Je persoonlijke chats horen op een andere plek thuis dan klantvragen, bestelupdates en afspraakverzoeken. Met WhatsApp in WebCatalog kun je die accounts in afzonderlijke desktopprofielen houden en het zakelijke account organiseren naast de andere apps die je voor je werk gebruikt.
Om meerdere WhatsApp-accounts te beheren, begin je met twee geregistreerde accounts, geef je elk account een afzonderlijk profiel en koppel je elk profiel vanuit het juiste account op je telefoon. Het telefoonnummer identificeert het WhatsApp-account; het profiel houdt de desktopsessie gescheiden.
Deze praktische gids neemt je mee door die configuratie en legt vervolgens uit wat je moet controleren wanneer beide vensters dezelfde chats tonen, er opnieuw een QR-code verschijnt of een ander apparaat niet gekoppeld kan worden.
Vóór het koppelen: geef elk nummer een duidelijke bestemming
Noteer welk account bij welk profiel hoort voordat je iets scant. Een eenvoudige indeling kan er zo uitzien:
| Doel | WhatsApp-account | WebCatalog-profielnaam | Desktopbestemming |
|---|---|---|---|
| Vrienden en familie | Persoonlijk nummer | Persoonlijk | WhatsApp geopend met het profiel Persoonlijk |
| Klantgesprekken | Zakelijk nummer | Winkel | WhatsApp geopend met het profiel Winkel |
Gebruik namen die je in één oogopslag herkent. ‘Persoonlijk’ en ‘Winkel’ zijn op een drukke middag handiger dan ‘Profiel 1’ en ‘Profiel 2’.
Elk account heeft een eigen telefoonnummer nodig. De ingebouwde functie voor meerdere accounts van WhatsApp ondersteunt twee accounts op een mobiel apparaat; in de helpdocumentatie wordt het wisselen tussen meerdere accounts beschreven als een mobiele functie. Dat is iets anders dan afzonderlijke gekoppelde sessies op je desktop behouden. WebCatalog biedt de desktopomgeving, geen extra telefoonnummer of nieuw WhatsApp-account.
Je hebt ook toegang nodig tot de primaire telefoon van elk account om het koppelen goed te keuren. Controleer de bestaande gekoppelde apparaten: de standaardlimiet voor gekoppelde apparaten van WhatsApp is maximaal vier apparaten per account. Voor sommige zakelijke diensten gelden andere limieten, dus controleer de voorwaarden die voor jouw account gelden.
WhatsApp biedt al officiële apps voor Mac en Windows, evenals WhatsApp Web. Dat zijn handige opties. WebCatalog is vooral relevant als je meerdere sessies met herkenbare namen wilt en een vaste plek voor de andere apps die je rondom je gesprekken gebruikt.
Configuratie, deel 1: stel de persoonlijke sessie in
Maak een profiel voordat je inlogt
Installeer WebCatalog Desktop, zoek WhatsApp in de appcatalogus en open de desktopapp. Volg de profielinstructies van WebCatalog: open Profielen, kies Profiel toevoegen en geef het nieuwe profiel een herkenbare naam, zoals ‘Persoonlijk’. Open WhatsApp met dat profiel geselecteerd.
Profielen houden cookies, sessies en browsegegevens gescheiden. Daardoor kunnen twee exemplaren van dezelfde dienst elk met een ander account ingelogd blijven. Alleen een extra venster openen zorgt niet voor die scheiding.
Als je WhatsApp al in WebCatalog gebruikt, bepaal dan bij welk profiel die bestaande sessie hoort voordat je een ander profiel toevoegt. Mogelijk kun je het bestaande profiel als je persoonlijke profiel behouden en alleen het ontbrekende zakelijke profiel maken. Opnieuw beginnen heeft geen voordeel als de bestaande koppeling correct is.
Koppel het beoogde account
Open in het profiel Persoonlijk het webinlogscherm van WhatsApp. Keur de sessie vervolgens goed vanuit je persoonlijke WhatsApp-account op de primaire telefoon.
Het koppelproces voor apparaten van WhatsApp begint op de telefoon. Op Android open je Gekoppelde apparaten via Meer opties. Op een iPhone ga je via Instellingen. Kies Een apparaat koppelen, voltooi eventuele gevraagde apparaatverificatie en scan de QR-code die in het beoogde desktopprofiel wordt weergegeven.
