Een persoonlijke inbox, een zakelijk adres en een account voor een nevenproject kunnen allemaal op dezelfde computer thuishoren. De uitdaging is om elk account gemakkelijk herkenbaar te maken wanneer je een bericht beantwoordt, een document opent of een uitnodiging voor een vergadering bekijkt.
Je kunt meerdere Gmail-accounts beheren via de accountwisselaar van Google, afzonderlijke browserprofielen of een desktopwerkruimte zoals WebCatalog. Google ondersteunt al het schakelen tussen ingelogde accounts zonder uit te loggen. WebCatalog voegt een andere manier toe om dat werk te organiseren: rechtstreekse toegang tot apps, afzonderlijke profielen en ruimtes voor bijbehorende tools.
Zo kies je een inrichting en maak je die de hele dag door nuttig.
Kies hoe je je Gmail-accounts wilt organiseren
Begin met de taak die de meeste problemen oplevert.
| Je belangrijkste behoefte | Een praktisch uitgangspunt |
|---|---|
| Af en toe een tweede inbox controleren | De accountwisselaar van Google |
| Zakelijk en privé browsen op allerlei websites gescheiden houden | Browserprofielen |
| Gmail-accounts openen naast de apps die je voor elk project gebruikt | WebCatalog Desktop |
| Inkomende berichten samenvoegen in één inbox | Een afzonderlijke oplossing voor het bundelen van e-mail |
Accounts toegankelijk houden en hun berichten samenvoegen zijn verschillende behoeften. Met de onderstaande inrichting blijft elke Gmail-inbox in zijn eigen account. Dat is handig wanneer identiteiten, klantgesprekken en dagelijkse routines gescheiden moeten blijven.
Gebruik de accountwisselaar van Google voor een eenvoudige inrichting
Als je af en toe van account wisselt, begin dan met het bestaande accountmenu van Gmail:
- Log op je computer in bij Gmail.
- Selecteer rechtsboven je profielfoto of initiaal.
- Kies Account toevoegen en voltooi het inloggen bij het tweede account.
- Open hetzelfde menu wanneer je een ander account wilt selecteren.
Deze stappen volgen de instructies van Google voor meerdere accounts.
Dit werkt goed als je een klein aantal inboxen hebt en elk adres snel kunt herkennen. Maak er een gewoonte van om het actieve adres te controleren voordat je een nieuw bericht opstelt.
Google legt ook uit dat het account waarbij je als eerste inlogt vaak het standaardaccount is. Sommige Google-services kunnen de instellingen van dat account toepassen wanneer niet duidelijk is welk account je wilt gebruiken. Als een link je naar een onverwacht Google-account brengt, controleer dan de actieve identiteit voordat je iets wijzigt.
Gebruik browserprofielen voor een bredere scheiding
Een browserprofiel is handig wanneer een e-mailaccount bij een volledige browseromgeving hoort. Misschien wil je zakelijke bladwijzers, opgeslagen wachtwoorden en browsegeschiedenis gescheiden houden van je persoonlijke omgeving.
Open in Chrome het profielmenu van de browser, selecteer Chrome-profiel toevoegen en kies een herkenbare naam en vormgeving. Log binnen dat profiel in bij het juiste Gmail-account. Herhaal dit voor de andere identiteit. Google beschrijft hoe je Chrome-profielen maakt en ertussen schakelt.
Kies namen die het gebruik beschrijven, zoals ‘Persoonlijk’ en ‘Studio’. Een profiel met de naam ‘Profiel 2’ helpt je weinig als er meerdere vensters openstaan.
Browserprofielen zijn een verstandige optie als je afzonderlijke browseromgevingen wilt. Als je gedurende de dag steeds dezelfde apps en accounts opent, biedt WebCatalog een directere inrichting.
Beheer meerdere Gmail-accounts met WebCatalog
De Gmail-desktopapp van WebCatalog geeft Gmail een eigen venster en een plek in je Dock of taakbalk. Je blijft de webinterface van Gmail gebruiken en kiest zelf hoe de accounts in je desktopworkflow passen.
De handigste inrichting begint met duidelijk benoemde profielen en wordt pas uitgebreid wanneer je meer structuur nodig hebt.
1. Voeg Gmail toe aan je desktop
Download WebCatalog Desktop, installeer het en log in bij je WebCatalog-account. Zoek Gmail in de catalogus en voeg het toe als desktopapp.
Open Gmail één keer om te controleren of je bij de verwachte service terechtkomt. Met je WebCatalog-account beheer je je WebCatalog-inrichting; je logt nog steeds afzonderlijk in bij het Google-account dat je wilt gebruiken.
2. Maak een profiel voor elke Google-identiteit
Ga in WebCatalog naar Profielen, selecteer Profiel toevoegen en voer een beschrijvende naam in. Open Gmail met dat profiel en doorloop de inlogstappen van Google.
Herhaal dit voor de andere accounts. Maak bijvoorbeeld ‘Persoonlijk’, ‘Werk’ en ‘Klant A’. Kies een WebCatalog-abonnement dat de apps, profielen en ruimtes omvat die je voor je beoogde inrichting nodig hebt. De profielinstructies van WebCatalog leggen ook uit hoe je een profiel in meerdere desktopapps kunt hergebruiken.
Gebruik voor een duidelijke scheiding één Google-identiteit per profiel. Zo is de profielnaam een betrouwbare aanwijzing voor de inbox die je wilt openen.
