Wanneer je Google Chat gebruikt voor persoonlijke gesprekken, projecten van je werkgever en klantwerk, begint een goede organisatie met weten welke identiteit bij elk gesprek hoort. Vervolgens kun je de chat, documenten en agenda van het project zo ordenen dat ze samen gemakkelijk bereikbaar zijn.
Voor een project is niet automatisch een extra Google-account nodig. Je kunt één werkaccount gebruiken voor samenwerkingen met meerdere klanten, terwijl een andere klant je een eigen beheerde identiteit verstrekt. Die situaties vragen om verschillende desktopinrichtingen.
Google ondersteunt al het schakelen tussen ingelogde accounts. WebCatalog voegt daar geïsoleerde profielen en projectgerichte ruimtes aan toe, waardoor je gemakkelijker je weg vindt tijdens een complexe werkdag. Het doel is om telkens wanneer je aan het werk gaat duidelijk te hebben welk account, welk gesprek en welke ondersteunende tools je nodig hebt.
Geef identiteiten en projecten elk een eigen functie
‘Account’, ‘organisatie’ en ‘ruimte’ beschrijven verschillende onderdelen van een Google Chat-workflow. Door ze uit elkaar te houden, worden zowel de inrichting als het oplossen van problemen eenvoudiger.
| Onderdeel van de inrichting | Wat het regelt of organiseert | Een praktisch voorbeeld |
|---|---|---|
| Google-account | De identiteit waarmee je inlogt en deelneemt | Je persoonlijke account of het account dat je werkgever heeft verstrekt |
| Google Workspace-organisatie | Beheerde toegang en beleid voor de gebruikers | De instellingen van je werkgever voor Chat en externe samenwerking |
| Google Chat-ruimte | Een gespreksomgeving met eigen deelnemers | Een gesprek met het projectteam over een productlancering |
| WebCatalog-profiel | Geïsoleerde inlog- en sessiegegevens voor websites | Een profiel met de naam ‘Werk — Acme’ |
| Ruimte in WebCatalog | Een desktopvenster waarin apps en profielen worden gegroepeerd | Een werkruimte voor een lancering met Chat, Drive en de projectbriefing |
Google beschrijft de toegang tot Chat via je Google-account of Workspace-organisatie. Zowel persoonlijke Google-accounts als betaalde Workspace-accounts kunnen Chat-ruimtes maken, al verschillen de beschikbare functies. Zie Googles accountvergelijking.
Dat betekent dat je desktopprofielen moet aanmaken op basis van de daadwerkelijke inlogidentiteiten en projectwerkruimtes vervolgens moet inrichten rond het werk. Een ruimte maken in WebCatalog maakt geen Google Chat-ruimte aan, nodigt geen samenwerkingspartners uit en verandert geen organisatierechten.
Begin met de bestaande desktopopties van Google
Je hebt niet per se een nieuwe app nodig om een tweede Google-login toe te voegen. Googles handleiding voor inloggen met meerdere accounts legt uit hoe je accounts toevoegt en ertussen schakelt zonder uit te loggen. Gebruik in een ondersteunde Google-service het accountmenu om het gewenste account toe te voegen of te selecteren.
Chat is beschikbaar op chat.google.com en in Gmail. Google biedt ook een zelfstandige Chat-app, die je via Chrome installeert als progressieve web-app. Chrome moet geopend zijn om die app te laten werken en op beheerde apparaten heb je mogelijk toestemming nodig om de app te installeren.
Deze opties kunnen voldoende zijn als de accountwisselaar en je bestaande browserindeling passen bij je manier van werken. Welke route je ook kiest, controleer welk account toegang heeft tot het gesprek dat je wilt openen.
WebCatalog komt van pas wanneer je duidelijk afgebakende, herbruikbare accountomgevingen wilt en voor de rest van elk project een eigen desktopindeling wilt maken. Je kunt je persoonlijke identiteit gescheiden houden van je werk en je werkidentiteit vervolgens overal hergebruiken waar die toegang heeft. De volgende drie samenwerkingspatronen laten zien hoe je die keuzes maakt.
Persoonlijke gesprekken: creëer een vaste plek
Je persoonlijke account gebruik je misschien voor familieplannen, een vrijwilligersgroep en een paar vrienden die de voorkeur geven aan Chat. Geef die gesprekken een herkenbare plek, zodat je ze kunt vinden zonder eerst door de projectenlijst van je werkgever te navigeren.
