Quando Google Chat comprende conversazioni personali, progetti aziendali e attività con i clienti, hai due modi pratici per tenere separati gli account. Il selettore di account di Google ti consente di passare da un account all’altro in Chat, Gmail o nell’app autonoma di Chat. WebCatalog Desktop assegna a ogni identità Google un profilo distinto, così puoi mantenere più account connessi contemporaneamente. In entrambi i casi, per prima cosa assicurati di sapere quale identità usare in ogni conversazione.
Un progetto non richiede automaticamente un altro account Google. Potresti usare un unico account di lavoro per collaborare con più clienti, mentre un altro cliente potrebbe fornirti un’identità gestita propria. Queste situazioni richiedono configurazioni desktop diverse.
WebCatalog Desktop aggiunge profili isolati e spazi pensati per i progetti, che possono rendere più semplice orientarsi nelle giornate lavorative più impegnative. L’obiettivo è avere sempre ben chiari l’account, la conversazione e gli strumenti di supporto da usare quando inizi a lavorare.
Assegna ruoli diversi alle identità e ai progetti
«Account», «organizzazione» e «spazio» descrivono aspetti diversi di un flusso di lavoro in Google Chat. Tenerli distinti semplifica sia la configurazione sia la risoluzione dei problemi.
| Elemento della configurazione | Cosa controlla o organizza | Un esempio pratico |
|---|---|---|
| Account Google | L’identità che usi per accedere e partecipare | Il tuo account personale o quello fornito dal datore di lavoro |
| Organizzazione Google Workspace | L’accesso gestito e le norme applicate ai suoi utenti | Le impostazioni di Chat e di collaborazione esterna del tuo datore di lavoro |
| Spazio Google Chat | Un’area di conversazione con partecipanti specifici | Una discussione sul lancio di un prodotto con il team di progetto |
| Profilo di WebCatalog Desktop | Dati di accesso e sessione isolati per un sito web | Un profilo chiamato «Lavoro — Acme» |
| Spazio di WebCatalog Desktop | Una finestra desktop che raggruppa app e profili | Un’area di lavoro per il lancio che contiene Chat, Drive e il brief del progetto |
Google descrive l’accesso a Chat tramite il tuo account Google o l’organizzazione Workspace. Sia gli account Google personali sia quelli a pagamento di Workspace possono creare spazi Chat, anche se le funzionalità disponibili sono diverse; consulta il confronto tra gli account di Google.
Questo significa che dovresti creare profili desktop in base alle identità usate per accedere e poi organizzare gli spazi di lavoro dei progetti in base alle attività. Creare uno spazio in WebCatalog Desktop non crea uno spazio Google Chat, non invita collaboratori e non modifica le autorizzazioni dell’organizzazione.
Inizia dalle opzioni desktop già disponibili di Google
Non ti serve una nuova app solo per aggiungere un secondo accesso Google. La guida di Google all’accesso con più account spiega come aggiungere account e passare dall’uno all’altro senza disconnetterti. In un servizio Google supportato, usa il menu dell’account per aggiungere o selezionare quello che ti serve.
Chat è disponibile su chat.google.com e all’interno di Gmail. Google offre anche un’app autonoma di Chat, installabile come app web progressiva tramite Chrome. Per far funzionare l’app, Chrome deve essere aperto; inoltre, se usi un account aziendale o scolastico, potresti aver bisogno dell’aiuto dell’amministratore per installarla.
Queste opzioni possono bastare se il selettore di account e l’organizzazione che già usi nel browser si adattano al tuo modo di lavorare. Qualunque soluzione tu scelga, controlla quale account ha accesso alla conversazione che vuoi aprire.
WebCatalog Desktop è utile quando vuoi contesti di account espliciti e riutilizzabili e un’organizzazione desktop per il resto di ciascun progetto. Puoi tenere separata l’identità personale da quella di lavoro e poi riutilizzare quest’ultima ovunque sia autorizzata. I tre scenari di collaborazione che seguono mostrano come scegliere la configurazione più adatta.
Conversazioni personali: crea un ambiente prevedibile
Assegna al tuo account Google personale un profilo chiamato Personale o un altro nome che identifichi l’accesso, anziché un’attività temporanea come «Viaggio del fine settimana». Apri Chat con quel profilo e accedi all’account personale.
In Chat, fissa gli spazi e le conversazioni che consulti più spesso; Google include la possibilità di fissarli tra le funzionalità disponibili sia per gli account personali sia per quelli a pagamento di Workspace. Il profilo mantiene separato l’accesso, mentre le impostazioni di appartenenza di Chat continuano a determinare chi può vedere ciascun messaggio.
Progetti di lavoro: riutilizza l’identità giusta nelle attività del team
Di solito, un account fornito dal datore di lavoro dovrebbe essere associato a un profilo con un nome chiaro, come Lavoro — Acme. Usa quell’identità per le conversazioni Chat che la tua organizzazione ha abilitato e a cui ti ha invitato.
Se Chat non è disponibile per l’account, contatta l’amministratore di Workspace. Le istruzioni di accesso di Google precisano che le organizzazioni aziendali e scolastiche devono configurare Chat per i propri utenti. Aprire la stessa identità in un’altra app desktop non abilita un servizio dell’organizzazione che non è disponibile.
Una volta ottenuto l’accesso, organizza i progetti ricorrenti in base alle informazioni di cui ciascuno ha bisogno. Per il lancio di un prodotto, potrebbero servirti:
- Lo spazio Google Chat in cui il team del lancio prende le decisioni.
- La cartella Drive che contiene i materiali creativi approvati.
- Il documento con la lista di controllo per il rilascio.
- Il calendario usato per confermare le date delle revisioni.
