Google Drive wordt lastiger te navigeren wanneer je bestanden bij verschillende onderdelen van je leven horen. Een voorstel staat in je zakelijke account, een klant geeft je aparte inloggegevens voor een bedrijfsaccount en persoonlijke documenten staan in weer een andere Drive. De uitdaging is onthouden welke identiteit hoort bij het document dat je nodig hebt.
Er zijn verschillende goede manieren om meerdere Google Drive-accounts te beheren. Google ondersteunt het wisselen tussen accounts in de browser, en met Drive voor desktop kun je meerdere accounts koppelen voor lokale toegang tot bestanden. Browserprofielen en WebCatalog bieden extra manieren om de accounts te organiseren die je gedurende de dag gebruikt.
De juiste inrichting hangt af van wat je doet nadat je Drive hebt geopend. Lees je af en toe een gedeeld document, werk je met bestanden in Finder of Verkenner, of wissel je tussen e-mail, documenten en vergaderingen van klanten? Begin met die vraag en richt vervolgens de eenvoudigste omgeving in die je dagelijkse werkwijze ondersteunt.
Kies je inrichting op basis van het werk dat je moet doen
Deze opties lossen verschillende onderdelen van het probleem op, en je kunt er meerdere combineren.
| Je belangrijkste behoefte | Een handig startpunt | Waar je op moet letten |
|---|---|---|
| Af en toe de Drive van een ander account openen | De accountwisselaar van Google | Controleer het actieve Google-account voordat je bestanden bewerkt of uploadt. |
| Cloudbestanden openen via Finder of Verkenner | Google Drive voor desktop | Google ondersteunt maximaal vier accounts; kies voor elk account de synchronisatie-instellingen. |
| Een volledige browseromgeving per identiteit organiseren | Browserprofielen | Je beheert een aparte browseromgeving voor werk, privégebruik of een klant. |
| Drive naast de andere apps voor elke identiteit gebruiken | WebCatalog Desktop | Profielen scheiden sessies; spaces organiseren de apps en profielen die je samen gebruikt. |
Maak ook onderscheid tussen meerdere accounts en meerdere mappen. Als drie klanten mappen delen met je bestaande zakelijke account, heb je misschien alleen dat ene account nodig. Maak pas een aparte accountomgeving aan als je daadwerkelijk een andere Google-identiteit moet gebruiken. Voor mappen onder dezelfde identiteit kan een duidelijke projectstructuur voldoende zijn.
Gebruik de accountwisselaar van Google voor incidentele toegang via het web
Bij Google kun je inloggen op meerdere Google-accounts en ertussen wisselen zonder uit te loggen. Selecteer in een Google-service je profielfoto of initiaal, kies Account toevoegen en log in. Vervolgens kun je het gewenste account selecteren in het accountmenu.
Dit is een logisch startpunt voor iemand die een paar keer per week een tweede Drive bekijkt. Er is weinig instelwerk nodig en de browser blijft je belangrijkste werkomgeving.
Controleer het e-mailadres in het Google-accountmenu voordat je een eindproduct uploadt of toegang tot een document aanvraagt. Een vertrouwde avatar is geen waterdicht geheugensteuntje, zeker niet als beide accounts dezelfde foto gebruiken. Google merkt ook op dat het eerste account waarop je inlogt vaak het standaardaccount is. Dat kan van belang zijn wanneer een service niet zeker weet welk account je wilt gebruiken.
Als je steeds moet stoppen om het accountmenu te controleren, overweeg dan om elke identiteit een herkenbaardere plek in je dagelijkse werkomgeving te geven.
Gebruik Drive voor desktop wanneer lokale bestandstoegang belangrijk is
Voor bestanden die je nodig hebt in Finder op een Mac of Verkenner op Windows, begin je met Googles eigen synchronisatieprogramma. Drive voor desktop ondersteunt maximaal vier accounts tegelijk.
Zo koppel je een ander account:
- Open het menu van Drive voor desktop.
- Selecteer rechtsboven je profielfoto.
- Kies Nog een account toevoegen en log in via de browser.
- Start Drive voor desktop opnieuw op volgens de aanwijzingen van Google.
