Transkripsjonsprogramvare konverterer automatisk lyd fra intervjuer, samtaler, diktater, videoopptak og mer til tekst. Disse verktøyene utnytter teknologier som naturlig språkbehandling (NLP) og maskinlæring for transkripsjon, med noen som bruker en human-in-the-loop-modell (HITL) for å forbedre nøyaktigheten. I motsetning til stemmegjenkjenningsprogramvare, som tilbyr APIer eller webtjenester for integrering i nettsteder eller andre applikasjoner, tilbyr transkripsjonsprogramvare en brukervennlig frittstående plattform for tale-til-tekst (STT) konvertering. Brukere kan laste opp lydfiler til disse plattformene for transkripsjon eller diktere tale direkte inn i programvaren. Noen verktøy støtter også direkte transkripsjon for videoopptak. Ytterligere funksjoner kan inkludere API-integrasjon, samarbeidsredigering og analyserapportering om transkripsjonsytelse og nøyaktighet.