Google Voice può gestire chiamate molto diverse: un appuntamento personale, una conversazione con un cliente o una chiamata gestita per conto di un collega. Prima di aggiungere un altro accesso, decidi quale differenza devi davvero rappresentare.
Per gestire più account Google Voice, puoi passare da uno all'altro tramite il menu degli account Google oppure assegnare a ciascun account un profilo dedicato in WebCatalog Desktop, così da mantenere entrambi connessi contemporaneamente. Verifica il numero Voice associato a ciascun account e organizza il lavoro in base a quell'account. Se più persone devono rispondere allo stesso numero, le funzionalità di chiamata aziendale di Google Voice potrebbero essere più adatte dell'apertura di un'altra finestra per un account.
WebCatalog Desktop mantiene accessibili sul desktop i diversi contesti degli account. L'assegnazione dei numeri, l'abbonamento, l'inoltro e il comportamento dell'instradamento delle chiamate restano gestiti da Google Voice.
Scegli prima la combinazione di account e numeri
Un Account Google identifica l'utente che ha effettuato l'accesso. Un numero Voice è un numero fornito o assegnato tramite il servizio. Un numero di telefono collegato è un numero esistente che può ricevere chiamate inoltrate.
Un Account Google personale può avere un solo numero Voice; Google non trasferirà nemmeno un secondo numero a un account che ne possiede già uno. Per avere un secondo numero personale serve quindi un secondo Account Google, ed è in questo caso che diventa necessario gestire più account.
Le istruzioni di Google sui numeri collegati spiegano che l'inoltro trasferisce le chiamate dirette al tuo numero Voice ai telefoni collegati. Collegare il cellulare non crea una seconda identità Google Voice né una casella di posta separata.
Inizia con la soluzione più adatta al lavoro da svolgere:
| Esigenza | Soluzione di partenza adatta | Cosa offre un ambiente di lavoro desktop |
|---|---|---|
| Mantenere accessibili gli account Voice personale e aziendale | Account distinti, ciascuno configurato separatamente | Sessioni distinte e contesti di lavoro facilmente riconoscibili |
| Rispondere al tuo numero Voice esistente da un altro telefono | Inoltro a un numero collegato, se disponibile | Accesso alle impostazioni e alla cronologia dell'account |
| Consentire a un team di gestire le chiamate a un numero aziendale condiviso | Un gruppo di squillo di Workspace idoneo | Gli strumenti e i registri di lavoro del team |
| Aiutare un dirigente a gestire le proprie chiamate | Delega delle chiamate autorizzata con un piano idoneo | La tua sessione di lavoro accanto agli strumenti concordati per il seguito |
Si tratta di soluzioni diverse. Aggiungere altre finestre di account non crea un gruppo di squillo e inoltrare un numero non assegna a un'altra persona la responsabilità della conversazione. Prima di decidere dove visualizzare le chiamate, stabilisci come devono funzionare.
Scegli in base all'abbonamento Voice effettivo
Gli account Google Voice personali e aziendali non offrono tutti le stesse funzionalità. Il confronto degli abbonamenti di Google distingue i piani per singolo utente dagli abbonamenti aggiunti a Google Workspace.
Il servizio per i consumatori senza costi è un'opzione per singolo utente. Google offre anche gli abbonamenti Starter standalone e Standard standalone per gli account Gmail personali idonei negli Stati Uniti. Pertanto, un accesso Gmail personale non consente di capire se l'account usa il servizio gratuito o un piano a pagamento.
La documentazione dei piani standalone è importante per confrontare le funzionalità aziendali: Standard standalone include i risponditori automatici, ma non i gruppi di squillo né la delega delle chiamate. Queste funzionalità collaborative sono disponibili con Voice Standard e Premier come componenti aggiuntivi di Workspace.
Per un account gestito dall'azienda, verifica che Voice sia stato attivato per l'utente. Avere un indirizzo email di lavoro non garantisce, da solo, che il servizio Voice sia attivo o che siano disponibili le funzionalità di chiamata necessarie.
