Je kunt meerdere Gmail-accounts beheren via de accountwisselaar van Google, afzonderlijke browserprofielen of een desktopapp zoals WebCatalog Desktop. Google ondersteunt al schakelen tussen ingelogde accounts zonder uit te loggen. WebCatalog Desktop biedt een andere manier om dat werk te organiseren: Gmail in een eigen venster, met een afzonderlijk profiel voor elk account, zodat je bij elk postvak aangemeld blijft.
Een persoonlijk postvak, een werkadres en een account voor een zijproject kunnen allemaal op dezelfde computer staan. Het doel is om elk account gemakkelijk te herkennen wanneer je op een bericht reageert, een document opent of een uitnodiging voor een vergadering bekijkt. Zo kies je een configuratie en maak je die gedurende de dag praktisch.
Kies hoe je je Gmail-accounts wilt organiseren
Begin met de taak die de meeste wrijving oplevert.
| Je belangrijkste behoefte | Een praktisch beginpunt |
|---|---|
| Af en toe een tweede postvak controleren | De accountwisselaar van Google |
| Werk en privé scheiden tijdens het browsen op veel websites | Browserprofielen |
| Gmail-accounts openen naast de apps die je voor elk project gebruikt | WebCatalog Desktop |
| Binnenkomende berichten samenvoegen in één postvak | Gmail-doorsturen of een aparte e-mailclient |
Accounts toegankelijk houden en hun berichten samenvoegen zijn twee verschillende behoeften. Als je één postvak wilt, kan Gmail binnenkomende e-mail automatisch doorsturen naar een ander adres. De onderstaande configuratie houdt elk Gmail-postvak in een eigen account. Dat is handig wanneer identiteiten, klantgesprekken en dagelijkse routines gescheiden moeten blijven.
Gebruik de accountwisselaar van Google voor een eenvoudige configuratie
Als je maar af en toe wilt wisselen, begin dan met het bestaande accountmenu van Gmail:
- Log op je computer in bij Gmail.
- Selecteer rechtsboven je profielfoto of initiaal.
- Kies Account toevoegen en doorloop de aanmeldstappen voor het tweede account.
- Open hetzelfde menu wanneer je een ander account wilt selecteren.
Deze stappen volgen de instructies van Google voor meerdere accounts.
Dit werkt goed als je een klein aantal postvakken hebt en elk adres snel kunt herkennen. Maak er een gewoonte van om het actieve adres te controleren voordat je een nieuw bericht opstelt.
Google legt ook uit dat het account waarmee je het eerst inlogt vaak het standaardaccount is. Sommige Google-services kunnen de instellingen van dat account toepassen als niet duidelijk is welk account je bedoelt. Als een link je naar een onverwacht Google-account brengt, controleer dan welke identiteit actief is voordat je iets wijzigt.
Gebruik browserprofielen voor een bredere scheiding
Een browserprofiel is handig wanneer een e-mailaccount bij een complete browseomgeving hoort. Je wilt je werkbladwijzers, opgeslagen wachtwoorden en browsegeschiedenis misschien gescheiden houden van je persoonlijke omgeving.
Open in Chrome het profielmenu van de browser, selecteer Chrome-profiel toevoegen en kies een herkenbare naam en vormgeving. Log binnen dat profiel in bij het bijbehorende Gmail-account. Herhaal dit voor de andere identiteit. Google legt uit hoe je Chrome-profielen maakt en ertussen schakelt.
Kies namen die het werk beschrijven, zoals ‘Persoonlijk’ en ‘Studio’. Een profiel met de naam ‘Profiel 2’ helpt je weinig wanneer er meerdere vensters openstaan.
Browserprofielen zijn een goede optie als je afzonderlijke browseomgevingen wilt. Als je dag draait om het herhaaldelijk openen van dezelfde apps en accounts, biedt WebCatalog Desktop een directere indeling.
Beheer meerdere Gmail-accounts met WebCatalog Desktop
De Gmail-app van WebCatalog Desktop geeft Gmail een eigen venster en een plek in je Dock of taakbalk. Je blijft de webinterface van Gmail gebruiken, terwijl je zelf bepaalt hoe de accounts in je desktopworkflow passen.
De handigste configuratie begint met duidelijk benoemde profielen en wordt alleen uitgebreid wanneer je meer structuur nodig hebt.
1. Voeg Gmail toe aan je desktop
Download WebCatalog Desktop en installeer het. Zoek Gmail in de catalogus en voeg het toe als desktopapp.
2. Maak een profiel voor elke Google-identiteit
Ga in WebCatalog Desktop naar Profielen, selecteer Profiel toevoegen en voer een beschrijvende naam in. Open Gmail met dat profiel en doorloop de aanmeldprompts van Google.
Herhaal dit voor de andere accounts. Maak bijvoorbeeld ‘Persoonlijk’, ‘Werk’ en ‘Klant A’ aan. In de profielinstructies van WebCatalog lees je ook hoe je een profiel in meerdere desktopapps kunt gebruiken.
Gebruik voor een duidelijke scheiding één Google-identiteit per profiel. Zo is de profielnaam een betrouwbare aanwijzing voor het postvak dat je wilt openen.
