Collections Management Software er designet for å hjelpe museer, kunstgallerier og andre organisasjoner med omfattende samlinger av kunst, gjenstander eller antikviteter som overvåker og vedlikeholder disse samlingene effektivt. Det gir et sentralisert system for å registrere viktig informasjon om hvert stykke, inkludert beliggenhet, anskaffelsesdetaljer, bevaring eller restaureringsstatus og mer. Ved å digitalisere poster, gjør Collections Management Software det lettere å raskt søke etter spesifikke elementer og oppdatere detaljene sine etter behov. Denne programvaren brukes av kuratorer, konservatorer, arkivister, forskere og administratorer for å administrere og bevare hele samlingen. Ofte brukes Collections Management -programvare sammen med programvare for museet eller galleriadministrasjon, avhengig av institusjonens behov. Museer kan også integrere flere verktøy som opptaksbasert nonprofit-programvare eller donoradministrasjonsprogramvare for å hjelpe til med daglig drift, mens gallerier eller auksjonshus kan bruke auksjonsprogramvare til kunst eller antikke auksjoner. For institusjoner som administrerer digitale samlinger, brukes programvare for digital kapitalstyring (DAM) ofte for å organisere og vedlikeholde digitale eiendeler som bilder, videoer eller lydfiler.