Una casella di posta personale, un indirizzo di lavoro e un account per un progetto secondario possono convivere sullo stesso computer. La sfida è rendere ciascuno facilmente riconoscibile quando rispondi a un messaggio, apri un documento o controlli un invito a una riunione.
Puoi gestire più account Gmail tramite il selettore di account di Google, profili del browser separati o uno spazio di lavoro desktop come WebCatalog. Google consente già di passare da un account connesso all’altro senza disconnettersi. WebCatalog aggiunge un modo diverso per organizzare il lavoro: accesso dedicato alle app, profili separati e spazi per gli strumenti correlati.
Ecco come scegliere una configurazione e renderla utile durante tutta la giornata.
Scegli come organizzare i tuoi account Gmail
Parti dall’attività che ti crea più difficoltà.
| La tua esigenza principale | Un punto di partenza pratico |
|---|---|
| Controllare occasionalmente una seconda casella di posta | Il selettore di account di Google |
| Separare la navigazione lavorativa da quella personale su molti siti web | I profili del browser |
| Accedere agli account Gmail insieme alle app che usi per ogni progetto | WebCatalog Desktop |
| Riunire i messaggi in arrivo in un’unica casella di posta | Una configurazione separata per l’aggregazione delle email |
Mantenere gli account accessibili e riunire i loro messaggi sono esigenze diverse. La configurazione descritta di seguito mantiene ogni casella Gmail nel proprio account: una soluzione utile quando identità, conversazioni con i clienti e abitudini quotidiane devono restare distinte.
Usa il selettore di account di Google per una configurazione semplice
Se passi da un account all’altro solo occasionalmente, inizia dal menu degli account già presente in Gmail:
- Accedi a Gmail sul computer.
- Seleziona la tua immagine del profilo o la tua iniziale nell’angolo in alto a destra.
- Scegli Aggiungi account e completa l’accesso al secondo account.
- Apri lo stesso menu ogni volta che vuoi selezionare un altro account.
Questi passaggi seguono le istruzioni di Google per l’utilizzo di più account.
Questa soluzione funziona bene quando hai poche caselle di posta e riesci a riconoscere rapidamente ogni indirizzo. Abituati a controllare l’indirizzo attivo prima di scrivere un nuovo messaggio.
Google spiega inoltre che il primo account a cui accedi è spesso quello predefinito. Alcuni servizi Google potrebbero applicare le impostazioni di quell’account quando non è chiaro quale usare. Se un link ti porta a un account Google diverso da quello previsto, controlla l’identità attiva prima di modificare qualsiasi cosa.
Usa i profili del browser per una separazione più ampia
Un profilo del browser è utile quando un account email fa parte di un intero ambiente di navigazione. Potresti voler tenere i preferiti, le password salvate e la cronologia di navigazione di lavoro separati dalla tua configurazione personale.
In Chrome, apri il menu dei profili del browser, seleziona Aggiungi profilo Chrome e scegli un nome e un aspetto riconoscibili. Accedi all’account Gmail appropriato all’interno di quel profilo. Ripeti l’operazione per l’altra identità. Google spiega come creare profili Chrome e passare dall’uno all’altro.
Scegli nomi che descrivano l’attività, come “Personale” e “Studio”. Un profilo chiamato “Profilo 2” ti aiuta poco quando hai diverse finestre aperte.
I profili del browser sono una scelta sensata se vuoi ambienti di navigazione separati. Se durante la giornata apri ripetutamente le stesse app e gli stessi account, WebCatalog offre un’organizzazione più diretta.
Gestisci più account Gmail con WebCatalog
L’app desktop Gmail di WebCatalog offre a Gmail una finestra dedicata e un posto nel Dock o nella barra delle applicazioni. Continui a usare l’interfaccia web di Gmail, scegliendo al tempo stesso come integrare i suoi account nel tuo flusso di lavoro sul desktop.
La configurazione più utile parte da profili con nomi chiari e si amplia solo quando hai bisogno di una struttura aggiuntiva.
1. Aggiungi Gmail al desktop
Scarica WebCatalog Desktop, installalo e accedi al tuo account WebCatalog. Cerca Gmail nel catalogo e aggiungilo come app desktop.
Apri Gmail una prima volta per verificare di trovarti nel servizio previsto. Il tuo account WebCatalog gestisce la configurazione di WebCatalog; devi comunque accedere separatamente all’account Google che vuoi usare.
2. Crea un profilo per ogni identità Google
In WebCatalog, vai su Profili, seleziona Aggiungi profilo e inserisci un nome descrittivo. Apri Gmail con quel profilo e segui le richieste di accesso di Google.
Ripeti l’operazione per gli altri account. Ad esempio, crea “Personale”, “Lavoro” e “Cliente A”. Scegli un piano WebCatalog che includa le app, i profili e gli spazi necessari per la configurazione che hai in mente. Le istruzioni sui profili di WebCatalog spiegano anche come riutilizzare un profilo in più app desktop.
Per una separazione netta, usa una sola identità Google in ogni profilo. In questo modo, il nome del profilo diventa un riferimento affidabile per la casella di posta che intendi aprire.
