Google Drive devine mai greu de navigat atunci când fișierele tale aparțin mai multor domenii ale vieții tale. O propunere se află în contul profesional, un client îți oferă date de conectare separate pentru compania sa, iar documentele personale se află într-un alt Drive. Provocarea este să îți amintești ce identitate corespunde documentului de care ai nevoie.
Ai la dispoziție mai multe modalități bune de a gestiona mai multe conturi Google Drive. Google permite comutarea între conturi în browser, iar Drive pentru desktop poate conecta mai multe conturi pentru acces local la fișiere. Profilurile de browser și WebCatalog oferă modalități suplimentare de a organiza conturile pe care le folosești pe parcursul zilei.
Configurarea potrivită depinde de ceea ce faci după ce deschizi Drive. Citești ocazional un document partajat, lucrezi cu fișiere în Finder sau în Explorer ori treci de la e-mailurile clienților la documente și întâlniri? Începe cu această întrebare, apoi creează cea mai simplă configurare care îți acoperă rutina.
Alege configurarea în funcție de activitatea pe care trebuie să o desfășori
Aceste opțiuni rezolvă aspecte diferite ale problemei și poți folosi mai multe dintre ele împreună.
| Nevoia ta principală | Un punct de plecare util | Ce trebuie să ai în vedere |
|---|---|---|
| Să deschizi ocazional Drive dintr-un alt cont | Selectorul de conturi Google | Verifică ce cont Google este activ înainte de a edita sau încărca fișiere. |
| Să accesezi fișierele din cloud prin Finder sau Explorer | Google Drive pentru desktop | Google permite până la patru conturi; alege setările de sincronizare pentru fiecare. |
| Să păstrezi un întreg mediu de navigare organizat în funcție de identitate | Profiluri de browser | Gestionezi un context de browser separat pentru serviciu, uz personal sau un client. |
| Să păstrezi Drive alături de celelalte aplicații pentru fiecare identitate | WebCatalog Desktop | Profilurile separă sesiunile; spațiile organizează aplicațiile și profilurile pe care le folosești împreună. |
De asemenea, fă diferența între mai multe conturi și mai multe dosare. Dacă trei clienți partajează dosare cu contul tău profesional existent, s-ar putea să ai nevoie doar de acel cont. Creează un alt context de cont atunci când ai efectiv o altă identitate Google de folosit. Pentru dosarele asociate aceleiași identități, o structură clară a proiectelor poate fi suficientă.
Folosește selectorul de conturi Google pentru acces web ocazional
Google îți permite să te conectezi la mai multe Conturi Google și să comuți între ele fără să te deconectezi. Într-un serviciu Google, selectează fotografia de profil sau inițiala, alege Adaugă un cont și conectează-te. Apoi poți selecta contul de care ai nevoie din meniul de conturi.
Acesta este un punct de plecare potrivit pentru cineva care verifică un al doilea Drive de câteva ori pe săptămână. Configurarea este minimă, iar browserul rămâne principalul tău mediu de lucru.
Înainte de a încărca un material de predat sau de a solicita acces la un document, verifică adresa de e-mail afișată în meniul contului Google. Un avatar familiar nu este un indiciu suficient de sigur, mai ales când ambele conturi folosesc aceeași fotografie. Google precizează și că primul cont la care te conectezi este adesea cel prestabilit, ceea ce poate conta atunci când un serviciu nu știe sigur ce cont intenționezi să folosești.
Dacă te oprești în mod repetat pentru a verifica meniul de conturi, ia în considerare să oferi fiecărei identități un loc mai ușor de recunoscut în organizarea ta zilnică.
Folosește Drive pentru desktop când accesul local la fișiere este important
Pentru fișierele de care ai nevoie în Finder pe un Mac sau în Explorer pe Windows, începe cu propriul client de sincronizare Google. Drive pentru desktop permite utilizarea a până la patru conturi simultan.
Pentru a conecta un alt cont:
- Deschide meniul Drive pentru desktop.
- Selectează fotografia de profil din dreapta sus.
- Alege Adaugă un alt cont și conectează-te prin browser.
- Repornește Drive pentru desktop conform indicațiilor Google.
