Esistono diversi modi efficaci per gestire più account Google Drive. Google consente di passare da un account all'altro nel browser e Drive per desktop può collegare più account per accedere ai file in locale. I profili del browser e WebCatalog Desktop offrono altri modi per organizzare gli account che usi durante la giornata: WebCatalog Desktop mantiene Google Drive connesso per ogni identità, accanto alle altre app che usi con quell'account.
Navigare in Drive diventa più complicato quando i tuoi file appartengono a diversi ambiti della tua vita. Una proposta si trova nell'account aziendale, un cliente ti fornisce un accesso aziendale separato e i documenti personali sono in un altro Drive. La difficoltà sta nel ricordare quale identità usare per trovare il documento che ti serve.
La configurazione giusta dipende da cosa fai dopo aver aperto Drive. Leggi occasionalmente un documento condiviso, lavori con i file in Finder o Esplora file oppure passi da email, documenti e riunioni dei clienti? Parti da questa domanda, poi crea la configurazione più semplice che soddisfi le tue esigenze abituali.
Scegli la configurazione in base al lavoro da svolgere
Queste opzioni risolvono aspetti diversi del problema e puoi usarne più di una insieme.
| Esigenza principale | Un buon punto di partenza | Aspetti da considerare |
|---|---|---|
| Aprire occasionalmente il Drive di un altro account | Il selettore di account di Google | Prima di modificare o caricare file, verifica quale account Google è attivo. |
| Accedere ai file nel cloud tramite Finder o Esplora file | Google Drive per desktop | Google supporta fino a quattro account; scegli le impostazioni di sincronizzazione per ciascuno. |
| Mantenere organizzato un intero ambiente di navigazione per ogni identità | Profili del browser | Gestisci un contesto di navigazione separato per il lavoro, l'uso personale o un cliente. |
| Tenere Drive accanto alle altre app di ciascuna identità | WebCatalog Desktop | I profili separano le sessioni; gli spazi organizzano le app e i profili che usi insieme. |
Distingui inoltre più account da più cartelle. Se tre clienti condividono cartelle con il tuo account aziendale esistente, potrebbe bastarti quell'unico account. Crea un altro contesto account solo quando hai davvero un'altra identità Google da usare. Per le cartelle associate alla stessa identità, potrebbe bastare una struttura di progetto chiara.
Usa il selettore di account di Google per accedere occasionalmente dal web
Google ti permette di accedere a più Account Google e passare dall'uno all'altro senza disconnetterti. In un servizio Google, seleziona la tua immagine del profilo o l'iniziale, scegli Aggiungi account e accedi. Potrai poi selezionare l'account che ti serve dal menu degli account.
È un buon punto di partenza per chi controlla un secondo Drive qualche volta alla settimana. La configurazione è minima e il browser rimane il tuo principale ambiente di lavoro.
Prima di caricare un documento da consegnare o richiedere l'accesso a un documento, controlla l'indirizzo email visualizzato nel menu dell'account Google. Un avatar familiare non è un promemoria affidabile, soprattutto se entrambi gli account usano la stessa foto. Google segnala inoltre che spesso il primo account a cui accedi diventa quello predefinito, aspetto che può essere importante quando un servizio non sa quale account intendi usare.
Se ti ritrovi spesso a fermarti per controllare il menu degli account, valuta l'idea di assegnare a ogni identità un posto più riconoscibile nella tua configurazione quotidiana.
Usa Drive per desktop quando è importante accedere ai file in locale
Per i file che ti servono in Finder su Mac o in Esplora file su Windows, inizia con il client di sincronizzazione di Google. Drive per desktop supporta fino a quattro account contemporaneamente.
Per collegare un altro account:
- Apri il menu di Drive per desktop.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra.
- Scegli Aggiungi un altro account e accedi tramite il browser.
- Riavvia Drive per desktop seguendo le istruzioni di Google.
