Zoho Cliq-gesprekken kunnen de grenzen van je bedrijf overschrijden. Misschien werk je binnen de organisatie van je werkgever, werk je samen met een leverancier en gebruik je voor een andere opdracht een apart account dat door een klant is verstrekt. Voor elke relatie kan een andere vorm van toegang nodig zijn.
De eerste stap bij het beheren van meerdere Zoho Cliq-accounts is deze relaties in kaart brengen. Voor aparte aanmeldingen zijn aparte sessies nodig. Via een extern kanaal, een uitnodiging als gast of een Network kun je mogelijk samenwerken met het account dat je al gebruikt. Een ander desktopprofiel aanmaken bepaalt niet welke regeling je organisatie toestaat.
Zodra het toegangsmodel duidelijk is, kun je in de desktopapp van Cliq zelf maximaal tien afzonderlijke aanmeldingen gebruiken, elk in een eigen venster. Wil je elke aanmelding groeperen met de andere webapps die bij die relatie horen, dan kan WebCatalog Desktop de accounts in aparte profielen bewaren.
Maak onderscheid tussen de aanmelding en de organisatie
‘Meerdere organisaties’ kan verschillende situaties beschrijven. Een werknemer met een andere, door een bedrijf verstrekte aanmelding heeft een ander probleem dan een partner die is uitgenodigd voor een gedeeld gesprek.
De documentatie van Zoho over Cliq met CRM Plus maakt dit onderscheid expliciet: een gebruiker hoort bij één primaire organisatie en kan zich bij andere organisaties aansluiten als externe gebruiker. De documentatie beschrijft hoe je tussen die contexten wisselt, met toegang die verschilt van die van een intern lid.
Meer recent hebben de gastgebruikersfuncties van Cliq toegang geïntroduceerd tot gekoppelde kanalen en contacten binnen een andere organisatie. Deelname is afhankelijk van de uitnodiging en het relevante organisatiebeleid.
Dat hetzelfde e-mailadres voorkomt in het werk van meerdere bedrijven, betekent dus niet noodzakelijk dat er sprake is van twee onafhankelijke Cliq-accounts. Ga na of je een aparte aanmelding gebruikt, extern lid bent of via een specifieke uitnodiging samenwerkt. Ga er niet van uit dat de regels voor meerdere organisaties in andere Zoho-producten ongewijzigd op Cliq van toepassing zijn.
Breng de toegang in kaart voordat je desktopaccounts toevoegt
Maak een beknopt overzicht van het werk dat je moet doen. Noteer voor elke bestemming de aanmelding, het toegangstype, de verantwoordelijke beheerder en het bijbehorende materiaal.
| Werkrelatie | Te bevestigen toegang | Voorgestelde desktopindeling |
|---|---|---|
| Werknemer bij je hoofdwerkgever | Je interne account en toegewezen kanalen | Een bedrijfsprofiel en werkruimte |
| Een klant geeft je een afzonderlijke, geautoriseerde aanmelding | De organisatie van dat account en de toegang tot kanalen | Een apart profiel met de naam van de klant |
| Een leverancier gebruikt Cliq al | Een extern kanaal of een andere toegestane samenwerkingsmethode | Je bestaande account naast de projecttools van de leverancier |
| Een contractant werkt aan een beperkte opdracht | Gasttoegang tot de benodigde gesprekken, indien ondersteund | De geautoriseerde gastcontext en projectbriefing |
| Langdurige partnergemeenschap | Lidmaatschap van een Cliq Network | Het betreffende Network naast de partnerbronnen |
Beschouw het overzicht als een beschrijving van de daadwerkelijke toegang. Een ruimte met de naam ‘Klant Noord’ is alleen nuttig als het account erin toegang heeft tot de beoogde gesprekken.
Noteer bijvoorbeeld ‘bedrijfsaanmelding, extern kanaal met leverancier, verantwoordelijke voor inkoop’ in plaats van ‘leveranciersaccount’ als er geen aparte aanmelding bij de leverancier bestaat. Duidelijke labels voorkomen dat je dubbele profielen aanmaakt om een probleem op te lossen dat bij de toegangsinstellingen hoort.
Begrijp welke ingebouwde opties al beschikbaar zijn
De desktopapp van Cliq ondersteunt meerdere accountaanmeldingen
De native desktopapp van Zoho Cliq ondersteunt al meerdere accounts. Zoho beschrijft de optie Accounts → Account toevoegen om een aanmelding toe te voegen, met een maximum van tien accounts. Als je een account selecteert in het menu Accounts, wordt daarvoor een nieuw Cliq-venster geopend.
Als je werk zich grotendeels binnen Cliq afspeelt, is dit een directe oplossing. Via het accountmenu van de app kun je bij de afzonderlijke bedrijfsaanmeldingen die je al hebt. WebCatalog Desktop is nuttiger wanneer elk account onderdeel is van een grotere workflow met projectgegevens, documenten, agenda's en andere webapps.