3. Geef elk account een specifiek doel
Bepaal voordat je een profiel toevoegt wat erin thuishoort. Een handige indeling kan er zo uitzien:
| Profiel | Gebruik |
|---|---|
| Persoonlijk | Berichten over het huishouden, afspraken en persoonlijke abonnementen |
| Werk | Interne gesprekken en je belangrijkste professionele postvak |
| Klant A | Berichten en informatiebronnen die bij die klant horen |
Maak niet voor elke tijdelijke taak een nieuw profiel. Voeg er een toe wanneer je een ander account nodig hebt of je werk blijvend wilt scheiden.
Profielen houden sessies en browsegegevens gescheiden. Zo kun je terugkeren naar verschillende accounts zonder alleen maar uit te loggen om ertussen te wisselen. Google kan nog steeds om verificatie vragen als de beveiligingscontroles of het beleid van je organisatie dat vereisen.
4. Houd gerelateerde Google-apps bij elkaar
E-mail leidt vaak tot een volgende taak: een Drive-document bekijken, een agenda controleren of een projectbord bijwerken. Gebruik hetzelfde Google-profiel voor Gmail, Google Drive en Google Agenda, zodat je in die apps de juiste identiteit kunt gebruiken.
Organiseer de tools vervolgens in een ruimte. Elke ruimte wordt in een eigen venster geopend en kan de apps en profielen voor een klant of project samenbrengen.
Een klantruimte kan bijvoorbeeld het Gmail-profiel van die klant, Drive, Agenda en een projectbeheerapp bevatten. Wanneer je aan het account gaat werken, hebben de bijbehorende tools een vaste plek.
Begin met één ruimte voor het werk dat je het vaakst doet. Je kunt er meer toevoegen zodra je weet welke scheidingen je helpen georganiseerd te blijven.
Maak je postvakken eenvoudiger te beheren
Een betere desktopindeling maakt accounts toegankelijk. Met een paar gewoonten in Gmail zelf wordt het verwerken van berichten ook eenvoudiger.
Gebruik een consistent labelsysteem
Met Gmail-labels kun je berichten in categorieën indelen. Gebruik voor je professionele postvakken bijvoorbeeld een kleine, vaste set labels, zoals ‘Actie’, ‘In afwachting’ en ‘Naslag’.
Dezelfde terminologie maakt het makkelijker om na het wisselen van account je werk weer op te pakken. Gebruik de profielnaam voor de accountidentiteit en het label voor de status van het bericht. Zo heeft elk onderdeel van je systeem een duidelijke functie.
Stel in elk account de juiste handtekening in
Controleer de handtekeninginstellingen van Gmail voor elk postvak. Gmail ondersteunt standaardhandtekeningen voor nieuwe berichten en antwoorden.
Gebruik de contactgegevens en bedrijfsinformatie die bij dat adres horen. Een herkenbare handtekening geeft je tijdens het opstellen nog een visuele aanwijzing, al blijft het controleren van het afzenderadres de belangrijkste stap.
Bepaal welke postvakken je meldingen moeten geven
In de instellingen voor desktopmeldingen van Gmail kun je kiezen voor meldingen bij nieuwe e-mail, belangrijke e-mail of helemaal geen e-mail.
Een goed uitgangspunt is om meldingen toe te staan voor werk dat tijdgevoelig is en minder urgente accounts op geplande momenten te controleren. Verschijnt een melding niet, controleer dan zowel de instellingen van Gmail als de machtigingen op je computer.
Veelgestelde vragen
Kan ik tegelijk bij twee Gmail-accounts ingelogd blijven?
Ja. Google ondersteunt meerdere ingelogde accounts. Browserprofielen en WebCatalog Desktop-profielen bieden extra manieren om afzonderlijke accountomgevingen te organiseren.
Voegt WebCatalog Desktop alle Gmail-berichten samen in één postvak?
Nee. Met deze configuratie krijg je toegang tot afzonderlijke Gmail-accounts. De e-mail wordt niet samengevoegd in één gedeeld postvak. Gebruik Gmail-doorsturen of een e-mailclient als je je berichten op die manier wilt lezen.
Moeten Gmail, Drive en Agenda hetzelfde WebCatalog Desktop-profiel gebruiken?
Gebruik hetzelfde profiel wanneer die apps dezelfde Google-identiteit moeten gebruiken. Maak een ander profiel aan voor een andere identiteit, zoals een persoonlijk account of een afzonderlijke klantaanmelding.
Geef elk Gmail-account een duidelijke plek
Voor af en toe je postvak controleren is de accountwisselaar van Google misschien voldoende. Wanneer meerdere accounts deel uitmaken van je dagelijkse werk, kan een desktopconfiguratie hun doel en locatie een stuk duidelijker maken.
Ga aan de slag met WebCatalog Desktop door Gmail toe te voegen en profielen aan te maken voor de accounts die je het vaakst gebruikt. Maak één ruimte voor je belangrijkste workflow en voeg daarna de agenda, documenten en apps toe die je helpen het werk achter elke e-mail af te ronden.
