Le conversazioni di Zoho Cliq possono coinvolgere persone di aziende diverse. Potresti lavorare nell'organizzazione del tuo datore di lavoro, collaborare con un fornitore e usare un account separato fornito da un cliente per un altro incarico. Ogni rapporto può richiedere un tipo di accesso diverso.
Il primo passo per gestire più account Zoho Cliq è mappare questi rapporti. Accessi separati richiedono sessioni separate. Un canale esterno, un invito come ospite o una Network potrebbero consentirti di collaborare tramite l'account che già usi. Creare un altro profilo desktop non determina quale configurazione sia consentita dalla tua organizzazione.
Una volta chiarito il modello di accesso, l'app desktop di Cliq può contenere fino a dieci accessi separati, ciascuno aperto in una propria finestra. Se vuoi raggruppare ogni accesso con le altre app web usate in quel contesto, WebCatalog Desktop può mantenere gli account in profili separati.
Distingui la questione dell'accesso da quella dell'organizzazione
“Più organizzazioni” può descrivere diverse situazioni. Un dipendente con un altro accesso fornito da un'azienda ha un'esigenza diversa da quella di un partner invitato a una conversazione condivisa.
La documentazione di Zoho su Cliq con CRM Plus rende esplicita questa distinzione: un utente appartiene a un'organizzazione principale e può unirsi ad altre organizzazioni come utente esterno. La documentazione descrive il passaggio da un contesto all'altro, con un accesso diverso da quello dei membri interni.
Più di recente, i controlli per gli utenti ospiti di Cliq hanno introdotto l'accesso ai canali e ai contatti associati all'interno di un'altra organizzazione. La partecipazione dipende dall'invito e dalle politiche organizzative pertinenti.
Di conseguenza, il fatto che la stessa email compaia nelle attività di più aziende non significa necessariamente che si tratti di due account Cliq indipendenti. Verifica se stai usando un accesso separato, un'appartenenza esterna o uno specifico invito alla collaborazione. Non dare per scontato che le regole per più organizzazioni applicate ad altri prodotti Zoho valgano anche per Cliq senza modifiche.
Definisci una mappa degli accessi prima di aggiungere account desktop
Crea un breve elenco delle attività da svolgere. Per ogni destinazione, identifica l'accesso, il tipo di autorizzazione, l'amministratore responsabile e i materiali di supporto.
| Rapporto di lavoro | Accesso da verificare | Configurazione desktop consigliata |
|---|---|---|
| Dipendente della tua azienda principale | Il tuo account interno e i canali assegnati | Un profilo aziendale e un'area di lavoro |
| Un cliente ti fornisce un accesso separato e autorizzato | L'organizzazione di quell'account e l'accesso ai canali | Un profilo separato con il nome del cliente |
| Un fornitore usa già Cliq | Un canale esterno o un'altra modalità di collaborazione consentita | Il tuo account esistente accanto agli strumenti del progetto del fornitore |
| Un collaboratore partecipa a un incarico limitato | Accesso ospite alle conversazioni necessarie, se disponibile | Il contesto ospite autorizzato e le informazioni sul progetto |
| Comunità di partner a lungo termine | Appartenenza a una Cliq Network | La Network pertinente accanto alle risorse dei partner |
Considera la mappa come una descrizione degli accessi effettivi. Uno spazio chiamato “Cliente Nord” è utile solo se l'account al suo interno può accedere alle conversazioni previste.
Ad esempio, annota “accesso aziendale, canale esterno del fornitore, responsabile degli acquisti” invece di “account del fornitore” se non esiste un accesso separato del fornitore. Etichette chiare evitano di creare profili duplicati per risolvere un problema che riguarda la configurazione degli accessi.
Scopri le opzioni native già disponibili
L'app desktop di Cliq gestisce più accessi
L'app desktop nativa di Zoho Cliq supporta già più account. Zoho indica di usare Account → Aggiungi account per aggiungere un accesso, fino a un massimo di dieci account. Selezionando un account dal menu Account si apre una nuova finestra di Cliq.
Se svolgi la maggior parte del tuo lavoro in Cliq, questa è un'opzione diretta. Puoi usare il menu degli account dell'app per accedere ai diversi account aziendali che già possiedi. WebCatalog Desktop è più utile quando ogni account è una parte di un flusso di lavoro più ampio che coinvolge registri di progetto, documenti, calendari e altre app web.
