ซอฟต์แวร์การจัดการคอลเลกชันได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยพิพิธภัณฑ์หอศิลป์และองค์กรอื่น ๆ ที่มีคอลเล็กชั่นศิลปะสิ่งประดิษฐ์หรือโบราณวัตถุอย่างมีประสิทธิภาพตรวจสอบและบำรุงรักษาคอลเลกชันเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ มันมีระบบส่วนกลางเพื่อบันทึกข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับแต่ละชิ้นรวมถึงที่ตั้งรายละเอียดการได้มาซึ่งสถานะการอนุรักษ์หรือสถานะการฟื้นฟูและอื่น ๆ ด้วยการบันทึกข้อมูลดิจิทัลซอฟต์แวร์การจัดการคอลเลกชันทำให้ง่ายต่อการค้นหารายการเฉพาะอย่างรวดเร็วและอัปเดตรายละเอียดตามต้องการ ซอฟต์แวร์นี้ใช้โดยภัณฑารักษ์นักอนุรักษ์นักเก็บเอกสารนักวิจัยและผู้ดูแลระบบเพื่อจัดการและรักษาคอลเลกชันทั้งหมด บ่อยครั้งที่ซอฟต์แวร์การจัดการคอลเลกชันถูกนำมาใช้ควบคู่ไปกับซอฟต์แวร์การจัดการพิพิธภัณฑ์หรือแกลเลอรี่ขึ้นอยู่กับความต้องการของสถาบัน พิพิธภัณฑ์อาจรวมเครื่องมือเพิ่มเติมเช่นซอฟต์แวร์ที่ไม่แสวงหาผลกำไรหรือซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาคเพื่อช่วยในการดำเนินงานประจำวันในขณะที่แกลเลอรี่หรือบ้านประมูลอาจใช้ซอฟต์แวร์ประมูลสำหรับการประมูลศิลปะหรือการประมูลโบราณ สำหรับสถาบันที่จัดการคอลเลกชันดิจิตอลซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิตอล (DAM) มักใช้เพื่อจัดระเบียบและบำรุงรักษาสินทรัพย์ดิจิทัลเช่นรูปภาพวิดีโอหรือไฟล์เสียง