ซอฟต์แวร์สแกนนามบัตรช่วยให้ผู้ใช้สามารถสแกนและจัดการข้อมูลจากนามบัตรดิจิทัลในปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าเครื่องมือบางอย่างจะมีอุปกรณ์สแกนทางกายภาพ แต่วิธีการที่พบบ่อยที่สุดคือการถ่ายภาพนามบัตรและอัปโหลดไปยังแอปพลิเคชันมือถือของผลิตภัณฑ์ เมื่ออัปโหลดแล้ว ซอฟต์แวร์จะแปลงข้อมูลการติดต่อให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บไว้ในสมุดที่อยู่เสมือน ทำให้ผู้ใช้สามารถดูและจัดการผู้ติดต่อของตนได้ ผู้ติดต่อเหล่านี้สามารถจัดระเบียบภายในฐานข้อมูลของผลิตภัณฑ์หรือรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ CRM และผู้ใช้สามารถเพิ่มแท็กและคำอธิบายประกอบเพื่อติดตามผู้ติดต่อของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมขายและช่วยเสริมซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย เนื่องจากทั้งสองซอฟต์แวร์มีประสิทธิภาพในการเก็บข้อมูลลูกค้าเป้าหมายจำนวนมากหลังกิจกรรมเครือข่าย ฟังก์ชันการสแกนของซอฟต์แวร์สแกนนามบัตรจะคล้ายกับซอฟต์แวร์สแกนเอกสาร ทำให้กระบวนการสแกนมีความคล่องตัวมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์สแกนนามบัตรมีความสามารถในการจัดการข้อมูลติดต่อและการแบ่งปันที่ได้รับการปรับปรุง