Google Voice può essere utilizzato per chiamate molto diverse: un appuntamento personale, una discussione con un cliente o una conversazione gestita per conto di un collega. Prima di aggiungere un altro accesso, stabilisci quale distinzione ti serve davvero rappresentare.
Per gestire più account Google Voice, usa una sessione desktop separata per ogni account che possiedi già, verificane il numero Voice e organizza il lavoro attorno a quell'account. Quando più persone devono rispondere a un unico numero, le funzionalità di telefonia aziendale di Google Voice potrebbero essere più adatte di un'altra finestra dell'account.
WebCatalog aiuta a mantenere accessibili sul desktop i contesti dei vari account. L'assegnazione del numero, l'abbonamento, l'inoltro e il comportamento di instradamento delle chiamate restano di competenza di Google Voice.
Scegli prima come organizzare account e numeri
Un Account Google identifica l'utente che ha effettuato l'accesso. Un numero Voice è un numero fornito o assegnato tramite il servizio. Un numero di telefono collegato è un numero esistente che può ricevere chiamate inoltrate.
Le istruzioni di Google sui numeri collegati spiegano che l'inoltro trasferisce ai telefoni collegati le chiamate dirette al tuo numero Voice. Collegare il cellulare non crea una seconda identità Google Voice né una casella di posta separata.
Parti dalla configurazione più adatta al lavoro:
| Di cosa hai bisogno | Punto di partenza appropriato | Cosa offre uno spazio di lavoro desktop |
|---|---|---|
| Mantenere accessibili gli account Voice personale e fornito dal datore di lavoro | Account separati già attivati | Sessioni distinte e contesti di lavoro riconoscibili |
| Rispondere al tuo numero Voice esistente su un altro telefono | Inoltro a un numero collegato, dove disponibile | Accesso alle impostazioni e alla cronologia dell'account |
| Consentire a un team di gestire le chiamate a un numero aziendale condiviso | Un gruppo di risposta di Workspace su un piano idoneo | Gli strumenti e i documenti di supporto del team |
| Aiutare un dirigente a gestire le proprie chiamate | Delega delle chiamate autorizzata su un piano idoneo | La tua sessione di lavoro accanto agli strumenti concordati per le attività successive |
Si tratta di configurazioni diverse. Aggiungere altre finestre di account non crea un gruppo di risposta e inoltrare un numero non assegna a un'altra persona la responsabilità della conversazione. Decidi come devono funzionare le chiamate prima di scegliere dove visualizzarle.
Adatta la configurazione all'abbonamento Voice effettivo
Gli account Google Voice personali e aziendali non offrono tutti le stesse funzionalità. Il confronto degli abbonamenti di Google distingue i piani per un singolo utente dagli abbonamenti aggiunti a Google Workspace.
Il servizio gratuito per privati è una delle opzioni per un singolo utente. Google offre inoltre gli abbonamenti Starter standalone e Standard standalone per gli account Gmail personali idonei negli Stati Uniti. Un accesso con un account Gmail personale, quindi, non indica se l'account utilizza il servizio gratuito o un piano a pagamento.
La documentazione sui piani standalone è importante quando si confrontano le funzionalità aziendali: Standard standalone include i risponditori automatici, ma non i gruppi di risposta o la delega delle chiamate. Queste funzionalità di collaborazione sono disponibili con Voice Standard e Premier come componenti aggiuntivi di Workspace.
Per un account gestito dall'azienda, verifica che Voice sia stato attivato per l'utente. Il solo fatto di avere un indirizzo email di lavoro non garantisce un servizio Voice funzionante o la funzionalità di chiamata necessaria.
Anche la posizione geografica influisce sulla scelta. I piani per un singolo utente sono disponibili solo negli Stati Uniti. Per le organizzazioni, la disponibilità dipende dal paese e dal fatto che il servizio telefonico venga fornito tramite il piano di chiamata di Google, Carrier Link o SIP Link. Consulta la guida di Google ai paesi e ai provider prima di pianificare un'implementazione in più sedi.
Non è necessario riprogettare l'intero sistema telefonico per organizzare due account esistenti. È però necessario sapere quale servizio è associato a ciascun account prima di aspettarsi le stesse funzionalità da entrambi.