Anche la località influisce sulla scelta. I piani per singolo utente sono disponibili solo negli Stati Uniti. Per le organizzazioni, la disponibilità dipende dal Paese e dal fatto che il servizio telefonico sia fornito tramite il piano di chiamate di Google, Carrier Link o SIP Link. Consulta la guida di Google a Paesi e provider prima di pianificare una distribuzione in più località.
Non serve riprogettare da zero l'intero sistema telefonico per organizzare due account esistenti. Prima di aspettarti le stesse funzionalità da entrambi, però, devi sapere quale servizio utilizza ciascun account.
Usa i controlli nativi degli account Google, se sono adatti
Google offre già la possibilità di accedere e passare da un account all'altro. Sul desktop, usa l'immagine del profilo o l'iniziale per aggiungere o selezionare un account, poi verifica quale account è attivo nel servizio che apri.
Anche l'app mobile Voice documenta il passaggio da un account all'altro su Android e iPhone o iPad. Il selettore degli account è un'opzione utile se devi cambiare contesto solo di tanto in tanto.
Sul desktop, Google Voice è disponibile tramite la versione web. Le indicazioni di Google sulle chiamate elencano i browser supportati, tra cui Chrome, Edge, Firefox e Safari. Per una configurazione semplice, potrebbe bastare tenere Voice aperto nel browser.
I profili separati di WebCatalog Desktop sono utili quando gli account personale e di lavoro devono avere ambienti dedicati, stabili e con un nome riconoscibile, soprattutto se dalle chiamate si passa a documenti, appuntamenti o registri di progetto. Puoi tornare alla sessione desiderata senza dipendere soltanto dall'account Google selezionato in una finestra del browser generica.
Crea un ambiente riconoscibile per ogni account in WebCatalog Desktop
Aggiungi Google Voice a WebCatalog Desktop. In Profili, seleziona Aggiungi profilo, assegna un nome che ne indichi lo scopo e apri Voice con quel profilo. Accedi con l'Account Google desiderato. Ripeti la procedura con un secondo profilo per l'altro account. Ogni profilo apre Voice in una finestra desktop dedicata, con un'icona nel Dock o nella barra delle applicazioni, invece che in una scheda del browser che potresti chiudere per errore.
La documentazione di WebCatalog sui profili spiega che cookie, sessioni e dati di navigazione rimangono separati tra i profili. Alcuni nomi utili potrebbero essere «Voice personale» e «Lavoro di consulenza».
Prima di continuare, controlla l'indirizzo email dell'account e il numero Voice in ogni sessione. Una cronologia delle chiamate vuota o una schermata di registrazione potrebbero indicare che hai selezionato un Account Google diverso da quello associato al servizio. Chiarisci quale account stai usando prima di creare o modificare numeri.
Crea uno spazio di lavoro che contenga Voice, il calendario e i registri che usi dopo le chiamate. Ogni spazio si apre in una finestra separata. I profili separano le sessioni degli account; gli spazi organizzano le app in base a uno scopo.
Se lo stesso numero aziendale serve diversi progetti con clienti, puoi riutilizzare il relativo profilo in spazi di progetto diversi. Continuerà comunque a rappresentare lo stesso account Voice, con la stessa cronologia sottostante.
Flusso di lavoro 1: chiamate personali e professionali durante la giornata lavorativa
Immagina un consulente che utilizza un account Voice personale esistente e un account aziendale configurato separatamente. L'obiettivo è riconoscere il contesto di ogni conversazione e archiviare il lavoro che ne deriva nel posto giusto.
All'inizio della giornata, apri la sessione di lavoro accanto al calendario degli appuntamenti e alle note aggiornate sui clienti. Quando ti serve, tieni la sessione personale nella sua finestra dedicata. Non trattare le due cronologie delle chiamate come un'unica lista di attività: una chiamata persa per un appuntamento personale e una richiesta di un cliente richiedono azioni successive diverse.
Per ricevere chiamate sul desktop, la sessione deve essere effettivamente disponibile. Google specifica che Voice deve rimanere aperto per ricevere chiamate sul computer. Controlla il microfono selezionato, gli altoparlanti e le autorizzazioni pertinenti per le notifiche, quindi fai una chiamata di prova prima di affidarti alla nuova configurazione per gli appuntamenti.