I canali esterni collegano le organizzazioni attorno a una conversazione
Un canale esterno consente a persone di organizzazioni diverse di collaborare. L'accesso dipende dalle politiche richieste e dall'invito. Zoho supporta inoltre la collaborazione tramite canali esterni tra specifici data center, mentre i messaggi diretti tra data center sono soggetti a limitazioni diverse.
La creazione di canali esterni dipende dal piano: il piano Free non consente di crearli e, nei piani a pagamento, chi può crearli dipende dall'edizione e dalle autorizzazioni dell'amministratore. Verifica la configurazione dell'organizzazione ospitante prima di scegliere questa modalità per collaborare con un fornitore.
L'accesso ospite e le Network rispondono a esigenze diverse
La funzionalità ospiti aggiornata di Zoho consente ai collaboratori invitati di partecipare ai canali esistenti. Può essere adatta a un collaboratore esterno che aiuta con una campagna specifica. Una Cliq Network offre un ambiente dedicato a una collaborazione esterna più ampia, ad esempio una comunità di partner continuativa.
Prima di proporre il flusso di lavoro più recente, consulta la documentazione aggiornata sugli ospiti: Zoho indica attualmente che Guest Users 2.0 non è supportato in Zoho One e che non supporta i messaggi diretti tra data center. La modalità disponibile deve dipendere dall'edizione e dalla configurazione effettive dell'organizzazione.
Queste opzioni native possono eliminare la necessità di un altro account. Usa un accesso separato quando il lavoro ne richiede davvero uno e scegli la funzionalità di collaborazione appropriata quando si tratta di una partecipazione esterna.
Organizza in WebCatalog Desktop la configurazione autorizzata
Con la mappa degli accessi pronta, configura il desktop in base a essa. WebCatalog Desktop ti consente di avviare Cliq in una finestra dedicata e di organizzarlo insieme ad altre app web.
Per due accessi distinti, segui la procedura di configurazione dei profili:
- Apri WebCatalog Desktop, vai su Profili e seleziona Aggiungi profilo.
- Assegna al primo profilo il nome dell'account che conterrà, ad esempio “Operazioni aziendali”.
- Apri Cliq con quel profilo e accedi seguendo la procedura abituale della tua organizzazione.
- Crea un secondo profilo, ad esempio “Cliente Nord”, e accedi con l'account separato fornito dal cliente.
- Verifica l'account e l'organizzazione in entrambe le sessioni prima di aggiungere altre destinazioni.
I profili mantengono separati cookie, sessioni e dati di navigazione. Non forniscono un invito, non assegnano una licenza e non modificano gli accessi concessi all'interno di Cliq.
Poi crea uno spazio per ogni contesto di lavoro. Lo spazio aziendale potrebbe includere Cliq, il sistema di monitoraggio delle operazioni e il manuale interno. Lo spazio del cliente potrebbe contenere la sessione Cliq del cliente, il piano del progetto e i documenti di revisione.
Ogni spazio si apre in una finestra distinta. Riutilizzare lo stesso profilo in più spazi significa riutilizzare lo stesso accesso; il nome diverso di uno spazio non crea un'altra identità account. Questo riutilizzo è appropriato quando un account partecipa legittimamente a diverse conversazioni di progetto.
Mantieni aggiornata la mappa degli accessi quando il lavoro cambia
Aggiorna la mappa quando inizia un incarico con un cliente, termina il lavoro di un collaboratore esterno o la responsabilità passa a un collega. La rimozione dell'accesso organizzativo o ospite di una persona avviene in Cliq, tramite l'organizzazione che controlla l'appartenenza; l'eliminazione di un profilo rimuove solo la sessione locale.
Quando un progetto termina, rimuovi le relative app e il relativo spazio dal desktop, in modo che ciò che vedi corrisponda al lavoro ancora attivo.
Assegna alla prossima organizzazione uno spazio chiaro sul desktop
Inizia con un accesso aziendale e un rapporto esterno. Decidi se quel rapporto richiede un account separato, un invito come ospite, un canale esterno o una Network. Registra la decisione prima di configurare il desktop.
Quindi scarica WebCatalog Desktop, crea profili per gli accessi distinti e organizza gli spazi in base alle attività generate da ciascun rapporto. La struttura dei tuoi account rimane allineata agli accessi forniti dalle organizzazioni, mentre conversazioni e strumenti diventano più facili da trovare insieme.