Usa i controlli nativi di Google per gli account quando sono adatti
Google offre già la possibilità di accedere a più account e passare dall'uno all'altro. Sul desktop, usa l'immagine del profilo o l'iniziale per aggiungere o selezionare un account, quindi verifica quale account è attivo nel servizio che apri.
Anche la documentazione dell'app mobile Voice spiega come cambiare account su Android e su iPhone o iPad. Il selettore degli account è un'opzione utile quando hai bisogno di cambiare contesto solo occasionalmente.
Sul desktop, Google Voice funziona tramite la sua interfaccia web. La guida di Google alle chiamate elenca i browser supportati, tra cui Chrome, Edge, Firefox e Safari. Per una configurazione semplice, potrebbe bastare tenere Voice disponibile in un browser.
I profili separati di WebCatalog diventano utili quando l'account personale e quello di lavoro hanno bisogno di punti di accesso stabili e chiaramente denominati, soprattutto quando dalle chiamate derivano documenti, appuntamenti o registrazioni di progetto. Puoi tornare alla sessione desiderata senza dipendere soltanto dall'account Google che risulta selezionato in una finestra generica del browser.
Assegna a ogni account uno spazio riconoscibile sul desktop
Aggiungi Google Voice a WebCatalog Desktop. In Profiles, scegli Add profile, assegna un nome che rifletta lo scopo dell'account e apri Voice con quel profilo. Accedi con l'Account Google desiderato. Ripeti l'operazione con un secondo profilo per l'altro account.
La documentazione sui profili di WebCatalog spiega che cookie, sessioni e dati di navigazione restano separati tra i profili. Nomi utili potrebbero essere “Voice personale” e “Lavoro di consulenza”.
Prima di continuare, controlla l'email dell'account e il numero Voice in ogni sessione. Una cronologia chiamate vuota o una schermata di registrazione potrebbero indicare che hai selezionato un Account Google diverso da quello su cui è attivo il servizio. Chiarisci quale account stai usando prima di creare o modificare numeri.
Crea uno spazio di lavoro che contenga Voice, il calendario e i documenti che usi dopo le chiamate. Ogni spazio si apre in una finestra dedicata. I profili separano le sessioni degli account; gli spazi organizzano le app in funzione di uno scopo.
Se lo stesso numero aziendale serve più progetti per i clienti, puoi riutilizzarne il profilo in diversi spazi di progetto. Si tratta comunque dello stesso account Voice, con la stessa cronologia sottostante. Scegli un piano WebCatalog che supporti i profili, le app e gli spazi previsti dalla configurazione desiderata.
Flusso di lavoro 1: chiamate personali e professionali durante la giornata lavorativa
Immagina un consulente che utilizza un account Voice personale esistente e un account aziendale attivato separatamente. L'obiettivo è riconoscere il contesto di ogni conversazione e mantenere il lavoro che ne deriva nel posto giusto.
All'inizio della giornata, apri la sessione di lavoro accanto al calendario degli appuntamenti e alle note aggiornate sui clienti. Tieni la sessione personale in una finestra dedicata quando ti serve. Evita di trattare le due cronologie chiamate come un unico elenco di attività: una chiamata persa per un appuntamento personale e una richiesta di un cliente comportano azioni successive diverse.
Per ricevere chiamate sul desktop, la sessione deve essere effettivamente disponibile. Google specifica che Voice deve rimanere aperto per ricevere chiamate su un computer. Controlla il microfono e gli altoparlanti selezionati, nonché le autorizzazioni per le notifiche pertinenti, quindi effettua una chiamata di prova prima di affidarti a una nuova configurazione per gli appuntamenti.
Se usi anche telefoni collegati, controlla le relative impostazioni di inoltro nell'account corretto. La documentazione di Google indica che un numero di telefono non può essere collegato a un altro numero Voice se è già collegato altrove. Non pianificare due sessioni desktop contando di inoltrare le chiamate di entrambi gli account allo stesso numero collegato senza prima verificare cosa consente il servizio.
Quando richiami dopo una chiamata persa, apri prima la cronologia dell'account appropriato. Conferma il contesto della chiamata, quindi richiama e annota l'azione successiva insieme all'appuntamento o al lavoro per il cliente a cui si riferisce.
