ใช้ที่ถูกต้อง เช่น รายละเอียดส่วนบุคคล ประวัติบัญชี และข้อมูลประจำตัวของแอปพลิเคชัน บันทึกที่เป็นความลับเหล่านี้สนับสนุนทั้งพนักงานและผู้ดูแลระบบในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในการเข้าถึงและรักษาข้อมูลผู้ใช้ที่จัดระเบียบ ผู้จัดการและผู้ดูแลระบบไอทีอาศัยระบบเหล่านี้ในการทำงานอัตโนมัติ เช่น การสร้างบัญชี การแก้ไข และการลบ การปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์วงจรชีวิตของพนักงาน เช่น การเริ่มงาน การเลื่อนตำแหน่ง หรือการเลิกจ้าง ทีมทรัพยากรบุคคลยังใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อรวบรวมข้อมูลพนักงานและติดตามคำขอเข้าถึง แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดสรรผู้ใช้จะแชร์การทับซ้อนกันอย่างมีนัยสำคัญกับโซลูชันการจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงระบบคลาวด์ (IAM) แต่ก็อาจไม่รองรับการเข้าถึงระยะไกลเสมอไป เครื่องมือการจัดเตรียมและการกำกับดูแลผู้ใช้จำนวนมากทำงานในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริด โดยผสมผสานโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กรและโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ แต่มักจะผสานรวมเข้ากับความสามารถเพิ่มเติม เช่น คุณสมบัติการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) การรวมศูนย์ และการจัดการรหัสผ่าน เพื่อปรับปรุงกระบวนการจัดการผู้ใช้ให้ดียิ่งขึ้น