Bepaal na het koppelen van je accounts hoeveel van elke Drive op je apparaat moet staan. Googles handleiding voor streamen en spiegelen legt het verschil uit: bij streamen blijven bestanden voornamelijk in de cloud en wordt lokale opslagruimte gebruikt voor bestanden die je opent of offline beschikbaar maakt; bij spiegelen wordt een volledige kopie van Mijn Drive zowel lokaal als in de cloud bewaard. Gedeelde drives ondersteunen streamen.
Een ontwerper heeft bijvoorbeeld regelmatig lokale toegang nodig tot werkbestanden in het eigen zakelijke account, maar bekijkt de referentiemap van een klant slechts af en toe. Die behoeften vragen om verschillende keuzes voor lokale opslag. Houd rekening met de beschikbare schijfruimte, de bestanden die je onderweg nodig hebt en eventuele eisen van je organisatie.
Zorg dat accountnamen herkenbaar blijven wanneer je door lokale bestanden navigeert. Bekijk het account en de map samen voordat je een upload- of exportbestemming kiest. Een bestand met de juiste naam in de verkeerde Drive levert nog steeds extra werk op voor iedereen die het probeert te vinden.
WebCatalog heeft hier een ander doel: de toegang tot de webinterface van Drive en je bijbehorende apps organiseren. Het vervangt het bestandssynchronisatieprogramma van Google niet en voegt de opslagruimte van afzonderlijke Google-accounts niet samen. Je kunt Drive voor desktop gebruiken voor lokale bestanden en WebCatalog voor het webgedeelte van hetzelfde project.
Gebruik browserprofielen voor een bredere scheiding van je browsergebruik
Als je werk zich al in een browser afspeelt, kunnen afzonderlijke profielen voldoende zijn. Chrome-profielen houden informatie zoals bladwijzers, geschiedenis, wachtwoorden en instellingen gescheiden.
Open in Chrome het profielmenu van de browser, kies Chrome-profiel toevoegen en geef het profiel een duidelijke naam. Open Drive in dat profiel en log in met het Google-account dat je daar wilt gebruiken. Herhaal dit indien nodig voor een andere identiteit.
Geef profielen een naam op basis van een rol die je direct herkent: ‘Privé’, ‘Studio’ of ‘Acme-werkaccount’. Een projectnaam is minder handig als je het account ook na afloop van het project blijft gebruiken.
Deze aanpak is prettig als je onderzoekstabbladen, bladwijzers en andere websites voor die klant in een aparte browseromgeving wilt houden. Let er bij een groeiend aantal accounts op of het beheren van de browservensters niet een extra taak op zich wordt.
Organiseer terugkerend werk met accounts in WebCatalog
WebCatalog is handig wanneer Drive één onderdeel is van een bredere routine met e-mail, agenda's, chat en projecttools. De profielen houden accountsessies en browsergegevens gescheiden, zodat je naar elk account kunt terugkeren in een eigen omgeving.
Begin met de identiteiten die je het vaakst gebruikt. Volg de instructies van WebCatalog voor het instellen van profielen:
- Open WebCatalog Desktop en ga naar Profielen.
- Selecteer Profiel toevoegen en geef het een herkenbare naam.
- Open Drive met dat profiel en log in op het beoogde Google-account.
- Herhaal dit voor je andere account.
Het zakelijke profiel dat je voor Drive gebruikt, kun je ook gebruiken voor Gmail en Google Agenda onder die Google-identiteit. Door hetzelfde profiel te gebruiken, blijf je in dezelfde accountomgeving wanneer je van een verzoek per e-mail naar een document en vervolgens naar de bespreking gaat.
Gebruik spaces als je apps en profielen rond een klant of project wilt verzamelen. Elke space opent in een eigen venster. Profielen zorgen voor de scheiding van accounts; de space zorgt voor de organisatie eromheen.
Houd de eerste inrichting klein. Voeg de apps toe die bij één terugkerende taak horen voordat je je volledige werkomgeving nabouwt. Het Basic-abonnement van WebCatalog omvat twee desktopapps, twee profielen en één space. Pro en Business ondersteunen een onbeperkt aantal apps, profielen en spaces, wat van belang is als je uitbreidt naar meerdere klanten of grotere verzamelingen apps.
Een praktische werkwijze voor klantdocumenten
Neem een consultant met een zakelijk Google-account en een apart account dat door Acme is verstrekt. Acme verwacht dat projectwerk via zijn account wordt uitgevoerd. De consultant heeft ook andere klanten die documenten rechtstreeks delen met het zakelijke e-mailadres van de consultant.