Als je telefoon meerdere WhatsApp-accounts bevat, controleer dan eerst of het beoogde account actief is. De QR-code koppelt het account dat de koppeling goedkeurt; de naam die je aan je WebCatalog-profiel hebt gegeven, kiest niet het telefoonnummer voor je.
Zodra de chats verschijnen, controleer je de profielgegevens van het account en een bekend gesprek. Bevestig de identiteit voordat je iemand antwoordt. Laat die sessie intact terwijl je het tweede account instelt.
Configuratie, deel 2: voeg de zakelijke sessie toe zonder de eerste te vervangen
Maak een tweede WebCatalog-profiel met een naam die bij het bedrijf past, zoals ‘Winkel’. Open WhatsApp met dat profiel. Een nog niet gekoppeld profiel zou het inlogproces moeten tonen in plaats van de bestaande chats van het persoonlijke account.
Als je meteen je persoonlijke gesprekken ziet, stop dan hier en gebruik het eerste onderdeel onder probleemoplossing hieronder. Een andere code scannen is niet nodig totdat je hebt bevestigd dat de desktopsessies gescheiden zijn.
Voor een nummer dat bij WhatsApp Business is geregistreerd, keur je de nieuwe desktopsessie goed vanuit de WhatsApp Business-app op de primaire telefoon. De handleiding voor koppelen via QR-code in WhatsApp Business beschrijft dezelfde route via Gekoppelde apparaten: kies Een apparaat koppelen en scan de QR-code in het profiel Winkel.
Voor een tweede account in het gewone WhatsApp gebruik je in plaats daarvan het koppelproces van dat account. Het gaat erom welk account de koppeling goedkeurt, niet of je het profiel ‘Zakelijk’ noemt.
Controleer na het koppelen de zakelijke identiteit en een herkenbaar klantgesprek. Schakel vervolgens terug naar Persoonlijk en controleer of de chats daar nog steeds persoonlijk zijn. Met deze controle in beide richtingen ontdek je een verkeerde koppeling voordat de configuratie onderdeel wordt van je dagelijkse routine.
Je hebt nu een praktische indeling voor twee WhatsApp-accounts op pc of Mac: twee identiteiten, twee profielen en voor elk een afzonderlijke gekoppelde sessie.
Zet het zakelijke gesprek naast het werk dat eruit voortkomt
Een klantbericht leidt vaak tot een andere taak: een bestelling controleren, een factuur versturen of een boeking bevestigen. Maak een zakelijke ruimte en voeg WhatsApp met het profiel Winkel toe naast het relevante bestelsysteem, e-mailaccount of de planningsapp.
Elke ruimte opent in een eigen venster. Een ruimte organiseert je apps en profielen rond een doel; de profielen zorgen voor de scheiding tussen accounts. Als je WhatsApp met hetzelfde profiel aan twee ruimtes toevoegt, krijg je op beide plekken hetzelfde account.
Houd Persoonlijk buiten de zakelijke ruimte, of geef het een afzonderlijke ruimte als dat bij je routine en de limieten van je abonnement past. Het doel is dat de volgende stap duidelijk is: klantberichten leiden naar zakelijke tools, terwijl persoonlijke berichten makkelijk te herkennen blijven.
Met deze indeling blijven afzonderlijke inboxen toegankelijk. Chatgeschiedenissen worden niet samengevoegd en er komen geen functies bij voor het toewijzen en routeren van gesprekken in een gedeelde inbox. Als meerdere collega's klantgesprekken moeten verdelen, beoordeel dan apart de teamfuncties van WhatsApp of je klantenservicesysteem.
Probleemoplossing: begin bij het zichtbare probleem
‘Beide vensters tonen hetzelfde account’
Controleer eerst het geselecteerde WebCatalog-profiel in elk venster. Als beide Persoonlijk gebruiken, delen ze dezelfde sessie, ook wanneer ze vanuit verschillende ruimtes zijn geopend. Open één venster met het afzonderlijke profiel Winkel.
Als de profielen verschillend zijn maar het account nog steeds hetzelfde is, heb je waarschijnlijk beide sessies vanuit hetzelfde WhatsApp-account goedgekeurd. Controleer op de primaire telefoon Gekoppelde apparaten en log uit bij de verkeerd gekoppelde sessie. Koppel het beoogde profiel vervolgens vanuit het juiste account.
Controleer zorgvuldig welk apparaat in de lijst het betreft voordat je de verbinding verbreekt. Je hoeft alleen de onjuiste koppeling te herstellen; je hoeft niet beide WhatsApp-accounts opnieuw aan te maken.
