Google Voice kan heel verschillende gesprekken ondersteunen: een persoonlijke afspraak, een gesprek met een klant of een gesprek dat je namens een collega voert. Bepaal voordat je nog een account toevoegt welk verschil je precies wilt vastleggen.
Om meerdere Google Voice-accounts te beheren, kun je ertussen schakelen via het accountmenu van Google. Je kunt ook elk account een eigen profiel geven in WebCatalog Desktop, zodat je bij beide tegelijk aangemeld blijft. Controleer het Voice-nummer van elk account en richt je werk in rond dat account. Als meerdere mensen één nummer moeten beantwoorden, zijn de zakelijke belfuncties van Google Voice wellicht geschikter dan een extra accountvenster.
WebCatalog Desktop houdt de verschillende accountcontexten op je desktop toegankelijk. De nummertoewijzing, het abonnement, doorschakelen en de gespreksroutering blijven onderdeel van Google Voice.
Kies eerst hoe je accounts en nummers wilt indelen
Een Google-account identificeert de aangemelde gebruiker. Een Voice-nummer is een nummer dat via de dienst wordt verstrekt of toegewezen. Een gekoppeld telefoonnummer is een bestaand telefoonnummer dat doorgeschakelde oproepen kan ontvangen.
Een persoonlijk Google-account heeft één Voice-nummer; Google staat zelfs niet toe dat je een tweede nummer overzet naar een account waaraan al een nummer is gekoppeld. Voor een tweede persoonlijk nummer heb je dus een tweede Google-account nodig. Dan wordt het noodzakelijk om meerdere accounts te beheren.
In de instructies voor gekoppelde nummers van Google staat dat oproepen naar je Voice-nummer worden doorgeschakeld naar gekoppelde telefoons. Je mobiele telefoon koppelen creëert geen tweede Google Voice-identiteit of aparte inbox.
Begin met de indeling die bij je werk past:
| Wat je nodig hebt | Geschikt uitgangspunt | Wat een desktopwerkruimte toevoegt |
|---|---|---|
| Persoonlijke en door je werkgever verstrekte Voice-accounts toegankelijk houden | Afzonderlijk ingerichte accounts | Aparte sessies en herkenbare werkcontexten |
| Je bestaande Voice-nummer op een andere telefoon beantwoorden | Doorschakelen naar een gekoppeld nummer, indien beschikbaar | Toegang tot de instellingen en geschiedenis van het account |
| Een team oproepen naar een gedeeld zakelijk nummer laten afhandelen | Een geschikte Workspace-belgroep | De bijbehorende teamtools en gegevens |
| Een leidinggevende helpen diens oproepen af te handelen | Geautoriseerde gespreksdelegatie met een geschikt abonnement | Je eigen werksessie naast de afgesproken opvolgingstools |
Dit zijn verschillende oplossingen. Meer accountvensters openen creëert geen belgroep, en een nummer doorschakelen wijst een ander persoon niet de verantwoordelijkheid voor het gesprek toe. Bepaal hoe de oproepen moeten worden afgehandeld voordat je kiest waar je ze weergeeft.
Stem de oplossing af op het Voice-abonnement
Persoonlijke en zakelijke Google Voice-accounts bieden niet allemaal dezelfde functies. In het abonnementenoverzicht van Google worden abonnementen voor één gebruiker onderscheiden van abonnementen die aan Google Workspace zijn toegevoegd.
De gratis consumentenservice is een optie voor één gebruiker. Google biedt in de VS ook de abonnementen Starter standalone en Standard standalone aan voor daarvoor in aanmerking komende persoonlijke Gmail-accounts. Een persoonlijke Gmail-aanmelding vertelt je dus niet of een account de gratis service of een betaald abonnement gebruikt.
De documentatie over standalone-abonnementen is belangrijk bij het vergelijken van zakelijke functies: Standard standalone bevat automatische telefonistes, maar geen belgroepen of gespreksdelegatie. Deze samenwerkingsfuncties zijn beschikbaar met Voice Standard en Premier als Workspace-add-ons.
Controleer bij een door het bedrijf beheerd account of Voice voor de gebruiker is geactiveerd. Alleen een zakelijk e-mailadres hebben betekent niet dat de gebruiker een werkende Voice-service of de vereiste belfunctie heeft.