După ce îți conectezi conturile, stabilește cât din conținutul fiecărui Drive vrei să se afle pe dispozitivul tău. Ghidul Google despre redarea în flux și oglindire explică diferența: redarea în flux păstrează fișierele în principal în cloud, folosind spațiul local pentru fișierele pe care le deschizi sau le faci disponibile offline; oglindirea păstrează o copie completă a secțiunii Drive-ul meu atât local, cât și în cloud. Drive-urile partajate permit redarea în flux.
De exemplu, un designer poate avea nevoie de acces local regulat la materialele de lucru din propriul cont profesional, în timp ce consultă doar ocazional dosarul cu materiale de referință al unui client. Aceste nevoi impun decizii diferite privind stocarea locală. Ia în considerare spațiul disponibil pe disc, fișierele de care ai nevoie în deplasare și eventualele cerințe stabilite de organizația ta.
Folosește nume de cont ușor de recunoscut atunci când navighezi prin fișierele locale. Înainte de a alege destinația unei încărcări sau a unui export, verifică atât contul, cât și dosarul. Un fișier denumit corect, dar aflat în Drive-ul greșit, tot creează muncă suplimentară pentru cei care încearcă să îl găsească.
WebCatalog are un alt rol aici: organizează accesul la interfața web Drive și la aplicațiile asociate. Nu înlocuiește clientul de sincronizare a fișierelor de la Google și nici nu reunește spațiul de stocare al unor conturi Google separate. Poți folosi Drive pentru desktop pentru fișierele locale și WebCatalog pentru partea web a aceluiași proiect.
Folosește profilurile de browser pentru o separare mai amplă a navigării
Dacă activitatea ta se desfășoară deja într-un browser, profilurile separate pot fi suficiente. Profilurile Chrome păstrează separat informații precum marcajele, istoricul, parolele și setările.
În Chrome, deschide meniul de profil al browserului, alege Adaugă un profil Chrome și dă-i profilului un nume clar. Deschide Drive în acel profil și conectează-te cu contul Google pe care intenționezi să îl folosești acolo. Repetă pentru o altă identitate atunci când este necesar.
Denumește profilurile după un rol pe care îl recunoști imediat: „Personal”, „Studio” sau „Cont de serviciu Acme”. Un nume de proiect este mai puțin util dacă același cont va fi folosit și după încheierea proiectului.
Această abordare este comodă atunci când vrei să păstrezi filele de documentare, marcajele și celelalte site-uri ale unui client într-un mediu de browser dedicat. Pe măsură ce numărul de conturi crește, urmărește dacă gestionarea ferestrelor browserului nu a devenit o sarcină în sine.
Organizează în WebCatalog activitățile recurente din conturi
WebCatalog este util atunci când Drive este doar o etapă dintr-o rutină mai amplă care implică e-mail, calendare, chat și instrumente pentru proiecte. Profilurile sale păstrează separate sesiunile conturilor și datele de navigare, astfel încât să poți reveni la fiecare cont în propriul context.
Începe cu identitățile pe care le folosești cel mai des. Urmează instrucțiunile WebCatalog pentru configurarea profilurilor:
- Deschide WebCatalog Desktop și accesează Profiluri.
- Selectează Adaugă un profil și dă-i un nume ușor de recunoscut.
- Deschide Drive cu acel profil și conectează-te la contul Google dorit.
- Repetă pentru celălalt cont.
Profilul profesional pe care îl folosești pentru Drive poate fi utilizat și pentru Gmail și Google Calendar sub aceeași identitate Google. Reutilizarea lui îți oferă un context de cont consecvent atunci când treci de la o solicitare prin e-mail la un document și apoi la întâlnirea de revizuire.
Folosește spațiile atunci când vrei să grupezi aplicații și profiluri în jurul unui client sau al unui proiect. Fiecare spațiu se deschide în propria fereastră. Separarea conturilor este asigurată de profiluri; spațiul oferă organizarea acestora.
Păstrează configurația inițială simplă. Adaugă aplicațiile implicate într-o singură sarcină recurentă înainte de a recrea întregul mediu de lucru. Planul Basic de la WebCatalog include două aplicații desktop, două profiluri și un spațiu. Planurile Pro și Business permit un număr nelimitat de aplicații, profiluri și spații, ceea ce contează dacă ajungi să lucrezi cu mai mulți clienți sau cu un număr mai mare de aplicații.