3. Geef elk account een specifiek doel
Bepaal voordat je nog een profiel toevoegt wat daarin thuishoort. Een nuttige indeling kan er zo uitzien:
| Profiel | Gebruik het voor |
|---|---|
| Persoonlijk | Berichten over het huishouden, afspraken en persoonlijke abonnementen |
| Werk | Interne gesprekken en je belangrijkste zakelijke inbox |
| Klant A | Berichten en informatie die bij die klant horen |
Maak niet voor elke tijdelijke taak een nieuw profiel aan. Voeg er een toe wanneer je een ander account of een blijvende scheiding in je werk nodig hebt.
WebCatalog-profielen houden sessies en browsegegevens gescheiden. Daardoor kun je terugkeren naar verschillende accounts zonder uit te loggen alleen om ertussen te wisselen. Google kan nog steeds om authenticatie vragen wanneer beveiligingscontroles of het beleid van je organisatie dat vereisen.
4. Houd gerelateerde Google-apps bij elkaar
E-mail leidt vaak tot een andere taak: een Drive-document beoordelen, een agenda controleren of een projectbord bijwerken. Hergebruik het relevante Google-profiel voor Gmail, Google Drive en Google Agenda, zodat de bedoelde identiteit in al die apps beschikbaar is.
Organiseer de tools vervolgens in een WebCatalog-ruimte. Elke ruimte wordt in een eigen venster geopend en kan de apps en profielen voor een klant of project samenbrengen.
Een klantruimte kan bijvoorbeeld het Gmail-profiel van die klant, Drive, Agenda en een projectbeheerapp bevatten. Wanneer je aan het werk voor die klant begint, hebben de bijbehorende tools een vaste plek.
Begin met één ruimte voor het werk dat je het vaakst doet. Je kunt er meer toevoegen zodra je weet welke scheidingen je helpen om georganiseerd te blijven.
Maak je inboxen gemakkelijker te beheren
Een betere desktopinrichting regelt de toegang. Een paar gewoonten binnen Gmail maken het gemakkelijker om de berichten zelf af te handelen.
Gebruik een consistent labelsysteem
Met Gmail-labels kun je berichten in categorieën indelen. Overweeg om in je zakelijke inboxen een kleine set labels te gebruiken, zoals ‘Actie’, ‘In afwachting’ en ‘Naslag’.
Met dezelfde termen kun je je werk gemakkelijker hervatten nadat je van account bent gewisseld. Houd de accountidentiteit in de profielnaam en de berichtstatus in het label. Zo heeft elk onderdeel van je systeem een duidelijke taak.
Stel in elk account de juiste handtekening in
Controleer de Gmail-handtekeninginstellingen van elke inbox. Gmail ondersteunt standaardhandtekeningen voor nieuwe berichten en antwoorden.
Gebruik de contact- en bedrijfsgegevens die bij dat adres passen. Een onderscheidende handtekening biedt tijdens het opstellen nog een zichtbare aanwijzing, al blijft het controleren van het afzenderadres de belangrijkste stap.
Bepaal welke inboxen je mogen onderbreken
In de instellingen voor desktopmeldingen van Gmail kun je kiezen voor meldingen bij nieuwe e-mail, belangrijke e-mail of helemaal geen meldingen.
Een verstandig uitgangspunt is om meldingen toe te staan voor tijdgevoelig werk en minder dringende accounts op geplande momenten te controleren. Als een melding niet verschijnt, controleer dan zowel de instellingen van Gmail als de machtigingen op je computer.
Controleer accounts in een bewuste volgorde
Probeer een korte routine: bekijk eerst dringende zakelijke berichten, handel daarna lopende klantgesprekken af en controleer persoonlijke e-mail op een door jou gekozen moment.
Het doel is om niet langer de laatst geopende inbox te laten bepalen wat je vervolgens doet. Houd een aparte takenlijst bij voor verplichtingen die meer vragen dan een snel antwoord.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij twee Gmail-accounts tegelijk ingelogd blijven?
Ja. Google ondersteunt meerdere ingelogde accounts. Browserprofielen en WebCatalog-profielen bieden extra manieren om afzonderlijke accountomgevingen te organiseren.
Voegt WebCatalog alle Gmail-berichten samen in één inbox?
Deze inrichting geeft je toegang tot afzonderlijke Gmail-accounts. De e-mails worden niet samengevoegd in een gedeelde inbox. Kies afzonderlijk een werkwijze voor het bundelen van e-mail als je je berichten op die manier wilt lezen.
Moeten Gmail, Drive en Agenda hetzelfde WebCatalog-profiel gebruiken?
Gebruik hetzelfde profiel wanneer die apps dezelfde Google-identiteit moeten gebruiken. Maak een ander profiel voor een andere identiteit, zoals een persoonlijk account of een afzonderlijke klantlogin.
Geef elk Gmail-account een duidelijke plek
Als je af en toe je inbox controleert, is de accountwisselaar van Google misschien voldoende. Wanneer meerdere accounts deel uitmaken van je dagelijkse werk, kan een desktopinrichting hun doel en locatie veel duidelijker maken.
Ga aan de slag met WebCatalog Desktop door Gmail toe te voegen en profielen te maken voor de accounts die je het meest gebruikt. Richt één ruimte in rond je belangrijkste workflow en voeg vervolgens de agenda, documenten en apps toe die je helpen het werk achter elke e-mail af te ronden.
