Le conversazioni su Zoho Cliq possono oltrepassare i confini aziendali. Potresti lavorare all'interno dell'organizzazione del tuo datore di lavoro, collaborare con un fornitore e utilizzare un account separato fornito da un cliente per un altro incarico. Ogni rapporto può richiedere un tipo di accesso diverso.
Il primo passo per gestire più account Zoho Cliq è mappare questi rapporti. Credenziali di accesso separate richiedono sessioni separate. Un canale esterno, un invito come ospite o un Network potrebbero consentirti di collaborare tramite l'account che usi già. Creare un altro profilo desktop non determina quale modalità sia consentita dalla tua organizzazione.
Una volta chiarito il modello di accesso, puoi scegliere i controlli nativi di Cliq per gli account oppure organizzare quegli account insieme alle altre app di lavoro in WebCatalog.
Distingui la questione dell'accesso da quella dell'organizzazione
“Più organizzazioni” può descrivere diverse situazioni. Un dipendente con un altro account fornito da un'azienda ha un'esigenza diversa da quella di un partner invitato a una conversazione condivisa.
La documentazione di Zoho per Cliq con CRM Plus esplicita questa distinzione: un utente appartiene a un'organizzazione principale e può entrare in altre organizzazioni come utente esterno. La documentazione descrive il passaggio tra questi contesti, con un accesso diverso da quello dei membri interni.
Più recentemente, i controlli di Cliq per gli utenti ospiti hanno introdotto l'accesso a canali e contatti associati all'interno di un'altra organizzazione. La partecipazione dipende dall'invito e dalle relative policy organizzative.
Questo significa che la stessa email utilizzata nel lavoro con più aziende non rappresenta necessariamente due account Cliq indipendenti. Chiarisci se stai usando credenziali di accesso separate, una partecipazione come utente esterno o uno specifico invito a collaborare. Non bisogna presumere che le regole relative a più organizzazioni in altri prodotti Zoho si applichino senza modifiche anche a Cliq.
Crea una mappa degli accessi prima di aggiungere account sul desktop
Prepara un breve riepilogo del lavoro che devi svolgere. Per ogni destinazione, identifica le credenziali di accesso, il tipo di accesso, l'amministratore responsabile e i materiali di supporto.
| Rapporto di lavoro | Accesso da verificare | Organizzazione del desktop suggerita |
|---|---|---|
| Dipendente della tua azienda principale | Il tuo account interno e i canali assegnati | Un profilo e uno spazio di lavoro aziendali |
| Il cliente ti fornisce credenziali separate e autorizzate | L'organizzazione e l'accesso ai canali di quell'account | Un profilo separato con il nome del cliente |
| Il fornitore usa già Cliq | Un canale esterno o un'altra modalità di collaborazione consentita | Il tuo account esistente accanto agli strumenti di progetto del fornitore |
| Un collaboratore esterno partecipa a un incarico circoscritto | Accesso come ospite alle conversazioni necessarie, ove supportato | Il contesto ospite autorizzato e il brief del progetto |
| Community di partner a lungo termine | Partecipazione a un Cliq Network | Il Network pertinente accanto alle risorse per i partner |
Considera la mappa come una descrizione dell'accesso effettivo. Uno spazio chiamato “Cliente Nord” è utile solo se l'account al suo interno può raggiungere le conversazioni previste.
Ad esempio, annota “account aziendale, canale esterno del fornitore, responsabile acquisti” anziché “account fornitore” quando non esistono credenziali separate per il fornitore. Etichette chiare evitano di creare profili duplicati per risolvere un problema che riguarda invece la configurazione degli accessi.
Comprendi le opzioni native già disponibili
L'app desktop di Cliq gestisce l'accesso a più account
L'app desktop nativa di Zoho Cliq supporta già più account. Zoho indica Accounts → Add account per aggiungere un account, fino a un massimo di dieci. Selezionando un account dal menu Accounts, si apre una nuova finestra di Cliq dedicata a quell'account.
