O software de gerenciamento de coleções foi projetado para ajudar museus, galerias de arte e outras organizações com extensas coleções de arte, artefatos ou antiguidades monitorar e manter efetivamente essas coleções. Ele fornece um sistema centralizado para registrar informações essenciais sobre cada peça, incluindo sua localização, detalhes de aquisição, status de conservação ou restauração e muito mais. Ao digitalizar registros, o software de gerenciamento de coleções facilita a busca rapidamente de itens específicos e atualizando seus detalhes, conforme necessário. Este software é usado por curadores, conservadores, arquivistas, pesquisadores e administradores para gerenciar e preservar toda a coleção. Freqüentemente, o software de gerenciamento de coleções é usado ao lado do software de gerenciamento de museus ou galerias, dependendo das necessidades da instituição. Os museus também podem integrar ferramentas adicionais, como software sem fins lucrativos baseado em admissão ou software de gerenciamento de doadores para ajudar nas operações diárias, enquanto galerias ou casas de leilão podem usar software de leilão para leilões de arte ou antiguidades. Para instituições que gerenciam coleções digitais, o software de gerenciamento de ativos digitais (DAM) é comumente empregado para organizar e manter ativos digitais, como imagens, vídeos ou arquivos de áudio.