Puoi raggruppare le app e i profili pertinenti in uno spazio di WebCatalog Desktop chiamato Lancio prodotto. Un altro spazio, Operazioni del team, può contenere gli strumenti per le attività interne di routine.
Entrambi possono usare lo stesso profilo di lavoro se lo stesso account Google è autorizzato per tutti e due i progetti. Non serve un nuovo account Google né un accesso isolato per ogni finestra di progetto. Riutilizzare un profilo significa riutilizzare i relativi dati di sessione, quindi le finestre non corrispondono a identità separate.
Inoltre, uno spazio di WebCatalog Desktop non vincola Chat a una conversazione di progetto specifica. Prima di pubblicare un aggiornamento sul lancio, seleziona lo spazio Google Chat corretto e controlla chi ne fa parte. L’area di lavoro desktop ti aiuta a raggiungere le attività; è la conversazione di Google Chat a determinare chi riceve il messaggio.
Mantieni le decisioni di progetto nella conversazione in cui il team si aspetta di trovarle. Se un messaggio diretto chiarisce qualcosa che riguarda l’intero gruppo, aggiungi un riepilogo appropriato alla discussione del progetto. In questo modo, l’area di lavoro sarà utile anche alla persona successiva che dovrà conoscere la decisione, non solo a chi sta inviando i messaggi in quel momento.
Collaborazione con i clienti: organizza l’identità che il cliente ti ha effettivamente invitato a usare
Prima di creare un altro profilo, decidi esplicitamente come gestire l’accesso del cliente. Chiedigli quale indirizzo email o identità gestita si aspetta che tu utilizzi.
Le possibilità sono diverse. Il cliente potrebbe invitare il tuo account Google personale o di lavoro come partecipante esterno. Potrebbe fornirti un account nella propria organizzazione Workspace. Google descrive anche una modalità per gli ospiti senza un account Workspace: l’invito crea un account ospite controllato dall’organizzazione che lo ha inviato. Google spiega le opzioni disponibili e le relative limitazioni nella guida agli utenti esterni e agli ospiti.
Adatta la configurazione desktop a quella modalità:
| Modalità di accesso del cliente | Scelta del profilo consigliata |
|---|---|
| Il cliente invita il tuo account di lavoro esistente | Riutilizza il profilo associato a quell’account |
| Il cliente fornisce un account Workspace separato | Crea un profilo che indichi il cliente e l’identità |
| Il cliente invia un invito ospite approvato | Completa l’invito, verifica l’accesso a Chat e organizza chiaramente l’identità risultante |
Se il tuo account di lavoro esistente partecipa a tre progetti con clienti, può essere utile creare tre spazi di progetto. Non è detto che servano tre nuovi account Google. Al contrario, inserire un’identità fornita dal cliente nella stessa finestra di progetto dell’account del datore di lavoro non rende intercambiabili le due identità.
La collaborazione esterna dipende anche dalle organizzazioni coinvolte. I controlli di Chat per le comunicazioni esterne di Google descrivono le impostazioni amministrative, le restrizioni relative ai domini attendibili e le opzioni per gli spazi esterni che dipendono dall’edizione. Se un invito non funziona, verifica quale identità è stata invitata e chiedi al cliente di controllare le impostazioni di accesso pertinenti.
Per un progetto condiviso, usa la modalità di collaborazione approvata dal cliente. Se si tratta di uno spazio Google Chat abilitato alla comunicazione esterna, mantieni lì la conversazione del progetto. Un profilo di WebCatalog Desktop può conservare un contesto di accesso, ma non può concedere l’appartenenza a uno spazio né aggirare le norme dell’organizzazione sulle chat esterne.
Controlla anche separatamente i documenti collegati. I controlli di Google per le chat esterne gestiscono separatamente l’accesso a Chat e l’accesso ai file o alle attività condivisi di Drive. Prima di una revisione, apri il documento effettivo con l’account previsto e verifica che sia disponibile. Il fatto che la conversazione funzioni non risolve automaticamente tutte le questioni relative alle autorizzazioni sui file.
Trasforma la mappa delle collaborazioni in una configurazione di WebCatalog Desktop
Per prima cosa, configura gli account. Le istruzioni sui profili di WebCatalog spiegano come creare un profilo e aprirvi un’app:
- Aggiungi Google Chat a WebCatalog Desktop.
- Apri Profili, seleziona Aggiungi profilo e assegna all’identità un nome riconoscibile.
- Apri Chat con quel profilo e accedi all’account corrispondente.
- Verifica di poter accedere a una conversazione o a uno spazio a cui l’account dovrebbe avere accesso.
Ripeti la procedura per le diverse identità che usi davvero. Ogni profilo apre Chat come un’app desktop autonoma, con una finestra e un’icona nel Dock o nella barra delle applicazioni separate. Aprire un’altra finestra con lo stesso profilo non isola un secondo account: usa lo stesso contesto di sessione.
Poi organizza gli spazi in base alle attività in corso. Uno spazio per un cliente potrebbe contenere Chat, gli strumenti documentali del cliente e il tracker del progetto. Riutilizza un profilo esistente quando l’accesso previsto è lo stesso. Se più app Google usano la stessa identità, il profilo corrispondente può conservare quel contesto di accesso condiviso; verifica l’account quando apri ogni app.
Prima di inviare un aggiornamento, fai un rapido controllo dell’instradamento: Quale account sto usando, chi fa parte di questa conversazione e può aprire il materiale collegato? Questo ti aiuta a individuare incongruenze tra account e autorizzazioni che una scrivania ordinata, da sola, non può risolvere.
Scarica WebCatalog Desktop per mantenere connessi e affiancati i tuoi account Google Chat personali, di lavoro e dei clienti.
