As ferramentas de extração de dados são projetadas para recuperar dados estruturados, semiestruturados e não estruturados de várias fontes para armazenamento ou transformação adicional. As empresas utilizam estas ferramentas para identificar e extrair dados valiosos para fins de business intelligence, melhorando a análise de informações que de outra forma não seriam estruturadas. Essas ferramentas permitem que as empresas liberem o potencial de dados não estruturados que, de outra forma, poderiam não ser utilizados. O software de extração de dados funciona de forma eficaz junto com ferramentas de qualidade e preparação de dados, que ajudam a limpar e organizar os dados pós-extração. A combinação de soluções de extração de dados com software de integração de dados também pode ser altamente benéfica, pois permite que as empresas agreguem vários tipos e fontes de dados em um local centralizado. Embora as plataformas de extração de dados compartilhem semelhanças com o software OCR (Optical Character Recognition), a principal diferença está em sua aplicação. OCR é normalmente usado para extrair texto de documentos, como digitalizar imagens ou processar PDFs, enquanto as ferramentas de processamento inteligente de documentos (IDP) se concentram em tarefas mais complexas, como extrair dados de uma variedade de formatos de documentos além dos recursos básicos de OCR.