Quando Google Chat viene usato per conversazioni personali, progetti aziendali e lavori per i clienti, per organizzarlo bisogna innanzitutto sapere quale identità usare in ogni conversazione. Poi puoi disporre la chat, i documenti e il calendario del progetto in modo che siano facilmente accessibili insieme.
Un progetto non richiede automaticamente un altro Account Google. Potresti usare un solo account di lavoro per collaborare con diversi clienti, mentre un altro cliente potrebbe fornirti una propria identità gestita. Queste situazioni richiedono configurazioni desktop diverse.
Google supporta già il passaggio tra gli account a cui hai effettuato l'accesso. WebCatalog aggiunge profili isolati e spazi orientati ai progetti, che possono aiutarti a destreggiarti in una giornata di lavoro più complessa. L'obiettivo è avere sempre chiari l'account da usare, la conversazione e gli strumenti di supporto ogni volta che inizi a lavorare.
Assegna ruoli diversi a identità e progetti
“Account”, “organizzazione” e “spazio” descrivono parti diverse di un flusso di lavoro in Google Chat. Tenerli distinti semplifica sia la configurazione sia la risoluzione dei problemi.
| Parte della configurazione | Cosa controlla o organizza | Un esempio pratico |
|---|---|---|
| Account Google | L'identità che usi per accedere e partecipare | Il tuo account personale o quello fornito dal datore di lavoro |
| Organizzazione Google Workspace | Accessi gestiti e criteri per i suoi utenti | Le impostazioni di Chat e della collaborazione esterna del tuo datore di lavoro |
| Spazio di Google Chat | Un'area di conversazione con i propri partecipanti | Una discussione sul lancio di un prodotto con il team del progetto |
| Profilo WebCatalog | Dati di accesso e di sessione isolati per i siti web | Un profilo chiamato “Lavoro — Acme” |
| Spazio in WebCatalog | Una finestra desktop che raggruppa app e profili | Uno spazio di lavoro per il lancio che contiene Chat, Drive e il brief del progetto |
Google documenta l'accesso a Chat tramite il tuo Account Google o la tua organizzazione Workspace. Sia gli Account Google personali sia gli account Workspace a pagamento possono creare spazi di Chat, anche se le funzionalità disponibili differiscono; consulta il confronto tra account di Google.
Questo significa che dovresti creare i profili desktop in base alle effettive identità di accesso, per poi organizzare gli spazi di lavoro dei progetti in funzione delle attività. Creare uno spazio in WebCatalog non crea uno spazio di Google Chat, non invita collaboratori e non modifica le autorizzazioni dell'organizzazione.
Parti dalle opzioni desktop già offerte da Google
Non ti serve una nuova app solo per aggiungere un secondo accesso a Google. La guida di Google all'accesso con più account spiega come aggiungere account e passare dall'uno all'altro senza disconnetterti. Nei servizi Google supportati, usa il menu dell'account per aggiungere o selezionare quello che ti serve.
Chat è disponibile su chat.google.com e all'interno di Gmail. Google offre anche un'app Chat autonoma, installabile come app web progressiva tramite Chrome. Perché l'app funzioni, Chrome deve essere aperto e sui dispositivi gestiti potrebbe essere necessaria un'autorizzazione per installarla.
Queste opzioni possono bastare se il selettore degli account e l'organizzazione attuale del browser si adattano al tuo modo di lavorare. Qualunque soluzione tu scelga, controlla quale account ha accesso alla conversazione che vuoi aprire.
WebCatalog diventa utile quando vuoi contesti di account espliciti e riutilizzabili e un'organizzazione desktop per il resto di ciascun progetto. Puoi tenere separata l'identità personale da quella di lavoro, per poi riutilizzare quest'ultima ovunque sia autorizzata. I tre modelli di collaborazione seguenti mostrano come compiere queste scelte.
Conversazioni personali: crea un punto di riferimento stabile
Il tuo account personale può includere programmi di famiglia, un gruppo di volontariato e alcuni amici che preferiscono Chat. Assegna a queste conversazioni un posto riconoscibile, così da poterle trovare senza dover prima navigare nell'elenco dei progetti del tuo datore di lavoro.