De nuttige scheidslijn is de Google-identiteit die voor het werk nodig is. Acme krijgt een eigen profiel. De andere klanten kunnen onder het zakelijke profiel blijven vallen als dat het account is waaraan ze toegang hebben verleend.
Begin vanuit het juiste account
Open het Drive-profiel van Acme voordat je aan de taak begint. Controleer het e-mailadres van het account en navigeer vervolgens naar de projectmap. Als de taak per e-mail is binnengekomen, controleer dan of het bericht betrekking heeft op hetzelfde project en account dat je hebt geopend.
Maak hier aan het begin van een werksessie een gewoonte van. Eén controle voordat je een tijdlang geconcentreerd aan de slag gaat, is makkelijker vol te houden dan het herstellen van een upload die onder de verkeerde identiteit is gedaan.
Werk vanuit het gedeelde document
Open het document dat de klant als de huidige versie heeft aangewezen. Vraag voordat je een aparte kopie maakt of een kopie daadwerkelijk onderdeel van de opdracht is. Een nieuw bestand kan ertoe leiden dat beoordelaars de ene versie bespreken terwijl jij een andere bijwerkt.
De instellingen voor delen van Google bepalen of je account mag bekijken, reageren of bewerken. Een extra profiel biedt een andere ingelogde omgeving; het verandert die rechten niet.
Als je alleen kijkrechten hebt maar moet kunnen bewerken, regel dat dan met de documenteigenaar vanuit het beoogde account. Meerdere kopieën maken lost de onderliggende afspraken over de samenwerking niet op.
Kies de bestemming voordat je uploadt
Navigeer voor een nieuw eindproduct naar de afgesproken projectmap voordat je het te uploaden bestand selecteert. Gebruik een naam die het project en het doel duidelijk maakt, zoals ‘Acme-onboardingvoorstel’. Volg de bestaande naamgevingsconventie van de klant als die er is.
Deel bij de overdracht de link naar het afgesproken bestand en geef aan wat klaar is voor beoordeling. Ga vervolgens verder in de omgeving van je volgende klant. Het doel is een herhaalbare route van account naar project naar document, waarbij je minder op je geheugen hoeft te vertrouwen.
Stel vast wat het probleem is voordat je de inrichting verandert
Maak onderscheid tussen deze drie situaties wanneer er iets niet lijkt te kloppen:
Het bestand wordt onder het verkeerde account geopend. Controleer het Google-e-mailadres in het actieve venster. Open de link in de omgeving van het beoogde account en probeer het opnieuw. Een opgeslagen link verwijst naar een locatie; die garandeert niet dat je de juiste identiteit gebruikt.
Het juiste account heeft geen toegang tot het bestand. Controleer de oorspronkelijke uitnodiging om het bestand te delen en het adres dat daarin wordt genoemd. Vraag de eigenaar om de toegang voor dat adres te bevestigen. Werk- en schoolorganisaties kunnen ook beperkingen opleggen aan extern delen, dus een ander profiel lost die beperking mogelijk niet op.
Een bestand ontbreekt in de lokale opslag. Controleer het betreffende account in Drive voor desktop en bekijk de synchronisatie- en offline-instellingen. Dit is een kwestie van lokale bestandsbeschikbaarheid, ook als hetzelfde document wel correct wordt geopend in de webapp.
Dat onderscheid helpt je het probleem op het juiste niveau aan te pakken, in plaats van steeds uit te loggen, profielen opnieuw aan te maken of documenten te verplaatsen.
Maak de volgende overdracht aan een klant makkelijker te herhalen
Kies een document dat je toch al moet opleveren en organiseer de werkwijze ervoor in WebCatalog Desktop. Geef de Google-identiteit die toegang heeft een duidelijk benoemd profiel, open de afgesproken projectmap en houd de bijbehorende communicatie bij de hand. Volg het bestand vanaf het eerste verzoek tot en met de bewerking en de definitieve beoordeling.
Bij de overdracht moet je drie vragen kunnen beantwoorden zonder door tabbladen te hoeven zoeken: welk account heb ik gebruikt, waar staat het huidige bestand en welke link moet de klant bekijken? Houd vast aan de inrichting waarin die antwoorden makkelijk te vinden zijn, en laat Drive voor desktop waar nodig de lokale synchronisatie verzorgen.
