Gesprekken in Zoho Cliq kunnen bedrijfsgrenzen overschrijden. Je werkt misschien binnen de organisatie van je werkgever, werkt samen met een leverancier en gebruikt voor een andere opdracht een apart account dat door een klant is verstrekt. Voor elke relatie kan een ander soort toegang nodig zijn.
De eerste stap bij het beheren van meerdere Zoho Cliq-accounts is het in kaart brengen van die relaties. Aparte aanmeldingen vereisen aparte sessies. Via een extern kanaal, gastuitnodiging of Network kun je mogelijk samenwerken met het account dat je al gebruikt. Het aanmaken van een extra desktopprofiel bepaalt niet welke constructie je organisatie toestaat.
Zodra het toegangsmodel duidelijk is, kun je kiezen voor de ingebouwde accountfuncties van Cliq of die accounts samen met de bijbehorende werkapps in WebCatalog organiseren.
Maak onderscheid tussen de aanmelding en de organisatie
Met ‘meerdere organisaties’ kunnen verschillende situaties worden bedoeld. Een medewerker met een extra bedrijfsaccount heeft een ander probleem dan een partner die is uitgenodigd voor een gedeeld gesprek.
Zoho's documentatie voor Cliq met CRM Plus maakt dit onderscheid expliciet: een gebruiker behoort tot één primaire organisatie en kan als externe gebruiker deelnemen aan andere organisaties. De documentatie beschrijft hoe je tussen die contexten schakelt, waarbij de toegang verschilt van die van interne leden.
Meer recent introduceerde Cliq met zijn functies voor gastgebruikers toegang tot toegewezen kanalen en contactpersonen binnen een andere organisatie. Deelname hangt af van de uitnodiging en het relevante organisatiebeleid.
Dat hetzelfde e-mailadres bij het werk voor meerdere bedrijven wordt gebruikt, betekent dus niet noodzakelijk dat er twee onafhankelijke Cliq-accounts zijn. Ga na of je een aparte aanmelding, een extern lidmaatschap of een specifieke uitnodiging voor samenwerking gebruikt. Ga er niet van uit dat regels voor meerdere organisaties in andere Zoho-producten ongewijzigd van toepassing zijn op Cliq.
Breng de toegang in kaart voordat je desktopaccounts toevoegt
Maak een beknopt overzicht van het werk dat je moet doen. Noteer voor elke bestemming de aanmelding, het toegangstype, de verantwoordelijke beheerder en het ondersteunende materiaal.
| Werkrelatie | Te bevestigen toegang | Voorgestelde desktopindeling |
|---|---|---|
| Medewerker bij je eigen bedrijf | Je interne account en toegewezen kanalen | Een bedrijfsprofiel en werkruimte |
| Een klant geeft je een aparte, geautoriseerde aanmelding | De organisatie- en kanaaltoegang van dat account | Een apart profiel met de naam van de klant |
| Een leverancier gebruikt Cliq al | Een extern kanaal of een andere toegestane samenwerkingsroute | Je bestaande account naast de projecttools van de leverancier |
| Een opdrachtnemer sluit aan voor een afgebakende opdracht | Gasttoegang tot de vereiste gesprekken, waar ondersteund | De geautoriseerde gastcontext en projectbriefing |
| Een langdurige partnergemeenschap | Lidmaatschap van een Cliq Network | Het relevante Network naast informatiebronnen voor partners |
Beschouw het overzicht als een beschrijving van de daadwerkelijke toegang. Een ruimte met de naam ‘Klant Noord’ is alleen nuttig als het account daarin toegang heeft tot de bedoelde gesprekken.
Noteer bijvoorbeeld ‘bedrijfsaccount, extern kanaal van leverancier, verantwoordelijke voor inkoop’ in plaats van ‘leveranciersaccount’ wanneer er geen aparte aanmelding voor de leverancier bestaat. Duidelijke labels voorkomen dat je dubbele profielen aanmaakt om een probleem op te lossen dat thuishoort in de toegangsconfiguratie.
Begrijp welke ingebouwde opties al beschikbaar zijn
De desktopapp van Cliq ondersteunt aanmelding met meerdere accounts
De eigen desktopapp van Zoho Cliq ondersteunt al meerdere accounts. Zoho beschrijft Accounts → Add account voor het toevoegen van een aanmelding, met een maximum van tien accounts. Wanneer je een account selecteert in het menu Accounts, wordt daarvoor een nieuw Cliq-venster geopend.