Externe kanalen verbinden organisaties rond een gesprek
Via een extern kanaal kunnen mensen uit verschillende organisaties samenwerken. Het toegangsbeleid en de uitnodiging bepalen wie toegang krijgt. Zoho ondersteunt ook samenwerking via externe kanalen tussen bepaalde datacenters, terwijl direct berichtenverkeer tussen datacenters andere beperkingen kent.
Het aanmaken van externe kanalen is afhankelijk van het abonnement: met het Free-abonnement kun je ze niet aanmaken. Wie dat wel kan met betaalde abonnementen, is afhankelijk van de editie en de beheerdersrechten. Controleer de instellingen van de organisatie die het kanaal host voordat je deze optie kiest voor de samenwerking met een leverancier.
Gasttoegang en Networks zijn bedoeld voor verschillende relaties
De bijgewerkte gastfunctie van Zoho maakt het mogelijk om uitgenodigde medewerkers toegang te geven tot bestaande kanalen. Dat kan geschikt zijn voor een contractant die aan een specifieke campagne werkt. Een Cliq Network biedt een aparte omgeving voor bredere externe samenwerking, bijvoorbeeld binnen een langdurige partnergemeenschap.
Raadpleeg de actuele documentatie voor gasten voordat je de nieuwere workflow voorstelt: Zoho geeft momenteel aan dat Guest Users 2.0 niet wordt ondersteund in Zoho One en dat direct berichtenverkeer tussen datacenters niet wordt ondersteund. Welke route beschikbaar is, hangt af van de editie en configuratie van de betreffende organisatie.
Deze ingebouwde opties maken een extra account soms overbodig. Gebruik een afzonderlijke aanmelding als het werk die echt vereist, en kies de passende samenwerkingsfunctie als het om externe deelname gaat.
Richt de goedgekeurde opzet in WebCatalog Desktop in
Zodra je toegangsoverzicht klaar is, kun je je desktop daarop afstemmen. Met WebCatalog Desktop kun je Cliq in een eigen venster starten en samen met andere webapps organiseren.
Volg voor twee verschillende aanmeldingen de stappen voor het instellen van profielen:
- Open WebCatalog Desktop, ga naar Profielen en kies Profiel toevoegen.
- Geef het eerste profiel de naam van het account dat erin wordt gebruikt, bijvoorbeeld ‘Bedrijfsactiviteiten’.
- Open Cliq vanuit dat profiel en meld je aan via de gebruikelijke procedure van je organisatie.
- Maak een tweede profiel aan, bijvoorbeeld ‘Klant Noord’, en meld je daar aan met het afzonderlijke account dat de klant heeft verstrekt.
- Controleer in beide sessies het account en de organisatie voordat je meer bestemmingen toevoegt.
Profielen houden cookies, sessies en browsegegevens gescheiden. Ze verstrekken geen uitnodiging, wijzen geen licentie toe en veranderen de toegang niet die je binnen Cliq hebt gekregen.
Maak vervolgens voor elke werksituatie een ruimte aan. De bedrijfsruimte kan Cliq, de operationele voortgangstracker en het interne handboek bevatten. In de klantruimte kunnen de Cliq-sessie van de klant, het projectplan en de beoordelingsdocumenten staan.
Elke ruimte wordt in een eigen venster geopend. Als je hetzelfde profiel in meerdere ruimtes gebruikt, wordt dezelfde aanmelding hergebruikt; een andere ruimtenaam creëert geen andere accountidentiteit. Dit hergebruik is geschikt wanneer één account daadwerkelijk aan meerdere projectgesprekken deelneemt.
Houd het toegangsoverzicht actueel wanneer het werk verandert
Werk het overzicht bij wanneer een klantopdracht begint, een contractant klaar is of de verantwoordelijkheid naar een collega verschuift. Toegang van iemand als organisatie- of gastlid moet in Cliq worden ingetrokken door de organisatie die het lidmaatschap beheert. Als je een profiel verwijdert, wordt alleen de lokale sessie verwijderd.
Verwijder na afloop van een project de bijbehorende apps en ruimte van je desktop, zodat de indeling overeenkomt met het werk dat nog loopt.
Geef de volgende organisatie een duidelijke plek op je desktop
Begin met één bedrijfsaanmelding en één externe relatie. Bepaal of die relatie een afzonderlijk account, een gastuitnodiging, een extern kanaal of een Network vereist. Noteer het antwoord voordat je de desktop inricht.
Download vervolgens WebCatalog Desktop, maak profielen aan voor de afzonderlijke aanmeldingen en richt ruimtes in rond het werk dat bij elke relatie hoort. Zo blijft je accountstructuur afgestemd op de toegang die je organisaties bieden, terwijl gesprekken en tools makkelijker samen te vinden zijn.