In WebCatalog, chiama il profilo Personale oppure usa un'altra etichetta che identifichi chiaramente l'account usato per accedere a Google. Apri Chat con quel profilo e accedi all'account personale previsto. Scegli un'etichetta riferita all'identità anziché a un'attività temporanea come “Gita del fine settimana”. L'attività cambierà; l'account potrebbe rimanere utile per anni.
All'interno di Google Chat, usa le sue funzioni di organizzazione delle conversazioni per le persone e i gruppi con cui interagisci più spesso. Google include la possibilità di fissare in alto e rimuovere dall'alto spazi o conversazioni tra le funzionalità disponibili per gli utenti personali e di Workspace a pagamento.
Supponiamo che il tuo gruppo di volontariato abbia una conversazione dedicata a un evento e un documento di pianificazione. Puoi tenere la conversazione fissata in alto in Chat e affiancarle l'app del documento in uno spazio pertinente in WebCatalog. Prima di aprire o condividere il documento, verifica che l'account personale disponga dell'accesso previsto.
Il confine dell'account e quello del progetto hanno ora scopi diversi. Il profilo mantiene separato il contesto di accesso. Lo spazio riunisce ciò che ti serve per l'evento. Nessuno dei due sostituisce le impostazioni relative ai partecipanti alla conversazione o i controlli di condivisione del documento.
Progetti di lavoro: riutilizza l'identità corretta per le attività del team
Un account fornito dal datore di lavoro dovrebbe di norma essere inserito in un profilo di lavoro dal nome chiaro, come Lavoro — Acme. Usa quell'identità per le conversazioni di Chat che la tua organizzazione ha abilitato e a cui ti ha invitato a partecipare.
Se Chat non è disponibile per l'account, rivolgiti all'amministratore di Workspace. Le indicazioni di Google per l'accesso precisano che le organizzazioni aziendali e scolastiche devono configurare Chat per i propri utenti. Aprire la stessa identità in un'altra app desktop non renderà disponibile un servizio non abilitato dall'organizzazione.
Una volta ottenuto l'accesso, organizza i progetti ricorrenti in base alle informazioni necessarie per ciascuno. Per il lancio di un prodotto, potrebbero essere:
- Lo spazio di Google Chat in cui il team di lancio prende le decisioni.
- La cartella di Drive che contiene i materiali creativi approvati.
- Il documento con la checklist di rilascio.
- Il calendario usato per confermare le date di revisione.
Puoi raggruppare le app e i profili pertinenti in uno spazio chiamato Lancio del prodotto in WebCatalog. Un altro spazio, Attività del team, può contenere gli strumenti per il lavoro interno di routine.
Entrambi possono usare lo stesso profilo di lavoro quando lo stesso Account Google è autorizzato per tutti e due i progetti. Non ti serve un nuovo Account Google o un accesso isolato per ogni finestra di progetto. Riutilizzare un profilo significa riutilizzarne i dati di sessione, quindi le finestre non rappresentano identità separate.
Inoltre, uno spazio in WebCatalog non vincola Chat a una specifica conversazione di progetto. Prima di pubblicare un aggiornamento sul lancio, seleziona lo spazio di Google Chat previsto e controlla i partecipanti. Lo spazio di lavoro desktop ti aiuta ad accedere alle attività; la conversazione di Google Chat determina chi riceve il messaggio.
Mantieni le decisioni del progetto nella conversazione in cui il team si aspetta di trovarle. Se un messaggio diretto risolve una questione che riguarda l'intero gruppo, aggiungi un riepilogo adeguato alla discussione del progetto. Questo rende lo spazio di lavoro utile per la prossima persona che avrà bisogno di quella decisione, non solo per chi sta inviando messaggi in quel momento.
Collaborazione con i clienti: organizza l'identità che il cliente ha effettivamente invitato
L'accesso dei clienti richiede una scelta esplicita prima di creare un altro profilo. Chiedi quale indirizzo email o identità gestita il cliente si aspetta che tu usi.
Sono possibili diverse configurazioni. Un cliente può invitare il tuo attuale Account Google di lavoro o personale come partecipante esterno. Può fornirti un account nella propria organizzazione Workspace. Google documenta ora anche una procedura approvata di invito come ospite per chi non possiede già un Account Google; l'invito crea un account ospite gestito dall'organizzazione che lo invia. Le modalità disponibili e le relative restrizioni sono spiegate nella guida di Google agli utenti esterni e agli ospiti.
