Oprogramowanie do odręcznych notatek umożliwia firmom tworzenie spersonalizowanych listów do klientów i innych ważnych kontaktów. Narzędzia te są przydatne do wysyłania poczty związanej z ogłoszeniami firmowymi, przedstawieniami klientów, podziękowaniami i specjalnymi okazjami, a wszystko to na dużą skalę. Zapewniają wysokiej jakości artykuły papiernicze i symulują autentyczne pismo ręczne. Niektórzy dostawcy oferują zespołom ręczne pisanie każdej notatki, podczas gdy inni cyfrowo replikują style pisma ręcznego, aby uzyskać realistyczny wygląd. Oprogramowanie to jest używane głównie przez zespoły sprzedaży i marketingu do regularnej komunikacji z klientami, ale może być również wykorzystywane przez menedżerów HR i biur do masowej komunikacji. Korzystanie z tego oprogramowania może poprawić relacje z klientami, zwiększyć retencję i lojalność oraz poprawić współczynniki otwarć poczty fizycznej. Dodatkowo oszczędza czas i zasoby zwykle przeznaczane na kampanie direct mail oraz zmniejsza ryzyko błędów. Wiele rozwiązań w tej kategorii oferuje również usługi mailingowe, eliminując potrzebę kompilowania i wysyłania poczty fizycznej.