Geef het profiel in WebCatalog de naam Persoonlijk of gebruik een ander label dat de Google-login duidelijk herkenbaar maakt. Open Chat met dat profiel en log in op het bedoelde persoonlijke account. Laat het label verwijzen naar de identiteit en niet naar een tijdelijke activiteit zoals ‘Weekendje weg’. De activiteit verandert, maar het account kan nog jarenlang van pas komen.
Gebruik binnen Google Chat de eigen mogelijkheden om gesprekken te ordenen voor de mensen en groepen waar je het vaakst naar terugkeert. Google noemt het vastzetten en losmaken van ruimtes of gesprekken als een van de functies die beschikbaar zijn voor persoonlijke gebruikers en betalende Workspace-gebruikers.
Stel dat je vrijwilligersgroep een gesprek over een evenement en een planningsdocument heeft. Je kunt het gesprek vastzetten in Chat en de documentapp ernaast plaatsen in een relevante ruimte in WebCatalog. Controleer voordat je het document opent of deelt of het persoonlijke account de juiste toegang heeft.
De afbakening van het account en die van het project dienen nu verschillende doelen. Het profiel houdt de inlogomgeving gescheiden. De ruimte brengt de zaken samen die je voor het evenement nodig hebt. Geen van beide vervangt de instellingen voor gespreksdeelname of de deelinstellingen van het document.
Werkprojecten: hergebruik de juiste identiteit voor het werk van je team
Een door je werkgever verstrekt account hoort doorgaans thuis in een werkprofiel met een duidelijke naam, zoals Werk — Acme. Gebruik die identiteit voor de Chat-gesprekken die je organisatie heeft ingeschakeld en waarvoor je bent uitgenodigd.
Als Chat niet beschikbaar is voor het account, neem dan contact op met de Workspace-beheerder. In Googles inloginstructies staat dat werk- en schoolorganisaties Chat moeten instellen voor hun gebruikers. Dezelfde identiteit openen in een andere desktopapp schakelt een niet-beschikbare organisatiedienst niet alsnog in.
Zodra de toegang werkt, kun je terugkerende projecten ordenen rond de informatie die elk project nodig heeft. Voor een productlancering kan dat het volgende zijn:
- De Google Chat-ruimte waarin het lanceringsteam beslissingen neemt.
- De Drive-map met goedgekeurd creatief materiaal.
- Het document met de releasechecklist.
- De agenda die wordt gebruikt om beoordelingsdatums te bevestigen.
Je kunt de relevante apps en profielen groeperen in een ruimte met de naam Productlancering in WebCatalog. Een andere ruimte, Teamactiviteiten, kan de tools voor het dagelijkse interne werk bevatten.
Beide kunnen hetzelfde werkprofiel gebruiken als hetzelfde Google-account toegang heeft tot beide projecten. Je hebt niet voor elk projectvenster een nieuw Google-account of een geïsoleerde login nodig. Als je een profiel hergebruikt, hergebruik je ook de sessiegegevens. De vensters zijn dus geen afzonderlijke identiteiten.
Een ruimte in WebCatalog beperkt Chat ook niet tot één bepaald projectgesprek. Selecteer voordat je een update over de lancering plaatst de bedoelde Google Chat-ruimte en controleer de deelnemers. De desktopwerkruimte helpt je bij je werk te komen; het Google Chat-gesprek bepaalt wie het bericht ontvangt.
Bewaar projectbeslissingen in het gesprek waar het team ze verwacht te vinden. Als er in een privébericht iets wordt opgelost dat de hele groep aangaat, voeg dan een passende samenvatting toe aan het projectgesprek. Zo is de werkruimte ook waardevol voor de volgende persoon die de beslissing nodig heeft, en niet alleen voor degene die op dat moment berichten verstuurt.
Samenwerking met klanten: organiseer de identiteit die de klant daadwerkelijk heeft uitgenodigd
Bij klanttoegang is een bewuste keuze nodig voordat je nog een profiel aanmaakt. Vraag welk e-mailadres of welke beheerde identiteit de klant verwacht dat je gebruikt.
Er zijn verschillende mogelijkheden. Een klant kan je bestaande zakelijke of persoonlijke Google-account uitnodigen als externe deelnemer. De klant kan je ook een account verstrekken binnen de eigen Workspace-organisatie. Google beschrijft inmiddels ook een goedgekeurde uitnodigingsprocedure voor gasten zonder bestaand Google-account. De uitnodiging maakt een gastaccount aan dat wordt beheerd door de uitnodigende organisatie. De beschikbare routes en beperkingen worden uitgelegd in Googles handleiding voor externe gebruikers en gasten.
