Google Drive diventa più difficile da navigare quando i tuoi file appartengono a diversi ambiti della tua vita. Una proposta si trova nel tuo account aziendale, un cliente ti fornisce credenziali aziendali separate e i documenti personali sono in un altro Drive. La difficoltà sta nel ricordare quale identità è associata al documento che ti serve.
Hai a disposizione diversi modi validi per gestire più account Google Drive. Google consente di passare da un account all'altro nel browser e Drive per desktop può collegare più account per accedere ai file in locale. I profili del browser e WebCatalog offrono ulteriori modi per organizzare gli account che usi durante la giornata.
La configurazione giusta dipende da ciò che fai dopo aver aperto Drive. Leggi occasionalmente un documento condiviso, lavori con i file nel Finder o in Esplora file oppure passi da email a documenti e riunioni dei clienti? Parti da questa domanda, poi crea la configurazione più semplice che copra la tua routine.
Scegli la configurazione in base al lavoro da svolgere
Queste opzioni risolvono aspetti diversi del problema e puoi usarne più di una insieme.
| La tua esigenza principale | Un buon punto di partenza | Cosa tenere presente |
|---|---|---|
| Aprire occasionalmente il Drive di un altro account | Il selettore di account di Google | Verifica l'account Google attivo prima di modificare o caricare file. |
| Accedere ai file nel cloud tramite Finder o Esplora file | Google Drive per desktop | Google supporta fino a quattro account; scegli le impostazioni di sincronizzazione per ciascuno. |
| Organizzare un intero ambiente di navigazione in base all'identità | I profili del browser | Gestisci un contesto del browser separato per il lavoro, l'uso personale o un cliente. |
| Tenere Drive accanto alle altre app per ogni identità | WebCatalog Desktop | I profili separano le sessioni; gli spazi organizzano le app e i profili che usi insieme. |
Distingui inoltre tra più account e più cartelle. Se tre clienti condividono cartelle con il tuo account aziendale esistente, potrebbe bastarti quell'unico account. Crea un altro contesto di account quando hai effettivamente un'altra identità Google da utilizzare. Per le cartelle associate alla stessa identità, può essere sufficiente una struttura di progetto chiara.
Usa il selettore di account di Google per l'accesso occasionale via web
Google ti consente di accedere a più Account Google e passare dall'uno all'altro senza disconnetterti. In un servizio Google, seleziona la tua immagine del profilo o la tua iniziale, scegli Aggiungi account ed esegui l'accesso. Potrai quindi selezionare l'account che ti serve dal menu degli account.
È un punto di partenza sensato per chi consulta un secondo Drive poche volte alla settimana. Richiede una configurazione minima e il browser rimane il tuo ambiente di lavoro principale.
Prima di caricare un file da consegnare o richiedere l'accesso a un documento, controlla l'indirizzo email mostrato nel menu dell'account Google. Un avatar familiare non è un promemoria infallibile, soprattutto quando entrambi gli account usano la stessa foto. Google precisa inoltre che il primo account a cui accedi è spesso quello predefinito: un dettaglio che può contare quando un servizio non sa con certezza quale account intendi utilizzare.
Se ti fermi spesso a controllare il menu degli account, valuta di assegnare a ogni identità una collocazione più riconoscibile nella tua configurazione quotidiana.
Usa Drive per desktop quando è importante accedere ai file in locale
Per i file che ti servono nel Finder su Mac o in Esplora file su Windows, parti dal client di sincronizzazione di Google. Drive per desktop supporta fino a quattro account contemporaneamente.
Per collegare un altro account:
- Apri il menu di Drive per desktop.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra.
- Scegli Aggiungi un altro account e accedi tramite il browser.
- Riavvia Drive per desktop seguendo le indicazioni di Google.
Dopo aver collegato gli account, decidi quanti contenuti di ciascun Drive vuoi conservare sul dispositivo. La guida di Google allo streaming e al mirroring spiega la differenza: lo streaming mantiene i file principalmente nel cloud, utilizzando spazio locale per quelli che apri o rendi disponibili offline; il mirroring conserva una copia completa di Il mio Drive sia in locale sia nel cloud. I Drive condivisi supportano lo streaming.