Als je werk zich vooral binnen Cliq afspeelt, is dit een directe oplossing. Via het accountmenu van de app kun je de afzonderlijke bedrijfsaccounts openen die je al hebt. WebCatalog wordt nuttiger wanneer elk account onderdeel is van een grotere workflow met projectgegevens, documenten, agenda's en andere webapps.
Externe kanalen verbinden organisaties rond een gesprek
Via een extern kanaal kunnen mensen uit verschillende organisaties samenwerken. Het vereiste beleid en de uitnodiging bepalen de toegang. Zoho ondersteunt ook samenwerking via externe kanalen tussen bepaalde datacenters, terwijl voor rechtstreekse berichten tussen datacenters andere beperkingen gelden.
Het aanmaken van externe kanalen hangt af van het abonnement: met het Free-abonnement kun je ze niet aanmaken, en bij betaalde abonnementen hangt het van de editie en beheerdersrechten af wie dat mag doen. Controleer de instellingen van de hostorganisatie voordat je deze route kiest voor een samenwerking met een leverancier.
Gasttoegang en Networks zijn bedoeld voor verschillende relaties
Met Zoho's bijgewerkte gastfunctie kunnen uitgenodigde samenwerkingspartners deelnemen aan bestaande kanalen. Dat kan passen bij een opdrachtnemer die helpt met een specifieke campagne. Een Cliq Network biedt een speciale omgeving voor bredere externe samenwerking, zoals een doorlopende partnergemeenschap.
Controleer de actuele documentatie over gasten voordat je de nieuwere workflow voorstelt: Zoho vermeldt momenteel dat Guest Users 2.0 niet wordt ondersteund in Zoho One, en dat rechtstreekse berichten tussen datacenters niet worden ondersteund. Welke route beschikbaar is, moet blijken uit de editie en configuratie van de betreffende organisatie.
Deze ingebouwde opties kunnen een extra account overbodig maken. Gebruik een aparte aanmelding wanneer het werk daar echt om vraagt, en gebruik de juiste samenwerkingsfunctie wanneer het om externe deelname gaat.
Organiseer de goedgekeurde opzet in WebCatalog
Zodra je toegangsoverzicht klaar is, kun je de desktop daarop inrichten. Met WebCatalog Desktop kun je Cliq in een eigen venster starten en samen met andere webapps organiseren.
Volg voor twee afzonderlijke aanmeldingen de instructies van WebCatalog voor het instellen van profielen:
- Open Profiles en kies Add profile.
- Geef het eerste profiel een naam die past bij het account dat je erin gaat gebruiken, zoals ‘Bedrijfsactiviteiten’.
- Open Cliq met dat profiel en meld je aan via het normale proces van je organisatie.
- Maak een tweede profiel, bijvoorbeeld ‘Klant Noord’, en meld je daar aan met het aparte account dat door de klant is verstrekt.
- Controleer in beide sessies het account en de organisatie voordat je meer bestemmingen toevoegt.
Profielen houden cookies, sessies en browsegegevens gescheiden. Ze verstrekken geen uitnodiging, wijzen geen licentie toe en veranderen niets aan de toegang die binnen Cliq is verleend.
Maak vervolgens een ruimte voor elke werkcontext. De bedrijfsruimte kan bijvoorbeeld Cliq, de tool voor het bijhouden van operationele werkzaamheden en het interne handboek bevatten. De klantruimte kan de Cliq-sessie van de klant, het projectplan en de beoordelingsdocumenten bevatten.
Elke ruimte wordt in een eigen venster geopend. Als je hetzelfde WebCatalog-profiel in meerdere ruimtes gebruikt, gebruik je dezelfde aanmelding opnieuw; een andere ruimtenaam creëert geen andere accountidentiteit. Dit hergebruik is geschikt wanneer één account rechtmatig deelneemt aan meerdere projectgesprekken.
Kies een WebCatalog-abonnement dat past bij het aantal apps, profielen en ruimtes dat je nodig hebt. Tel afzonderlijke aanmeldingen los van projecten: vijf projecten die één account gebruiken, vereisen niet automatisch vijf profielen.
Voorbeeld: een deliverymanager die met drie relaties werkt
Stel je een deliverymanager voor die een interne productuitrol, een implementatie bij een klant en een overdracht door een leverancier coördineert. Bij de projecten is dezelfde persoon betrokken, maar niet elk account of document wordt gedeeld.
Interne uitrol: houd het teamgesprek naast het plan
Gebruik het bedrijfsaccount voor de interne uitrol. Plaats die Cliq-sessie naast de releasechecklist en het besluitenlogboek in een ruimte met de naam ‘Productuitrol’.