Flusso di lavoro 2: più progetti per i clienti usano un unico numero aziendale
Un secondo cliente non richiede automaticamente un secondo account Voice. Se la tua attività di consulenza utilizza già un unico numero aziendale, organizzare le chiamate per progetto potrebbe essere il miglioramento più utile.
Crea uno spazio per un progetto che comporta frequenti conversazioni telefoniche. Aggiungi Voice con il profilo aziendale esistente, insieme al documento di sintesi del progetto, al programma e al registro delle decisioni. Un altro spazio di progetto può riutilizzare quel profilo mostrando i propri strumenti di supporto.
Quando un cliente chiama, apri il contesto del progetto pertinente e lavora a partire dal documento di sintesi aggiornato. Al termine, annota la decisione, il responsabile e il passaggio successivo. Per esempio: “Confermare la nuova data di consegna con lo sponsor del progetto, quindi inviare il programma aggiornato”. È un'indicazione operativa, senza bisogno di trascrivere ogni parte della conversazione.
Riutilizzare un profilo non suddivide la cronologia di Voice per progetto, non crea caselle di segreteria specifiche per progetto e non cambia il numero usato per le chiamate. Mantieni questa distinzione tra progetti nei documenti che usi già. WebCatalog offre una disposizione comoda degli strumenti, ma non classifica automaticamente chi chiama.
Prima di concludere la giornata lavorativa, controlla le chiamate perse e i messaggi vocali dell'account aziendale confrontandoli con i documenti dei progetti. Annota le attività successive nel luogo in cui gestisci il lavoro, in modo che riaprendo un progetto il giorno dopo sia chiaro cosa richiede ancora attenzione.
Flusso di lavoro 3: gestire le chiamate per conto di un collega
Un assistente di direzione ha esigenze diverse rispetto a chi mantiene due accessi personali. L'assistente deve essere autorizzato a gestire le chiamate di un'altra persona continuando a utilizzare la propria identità di lavoro.
Sui piani Workspace Voice idonei, usa la delega delle chiamate. Un amministratore può assegnare a un delegato le autorizzazioni per effettuare e ricevere chiamate e accedere alla segreteria per conto del delegante. Le autorizzazioni assegnate determinano quali responsabilità possono essere svolte.
Concordate le modalità pratiche di passaggio delle consegne prima che inizi il servizio: quali chiamate trasferire, quali gestire direttamente e come annotare una richiesta di richiamata. Tieni la tua sessione Voice accanto al calendario autorizzato e al registro delle attività successive in uno spazio “Supporto alla direzione”.
Quando una chiamata in arrivo richiede ulteriori azioni, annota chi deve rispondere e quali informazioni di contesto gli servono. Lo spazio di lavoro supporta questo processo senza richiedere un secondo profilo con accesso all'account del dirigente. La delega viene concessa da Google Voice, non da WebCatalog.
Per la gestione delle risposte da parte di un team, valuta invece un gruppo di risposta. Sui piani idonei, Google supporta opzioni di instradamento, orari di lavoro e gestione delle chiamate senza risposta. La documentazione precisa inoltre che le chiamate ai gruppi di risposta non vengono inoltrate ai numeri di cellulare collegati dei membri, quindi verifica i dispositivi effettivamente utilizzati per rispondere quando pianifichi la copertura.
Un insieme di finestre di account aperte non può sostituire queste regole di instradamento. Usa la funzionalità Voice appropriata, quindi organizza attorno a essa il lavoro di supporto di ciascuna persona.
Costruisci lo spazio di lavoro attorno alla prossima chiamata
Parti dagli account e dai numeri che ti sono già stati assegnati. Individua se il prossimo miglioramento consiste nel separare le sessioni personali e di lavoro, nel migliorare il contesto dei progetti o nell'adottare una configurazione supportata di delega o gruppo di risposta.
Quindi apri Google Voice in WebCatalog. Assegna profili separati agli account distinti, affianca l'account di lavoro agli strumenti che trasformano le chiamate in decisioni e controlla la configurazione delle chiamate in arrivo prima della prossima conversazione programmata. Il risultato è un ambiente più chiaro in cui gestire le chiamate e le attività successive, senza confondere l'organizzazione degli account con la configurazione del sistema telefonico.
