Wanneer Google Chat gesprekken voor privézaken, projecten van je werkgever en klantwerk omvat, zijn er twee praktische manieren om de accounts gescheiden te houden. Met de eigen accountkiezer van Google kun je wisselen tussen accounts waarmee je bent aangemeld in Chat, Gmail of de zelfstandige Chat-app. WebCatalog Desktop geeft elke Google-identiteit een eigen profiel, zodat meerdere accounts tegelijkertijd aangemeld blijven. Welke manier je ook kiest, begin met vaststellen welke identiteit bij elk gesprek hoort.
Een project heeft niet automatisch een extra Google-account nodig. Misschien gebruik je één werkaccount voor verschillende klantprojecten, terwijl een andere klant je een eigen beheerde identiteit geeft. Die situaties vragen om verschillende desktopconfiguraties.
WebCatalog Desktop biedt geïsoleerde profielen en projectgerichte ruimtes, die een drukkere werkdag overzichtelijker kunnen maken. Het doel is om telkens wanneer je aan het werk gaat duidelijk te houden welk account, gesprek en hulpmiddel je nodig hebt.
Geef identiteiten en projecten verschillende rollen
‘Account’, ‘organisatie’ en ‘ruimte’ beschrijven verschillende onderdelen van een Google Chat-workflow. Als je ze uit elkaar houdt, wordt zowel de configuratie als het oplossen van problemen eenvoudiger.
| Onderdeel van de configuratie | Wat het beheert of organiseert | Praktisch voorbeeld |
|---|---|---|
| Google-account | De identiteit waarmee je je aanmeldt en deelneemt | Je persoonlijke account of een account van je werkgever |
| Google Workspace-organisatie | Beheerde toegang en beleidsregels voor de gebruikers | De Chat- en instellingen voor externe samenwerking van je werkgever |
| Google Chat-ruimte | Een gespreksomgeving met eigen deelnemers | Een discussie over een productlancering met het projectteam |
| WebCatalog Desktop-profiel | Afzonderlijke aanmeldings- en sessiegegevens voor websites | Een profiel met de naam ‘Werk — Acme’ |
| Ruimte in WebCatalog Desktop | Een desktopvenster waarin apps en profielen worden gegroepeerd | Een lanceeromgeving met Chat, Drive en de projectbriefing |
Google beschrijft Chat-toegang via je Google-account of Workspace-organisatie. Zowel persoonlijke Google-accounts als betaalde Workspace-accounts kunnen Chat-ruimtes maken, al verschillen de functies; zie Googles accountvergelijking.
Maak desktopprofielen dus aan op basis van de daadwerkelijke aanmeldingsidentiteiten en richt projectruimtes vervolgens in rond het werk. Een ruimte maken in WebCatalog Desktop maakt geen Google Chat-ruimte aan, nodigt geen samenwerkingspartners uit en wijzigt geen organisatierechten.
Begin met de bestaande desktopopties van Google
Je hebt geen nieuwe app nodig om een tweede Google-account toe te voegen. In Googles handleiding voor aanmelden met meerdere accounts lees je hoe je accounts toevoegt en ertussen wisselt zonder je af te melden. Gebruik in een ondersteunde Google-service het accountmenu om het gewenste account toe te voegen of te selecteren.
Je kunt Chat gebruiken via chat.google.com en in Gmail. Google biedt ook een zelfstandige Chat-app, die je via Chrome installeert als progressive web app. Chrome moet geopend zijn om die app te kunnen gebruiken. Gebruik je een werk- of schoolaccount, dan heb je mogelijk hulp van je beheerder nodig om de app te installeren.
Deze opties kunnen voldoende zijn als de accountkiezer en je bestaande browserindeling aansluiten op je manier van werken. Welke optie je ook gebruikt, controleer welk account toegang heeft tot het gesprek dat je wilt openen.
WebCatalog Desktop is handig als je expliciete, herbruikbare accountomgevingen wilt en de rest van elk project op je bureaublad wilt ordenen. Je kunt je persoonlijke identiteit gescheiden houden van je werkidentiteit en die laatste vervolgens gebruiken waar dat is toegestaan. De volgende drie samenwerkingspatronen laten zien hoe je die keuzes maakt.