Ook de locatie speelt mee. Abonnementen voor één gebruiker zijn alleen beschikbaar in de VS. Voor organisaties hangt de beschikbaarheid af van het land en van de vraag of de telefoondienst via het belabonnement van Google, Carrier Link of SIP Link loopt. Raadpleeg de gids van Google over landen en providers voordat je een uitrol op meerdere locaties plant.
Je hoeft geen volledig nieuw telefoonsysteem te ontwerpen om twee bestaande accounts te organiseren. Je moet wel weten welke dienst elk account heeft voordat je van beide dezelfde functies verwacht.
Gebruik de ingebouwde accountfuncties van Google als die voldoen
Google biedt zelf al de mogelijkheid om met meerdere accounts tegelijk in te loggen en ertussen te schakelen. Klik op een desktop op je profielfoto of initiaal om een account toe te voegen of te selecteren en controleer vervolgens welk account actief is in de service die je opent.
Ook in de mobiele Voice-app kun je tussen accounts schakelen, zoals beschreven voor Android en iPhone of iPad. De accountkiezer is handig als je maar af en toe van context hoeft te wisselen.
Op een desktop gebruik je Google Voice via de webversie. In de belinstructies van Google staan de ondersteunde browsers, waaronder Chrome, Edge, Firefox en Safari. Voor een eenvoudige configuratie kan het voldoende zijn om Voice in een browser beschikbaar te houden.
Afzonderlijke WebCatalog Desktop-profielen zijn handig wanneer je het persoonlijke en zakelijke account een vaste, herkenbare plek wilt geven. Dat geldt vooral als gesprekken leiden tot documenten, afspraken of projectgegevens. Zo kun je terugkeren naar de juiste sessie zonder volledig afhankelijk te zijn van het Google-account dat toevallig is geselecteerd in een algemeen browservenster.
Geef elk account een herkenbare plek in WebCatalog Desktop
Voeg Google Voice toe in WebCatalog Desktop. Ga bij Profielen naar Profiel toevoegen, geef het profiel een naam die bij het accountdoel past en open Voice met dat profiel. Meld je aan met het bedoelde Google-account. Herhaal dit met een tweede profiel voor het andere account. Elk profiel opent Voice in een eigen desktopvenster, met een eigen Dock- of taakbalkpictogram, in plaats van in een browsertabblad dat je per ongeluk kunt sluiten.
In de profieldocumentatie van WebCatalog staat dat cookies, sessies en browsegegevens tussen profielen gescheiden blijven. Handige namen zijn bijvoorbeeld ‘Persoonlijke Voice’ en ‘Zakelijke opdrachten’.
Controleer voordat je verdergaat het e-mailadres van het account en het Voice-nummer in elke sessie. Een lege belgeschiedenis of een aanmeldscherm kan betekenen dat je een ander Google-account hebt geselecteerd dan het account waarop de service actief is. Los die identiteitskwestie op voordat je nummers aanmaakt of wijzigt.
Maak een ruimte voor je werk met Voice, je agenda en de gegevens die je na gesprekken gebruikt. Elke ruimte wordt in een eigen venster geopend. Profielen scheiden accountsessies; ruimtes organiseren apps rond een bepaald doel.
Als hetzelfde zakelijke nummer voor meerdere klantprojecten wordt gebruikt, kun je het profiel ervan in verschillende projectruimtes hergebruiken. Het blijft wel hetzelfde Voice-account, met dezelfde onderliggende geschiedenis.
Werkwijze 1: persoonlijke en zakelijke gesprekken tijdens een werkdag
Denk aan een consultant met een bestaand persoonlijk Voice-account en een afzonderlijk ingericht zakelijk account. Het doel is om de context van elk gesprek te herkennen en het werk dat eruit voortkomt op de juiste plek te houden.
Open aan het begin van de dag de werksessie naast de afsprakenagenda en de actuele klantnotities. Houd de persoonlijke sessie in een eigen venster wanneer je die nodig hebt. Behandel de twee belgeschiedenissen niet als één takenlijst: een gemiste persoonlijke afspraak en een verzoek van een klant vragen om verschillende vervolgstappen.
Voor inkomende gesprekken op je desktop moet de sessie daadwerkelijk beschikbaar zijn. Google geeft aan dat Voice open moet blijven om op een computer oproepen te ontvangen. Controleer de geselecteerde microfoon, luidsprekers en relevante meldingsmachtigingen. Voer vervolgens een testgesprek voordat je op de nieuwe configuratie vertrouwt voor afspraken.
