Hoe je meerdere Zoho Mail-accounts beheert, hangt af van waarvoor de accounts bedoeld zijn. Als elk adres bij één organisatie hoort, kunnen aliassen of een groepsadres het tweede account overbodig maken. Heb je daadwerkelijk aparte accounts, dan kun je er meer dan één toevoegen in de Android-app van Zoho en in de Trident-desktopapp voor Windows. In een webbrowser beschrijft het helpcentrum van Zoho geen manier om twee Zoho-accounts tegelijk aangemeld te houden. Je hebt dus een apart browserprofiel nodig, of WebCatalog Desktop als je elk account in een eigen venster wilt gebruiken, naast de apps die erbij horen.
Controleer of je een tweede account nodig hebt
Veel mensen met „meerdere Zoho Mail-accounts” hebben in feite één baan en meerdere adressen: hun eigen adres plus bijvoorbeeld sales@ of support@ voor hetzelfde bedrijf. Met Zoho Mail kan één mailbox meerdere e-mailaliassen en groepsadressen hebben. Tijdens het opstellen van een bericht kies je vanaf welk adres je het verstuurt. Een beheerder stelt deze adressen voor de gebruikers van de organisatie in via de Zoho Mail Admin Console. Eén keer aanmelden, één inbox, geen wisselen.
Op dezelfde pagina staat dat je externe accounts als POP-accounts aan Zoho Mail kunt toevoegen en vanuit je Zoho-mailbox berichten vanaf die accounts kunt versturen. Dat is handig als het tweede adres bij een andere provider is ondergebracht.
Een apart Zoho-account is de juiste keuze als de adressen bij verschillende organisaties of personen horen, of verschillende beveiligingsvereisten hebben. Denk bijvoorbeeld aan de mailbox van je eigen bedrijf en die van een klant, die speciaal voor jou is aangemaakt.
Accounts toevoegen in Zoho's eigen apps
Zoho ondersteunt meerdere accounts in een aantal van zijn apps:
- Android: Tik in de Zoho Mail-app op het menupictogram linksboven en vervolgens op het pictogram Instellingen. Tik daarna op + Account toevoegen en meld je aan. In Zoho's Android-handleiding vind je meer informatie.
- Windows: Open in Trident, Zoho's desktopapp voor Mail en Calendar, het hoofdmenu. Kies Instellingen → Accounts → Account toevoegen en meld je aan. Het eerste account wordt het primaire account; de overige accounts worden als secundaire accounts toegevoegd. Trident is alleen beschikbaar voor betaalde gebruikers van Zoho Mail, Zoho Workplace en Zoho One.
- Elke e-mailclient: Apple Mail, Outlook en Thunderbird kunnen via IMAP meerdere Zoho-accounts gebruiken. Schakel voor elk account IMAP-toegang in Zoho Mail in via Instellingen → Mailaccounts. IMAP-toegang is niet beschikbaar voor nieuw aangemaakte accounts met het gratis abonnement van Zoho. Als je tweestapsverificatie gebruikt, heb je mogelijk een toepassingsspecifiek wachtwoord nodig.
Een e-mailclient is handig om e-mail te lezen en te versturen, maar je kunt er de rest van de Zoho Mail-webinterface niet mee gebruiken, zoals de integratie met andere Zoho-apps.
Gebruik op het web een apart browserprofiel
Als je een tweede account maar af en toe controleert, maak je een tweede profiel aan in Chrome, Edge of Firefox. Open daarin Zoho Mail en meld je aan met het andere account. Elk profiel heeft eigen cookies, zodat beide accounts aangemeld blijven. Voor incidenteel gebruik werkt dit prima. Met meerdere accounts betekent het wel dat je browservensters moet beheren die er hetzelfde uitzien.
Gebruik voor elk Zoho-account een eigen venster met WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop (macOS, Windows en Linux) maakt van de webversie van Zoho Mail een desktopapp met een eigen venster en een eigen pictogram in het Dock of op de taakbalk. Profielen houden cookies, sessies en browsegegevens gescheiden, zodat je bij elk Zoho-account tegelijk aangemeld blijft.
- Open WebCatalog Desktop en ga naar Profielen.
- Kies Profiel toevoegen en geef het profiel de naam van het account, bijvoorbeeld 'Northwind' of 'Klant: Acme'.
- Open Zoho Mail met dat profiel en meld je aan bij het bijbehorende Zoho-account.
- Herhaal dit voor elk Zoho-account dat je gebruikt.
Een profiel is niet beperkt tot één app. Als je voor je werk bij Northwind ook Zoho CRM en Zoho Cliq gebruikt, open je die met hetzelfde Northwind-profiel. Zo delen ze de aanmeldgegevens van dat account. In de handleiding Profielen maken en beheren lees je hoe je profielen hernoemt en verwijdert.
Wil je de tools van elke klant bij elkaar houden, zet ze dan in ruimtes: een Northwind-ruimte met Zoho Mail, CRM en Cliq, en een Acme-ruimte met de apps van die klant. Ruimtes zorgen voor overzicht; profielen houden de aanmeldingen gescheiden.
WebCatalog Desktop voegt accounts niet samen in één inbox. Elk account blijft in zijn eigen venster. Zo weet je precies namens welke organisatie je een bericht verstuurt.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met mijn e-mail als ik een profiel verwijder?
Aan de kant van Zoho gebeurt er niets. Als je een profiel verwijdert, worden de lokale gegevens en sessies van dat profiel van je computer verwijderd. Het Zoho-account en de bijbehorende e-mail blijven ongewijzigd. Je kunt je later gewoon opnieuw aanmelden.
Conclusie
Gebruik aliassen voor extra adressen binnen één organisatie, de eigen apps van Zoho waar die geschikt zijn en aparte profielen als je bij meerdere Zoho-accounts tegelijk aangemeld wilt blijven. Download WebCatalog Desktop om elk account een eigen venster te geven.