Persoonlijke gesprekken: maak een vaste plek
Geef je persoonlijke Google-account een profiel met de naam Persoonlijk, of een andere naam die de aanmelding identificeert in plaats van een tijdelijke activiteit zoals ‘Weekendje weg’. Open Chat met dat profiel en meld je aan met je persoonlijke account.
Zet in Chat de ruimtes en gesprekken vast waar je het vaakst naar terugkeert. Google vermeldt dat vastzetten beschikbaar is voor zowel persoonlijke als betaalde Workspace-accounts. Het profiel houdt de aanmelding gescheiden, terwijl de lidmaatschapsinstellingen van Chat nog steeds bepalen wie elk bericht kan zien.
Werkprojecten: gebruik de juiste identiteit voor het teamwerk
Een account van je werkgever hoort meestal in een duidelijk benoemd werkprofiel, zoals Werk — Acme. Gebruik die identiteit voor de Chat-gesprekken waartoe je organisatie je toegang heeft gegeven en waarvoor je bent uitgenodigd.
Is Chat niet beschikbaar voor het account, neem dan contact op met de Workspace-beheerder. In Googles aanmeldingsinstructies staat dat werk- en schoolorganisaties Chat voor hun gebruikers moeten instellen. Dezelfde identiteit openen in een andere desktopapp maakt een niet-beschikbare dienst van de organisatie niet beschikbaar.
Zodra je toegang hebt, kun je terugkerende projecten organiseren rond de informatie die elk project nodig heeft. Voor een productlancering kan dat bijvoorbeeld zijn:
- De Google Chat-ruimte waarin het lanceringsteam beslissingen neemt.
- De Drive-map met goedgekeurde creatieve bestanden.
- Het document met de checklist voor de release.
- De agenda waarmee je beoordelingsdatums vastlegt.
Je kunt de relevante apps en profielen groeperen in een ruimte met de naam Productlancering in WebCatalog Desktop. Een andere ruimte, Teamactiviteiten, kan de hulpmiddelen voor het dagelijkse interne werk bevatten.
Beide ruimtes kunnen hetzelfde werkprofiel gebruiken als hetzelfde Google-account voor beide projecten is geautoriseerd. Je hebt niet voor elk projectvenster een nieuw Google-account of een geïsoleerde aanmelding nodig. Als je een profiel hergebruikt, gebruik je ook de sessiegegevens ervan opnieuw; de vensters vertegenwoordigen dus geen afzonderlijke identiteiten.
Een ruimte in WebCatalog Desktop koppelt Chat ook niet aan één bepaalde projectconversatie. Selecteer voordat je een update over de lancering plaatst de juiste Google Chat-ruimte en controleer wie eraan deelnemen. De desktopwerkruimte helpt je het werk te vinden; de Google Chat-conversatie bepaalt wie het bericht ontvangt.
Houd projectbeslissingen in het gesprek waar het team ze verwacht terug te vinden. Als een direct bericht iets oplost dat voor de hele groep van belang is, plaats dan een passende samenvatting in de projectdiscussie. Zo heeft de werkruimte ook waarde voor de volgende persoon die de beslissing nodig heeft, en niet alleen voor degene die op dat moment berichten verstuurt.
Samenwerken met klanten: organiseer de identiteit waarvoor de klant je heeft uitgenodigd
Neem eerst een expliciete beslissing over klanttoegang voordat je een extra profiel aanmaakt. Vraag welk e-mailadres of welke beheerde identiteit de klant verwacht dat je gebruikt.
Er zijn verschillende mogelijkheden. Een klant kan je uitnodigen met je bestaande werk- of persoonlijke Google-account als externe deelnemer. De klant kan je ook een account in de eigen Workspace-organisatie geven. Google beschrijft daarnaast een gastoptie voor mensen zonder Workspace-account: de uitnodiging maakt dan een gastaccount aan dat wordt beheerd door de organisatie die de uitnodiging verstuurt. In Googles handleiding voor externe gebruikers en gasten staan de beschikbare opties en beperkingen.
