Je hebt verschillende goede manieren om meerdere Google Drive-accounts te beheren. Google ondersteunt het wisselen tussen accounts in de browser, en Drive voor desktop kan verbinding maken met meerdere accounts voor lokale toegang tot bestanden. Browserprofielen en WebCatalog Desktop bieden extra manieren om de accounts te organiseren die je gedurende de dag gebruikt. WebCatalog Desktop houdt Google Drive voor elke identiteit aangemeld naast de andere apps die je ermee gebruikt.
Drive wordt lastiger te navigeren wanneer je bestanden bij verschillende onderdelen van je leven horen. Een voorstel staat in je zakelijke account, een klant verstrekt een aparte bedrijfslogin en persoonlijke documenten staan in een andere Drive. De uitdaging is onthouden welke identiteit hoort bij het document dat je nodig hebt.
De juiste inrichting hangt af van wat je doet nadat je Drive hebt geopend. Lees je af en toe een gedeeld document, werk je met bestanden in Finder of Verkenner, of schakel je tussen e-mail, documenten en vergaderingen van klanten? Begin met die vraag en bouw vervolgens de eenvoudigste inrichting die bij je routine past.
Kies je inrichting op basis van het werk dat je moet doen
Deze opties lossen verschillende onderdelen van het probleem op en je kunt er meerdere tegelijk gebruiken.
| Je belangrijkste behoefte | Een handig startpunt | Houd rekening met |
|---|---|---|
| Af en toe de Drive van een ander account openen | De accountwisselaar van Google | Controleer welk Google-account actief is voordat je iets bewerkt of uploadt. |
| Toegang tot cloudbestanden via Finder of Verkenner | Google Drive voor desktop | Google ondersteunt maximaal vier accounts; kies voor elk account de synchronisatie-instellingen. |
| Een complete browseomgeving per identiteit organiseren | Browserprofielen | Je beheert een aparte browseromgeving voor werk, privégebruik of een klant. |
| Drive naast de andere apps voor elke identiteit gebruiken | WebCatalog Desktop | Profielen scheiden sessies; spaces organiseren de apps en profielen die je samen gebruikt. |
Maak ook onderscheid tussen meerdere accounts en meerdere mappen. Als drie klanten mappen delen met je bestaande zakelijke account, heb je misschien maar dat ene account nodig. Gebruik een andere accountomgeving als je daadwerkelijk een andere Google-identiteit hebt. Voor mappen onder dezelfde identiteit kan een duidelijke projectstructuur voldoende zijn.
Gebruik de accountwisselaar van Google voor incidentele toegang via het web
Google laat je inloggen op meerdere Google-accounts en ertussen wisselen zonder uit te loggen. Selecteer in een Google-service je profielfoto of initiaal, kies Account toevoegen en log in. Vervolgens kun je het gewenste account selecteren in het accountmenu.
Dit is een logisch startpunt als je een tweede Drive een paar keer per week controleert. Er is weinig configuratie nodig en de browser blijft je belangrijkste werkomgeving.
Controleer het e-mailadres in het Google-accountmenu voordat je iets oplevert of toegang tot een document aanvraagt. Een vertrouwde avatar is geen betrouwbare herinnering, vooral als beide accounts dezelfde foto gebruiken. Google merkt ook op dat het eerste account waarmee je inlogt vaak het standaardaccount is. Dat kan van belang zijn wanneer een service niet weet welk account je wilt gebruiken.
Als je regelmatig moet stoppen om het accountmenu te controleren, kun je elke identiteit beter een duidelijkere plek in je dagelijkse werkomgeving geven.
Gebruik Drive voor desktop als lokale toegang tot bestanden belangrijk is
Voor bestanden die je nodig hebt in Finder op een Mac of Verkenner op Windows, kun je het beste beginnen met de eigen synchronisatieclient van Google. Drive voor desktop ondersteunt maximaal vier accounts tegelijk.
Zo voeg je een ander account toe:
- Open het menu van Drive voor desktop.
- Selecteer rechtsboven je profielfoto.
- Kies Nog een account toevoegen en log in via de browser.
- Start Drive voor desktop opnieuw op, zoals Google aangeeft.