Dopo aver collegato i tuoi account, decidi quanti file di ogni Drive vuoi conservare sul dispositivo. La guida di Google allo streaming e alla duplicazione spiega la differenza: con lo streaming, i file restano principalmente nel cloud e occupano spazio in locale solo quando li apri o li rendi disponibili offline; la duplicazione mantiene invece una copia completa di Il mio Drive sia in locale sia nel cloud. I Drive condivisi supportano lo streaming.
Per esempio, un designer potrebbe aver bisogno di accedere regolarmente in locale ai materiali di lavoro nel proprio account aziendale, ma consultare solo di tanto in tanto la cartella di riferimento di un cliente. Esigenze diverse richiedono decisioni diverse sull'archiviazione locale. Considera lo spazio disponibile sul disco, i file che ti servono quando sei in viaggio e gli eventuali requisiti stabiliti dalla tua organizzazione.
Quando navighi tra i file locali, assicurati che i nomi degli account siano riconoscibili. Prima di scegliere la destinazione di un caricamento o di un'esportazione, controlla sia l'account sia la cartella. Anche un file con il nome giusto, ma salvato nel Drive sbagliato, crea lavoro extra per chiunque debba trovarlo.
WebCatalog Desktop ha qui uno scopo diverso: organizzare l'accesso all'interfaccia web di Drive e alle app correlate. Non sostituisce il client di sincronizzazione dei file di Google e non unisce lo spazio di archiviazione di account Google separati. Puoi usare Drive per desktop per i file locali e WebCatalog Desktop per la parte web dello stesso progetto.
Usa i profili del browser per separare meglio le attività di navigazione
Se il tuo lavoro si svolge già nel browser, potrebbero bastare profili separati. I profili di Chrome mantengono separati elementi come preferiti, cronologia, password e impostazioni.
In Chrome, apri il menu dei profili del browser, scegli Aggiungi profilo Chrome e assegna al profilo un nome chiaro. Apri Drive con quel profilo e accedi con l'account Google che intendi usare. Se necessario, ripeti la procedura per un'altra identità.
Assegna ai profili nomi che ti permettano di riconoscerli subito, come “Personale”, “Studio” o “Account di lavoro Acme”. Il nome di un progetto è meno utile se lo stesso account continuerà a essere usato anche dopo la fine del progetto.
Questa soluzione è comoda quando vuoi avere le schede di ricerca, i preferiti e gli altri siti web di un cliente in un ambiente browser dedicato. Man mano che aumentano gli account, fai attenzione a non trasformare la gestione delle finestre del browser in un'altra attività da svolgere.
Organizza le attività ricorrenti degli account in WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop è utile quando Drive è solo una tappa di una routine più ampia che include email, calendari, chat e strumenti per i progetti. I suoi profili mantengono separate le sessioni degli account e i dati di navigazione, consentendoti di tornare a ogni account nel proprio contesto.
Inizia dalle identità che usi più spesso. Segui le istruzioni di WebCatalog per configurare un profilo:
- Apri WebCatalog Desktop e vai a Profili.
- Seleziona Aggiungi profilo e assegnagli un nome riconoscibile.
- Apri Drive con quel profilo e accedi all'account Google desiderato.
- Ripeti la procedura per gli altri account.
Il profilo aziendale che usi per Drive può essere usato anche per Gmail e Google Calendar con la stessa identità Google. Riutilizzarlo ti offre un contesto account coerente mentre passi da una richiesta via email a un documento e poi alla riunione di revisione.
Usa gli spazi quando vuoi raggruppare app e profili intorno a un cliente o a un progetto. Ogni spazio si apre in una finestra separata. La separazione degli account è garantita dai profili; lo spazio serve a organizzare gli elementi al loro interno.
Mantieni semplice la configurazione iniziale. Aggiungi le app necessarie per un'attività ricorrente prima di ricreare l'intero ambiente di lavoro.
Un flusso di lavoro pratico per i documenti dei clienti
Pensa a un consulente con un account Google aziendale e un account separato fornito da Acme. Acme richiede che il lavoro sul progetto venga svolto tramite il proprio account. Il consulente ha inoltre altri clienti che condividono documenti direttamente con il suo indirizzo aziendale.