Stem je desktopconfiguratie af op die situatie:
| Situatie bij de klant | Geschikte profielkeuze |
|---|---|
| De klant nodigt je bestaande werkaccount uit | Gebruik het profiel voor dat account opnieuw |
| De klant verstrekt een afzonderlijk Workspace-account | Maak een profiel aan met de naam van de klant en de identiteit |
| De klant gebruikt een goedgekeurde gastuitnodiging | Volg de uitnodiging, controleer je Chat-toegang en geef de resulterende identiteit een duidelijke plek |
Als je bestaande werkaccount deelneemt aan drie klantprojecten, kunnen drie projectruimtes handig zijn. Drie nieuwe Google-accounts zijn niet automatisch nodig. Omgekeerd maakt het plaatsen van een door de klant verstrekte identiteit in hetzelfde projectvenster als je werkgeversaccount die identiteiten niet onderling uitwisselbaar.
Externe samenwerking hangt ook af van de betrokken organisaties. In Googles instellingen voor externe Chat worden beheerdersinstellingen, beperkingen voor vertrouwde domeinen en opties voor externe ruimtes die afhankelijk zijn van de editie beschreven. Lukt een uitnodiging niet, controleer dan welke identiteit is uitgenodigd en vraag de klant de betreffende toegangsinstellingen na te kijken.
Gebruik voor een gezamenlijk project de samenwerkingsmethode die de klant heeft goedgekeurd. Is dat een Google Chat-ruimte waarin externe samenwerking is ingeschakeld, houd het projectgesprek dan daar. Een WebCatalog Desktop-profiel kan een aanmeldingsomgeving bewaren, maar kan geen lidmaatschap van een ruimte verlenen en geen beleid van een organisatie voor externe Chat omzeilen.
Controleer gekoppelde documenten ook afzonderlijk. Volgens Googles instellingen voor externe Chat zijn Chat-toegang en toegang tot gedeelde Drive-bestanden of taken afzonderlijke zaken. Open het daadwerkelijke document vóór een beoordeling met het juiste account en controleer of het beschikbaar is. Een werkend gesprek beantwoordt niet automatisch alle vragen over bestandsrechten.
Zet de samenwerkingsindeling om in een WebCatalog Desktop-configuratie
Begin met de accountlaag. In de profielinstructies van WebCatalog lees je hoe je een profiel maakt en er een app mee opent:
- Voeg Google Chat toe in WebCatalog Desktop.
- Open Profielen, selecteer Profiel toevoegen en geef de identiteit een herkenbare naam.
- Open Chat met dat profiel en meld je aan met het bijbehorende account.
- Controleer of je toegang hebt tot een gesprek of ruimte waartoe het account toegang hoort te hebben.
Herhaal dit voor de afzonderlijke identiteiten die je daadwerkelijk gebruikt. Elk profiel opent Chat als een eigen desktopapp, met een afzonderlijk venster en een eigen pictogram in het Dock of op de taakbalk. Een ander venster openen met hetzelfde profiel isoleert geen tweede account; het gebruikt dezelfde sessieomgeving.
Richt vervolgens ruimtes in rond het werk dat doorloopt. Een klantruimte kan Chat, de documenthulpmiddelen van de klant en de projecttracker bevatten. Gebruik een bestaand profiel opnieuw als je dezelfde aanmelding nodig hebt. Wanneer meerdere Google-apps één identiteit gebruiken, kan het bijbehorende profiel die gedeelde aanmeldingsomgeving bevatten; controleer bij het openen van elke app welk account je gebruikt.
Doe voordat je een update verstuurt een korte controle: Welk account gebruik ik, wie zit er in dit gesprek en kunnen zij het gekoppelde materiaal openen? Zo ontdek je verwisselingen van accounts en toegangsrechten die een nette desktopindeling op zichzelf niet kan oplossen.
Download WebCatalog Desktop om je persoonlijke, werk- en klantaccounts voor Google Chat naast elkaar aangemeld te houden.