Se lavori principalmente all'interno di Cliq, questa è un'opzione diretta. Puoi usare il menu degli account dell'app per accedere ai diversi account aziendali che possiedi già. WebCatalog diventa più utile quando ogni account è parte di un flusso di lavoro più ampio che coinvolge registri di progetto, documenti, calendari e altre app web.
I canali esterni collegano le organizzazioni attorno a una conversazione
Un canale esterno consente a persone di organizzazioni diverse di collaborare. L'accesso è determinato dalle policy richieste e dall'invito. Zoho supporta inoltre la collaborazione tramite canali esterni tra specifici data center, mentre i messaggi diretti tra data center sono soggetti a limitazioni diverse.
La creazione di canali esterni dipende dal piano: il piano Free non consente di crearli e, nei piani a pagamento, chi può crearli dipende dall'edizione e dalle autorizzazioni dell'amministratore. Controlla la configurazione dell'organizzazione ospitante prima di scegliere questa modalità per collaborare con un fornitore.
L'accesso come ospite e i Network rispondono a rapporti diversi
La funzionalità ospiti aggiornata di Zoho consente ai collaboratori invitati di partecipare a canali esistenti. Può essere adatta a un collaboratore esterno che aiuta con una campagna specifica. Un Cliq Network offre un ambiente dedicato a una collaborazione esterna più ampia, come una community continuativa di partner.
Consulta la documentazione aggiornata sugli ospiti prima di proporre il nuovo flusso di lavoro: Zoho attualmente dichiara che Guest Users 2.0 non è supportato in Zoho One e che non supporta i messaggi diretti tra data center. La modalità disponibile va individuata in base all'edizione e alla configurazione effettive dell'organizzazione.
Queste opzioni native possono eliminare la necessità di un altro account. Usa credenziali separate quando il lavoro lo richiede davvero e la funzionalità di collaborazione appropriata quando il rapporto prevede una partecipazione esterna.
Organizza la configurazione approvata in WebCatalog
Con la mappa degli accessi pronta, configura il desktop di conseguenza. WebCatalog Desktop ti consente di avviare Cliq in una finestra dedicata e di organizzarlo insieme ad altre app web.
Per due account distinti, segui la procedura di configurazione dei profili di WebCatalog:
- Apri Profiles e scegli Add profile.
- Assegna al primo profilo un nome che identifichi l'account che conterrà, ad esempio “Operazioni aziendali”.
- Apri Cliq con quel profilo e accedi tramite la normale procedura della tua organizzazione.
- Crea un secondo profilo, ad esempio “Cliente Nord”, e accedi lì all'account separato fornito dal cliente.
- Verifica l'account e l'organizzazione in entrambe le sessioni prima di aggiungere altre destinazioni.
I profili mantengono separati cookie, sessioni e dati di navigazione. Non forniscono un invito, non assegnano una licenza e non modificano l'accesso concesso all'interno di Cliq.
Successivamente, crea uno spazio per ogni contesto di lavoro. Lo spazio aziendale potrebbe includere Cliq, lo strumento di monitoraggio delle attività operative e il manuale interno. Lo spazio del cliente potrebbe contenere la sessione Cliq del cliente, il piano di progetto e i documenti da revisionare.
Ogni spazio si apre nella propria finestra. Riutilizzare lo stesso profilo WebCatalog in più spazi significa riutilizzare lo stesso account; un nome diverso per lo spazio non crea un'altra identità di account. Questo riutilizzo è appropriato quando un account partecipa legittimamente a conversazioni relative a più progetti.
Scegli un piano WebCatalog adatto al numero di app, profili e spazi di cui hai bisogno. Conta gli account distinti separatamente dai progetti: cinque progetti che usano un solo account non richiedono automaticamente cinque profili.
Esempio: un responsabile della delivery che gestisce tre rapporti di lavoro
Immagina un responsabile della delivery che coordina il lancio interno di un prodotto, un'implementazione per un cliente e un passaggio di consegne con un fornitore. I progetti coinvolgono la stessa persona, ma non condividono tutti gli account o i documenti.
Lancio interno: tieni la conversazione del team accanto al piano
Usa l'account aziendale per il lancio interno. Colloca quella sessione Cliq accanto alla checklist di rilascio e al registro delle decisioni in uno spazio “Lancio prodotto”.
