Bedrifter bruker programvare for prosjektkostnadsstyring for å spore lønnsomheten til prosjektene de gjennomfører. Denne programvaren hjelper bedrifter med å estimere kostnadene for ulike prosjekter, overvåke faktiske utgifter og sammenligne dem med anslåtte kostnader for å bestemme fortjenestemarginer. Prosjektledere og prosjektkontrolloffiserer stoler på dette verktøyet for å sikre at prosjekter holder seg innenfor budsjettet. Regnskapsførere bruker det også til å overvåke kostnader på både prosjekt- og porteføljenivå, og deler ut utgifter etter ressurstype (f.eks. arbeid, materialer). Programvare for prosjektkostnadsstyring kan tilbys som en del av en bredere prosjektledelse eller prosjekt- og porteføljestyringssuite. Det kan også inkluderes i prosjektbaserte ERP-systemer, som ofte har integrerte kostnadsstyringsverktøy. Når de selges separat, kan disse løsningene integreres med andre systemer, inkludert prosjekt-, portefølje- og programadministrasjonsprogramvare, ERP-plattformer og regnskapssystemer.