Wanneer een teamlid vraagt of een mijlpaal is bereikt, is het plan binnen dezelfde werkcontext beschikbaar. Leg het besluit vast op de plek waar het projectteam dat verwacht en reageer vervolgens in het juiste kanaal. Het voordeel is een kortere weg van het gesprek naar de vastlegging die het ondersteunt.
Hiervoor is geen nieuw Cliq-account nodig alleen omdat de uitrol een eigen ruimte heeft. De bedrijfsaanmelding kan ook opnieuw worden gebruikt in een operationele ruimte als beide contexten bij dezelfde identiteit horen.
Implementatie bij een klant: houd de door de klant verstrekte aanmelding gescheiden
Stel dat de klant een account voor zijn organisatie verstrekt. Wijs die aanmelding toe aan het profiel Klant Noord en gebruik het samen met de projecttools van de klant.
Controleer vóór de eerste beoordeling of je toegang hebt tot het implementatiekanaal en het te bespreken document. Als de chat wel opent maar het projectbestand niet, ga dan na welk account de bestandsdienst verwacht. Een werkende Cliq-sessie bewijst niet dat elke ondersteunende app dezelfde aanmeldgegevens gebruikt.
Gebruik de klantruimte als herinnering aan de actieve opdracht. Controleer bij het delen van een bestand voor wie het bestemd is en in welk gesprek het terechtkomt. Het doel is om het normale beoordelingsproces eenvoudig te kunnen volgen, met de relevante documenten al bij de hand.
Overdracht door een leverancier: hergebruik waar passend de bedrijfsidentiteit
Voor de leverancier kan een goedgekeurd extern kanaal voldoende zijn. Behoud het bedrijfsaccount en voeg de overdrachtsdocumenten van de leverancier toe aan een aparte projectruimte.
Het toegangsoverzicht moet laten zien dat dit gesprek nog steeds gebruikmaakt van Bedrijfsactiviteiten. Dat onderscheid is belangrijk wanneer je na een onderbreking terugkomt: je bent een medewerker die extern samenwerkt, niet iemand die is aangemeld bij de interne organisatie van de leverancier.
Als de leverancier niet kan deelnemen, laat de verantwoordelijke beheerders dan de uitnodiging en het samenwerkingsbeleid controleren. Een nieuw WebCatalog-profiel aanmaken verandert niets aan de machtiging op de server die de deelname bepaalt.
Houd het toegangsoverzicht bruikbaar wanneer het werk verandert
Werk het overzicht bij wanneer een klantopdracht begint, een opdrachtnemer klaar is of de verantwoordelijkheid naar een andere collega verschuift. De nuttige vragen zijn concreet: welke aanmelding wordt gebruikt, welke gesprekken blijven nodig en wie kan die toegang wijzigen?
Bij een vertrek moet een beheerder mogelijk de organisatie- of gasttoegang verwijderen. Het verwijderen van een snelkoppeling op de desktop is een aparte opruimactie. Voer de wijziging op dienstniveau uit via de organisatie die het lidmaatschap beheert en ruim vervolgens de werkruimte op zodat die weer overeenkomt met de situatie.
Controleer ook de apps rond het gesprek. Een project kan zijn afgerond terwijl een oude briefing, agenda of documentaccount nog dagelijks in beeld blijft. Verwijder bestemmingen die niet langer bijdragen aan actief werk, zodat de ruimte haar doel blijft weerspiegelen.
Als meldingen afleidend worden, bepaal dan welk gesprek tijdens elk werkblok een reactie vereist. Gebruik de meldingsinstellingen die in de betreffende Cliq-omgeving beschikbaar zijn en controleer het resultaat voordat je erop vertrouwt. Meer accounts toegankelijk houden betekent niet dat elk account de hele dag evenveel aandacht moet krijgen.
Geef de volgende organisatie een duidelijke plek op je desktop
Begin met één bedrijfsaanmelding en één externe relatie. Bepaal of die relatie een apart account, een gastuitnodiging, een extern kanaal of een Network nodig heeft. Leg het antwoord vast voordat je de desktop configureert.
Voeg vervolgens Zoho Cliq toe aan WebCatalog, maak profielen voor de afzonderlijke aanmeldingen en stel ruimtes samen rond het werk dat uit elke relatie voortkomt. Zo blijft je accountstructuur afgestemd op de toegang die je organisaties bieden, terwijl gesprekken en tools gemakkelijker samen te vinden zijn.
