O software de anotações permite aos usuários capturar notas ou ideias em formato de texto. Semelhante ao software de criação de documentos, essas ferramentas são projetadas para documentos curtos. Muitas soluções de anotações oferecem recursos como criação de listas e a capacidade de riscar itens ou usar caixas de seleção. Algumas ferramentas emulam a experiência de escrever com caneta e papel físicos, permitindo que os usuários escrevam suas anotações à mão em vez de digitá-las. Esses aplicativos fornecem um espaço conveniente para os usuários anotarem rapidamente pensamentos, planos ou outras informações. Eles pretendem ser pessoais e informais, ajudando os usuários a se concentrarem nas informações principais sem se preocuparem com o formato. Embora algumas ferramentas de colaboração, como software de intranet para funcionários, incluam recursos de anotações, a maioria das ferramentas de anotações são aplicativos independentes. Muitas vezes, eles se integram a outras ferramentas, como comunicação interna ou software de calendário, facilitando o compartilhamento de notas com colegas de equipe ou o alinhamento com datas ou eventos específicos.