Google Voice is geschikt voor heel uiteenlopende gesprekken: een persoonlijke afspraak, een gesprek met een klant of een gesprek dat je namens een collega voert. Bepaal voordat je nog een account toevoegt welk onderscheid je daadwerkelijk wilt maken.
Om meerdere Google Voice-accounts te beheren, gebruik je voor elk bestaand account een aparte desktopsessie, controleer je het bijbehorende Voice-nummer en organiseer je het werk rond dat account. Als meerdere mensen oproepen naar één nummer moeten kunnen beantwoorden, zijn de zakelijke belfuncties van Google Voice mogelijk geschikter dan een extra accountvenster.
WebCatalog helpt om de verschillende accountomgevingen op je desktop toegankelijk te houden. Nummertoewijzing, abonnementen, doorschakeling en gespreksroutering blijven onderdeel van Google Voice.
Kies eerst de indeling van accounts en nummers
Een Google-account identificeert de aangemelde gebruiker. Een Voice-nummer is een nummer dat via de dienst wordt verstrekt of toegewezen. Een gekoppeld telefoonnummer is een bestaand telefoonnummer waarop doorgeschakelde oproepen kunnen worden ontvangen.
In Googles instructies voor gekoppelde nummers wordt uitgelegd dat oproepen naar je Voice-nummer worden doorgeschakeld naar gekoppelde telefoons. Door je mobiele telefoon te koppelen, maak je geen tweede Google Voice-identiteit of aparte inbox aan.
Begin met de indeling die bij het werk past:
| Wat je nodig hebt | Geschikt uitgangspunt | Wat een desktopwerkruimte toevoegt |
|---|---|---|
| Persoonlijke Voice-accounts en door je werkgever verstrekte Voice-accounts toegankelijk houden | Afzonderlijke, ingerichte accounts | Gescheiden sessies en herkenbare werkomgevingen |
| Oproepen naar je bestaande Voice-nummer op een andere telefoon beantwoorden | Doorschakeling naar een gekoppeld nummer, waar beschikbaar | Toegang tot de instellingen en geschiedenis van het account |
| Een team oproepen naar een gedeeld zakelijk nummer laten afhandelen | Een belgroep binnen een geschikt Workspace-abonnement | De bijbehorende teamtools en registraties |
| Een leidinggevende helpen bij het afhandelen van oproepen | Geautoriseerde gespreksdelegatie binnen een geschikt abonnement | Je eigen werksessie naast de afgesproken tools voor opvolging |
Dit zijn verschillende opzetten. Met extra accountvensters maak je geen belgroep aan, en door een nummer door te schakelen maak je iemand anders niet verantwoordelijk voor het gesprek. Bepaal hoe de oproepen moeten worden afgehandeld voordat je kiest waar je ze wilt weergeven.
Stem de opzet af op het daadwerkelijke Voice-abonnement
Persoonlijke en zakelijke Google Voice-accounts bieden niet allemaal dezelfde functies. Googles abonnementenvergelijking maakt onderscheid tussen abonnementen voor één gebruiker en abonnementen die aan Google Workspace worden toegevoegd.
De gratis consumentendienst is een van de opties voor één gebruiker. Google biedt ook de abonnementen Starter standalone en Standard standalone voor daarvoor in aanmerking komende persoonlijke Gmail-accounts in de VS. Een persoonlijk Gmail-account zegt dus niet of een account de gratis dienst of een betaald abonnement gebruikt.
De documentatie over zelfstandige abonnementen is belangrijk bij het vergelijken van zakelijke functies: Standard standalone bevat automatische telefonisten, maar geen belgroepen of gespreksdelegatie. Die samenwerkingsfuncties zijn beschikbaar bij Voice Standard en Premier als Workspace-add-ons.
Controleer bij een door het bedrijf beheerd account of Voice voor de gebruiker is ingericht. Alleen een zakelijk e-mailadres hebben betekent niet dat er een werkende Voice-dienst of de vereiste belfunctie beschikbaar is.
Ook de locatie beïnvloedt de keuze. Abonnementen voor één gebruiker zijn alleen beschikbaar in de VS. Voor organisaties hangt de beschikbaarheid af van het land en van de vraag of de telefoniedienst wordt geleverd via het belabonnement van Google, Carrier Link of SIP Link. Raadpleeg Googles gids voor landen en providers voordat je een uitrol over meerdere locaties plant.
