Programvara för dokumentskanning är utformad för att ersätta traditionella fysiska skannrar. Dessa plattformar erbjuder möjligheten att fånga dokument och ladda upp dem direkt till systemet. När de har laddats upp kan dokument sparas i olika format, inklusive .PDF, .JPEG och .TIFF. De nyskapade filerna kan mejlas som bilagor eller skickas direkt från själva plattformen. Dokumentskanningslösningar inkluderar ofta funktioner för att lagra och hantera tidigare skannade dokument. Även om programvara för dokumentskanning kan användas av nästan alla företag, används den oftast på företagskontor och stödjer flera team inom en organisation. Till exempel kan en säljare använda det för att skicka ett kontrakt till en kund, medan en HR-representant kan skicka ett erbjudandebrev till en nyanställd. Dessa lösningar effektiviserar skanningsprocessen och hjälper till att minska kostnaderna i samband med överdriven pappersanvändning. Programvara för dokumentskanning integreras vanligtvis med programvara för dokumentinsamling för att säkerställa säker lagring och hantering av dokument.