‘Met de QR-code lukt het niet om verbinding te maken’
Controleer of je op de telefoon de functie Een apparaat koppelen van WhatsApp gebruikt. Scannen met de gewone camera vervangt dat goedkeuringsproces niet. Controleer of de desktop en de primaire telefoon een werkende internetverbinding hebben.
De handleiding voor verbindingsproblemen van WhatsApp raadt aan de websessie te vernieuwen en het netwerk te controleren. Probeer die eenvoudige stappen voordat je profielgegevens wist, want daarmee kun je de sessie verwijderen die je juist wilt behouden.
Als scannen lastig blijft, beschrijft WhatsApp ook hoe je voor WhatsApp Web en Windows kunt koppelen met een telefoonnummer en een code van acht tekens. Als die optie verschijnt, volg je de aanwijzingen en keur je het verzoek goed op de juiste primaire telefoon. Het is een andere koppelmethode, geen accountregistratie.
‘WhatsApp laat me niet nog een desktop koppelen’
Bekijk de lijst met gekoppelde apparaten van het account op de primaire telefoon. Een oude laptop, browsersessie of eerder WebCatalog-profiel neemt mogelijk nog een beschikbare plek in.
Verwijder een apparaat dat je niet meer gebruikt en probeer het opnieuw. Controleer elk account afzonderlijk: de beschikbare capaciteit van het persoonlijke account zegt niets over de lijst van het zakelijke account. WebCatalog verhoogt de apparaatlimiet van WhatsApp niet, en extra profielen aanmaken kan die limiet niet omzeilen.
Ontkoppel niet zomaar een actieve zakelijke sessie van een collega omdat de apparaatnaam je onbekend voorkomt. Stel eerst vast welke sessie niet meer wordt gebruikt.
‘Gisteren werkte het, maar nu zie ik weer een QR-code’
Controleer eerst of je het oorspronkelijke profiel hebt geopend. Een nieuw profiel heeft eigen sessiegegevens en kan dus terecht vragen om opnieuw te koppelen.
Bekijk vervolgens Gekoppelde apparaten op de primaire telefoon. Een sessie die daar is uitgelogd, moet opnieuw worden goedgekeurd. WhatsApp geeft ook aan dat gekoppelde apparaten worden losgekoppeld wanneer de primaire telefoon langer dan 14 dagen niet is gebruikt, dus houd het account op de telefoon actief, ook als de meeste gesprekken op de desktop plaatsvinden.
Koppel het bestaande profiel opnieuw vanuit het juiste account zodra je de oorzaak hebt gevonden. Het profiel een nieuwe naam geven herstelt geen verlopen of ingetrokken WhatsApp-sessie.
‘Chats werken, maar dit is niet de beloplossing die ik had verwacht’
Afzonderlijke accountsessies lossen een probleem met toegang en organisatie op. Ze garanderen niet dat elke functie die beschikbaar is in de native apps van WhatsApp op dezelfde manier werkt in de webversie.
Als bellen een belangrijk onderdeel van je dag is, controleer dan of de officiële Mac- of Windows-app aan je eisen voldoet. Het kan verstandig zijn om een native app te gebruiken voor het account waarmee je het meest belt en WebCatalog voor de zakelijke workflow daaromheen. Beoordeel de configuratie op basis van wat je daadwerkelijk nodig hebt: berichten, bijlagen, gesprekken en toegang tot gerelateerde tools.
Houd de configuratie herkenbaar naarmate die groeit
Kijk voordat je een klant antwoordt even naar het actieve profiel en de accountidentiteit. Wanneer je nog een bedrijf toevoegt of een nummer vervangt, werk je eerst het overzicht van accounts en profielen bij voordat je de nieuwe sessie koppelt.
Wanneer je een desktopsessie niet meer gebruikt, ontkoppel je die vanuit WhatsApp in plaats van alleen de snelkoppeling te verwijderen. Daarmee beëindig je de koppeling met het oude apparaat en blijft de lijst met gekoppelde apparaten later beter te begrijpen.
Om meerdere WhatsApp-accounts op je desktop te organiseren, begin je met WhatsApp in WebCatalog, maak je voor elk account een profiel en koppel je ze één voor één. Voeg je zakelijke tools toe aan een ruimte wanneer de gesprekken werk opleveren dat je ernaast wilt kunnen uitvoeren.
