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공공 기록 관리 소프트웨어는 정부 기관이 공개 기록을 저장, 조직 및 디지털화하여 종종 시민의 FEI (Freedom of Information) 요청을 지원하도록 도와줍니다. 일반적인 기록에는 토지 문서, 결혼 라이센스, 출생 및 사망 증명서 및 법적 계약이 포함됩니다. 이 솔루션은 워크 플로우를 자동화하여 요청 제출 방법에 관계없이 레코드 요청을 해당 부서에 라우팅하고 지불 처리를 관리합니다. 또한 기밀 세부 사항의 공개를 방지하기 위해 문서를 수정하여 민감한 정보의 개인 정보 및 보안을 보장합니다. 일반적으로 이러한 플랫폼은 제출에서 완료까지 요청 상태를 추적 할 수있는 능력과 함께 시민들이 기록을 검색하고 요청을 제출할 수있는 공개 포털을 제공합니다. 내부적 으로이 시스템은 정부 기관에 엔터프라이즈 정보 보관 소프트웨어와 유사한 기능을 제공합니다. 2020 년 이래로 미국의 연방 기관은 모든 기록을 전자적으로 관리해야하므로 많은 정부 기관에 공공 기록 관리 시스템이 필수적입니다. 이 도구를 사용하면 대행사가 신속하게 검색하여 요청에 응답하기위한 인덱싱 기능을 통해 레코드를 디지털 방식으로 업로드하고 저장할 수 있습니다. 또한 누가 기록에 액세스 한 사람과시기를 추적하기 위해 감사 트레일을 유지합니다. 대부분의 시스템에는 성능 메트릭을 모니터링하고 레코드 요청의 트렌드를 식별하기위한보고 및 분석 기능이 포함됩니다.