Adatta la configurazione desktop a questa modalità:
| Modalità di accesso del cliente | Scelta del profilo consigliata |
|---|---|
| Il cliente invita il tuo account di lavoro esistente | Riutilizza il profilo di quell'account |
| Il cliente fornisce un account Workspace separato | Crea un profilo con un'etichetta che indichi il cliente e l'identità |
| Il cliente usa un invito ospite approvato | Completa l'invito, verifica l'accesso a Chat e organizza chiaramente l'identità risultante |
Se il tuo account di lavoro esistente partecipa a tre progetti di clienti, potrebbero essere utili tre spazi di progetto. Non sono automaticamente necessari tre nuovi Account Google. Allo stesso modo, inserire un'identità fornita da un cliente nella stessa finestra di progetto del tuo account aziendale non rende queste identità intercambiabili.
La collaborazione esterna dipende anche dalle organizzazioni coinvolte. I controlli di Google per Chat esterno descrivono le impostazioni dell'amministratore, le restrizioni relative ai domini attendibili e le opzioni per gli spazi esterni che dipendono dall'edizione. Se un invito non va a buon fine, verifica l'identità invitata e chiedi al cliente di controllare le impostazioni di accesso pertinenti.
Per un progetto condiviso, usa la modalità di collaborazione approvata dal cliente. Se si tratta di uno spazio di Google Chat abilitato per gli utenti esterni, mantieni lì la conversazione del progetto. Un profilo WebCatalog può conservare un contesto di accesso; non può concedere l'appartenenza a uno spazio né aggirare i criteri dell'organizzazione per le chat esterne.
Controlla separatamente anche i documenti collegati. Le indicazioni di Google sull'accesso esterno distinguono l'accesso a Chat dall'accesso ai file di Drive e alle attività. Prima di una revisione, apri il documento effettivo con l'account previsto e verifica che sia disponibile. Una conversazione funzionante non risolve, da sola, tutte le questioni relative alle autorizzazioni dei file.
Trasforma la mappa delle collaborazioni in una configurazione WebCatalog
Configura prima gli account. Le istruzioni sui profili di WebCatalog descrivono come creare un profilo e aprire un'app con esso:
- Aggiungi Google Chat dal catalogo delle app di WebCatalog.
- Apri Profili, seleziona Aggiungi profilo e assegna all'identità un nome riconoscibile.
- Apri Chat con quel profilo e accedi all'account corrispondente.
- Verifica l'accesso a una conversazione o a uno spazio a cui l'account dovrebbe poter accedere.
Ripeti la procedura per le identità distinte che usi effettivamente. Aprire un'altra finestra con lo stesso profilo non isola un secondo account: usa lo stesso contesto di sessione.
Poi organizza gli spazi in WebCatalog in base alle attività in corso. Uno spazio dedicato a un cliente potrebbe contenere Chat, gli strumenti del cliente per i documenti e lo strumento di monitoraggio del progetto. Riutilizza un profilo esistente quando l'account da usare è lo stesso. Quando più app Google usano un'unica identità, il profilo corrispondente può conservare quel contesto di accesso condiviso; controlla l'account quando apri ciascuna app.
Prima di ampliare la configurazione, confronta le app, i profili e gli spazi necessari con i piani attuali di WebCatalog. Il numero di spazi di lavoro dei progetti e il numero di identità degli account sono due decisioni di pianificazione separate.
Rendi facile seguire ogni passaggio di consegne del progetto
Prima di inviare un aggiornamento, fai un rapido controllo: Quale account sto usando, chi partecipa a questa conversazione e può aprire il materiale collegato? Questo permette di individuare incongruenze tra account e accessi che un desktop ordinato, da solo, non può risolvere.
Fornisci nell'aggiornamento un contesto sufficiente a renderlo utile: indica la decisione, inserisci il link al documento aggiornato e specifica i passaggi successivi. È particolarmente utile quando un cliente partecipa tramite un'organizzazione diversa o un'identità ospite invitata.
Per la prossima revisione del progetto, crea uno spazio di lavoro Google Chat in WebCatalog attorno alla conversazione effettiva, agli strumenti per i documenti e all'ordine del giorno. Usalo per un passaggio di consegne completo, poi mantieni la configurazione che rende più facile riconoscere l'identità corretta e il progetto.