Bepaal na het koppelen van je accounts hoeveel van elke Drive op je apparaat moet staan. In de uitleg van Google over streamen en spiegelen lees je wat het verschil is: bij streamen blijven bestanden hoofdzakelijk in de cloud en wordt lokale opslag gebruikt voor bestanden die je opent of offline beschikbaar maakt; bij spiegelen wordt een volledige kopie van Mijn Drive zowel lokaal als in de cloud bewaard. Gedeelde drives ondersteunen streamen.
Een ontwerper heeft bijvoorbeeld mogelijk regelmatig lokaal toegang nodig tot werkbestanden in het eigen zakelijke account, terwijl een referentiemap van een klant maar af en toe wordt geraadpleegd. Dat vraagt om verschillende keuzes voor lokale opslag. Houd rekening met de beschikbare schijfruimte, de bestanden die je onderweg nodig hebt en eventuele eisen van je organisatie.
Zorg dat accountnamen duidelijk herkenbaar zijn wanneer je door lokale bestanden navigeert. Controleer zowel het account als de map voordat je een bestemming voor een upload of export kiest. Een bestand met de juiste naam in de verkeerde Drive levert iedereen die het probeert te vinden alsnog extra werk op.
WebCatalog Desktop heeft hier een andere functie: het organiseert de toegang tot de webinterface van Drive en je verwante apps. Het vervangt de synchronisatieclient van Google niet en voegt de opslag van afzonderlijke Google-accounts niet samen. Je kunt Drive voor desktop gebruiken voor lokale bestanden en WebCatalog Desktop voor het webgedeelte van hetzelfde project.
Gebruik browserprofielen voor een bredere scheiding van je browseactiviteiten
Als je werk zich al grotendeels in een browser afspeelt, zijn aparte profielen wellicht voldoende. Chrome-profielen houden gegevens zoals bladwijzers, geschiedenis, wachtwoorden en instellingen gescheiden.
Open in Chrome het profielmenu van de browser, kies Chrome-profiel toevoegen en geef het profiel een duidelijke naam. Open Drive in dat profiel en log in met het Google-account dat je daar wilt gebruiken. Herhaal dit zo nodig voor een andere identiteit.
Geef profielen namen die meteen herkenbaar zijn voor een bepaalde rol, zoals ‘Privé’, ‘Studio’ of ‘Zakelijk account Acme’. Een projectnaam is minder handig als hetzelfde account langer meegaat dan het project.
Deze aanpak is prettig als je de onderzoekstabbladen, bladwijzers en andere websites van een klant in een aparte browseromgeving wilt hebben. Naarmate het aantal accounts groeit, is het goed om na te gaan of het beheren van browservensters zelf niet ook een taak is geworden.
Organiseer terugkerend accountwerk in WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop is handig wanneer Drive één onderdeel is van een grotere routine met e-mail, agenda's, chat en projecttools. De profielen houden accountsessies en browsegegevens gescheiden, zodat je elk account weer in zijn eigen omgeving kunt openen.
Begin met de identiteiten die je het vaakst gebruikt. Volg de instructies van WebCatalog voor het instellen van profielen:
- Open WebCatalog Desktop en ga naar Profielen.
- Selecteer Profiel toevoegen en geef het een herkenbare naam.
- Open Drive met dat profiel en log in bij het bedoelde Google-account.
- Herhaal dit voor je andere account.
Het zakelijke profiel dat je voor Drive gebruikt, kan ook dienen voor Gmail en Google Agenda onder dezelfde Google-identiteit. Door hetzelfde profiel te gebruiken, behoud je een consistente accountomgeving wanneer je van een e-mailverzoek naar een document en vervolgens naar de bespreking gaat.
Gebruik spaces als je apps en profielen rond een klant of project wilt groeperen. Elke space wordt in een eigen venster geopend. Profielen zorgen voor de scheiding tussen accounts; de space biedt de structuur eromheen.
Houd de eerste inrichting klein. Voeg de apps toe die je voor één terugkerende taak gebruikt voordat je je volledige werkomgeving opnieuw opbouwt.
Een praktische werkwijze voor klantdocumenten
Denk aan een consultant met een zakelijk Google-account en een apart account dat door Acme is verstrekt. Acme verwacht dat projectwerk via dat account wordt uitgevoerd. De consultant heeft ook andere klanten die documenten rechtstreeks delen met het zakelijke adres van de consultant.
