AI-vergaderassistenten verbeteren de efficiëntie en productiviteit van vergaderingen door verschillende vergadergerelateerde taken te automatiseren. Deze tools maken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en natuurlijke taalverwerkingstechnologieën (NLP) en kunnen taken uitvoeren zoals het transcriberen van vergaderingen, het volgen van gesprekken en sprekers, het schetsen van actiepunten en het maken van samenvattingen van vergaderingen. Bovendien voeren sommige AI-vergaderassistenten sentimentanalyses uit, waarbij ze de emotionele toestand van deelnemers beoordelen op basis van spraakpatronen om inzicht te geven in de emotionele toon van de vergadering. Deze tools kunnen door iedereen in een organisatie worden gebruikt om vergadertaken te stroomlijnen en effectief kennis en belangrijke inzichten te delen met degenen die niet aanwezig kunnen zijn. In tegenstelling tot traditionele vergaderbeheersoftware zijn AI-vergaderassistenten ontworpen om actief deel te nemen aan vergaderingen. Ze bieden realtime ondersteuning via transcriptie, het volgen van gesprekken en automatisering van vergaderingsgerelateerde taken. Tools voor vergaderbeheer worden daarentegen voornamelijk gebruikt voor het plannen, organiseren en beheren van vergaderingen, waarbij de nadruk ligt op planning, het maken van agenda's en documentatie na de vergadering. Hoewel sommige producten elementen van beide soorten oplossingen kunnen bevatten, onderscheiden AI-vergaderassistenten zich door hun actieve deelname en realtime mogelijkheden.