Per esempio, un designer potrebbe aver bisogno di accedere regolarmente in locale ai materiali di lavoro del proprio account aziendale, consultando invece solo occasionalmente la cartella di riferimento di un cliente. Queste esigenze richiedono scelte diverse in termini di archiviazione locale. Considera lo spazio disponibile sul disco, i file che ti servono in viaggio e gli eventuali requisiti stabiliti dalla tua organizzazione.
Mantieni riconoscibili i nomi degli account quando navighi tra i file locali. Prima di scegliere una destinazione di caricamento o esportazione, controlla insieme l'account e la cartella. Un file con il nome corretto ma nel Drive sbagliato crea comunque lavoro aggiuntivo per chiunque cerchi di trovarlo.
In questo caso WebCatalog ha uno scopo diverso: organizzare l'accesso all'interfaccia web di Drive e alle app correlate. Non sostituisce il client di sincronizzazione dei file di Google né unisce lo spazio di archiviazione appartenente ad account Google separati. Puoi usare Drive per desktop per i file locali e WebCatalog per la parte web dello stesso progetto.
Usa i profili del browser per una separazione più ampia della navigazione
Se lavori già principalmente nel browser, potrebbero bastarti profili separati. I profili di Chrome mantengono separate informazioni come preferiti, cronologia, password e impostazioni.
In Chrome, apri il menu dei profili del browser, scegli Aggiungi profilo Chrome e assegna al profilo un nome chiaro. Apri Drive in quel profilo e accedi con l'account Google che intendi usare al suo interno. Ripeti l'operazione per un'altra identità, se necessario.
Assegna ai profili nomi legati a un ruolo che riconosci immediatamente: “Personale”, “Studio” o “Account di lavoro Acme”. Il nome di un progetto è meno utile se continuerai a usare lo stesso account anche dopo la fine del progetto.
Questo approccio è comodo quando vuoi tenere le schede di ricerca, i preferiti e gli altri siti web di quel cliente in un ambiente del browser dedicato. Man mano che aumenta il numero di account, fai attenzione che la gestione delle finestre del browser non diventi un'attività a sé stante.
Organizza in WebCatalog il lavoro ricorrente con più account
WebCatalog è utile quando Drive è una tappa di una routine più ampia che comprende email, calendari, chat e strumenti di progetto. I suoi profili mantengono separate le sessioni degli account e i dati di navigazione, così puoi tornare a ogni account nel suo contesto.
Inizia dalle identità che usi più spesso. Segui le istruzioni di WebCatalog per configurare i profili:
- Apri WebCatalog Desktop e vai su Profili.
- Seleziona Aggiungi profilo e assegnagli un nome riconoscibile.
- Apri Drive con quel profilo e accedi all'account Google desiderato.
- Ripeti l'operazione per l'altro account.
Il profilo aziendale che usi per Drive può servire anche per Gmail e Google Calendar con la stessa identità Google. Riutilizzarlo ti offre un contesto di account coerente mentre passi da una richiesta via email a un documento e poi alla riunione di revisione.
Usa gli spazi quando vuoi raggruppare app e profili attorno a un cliente o a un progetto. Ogni spazio si apre nella propria finestra. La separazione degli account è garantita dai profili; lo spazio fornisce l'organizzazione che li riunisce.
Mantieni semplice la configurazione iniziale. Aggiungi le app coinvolte in un'attività ricorrente prima di ricreare l'intero ambiente di lavoro. Il piano Basic di WebCatalog include due app desktop, due profili e uno spazio. Pro e Business supportano app, profili e spazi illimitati: un aspetto importante se in seguito gestirai più clienti o raccolte di app più ampie.