Je hoeft niet je hele telefoonsysteem opnieuw in te richten om twee bestaande accounts te organiseren. Je moet wel weten welke dienst elk account heeft voordat je van beide dezelfde functies verwacht.
Gebruik de ingebouwde accountfuncties van Google wanneer die volstaan
Google biedt al de mogelijkheid om met meerdere accounts in te loggen en ertussen te schakelen. Gebruik op je desktop de profielfoto of initiaal om een account toe te voegen of te selecteren en controleer vervolgens welk account actief is in de dienst die je opent.
Voor de mobiele Voice-app zijn er ook instructies om tussen accounts te schakelen op Android en iPhone of iPad. De accountkiezer is handig als je slechts af en toe van omgeving hoeft te wisselen.
Op de desktop werkt Google Voice via de webversie. Googles instructies voor bellen vermelden de ondersteunde browsers, waaronder Chrome, Edge, Firefox en Safari. Voor een eenvoudige opzet kan het voldoende zijn om Voice in een browser beschikbaar te houden.
Afzonderlijke WebCatalog-profielen zijn handig wanneer je persoonlijke account en je werkaccount een vaste, herkenbaar benoemde plek nodig hebben, vooral als gesprekken leiden tot documenten, afspraken of projectregistraties. Je kunt terugkeren naar de bedoelde sessie zonder alleen afhankelijk te zijn van het Google-account dat toevallig in een algemeen browservenster is geselecteerd.
Geef elk account een herkenbare plek op je desktop
Voeg Google Voice toe aan WebCatalog Desktop. Kies in Profiles de optie Add profile, geef het profiel een naam die past bij het doel van het account en open Voice met dat profiel. Log in met het bedoelde Google-account. Herhaal dit met een tweede profiel voor het andere account.
In de documentatie over profielen van WebCatalog wordt uitgelegd dat cookies, sessies en browsegegevens tussen profielen gescheiden blijven. Handige namen zijn bijvoorbeeld ‘Persoonlijk Voice’ en ‘Advieswerk’.
Controleer voordat je verdergaat in elke sessie het e-mailadres van het account en het Voice-nummer. Een lege gespreksgeschiedenis of een aanmeldscherm kan betekenen dat je een ander Google-account hebt geselecteerd dan het account waarop de dienst actief is. Los eerst die identiteitsvraag op voordat je nummers aanmaakt of wijzigt.
Maak een space voor je werk met daarin Voice, je agenda en de registraties die je na gesprekken gebruikt. Elke space wordt in een eigen venster geopend. Profielen scheiden accountsessies; spaces organiseren apps rond een bepaald doel.
Als hetzelfde zakelijke nummer voor meerdere klantprojecten wordt gebruikt, kun je het profiel in verschillende projectspaces hergebruiken. Het blijft dan hetzelfde Voice-account, met dezelfde onderliggende geschiedenis. Kies een WebCatalog-abonnement dat de profielen, apps en spaces in je beoogde opzet ondersteunt.
Workflow 1: Persoonlijke en zakelijke gesprekken tijdens een werkdag
Stel je een adviseur voor die een bestaand persoonlijk Voice-account en een afzonderlijk ingericht zakelijk account gebruikt. Het doel is om de context van elk gesprek te herkennen en het daaruit voortkomende werk op de juiste plek te houden.
Open aan het begin van de dag de werksessie naast de afsprakenagenda en de actuele klantnotities. Houd de persoonlijke sessie in een eigen venster wanneer je die nodig hebt. Behandel de twee gespreksgeschiedenissen niet als één takenlijst: een gemiste oproep over een persoonlijke afspraak en een klantverzoek vragen om verschillende vervolgstappen.
Voor inkomende oproepen op de desktop moet de sessie daadwerkelijk beschikbaar zijn. Google geeft aan dat Voice geopend moet blijven om oproepen op een computer te ontvangen. Controleer de geselecteerde microfoon, luidsprekers en relevante meldingsmachtigingen en voer een testgesprek voordat je voor afspraken op een nieuwe opzet vertrouwt.
Als je ook gekoppelde telefoons gebruikt, controleer dan de doorschakelinstellingen in het juiste account. Google vermeldt dat een telefoonnummer niet aan een ander Voice-nummer kan worden gekoppeld als het al elders is gekoppeld. Ga er bij twee desktopsessies dus niet van uit dat je beide accounts naar hetzelfde gekoppelde nummer kunt doorschakelen zonder te controleren wat de dienst toestaat.
Open bij het terugbellen na een gemiste oproep eerst de geschiedenis van het juiste account. Controleer de gesprekscontext, bel terug en leg de volgende actie vast bij de bijbehorende afspraak of het klantwerk.