Quando un membro del team chiede se una tappa è pronta, il piano è disponibile nello stesso contesto di lavoro. Registra la decisione dove il team di progetto si aspetta di trovarla, quindi rispondi nel canale appropriato. Il vantaggio è un percorso più semplice dalla discussione alla documentazione che la supporta.
Non serve un nuovo account Cliq solo perché il lancio ha uno spazio dedicato. L'account aziendale può essere riutilizzato anche in uno spazio per le attività operative, se entrambi i contesti appartengono alla stessa identità.
Implementazione per il cliente: mantieni separato l'account fornito dal cliente
Supponiamo che il cliente fornisca un account per la propria organizzazione. Assegna quell'account al profilo Cliente Nord e usalo con gli strumenti di progetto del cliente.
Prima della prima revisione, verifica l'accesso al canale di implementazione e al documento in discussione. Se la chat si apre ma il file di progetto no, individua quale account è richiesto dal servizio di gestione dei file. Una sessione Cliq funzionante non dimostra che tutte le app di supporto usino le stesse credenziali.
Usa lo spazio del cliente come promemoria dell'incarico attivo. Quando condividi un file, controlla il pubblico a cui è destinato e la conversazione di destinazione. L'obiettivo è rendere semplice seguire il normale processo di revisione, con i documenti pertinenti già a portata di mano.
Passaggio di consegne con il fornitore: riutilizza l'identità aziendale quando opportuno
Per il fornitore potrebbe bastare un canale esterno approvato. Mantieni l'account aziendale e aggiungi i documenti del passaggio di consegne con il fornitore a uno spazio di progetto separato.
La mappa degli accessi dovrebbe indicare che questa conversazione usa ancora Operazioni aziendali. Questa distinzione è importante quando riprendi il lavoro dopo un'interruzione: sei un dipendente che collabora con l'esterno, non una persona che ha effettuato l'accesso all'organizzazione interna del fornitore.
Se il fornitore non riesce a partecipare, chiedi agli amministratori responsabili di controllare l'invito e le policy di collaborazione. Creare un nuovo profilo WebCatalog non cambierà l'autorizzazione lato server che regola la partecipazione.
Mantieni utile la mappa degli accessi mentre il lavoro cambia
Aggiorna la mappa quando inizia un incarico per un cliente, un collaboratore esterno termina il lavoro o la responsabilità passa a un altro collega. Le domande utili sono concrete: quale account viene usato, quali conversazioni restano necessarie e chi può modificare quell'accesso?
Un'uscita può richiedere l'intervento di un amministratore per rimuovere l'accesso all'organizzazione o quello come ospite. Rimuovere un collegamento dal desktop è un'operazione di riordino separata. Completa la modifica a livello di servizio tramite l'organizzazione che controlla l'appartenenza, quindi riordina lo spazio di lavoro di conseguenza.
Rivedi anche le app che affiancano la conversazione. Un progetto può concludersi mentre un vecchio brief, un calendario o un account per i documenti rimangono visibili ogni giorno. Rimuovi le destinazioni che non supportano più il lavoro attivo, in modo che lo spazio continui a rispecchiare il proprio scopo.
Se le notifiche diventano una distrazione, decidi quale conversazione richiede una risposta durante ciascun blocco di lavoro. Usa i controlli delle notifiche disponibili nell'ambiente Cliq pertinente e verificane il risultato prima di farvi affidamento. Mantenere più account accessibili non significa che ogni account debba ricevere la stessa attenzione per tutto il giorno.
Dai alla prossima organizzazione un posto chiaro sul tuo desktop
Inizia con un account aziendale e un rapporto esterno. Decidi se quel rapporto richiede un account separato, un invito come ospite, un canale esterno o un Network. Annota la risposta prima di configurare il desktop.
Poi aggiungi Zoho Cliq a WebCatalog, crea profili per gli account distinti e organizza gli spazi attorno al lavoro generato da ciascun rapporto. La struttura dei tuoi account rimane allineata agli accessi forniti dalle organizzazioni, mentre conversazioni e strumenti diventano più facili da trovare insieme.