Se usi anche telefoni collegati, verifica le impostazioni di inoltro nell'account corretto. Google specifica che non è possibile collegare un numero di telefono a un altro numero Voice se è già collegato altrove. Prima di impostare due sessioni desktop con l'inoltro di entrambi gli account allo stesso numero collegato, verifica che il servizio lo consenta.
Quando richiami un numero dopo aver perso una chiamata, apri prima la cronologia dell'account appropriato. Verifica il contesto della chiamata, poi richiama e registra l'azione successiva insieme alle informazioni pertinenti sull'appuntamento o sul cliente.
Flusso di lavoro 2: più progetti con clienti usano un solo numero aziendale
Un secondo cliente non richiede automaticamente un secondo account Voice. Se la tua attività di consulenza usa già un solo numero aziendale, organizzare le chiamate per progetto potrebbe essere un miglioramento più utile.
Crea uno spazio per un progetto che comporta frequenti conversazioni telefoniche. Aggiungi Voice con il profilo aziendale esistente, insieme alla descrizione del progetto, al calendario e al registro delle decisioni. Un altro spazio di progetto può riutilizzare quel profilo e mostrare i propri strumenti di supporto.
Riutilizzare un profilo non suddivide la cronologia di Voice per progetto, non crea caselle vocali specifiche per progetto e non cambia il numero utilizzato per le chiamate. Mantieni questa distinzione tra progetti nei registri che usi già. WebCatalog Desktop offre una disposizione pratica degli strumenti, ma non classifica automaticamente i chiamanti.
Flusso di lavoro 3: gestire le chiamate per conto di un collega
Le esigenze di un assistente esecutivo sono diverse da quelle di chi mantiene due accessi personali. L'assistente deve poter gestire le chiamate di un'altra persona, continuando a usare la propria identità di lavoro.
Con i piani Workspace Voice idonei, usa la delega delle chiamate. Un amministratore può assegnare a un delegato le autorizzazioni per effettuare e ricevere chiamate e accedere alla segreteria telefonica per conto del delegante. Le autorizzazioni assegnate determinano le responsabilità disponibili.
Prima di iniziare a gestire le chiamate, concordate le modalità operative: quali chiamate trasferire, quali gestire direttamente e come registrare una richiesta di richiamata. Tieni la tua sessione Voice accanto al calendario autorizzato e al registro delle azioni successive, in uno spazio «Supporto esecutivo».
Quando una chiamata in arrivo richiede ulteriori azioni, registra chi deve rispondere e di quali informazioni ha bisogno. L'ambiente di lavoro supporta questo processo senza richiedere un secondo profilo connesso all'account del dirigente. La delega viene concessa da Google Voice, non da WebCatalog Desktop.
Per rispondere alle chiamate in team, valuta invece un gruppo di squillo. Nei piani idonei, Google supporta opzioni di instradamento, orari di lavoro e la gestione delle chiamate senza risposta. La documentazione specifica inoltre che le chiamate ai gruppi di squillo non vengono inoltrate ai numeri di cellulare collegati dei membri: verifica quindi quali dispositivi rispondono effettivamente quando progetti la copertura.
Una raccolta di finestre di account aperte non può sostituire queste regole di instradamento. Usa la funzionalità Voice appropriata, poi organizza il lavoro di supporto di ciascuna persona intorno a essa.
Organizza l'ambiente di lavoro intorno alla prossima chiamata
Parti dagli account e dai numeri che ti sono già stati assegnati. Stabilisci se il prossimo miglioramento necessario consiste in sessioni separate per uso personale e professionale, in un contesto di progetto più chiaro o in una soluzione di delega o gruppo di squillo supportata.
Poi scarica WebCatalog Desktop. Assegna profili distinti agli account diversi, affianca l'account di lavoro agli strumenti che trasformano le chiamate in decisioni e verifica la configurazione delle chiamate in arrivo prima della prossima conversazione programmata. Avrai così uno spazio più chiaro per gestire le chiamate e le attività successive, senza confondere l'organizzazione degli account con la configurazione del sistema telefonico.