Workflow 2: Meerdere klantprojecten gebruiken één zakelijk nummer
Een tweede klant vereist niet automatisch een tweede Voice-account. Als je adviespraktijk al één zakelijk nummer gebruikt, kan het nuttiger zijn om gesprekken per project te organiseren.
Maak een space voor een project waarover vaak telefonisch wordt overlegd. Voeg Voice toe met het bestaande zakelijke profiel, samen met de projectbeschrijving, planning en het besluitenlogboek. Een andere projectspace kan dat profiel hergebruiken en tegelijk eigen ondersteunende tools tonen.
Open wanneer een klant belt de relevante projectomgeving en werk vanuit de actuele projectbeschrijving. Leg na afloop het besluit, de verantwoordelijke en de volgende stap vast. Bijvoorbeeld: ‘Bevestig de aangepaste opleverdatum met de projectopdrachtgever en verstuur daarna de bijgewerkte planning.’ Dat is concreet uitvoerbaar zonder elk onderdeel van het gesprek over te hoeven nemen.
Door een profiel te hergebruiken, wordt de Voice-geschiedenis niet per project opgesplitst, worden er geen projectspecifieke voicemailboxen aangemaakt en verandert het nummer voor oproepen niet. Houd dat onderscheid tussen projecten bij in de registraties die je al gebruikt. WebCatalog biedt een handige indeling van de tools; het deelt bellers niet automatisch in.
Controleer voor het einde van de werkdag de gemiste oproepen en voicemails van het zakelijke account aan de hand van die projectregistraties. Leg de opvolging vast op de plek waar je het werk beheert, zodat je bij het openen van een project morgen ziet wat nog aandacht nodig heeft.
Workflow 3: Oproepen namens een collega afhandelen
Een directieassistent heeft andere behoeften dan iemand die twee persoonlijke accounts gebruikt. De assistent heeft toestemming nodig om de oproepen van iemand anders af te handelen en daarbij de eigen werkidentiteit te blijven gebruiken.
Gebruik bij geschikte Workspace Voice-abonnementen gespreksdelegatie. Een beheerder kan een gemachtigde toestemming geven om namens de opdrachtgever te bellen, oproepen te ontvangen en voicemail te openen. De toegewezen machtigingen bepalen welke taken kunnen worden uitgevoerd.
Maak voordat de waarneming begint afspraken over de praktische overdracht: welke oproepen moeten worden doorverbonden, welke direct kunnen worden afgehandeld en hoe een terugbelverzoek wordt vastgelegd. Houd je eigen Voice-sessie naast de agenda waartoe je toegang hebt en het overzicht voor opvolging in een space ‘Directieondersteuning’.
Leg wanneer een inkomende oproep verdere actie vereist vast wie moet reageren en welke context die persoon nodig heeft. De werkruimte ondersteunt dat proces zonder dat een tweede profiel nodig is dat op het account van de leidinggevende is ingelogd. Delegatie wordt door Google Voice verleend, niet door WebCatalog.
Beoordeel voor het beantwoorden van oproepen door een team of een belgroep geschikter is. Google ondersteunt bij daarvoor geschikte abonnementen routeringsopties, werktijden en afhandeling van onbeantwoorde oproepen. In de documentatie staat ook dat belgroepoproepen niet worden doorgeschakeld naar de gekoppelde mobiele nummers van leden. Controleer dus bij het plannen van de bereikbaarheid op welke apparaten oproepen daadwerkelijk kunnen worden beantwoord.
Een verzameling geopende accountvensters kan die routeringsregels niet vervangen. Gebruik de juiste Voice-functie en organiseer vervolgens ieders ondersteunende werk daaromheen.
Richt de werkruimte in rond het volgende gesprek
Begin met de accounts en nummers die al aan je zijn toegewezen. Bepaal of de volgende verbetering bestaat uit een aparte persoonlijke en werksessie, betere projectcontext of een ondersteunde opzet met delegatie of een belgroep.
Open vervolgens Google Voice in WebCatalog. Geef verschillende accounts aparte profielen, plaats het werkaccount naast de tools waarmee je gesprekken omzet in besluiten en controleer de instellingen voor inkomende oproepen vóór je volgende geplande gesprek. Het resultaat is een overzichtelijkere plek om gesprekken en de opvolging ervan af te handelen, zonder accountorganisatie te verwarren met de configuratie van het telefoonsysteem.