Il criterio utile per distinguere i casi è l'identità Google richiesta per il lavoro. Acme ha un profilo dedicato. Gli altri clienti possono restare nel profilo aziendale, se è l'account che hanno autorizzato.
Inizia dall'account corretto
Apri il profilo Drive di Acme prima di iniziare l'attività. Controlla l'indirizzo email dell'account, quindi vai alla cartella del progetto. Se l'attività è arrivata via email, verifica che il messaggio faccia riferimento allo stesso progetto e account che hai aperto.
Prendi l'abitudine di farlo all'inizio di ogni sessione di lavoro. Un controllo prima di iniziare un blocco di lavoro concentrato è più facile da mantenere che rimediare a un caricamento effettuato con l'identità sbagliata.
Lavora sul documento condiviso
Apri il documento che il cliente ha indicato come versione corrente. Prima di creare una copia separata, chiediti se la copia fa davvero parte dell'incarico. Un nuovo file può portare i revisori a discutere una versione mentre tu ne modifichi un'altra.
Le impostazioni di condivisione di Google determinano se il tuo account può visualizzare, commentare o modificare il documento. Un profilo aggiuntivo offre un altro contesto di accesso, ma non modifica queste autorizzazioni.
Se hai solo i permessi di visualizzazione ma devi modificare il documento, chiedi al proprietario di risolvere la questione usando l'account previsto. Creare più copie non risolve il problema alla base della collaborazione.
Scegli la destinazione prima di caricare
Per un nuovo documento da consegnare, vai alla cartella di progetto concordata prima di selezionare il file da caricare. Scegli un nome che identifichi il progetto e lo scopo, come “Proposta di onboarding Acme”. Se il cliente ha già una convenzione per i nomi, attieniti a quella.
Al momento della consegna, condividi il link al file concordato e indica cosa è pronto per la revisione. Poi passa al contesto del cliente successivo. L'obiettivo è avere un percorso ripetibile dall'account al progetto e poi al documento, lasciando meno decisioni alla memoria.
Individua il problema prima di modificare la configurazione
Quando qualcosa non va, distingui questi tre casi:
Il file si apre con l'account sbagliato. Controlla l'indirizzo email Google nella finestra attiva. Apri il link nel contesto dell'account desiderato, quindi riprova. Un link salvato indica una posizione, ma non garantisce che tu stia usando l'identità corretta.
L'account corretto non può accedere al file. Controlla l'invito di condivisione originale e l'indirizzo a cui è stato inviato. Chiedi al proprietario di confermare l'accesso per quell'indirizzo. Le organizzazioni aziendali e scolastiche possono anche limitare la condivisione esterna, quindi un profilo diverso potrebbe non risolvere la restrizione.
Un file non è disponibile nell'archivio locale. Controlla l'account pertinente in Drive per desktop e verifica le relative impostazioni di sincronizzazione e disponibilità offline. Si tratta di una questione di disponibilità locale del file, anche se lo stesso documento si apre correttamente nell'app web.
Questa distinzione ti aiuta a intervenire sul livello giusto invece di disconnetterti ripetutamente, ricreare profili o spostare documenti.
Rendi più semplice ripetere la prossima consegna a un cliente
Scegli un documento che devi già consegnare e organizza il flusso di lavoro in WebCatalog Desktop. Assegna all'identità Google autorizzata un profilo con un nome chiaro, apri la cartella di progetto concordata e tieni a portata di mano le comunicazioni correlate. Segui il file dalla richiesta iniziale fino alle modifiche e alla revisione finale.
Al momento della consegna, dovresti poter rispondere a tre domande senza cercare tra le schede: quale account ho usato, dove si trova il file corrente e quale link deve controllare il cliente? Mantieni la configurazione che ti consente di trovare facilmente queste risposte e usa Drive per desktop per la sincronizzazione locale quando serve.