Un flusso di lavoro pratico per i documenti dei clienti
Considera un consulente con un account Google aziendale e un account separato fornito da Acme. Acme richiede che il lavoro sul progetto venga svolto tramite il proprio account. Il consulente ha anche altri clienti che condividono documenti direttamente con il suo indirizzo aziendale.
Il criterio di separazione utile è l'identità Google richiesta per il lavoro. Ad Acme viene assegnato un profilo dedicato. Gli altri clienti possono rimanere nel profilo aziendale, se è quello l'account che hanno autorizzato.
Parti dall'account corretto
Apri il profilo Drive di Acme prima di iniziare l'attività. Leggi l'indirizzo email dell'account, poi vai alla cartella del progetto. Se l'attività è arrivata via email, verifica che il messaggio faccia riferimento allo stesso progetto e allo stesso account che hai aperto.
Abituati a farlo all'inizio di ogni sessione di lavoro. È più facile mantenere l'abitudine di controllare una volta prima di un blocco di lavoro concentrato che rimediare a un caricamento effettuato con l'identità sbagliata.
Lavora sul documento condiviso
Apri il documento che il cliente ha indicato come versione corrente. Prima di creare una copia separata, chiedi se la copia faccia effettivamente parte dell'incarico. Un nuovo file può portare i revisori a discutere una versione mentre tu ne modifichi un'altra.
I controlli di condivisione di Google determinano se il tuo account può visualizzare, commentare o modificare. Un profilo aggiuntivo offre un altro contesto con accesso effettuato; non modifica queste autorizzazioni.
Se hai solo accesso in visualizzazione ma devi modificare il documento, risolvi la questione con il proprietario usando l'account previsto. Creare più copie non risolverà il problema alla base della collaborazione.
Scegli la destinazione prima di caricare
Per un nuovo file da consegnare, vai alla cartella di progetto concordata prima di selezionare il caricamento. Usa un nome che identifichi il progetto e lo scopo, come “Proposta di onboarding Acme”. Segui la convenzione di denominazione già adottata dal cliente, se esiste.
Al momento della consegna, condividi il link al file concordato e specifica cosa è pronto per la revisione. Poi passa al contesto del cliente successivo. L'obiettivo è avere un percorso ripetibile dall'account al progetto al documento, lasciando meno decisioni alla memoria.
Individua il problema prima di cambiare la configurazione
Quando qualcosa non va, distingui questi tre casi:
Il file si apre con l'account sbagliato. Controlla l'indirizzo email Google nella finestra attiva. Apri il link nel contesto dell'account desiderato, poi riprova. Un link salvato identifica una posizione; non garantisce che tu stia usando l'identità giusta.
L'account corretto non riesce ad accedere al file. Controlla l'invito di condivisione originale e l'indirizzo indicato. Chiedi al proprietario di confermare l'accesso per quell'indirizzo. Anche le organizzazioni aziendali e scolastiche possono limitare la condivisione esterna, quindi un profilo diverso potrebbe non risolvere la limitazione.
Un file non è presente nell'archivio locale. Controlla l'account pertinente in Drive per desktop e verifica le sue impostazioni di sincronizzazione e disponibilità offline. Si tratta di un problema di disponibilità locale del file, anche se lo stesso documento si apre correttamente nell'app web.
Questa distinzione ti aiuta a intervenire sul livello giusto, invece di continuare a disconnetterti, ricreare profili o spostare documenti.
Rendi più semplice ripetere la prossima consegna a un cliente
Scegli un documento che devi già consegnare e organizzane il flusso di lavoro in WebCatalog Desktop. Assegna all'identità Google autorizzata un profilo con un nome chiaro, apri la cartella di progetto concordata e tieni a portata di mano le comunicazioni correlate. Segui il file dalla richiesta iniziale fino alla modifica e alla revisione finale.
Al momento della consegna, dovresti riuscire a rispondere a tre domande senza frugare tra le schede: quale account ho usato, dove si trova il file corrente e quale link deve esaminare il cliente? Mantieni la configurazione che rende facili da trovare queste risposte, affidando a Drive per desktop la sincronizzazione locale dove necessario.
