As empresas usam software de gerenciamento de custos de projetos para acompanhar a lucratividade dos projetos que realizam. Este software ajuda as empresas a estimar os custos de vários projetos, monitorar as despesas reais e compará-las com os custos projetados para determinar as margens de lucro. Os gerentes de projetos e responsáveis pelo controle de projetos contam com essa ferramenta para garantir que os projetos permaneçam dentro do orçamento. Os contadores também o utilizam para monitorar custos tanto no nível do projeto quanto no nível do portfólio, dividindo as despesas por tipo de recurso (por exemplo, mão de obra, materiais). O software de gerenciamento de custos de projetos pode ser oferecido como parte de um gerenciamento de projetos mais amplo ou de um conjunto mais amplo de gerenciamento de projetos e portfólio. Também pode ser incluído em sistemas ERP baseados em projetos, que muitas vezes apresentam ferramentas integradas de gestão de custos. Quando vendidas separadamente, essas soluções podem ser integradas a outros sistemas, incluindo software de gerenciamento de projetos, portfólio e programas, plataformas ERP e sistemas de contabilidade.