Stem je desktopinrichting af op die situatie:
| Regeling bij de klant | Logische profielkeuze |
|---|---|
| De klant nodigt je bestaande werkaccount uit | Hergebruik het profiel voor dat account |
| De klant verstrekt een afzonderlijk Workspace-account | Maak een profiel met een label dat de klant en de identiteit aangeeft |
| De klant gebruikt een goedgekeurde gastuitnodiging | Rond de uitnodiging af, controleer de toegang tot Chat en geef de resulterende identiteit een duidelijke plek |
Als je bestaande werkaccount deelneemt aan drie klantprojecten, kunnen drie projectruimtes handig zijn. Drie nieuwe Google-accounts zijn niet automatisch nodig. Omgekeerd worden een door een klant verstrekte identiteit en je werkgeversaccount niet onderling uitwisselbaar doordat je ze in hetzelfde projectvenster plaatst.
Externe samenwerking is ook afhankelijk van de betrokken organisaties. Googles instellingen voor externe Chat-communicatie beschrijven beheerdersinstellingen, beperkingen voor vertrouwde domeinen en editieafhankelijke opties voor externe ruimtes. Als een uitnodiging niet werkt, controleer dan welke identiteit is uitgenodigd en vraag de klant om de relevante toegangsinstellingen te controleren.
Gebruik voor een gezamenlijk project de samenwerkingsroute die de klant heeft goedgekeurd. Als dat een Google Chat-ruimte is waarin externe deelname is ingeschakeld, houd het projectgesprek dan daar. Een WebCatalog-profiel kan een inlogomgeving bewaren, maar kan geen toegang tot een ruimte verlenen of het beleid van een organisatie voor externe chats omzeilen.
Controleer gekoppelde documenten ook afzonderlijk. Googles richtlijnen voor externe toegang maken onderscheid tussen toegang tot Chat en toegang tot Drive-bestanden en taken. Open vóór een beoordeling het daadwerkelijke document met het bedoelde account en controleer of het beschikbaar is. Een werkend gesprek betekent op zichzelf niet dat alle bestandsrechten goed zijn geregeld.
Vertaal het samenwerkingsoverzicht naar een WebCatalog-inrichting
Richt eerst de accounts in. De profielinstructies van WebCatalog beschrijven hoe je een profiel maakt en daarmee een app opent:
- Voeg Google Chat toe vanuit de appcatalogus van WebCatalog.
- Open Profielen, selecteer Profiel toevoegen en geef de identiteit een herkenbare naam.
- Open Chat met dat profiel en log in op het bijbehorende account.
- Controleer of je een gesprek of ruimte kunt openen waartoe het account toegang zou moeten hebben.
Herhaal dit voor de afzonderlijke identiteiten die je daadwerkelijk gebruikt. Een extra venster openen met hetzelfde profiel isoleert geen tweede account, maar gebruikt dezelfde sessieomgeving.
Richt vervolgens ruimtes in WebCatalog in rond lopend werk. Een klantruimte kan bijvoorbeeld Chat, de documenttools van de klant en de tool voor het bijhouden van het project bevatten. Hergebruik een bestaand profiel als de bedoelde login dezelfde is. Wanneer meerdere Google-apps één identiteit gebruiken, kan het bijbehorende profiel die gedeelde inlogomgeving bewaren. Controleer het account wanneer je elke app opent.
Vergelijk voordat je de inrichting uitbreidt de benodigde apps, profielen en ruimtes met de huidige WebCatalog-abonnementen. Het aantal projectwerkruimtes en het aantal accountidentiteiten zijn afzonderlijke keuzes bij de planning.
Maak elke projectoverdracht gemakkelijk te volgen
Controleer voordat je een update verstuurt kort of alles op de juiste plek terechtkomt: Welk account gebruik ik, wie zit er in dit gesprek en kunnen zij het gekoppelde materiaal openen? Daarmee spoor je problemen met accounts en toegang op die een overzichtelijke desktop alleen niet kan oplossen.
Geef de update voldoende context om bruikbaar te zijn: benoem de beslissing, link naar het actuele document en vermeld wat de volgende stap is. Dat is vooral handig wanneer een klant deelneemt vanuit een andere organisatie of via een uitgenodigde gastidentiteit.
Richt voor je volgende projectbespreking één Google Chat-werkruimte in WebCatalog in rond het daadwerkelijke gesprek, de documenttools en de agenda. Gebruik die voor een volledige overdracht en behoud vervolgens de indeling waarin de juiste identiteit en het juiste project het gemakkelijkst te herkennen zijn.