De Google-identiteit die voor het werk vereist is, vormt de logische scheidslijn. Voor Acme gebruik je een eigen profiel. De andere klanten kunnen onder het zakelijke profiel blijven vallen als dat het account is waarvoor ze toestemming hebben gegeven.
Begin met het juiste account
Open het Drive-profiel van Acme voordat je aan de taak begint. Controleer het e-mailadres van het account en navigeer vervolgens naar de projectmap. Is de taak per e-mail binnengekomen, controleer dan of het bericht verwijst naar hetzelfde project en account dat je hebt geopend.
Maak er een gewoonte van dit aan het begin van een werksessie te doen. Eén keer controleren voordat je geconcentreerd aan het werk gaat, is makkelijker vol te houden dan herstellen wat er misging na een upload met de verkeerde identiteit.
Werk vanuit het gedeelde document
Open het document dat de klant als de actuele versie heeft aangewezen. Vraag jezelf af of een aparte kopie echt bij de opdracht hoort voordat je die maakt. Door een nieuw bestand kunnen reviewers de ene versie bespreken terwijl jij de andere aanpast.
Met de deelinstellingen van Google wordt bepaald of je account het bestand mag bekijken, erop mag reageren of het mag bewerken. Een extra profiel biedt een andere aangemelde omgeving, maar verandert die machtigingen niet.
Heb je alleen leesrechten terwijl je moet bewerken, los dit dan met de eigenaar van het document op via het account dat je hiervoor moet gebruiken. Meerdere kopieën maken lost de onderliggende afspraken over samenwerking niet op.
Kies de bestemming voordat je uploadt
Navigeer voor een nieuw eindbestand naar de afgesproken projectmap voordat je het bestand selecteert om te uploaden. Gebruik een naam die het project en het doel duidelijk maakt, zoals ‘Acme onboardingvoorstel’. Volg de bestaande naamgevingsconventie van de klant als die er is.
Deel bij de overdracht de link naar het afgesproken bestand en vermeld wat klaarstaat voor beoordeling. Schakel daarna over naar de omgeving van je volgende klant. Het doel is een herhaalbare route van account naar project naar document, waarbij je minder aan je geheugen hoeft over te laten.
Stel de oorzaak vast voordat je de inrichting wijzigt
Maak bij problemen onderscheid tussen de volgende drie gevallen:
Het bestand wordt geopend onder het verkeerde account. Controleer het Google-e-mailadres in het actieve venster. Open de link in de omgeving van het bedoelde account en probeer het opnieuw. Een opgeslagen link geeft een locatie aan, maar bevestigt niet dat je de juiste identiteit gebruikt.
Het juiste account heeft geen toegang tot het bestand. Controleer de oorspronkelijke uitnodiging om het bestand te delen en het adres dat daarin wordt vermeld. Vraag de eigenaar te bevestigen dat dat adres toegang heeft. Werk- en schoolorganisaties kunnen extern delen ook beperken; een ander profiel lost die beperking dan mogelijk niet op.
Een bestand ontbreekt in de lokale opslag. Controleer het betreffende account in Drive voor desktop en bekijk de instellingen voor synchronisatie en offline toegang. Dit gaat over de beschikbaarheid van een lokaal bestand, ook als hetzelfde document correct wordt geopend in de webapp.
Door dat onderscheid kun je de juiste laag aanpakken in plaats van steeds uit te loggen, profielen opnieuw aan te maken of documenten te verplaatsen.
Zorg dat de volgende overdracht aan een klant makkelijker te herhalen is
Kies een document dat je binnenkort moet opleveren en organiseer de werkwijze ervoor in WebCatalog Desktop. Geef de geautoriseerde Google-identiteit een duidelijk benoemd profiel, open de afgesproken projectmap en houd de bijbehorende communicatie in de buurt. Volg het bestand vanaf het eerste verzoek tot en met de bewerking en de definitieve beoordeling.
Bij de overdracht moet je drie vragen kunnen beantwoorden zonder door tabbladen te hoeven zoeken: welk account heb ik gebruikt, waar staat het huidige bestand en welke link moet de klant beoordelen? Houd de inrichting aan waarmee je die antwoorden makkelijk kunt vinden en gebruik Drive voor desktop waar nodig voor lokale synchronisatie.