3. Assegna a ogni account uno scopo preciso
Prima di aggiungere un altro profilo, decidi cosa dovrà contenere. Un’organizzazione utile potrebbe essere questa:
| Profilo | Usalo per |
|---|---|
| Personale | Messaggi relativi alla casa, appuntamenti e iscrizioni personali |
| Lavoro | Conversazioni interne e la tua casella di posta professionale principale |
| Cliente A | Messaggi e risorse relativi a quel cliente |
Evita di creare un nuovo profilo per ogni attività temporanea. Aggiungine uno quando ti serve un account diverso o una separazione duratura nel tuo lavoro.
I profili WebCatalog mantengono separate le sessioni e i dati di navigazione. Questo ti permette di tornare ai vari account senza doverti disconnettere solo per passare dall’uno all’altro. Google può comunque richiedere l’autenticazione quando lo prevedono i suoi controlli di sicurezza o le norme della tua organizzazione.
4. Tieni insieme le app Google correlate
Un’email porta spesso a un’altra attività: esaminare un documento su Drive, controllare un calendario o aggiornare una bacheca di progetto. Riutilizza il profilo Google pertinente per Gmail, Google Drive e Google Calendar, così da avere a disposizione l’identità desiderata in tutte queste app.
Organizza poi gli strumenti in uno spazio WebCatalog. Ogni spazio si apre in una finestra dedicata e può riunire le app e i profili relativi a un cliente o a un progetto.
Ad esempio, uno spazio dedicato a un cliente potrebbe contenere il suo profilo Gmail, Drive, Calendar e l’app di gestione dei progetti. Quando inizi a lavorare per quel cliente, sai esattamente dove trovare gli strumenti correlati.
Inizia con uno spazio per il lavoro che svolgi più spesso. Potrai aggiungerne altri quando avrai capito quali separazioni ti aiutano a mantenere l’ordine.
Rendi più semplice la gestione delle tue caselle di posta
Una migliore organizzazione del desktop facilita l’accesso. Alcune abitudini all’interno di Gmail rendono più semplice anche gestire i messaggi.
Usa un sistema di etichette coerente
Le etichette di Gmail ti permettono di organizzare i messaggi in categorie. Valuta l’uso di un piccolo insieme di etichette comuni alle tue caselle professionali, come “Da fare”, “In attesa” e “Da consultare”.
Usare gli stessi termini rende più facile riprendere il lavoro dopo aver cambiato account. Indica l’identità dell’account nel nome del profilo e lo stato del messaggio nell’etichetta. In questo modo, ogni parte del sistema ha un compito preciso.
Imposta la firma giusta in ogni account
Controlla le impostazioni della firma di Gmail per ogni casella di posta. Gmail consente di impostare firme predefinite per i nuovi messaggi e per le risposte.
Usa i recapiti e i dati aziendali appropriati per quell’indirizzo. Una firma riconoscibile offre un ulteriore indizio visivo durante la composizione, anche se controllare l’indirizzo del mittente resta il passaggio fondamentale.
Decidi quali caselle di posta possono interromperti
Nelle impostazioni delle notifiche desktop di Gmail, puoi scegliere di ricevere notifiche per tutti i nuovi messaggi, solo per quelli importanti o di non riceverne affatto.
Un buon punto di partenza è consentire gli avvisi per le attività di lavoro urgenti e controllare gli account meno urgenti a intervalli prestabiliti. Se una notifica non compare, controlla sia le impostazioni di Gmail sia le autorizzazioni sul computer.
Controlla gli account in un ordine preciso
Prova una breve routine: esamina prima i messaggi di lavoro urgenti, poi gestisci le conversazioni in corso con i clienti e controlla la posta personale in un momento che hai scelto.
L’obiettivo è evitare che sia l’ultima casella di posta aperta a decidere cosa farai dopo. Tieni un elenco separato delle attività per gli impegni che richiedono più di una risposta rapida.
Domande frequenti
Posso mantenere l’accesso a due account Gmail contemporaneamente?
Sì. Google consente di accedere a più account contemporaneamente. I profili del browser e quelli di WebCatalog offrono ulteriori modi per organizzare ambienti separati per ciascun account.
WebCatalog riunisce tutti i messaggi Gmail in un’unica casella di posta?
Questa configurazione ti consente di accedere ad account Gmail separati. Non unisce i loro messaggi in una casella di posta comune. Se vuoi leggere i messaggi in questo modo, scegli separatamente una soluzione di aggregazione.
Gmail, Drive e Calendar dovrebbero usare lo stesso profilo WebCatalog?
Usa lo stesso profilo quando queste app devono usare la stessa identità Google. Crea un profilo diverso per un’altra identità, ad esempio un account personale o un accesso separato per un cliente.
Assegna a ogni account Gmail un posto ben definito
Per controllare occasionalmente le caselle di posta, il selettore di account di Google potrebbe essere sufficiente. Quando più account fanno parte del tuo lavoro quotidiano, una configurazione desktop può rendere molto più chiari il loro scopo e la loro collocazione.
Inizia a usare WebCatalog Desktop aggiungendo Gmail e creando profili per gli account che usi di più. Crea uno spazio attorno al tuo flusso di lavoro principale, poi aggiungi il calendario, i documenti e le app che ti aiutano a portare a termine il lavoro che sta dietro a ogni email.