Als je ook gekoppelde telefoons gebruikt, controleer dan de doorschakelinstellingen in het juiste account. Google vermeldt dat een telefoonnummer niet aan een ander Voice-nummer kan worden gekoppeld als het al ergens anders is gekoppeld. Plan dus niet zonder te controleren wat de service toestaat om twee desktopsessies naar hetzelfde gekoppelde nummer door te schakelen.
Open bij een gemist gesprek eerst de geschiedenis van het juiste account. Controleer de gesprekscontext, bel terug en noteer de vervolgstap bij de betreffende afspraak of klanttaak.
Werkwijze 2: meerdere klantprojecten gebruiken één zakelijk nummer
Een tweede klant vereist niet automatisch een tweede Voice-account. Als je adviespraktijk al één zakelijk nummer gebruikt, kan het handiger zijn om de gesprekken per project te organiseren.
Maak een ruimte voor een project waarbij regelmatig telefoongesprekken plaatsvinden. Voeg Voice toe met het bestaande zakelijke profiel, samen met de projectbeschrijving, planning en het beslissingenlogboek. Een andere projectruimte kan hetzelfde profiel gebruiken en tegelijk de eigen ondersteunende tools tonen.
Een profiel hergebruiken verdeelt de Voice-geschiedenis niet per project, maakt geen projectgebonden voicemailboxen aan en verandert het nummer voor oproepen niet. Houd het projectonderscheid bij in de gegevens die je al gebruikt. WebCatalog Desktop biedt een handige indeling van de tools, maar deelt bellers niet automatisch in categorieën in.
Werkwijze 3: gesprekken namens een collega afhandelen
Een directieassistent heeft iets anders nodig dan iemand die twee persoonlijke aanmeldingen beheert. De assistent moet toestemming hebben om oproepen van iemand anders af te handelen en tegelijk de eigen werkidentiteit blijven gebruiken.
Gebruik op daarvoor geschikte Workspace Voice-abonnementen gespreksdelegatie. Een beheerder kan een gemachtigde toestemming geven om namens de persoon die de delegatie verleent te bellen, oproepen te ontvangen en voicemail te openen. De toegewezen machtigingen bepalen welke taken de gemachtigde kan uitvoeren.
Spreek vóór aanvang van de dekking de praktische overdracht af: welke oproepen moeten worden doorverbonden, welke direct kunnen worden afgehandeld en hoe een verzoek om terug te bellen wordt vastgelegd. Houd je eigen Voice-sessie naast de geautoriseerde agenda en het opvolgingsregister in een ruimte met de naam ‘Ondersteuning directie’.
Noteer bij een inkomend gesprek waarvoor verdere actie nodig is wie moet reageren en welke context diegene nodig heeft. De werkruimte ondersteunt dit proces zonder dat je een tweede profiel hoeft aan te melden op het account van de leidinggevende. De delegatie wordt verleend door Google Voice, niet door WebCatalog Desktop.
Voor het beantwoorden van oproepen door een team kun je in plaats daarvan een belgroep overwegen. Op geschikte abonnementen ondersteunt Google verschillende routeringsopties, openingstijden en afhandeling van onbeantwoorde oproepen. In de documentatie staat ook dat oproepen naar een belgroep niet worden doorgeschakeld naar de gekoppelde mobiele nummers van de leden. Controleer daarom welke apparaten daadwerkelijk worden gebruikt om oproepen te beantwoorden wanneer je de dekking inricht.
Een verzameling geopende accountvensters kan deze routeringsregels niet vervangen. Gebruik de juiste Voice-functie en organiseer vervolgens ieders ondersteunende werk eromheen.
Richt de werkruimte in op het volgende gesprek
Begin met de accounts en nummers die al aan je zijn toegewezen. Bepaal of je de volgende verbetering zoekt in afzonderlijke persoonlijke en zakelijke sessies, een betere projectcontext of een ondersteunde oplossing met gespreksdelegatie of een belgroep.
Download vervolgens WebCatalog Desktop. Geef afzonderlijke accounts eigen profielen, zet het account waarmee je werkt naast de tools die gesprekken omzetten in beslissingen en controleer de instellingen voor inkomende oproepen vóór je volgende geplande gesprek. Zo krijg je een duidelijkere plek om gesprekken en de opvolging ervan af te handelen, zonder accountorganisatie te verwarren met de configuratie van je telefoonsysteem.