Un flux de lucru practic pentru documentele clienților
Să luăm exemplul unui consultant care are un cont Google profesional și un cont separat oferit de Acme. Acme se așteaptă ca activitatea din proiect să se desfășoare prin contul său. Consultantul are și alți clienți care partajează documente direct cu adresa sa profesională.
Criteriul util de separare este identitatea Google necesară pentru activitate. Acme primește propriul profil. Ceilalți clienți pot rămâne în profilul profesional, dacă acesta este contul pe care l-au autorizat.
Începe din contul corect
Deschide profilul Drive pentru Acme înainte de a începe sarcina. Citește adresa de e-mail a contului, apoi accesează dosarul proiectului. Dacă sarcina a sosit prin e-mail, verifică dacă mesajul se referă la același proiect și la același cont pe care îl ai deschis.
Fă-ți un obicei din asta la începutul unei sesiuni de lucru. Este mai ușor să menții o singură verificare înaintea unui interval de lucru concentrat decât să repari consecințele unei încărcări făcute sub identitatea greșită.
Lucrează în documentul partajat
Deschide documentul pe care clientul l-a indicat drept versiunea curentă. Înainte de a crea o copie separată, întreabă dacă realizarea unei copii face efectiv parte din sarcină. Un fișier nou îi poate face pe cei care revizuiesc să discute despre o versiune în timp ce tu modifici alta.
Setările de partajare Google stabilesc dacă poți vizualiza, comenta sau edita folosind contul tău. Un profil suplimentar oferă un alt context de conectare; nu modifică aceste permisiuni.
Dacă ai doar acces de vizualizare, dar trebuie să editezi, rezolvă acest lucru cu proprietarul documentului folosind contul destinat activității. Crearea mai multor copii nu va rezolva problema de fond a modului de colaborare.
Alege destinația înainte de încărcare
Pentru un material nou de predat, accesează dosarul de proiect convenit înainte de a selecta fișierul de încărcat. Folosește un nume care identifică proiectul și scopul, cum ar fi „Propunere de integrare Acme”. Respectă convenția de denumire existentă a clientului, dacă există una.
La predare, partajează linkul către fișierul convenit și precizează ce este gata pentru revizuire. Apoi treci la contextul următorului client. Scopul este un parcurs repetabil de la cont la proiect și apoi la document, cu mai puține decizii lăsate în seama memoriei.
Identifică problema înainte de a schimba configurarea
Când ceva pare în neregulă, distinge între aceste trei situații:
Fișierul se deschide în contul greșit. Verifică adresa de e-mail Google din fereastra activă. Deschide linkul în contextul contului dorit, apoi încearcă din nou. Un link salvat identifică o locație; nu garantează că folosești identitatea corectă.
Contul corect nu poate accesa fișierul. Verifică invitația inițială de partajare și adresa menționată în ea. Cere-i proprietarului să confirme accesul pentru acea adresă. Organizațiile profesionale și instituțiile de învățământ pot, de asemenea, să restricționeze partajarea externă, așa că un profil diferit s-ar putea să nu elimine restricția.
Un fișier lipsește din stocarea locală. Verifică respectivul cont în Drive pentru desktop și revizuiește setările de sincronizare și de acces offline. Aceasta este o problemă de disponibilitate locală a fișierului, chiar dacă același document se deschide corect în aplicația web.
Această distincție te ajută să intervii la nivelul potrivit, în loc să te deconectezi în mod repetat, să recreezi profiluri sau să muți documente.
Fă mai ușor de repetat următoarea predare către client
Alege un document pe care trebuie deja să îl predai și organizează-i fluxul de lucru în WebCatalog Desktop. Atribuie identității Google autorizate un profil cu un nume clar, deschide dosarul de proiect convenit și păstrează la îndemână comunicările asociate. Urmărește fișierul de la solicitarea inițială, prin etapa de editare, până la revizuirea finală.
La predare, ar trebui să poți răspunde la trei întrebări fără să cauți prin file: ce cont am folosit, unde se află fișierul curent și ce link ar trebui să examineze clientul? Păstrează configurarea care face aceste răspunsuri ușor de găsit, lăsând Drive pentru desktop să se ocupe de sincronizarea locală oriunde este nevoie.
